阮春燕

摘 要：在信息化技術不斷發(fā)展的大環(huán)境下，檔案數(shù)字化逐步成為我國政府、市政單位以及很多社會企業(yè)檔案工作的主要方向。檔案數(shù)字化建設是技術、社會發(fā)展的必然趨勢，決定著檔案管理水平乃至單位經營管理水平。文章首先闡述了檔案數(shù)字化建設的基本概念和內容，再從多個角度對我國檔案數(shù)字化建設的必要性進行分析。然后從信息共享系統(tǒng)、安全機制、紙質檔案處理、數(shù)據系統(tǒng)等角度，分析了檔案數(shù)字化建設的實踐要點，最后對檔案數(shù)字化的發(fā)展趨勢進行探討。

關鍵詞：檔案管理;數(shù)字化建設;發(fā)展趨勢

引 言

檔案是一個單位經營管理活動的記錄主體，反映了單位的經營狀況，同時也是單位開展日常經營管理活動的重要依據。隨著現(xiàn)代社會經濟以及計算機、信息技術的快速發(fā)展，檔案數(shù)字化是必然趨勢。檔案數(shù)字化是利用計算機硬軟件，將傳統(tǒng)紙質檔案進行數(shù)字轉化，并實現(xiàn)數(shù)字化儲存、數(shù)字化傳輸?shù)倪^程。對我國政府單位而言，需要及時開展有效的檔案數(shù)字化建設工作，提高檔案管理乃至整個單位的經營管理水平。

一、檔案數(shù)字化的基本概念和建設內容

（一）檔案數(shù)字化的概念

檔案數(shù)字化是指利用計算機信息處理技術，將傳統(tǒng)紙質檔案中的信息轉化為數(shù)字化信息，進而滿足檔案數(shù)字化儲存、傳輸?shù)倪^程。通過該技術，可以將常見的電信號、光信號、磁信號、聲信號等轉換為數(shù)字信號，再通過數(shù)字編碼，以文字、語音、圖像的形式進行儲存和傳輸。在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，幾乎所有檔案都是由紙質文件進行儲存的，隨著社會的迅速發(fā)展，傳統(tǒng)檔案管理模式下檔案資料儲存量小、占用空間大、應用效率低等缺點逐步暴露出來。而檔案數(shù)字化依靠計算機、信息化技術，可以將各類檔案文件、資料以數(shù)字化的形式，儲存于計算機數(shù)據庫乃至互聯(lián)網云端，對檔案管理工作的改革和優(yōu)化，有極高的價值[1]。

（二）檔案數(shù)字化建設的主要內容

首先，需要使用計算機、掃描設備，將單位原有的紙質資料掃描成為電子文件，然后儲存到計算機之中，或是用于電子傳輸分享使用;其次，要對已經完成數(shù)字轉化的電子文件和信息進行歸類，確保電子檔案規(guī)整有序，便于查詢、調取和使用。在這個過程當中，不僅要完成相關數(shù)字檔案的目錄建設，還要對所有信息進行有效處理，再利用儲存設備進行儲存，最后通過計算機網絡技術、軟件技術進行查閱。

二、進行檔案數(shù)字化建設的必要性分析

（一）檔案數(shù)字化是時代與社會發(fā)展的必然趨勢

在當今信息化技術飛速發(fā)展的時代背景下，計算機、互聯(lián)網已經成為人們工作生活必不可少的一部分。在政府單位、企業(yè)的經營管理中，無紙化辦公成為必然趨勢。所以，檔案數(shù)字化工作需要從傳統(tǒng)的實物管理轉變?yōu)閿?shù)字化、信息化管理，而檔案數(shù)字化建設則是首要任務。從政府單位的角度來講，檔案管理人員管理的相關檔案是國家、社會信息資源的關鍵部分，具有很高的經濟價值和社會價值[2]。通過檔案數(shù)字化建設，不僅能滿足越來越多樣化的檔案信息資料儲存需求，還能提高政府單位社會化服務管理的效率。同時，數(shù)字化檔案體系當中，在調取和使用檔案資料時，不會損壞源文件，將能進一步保證檔案信息的安全性。

（二）檔案數(shù)字化建設是檔案管理工作升級的必要途徑

在當今社會金融大數(shù)據時代的背景下，各單位逐步開始重視線上經營與管理，涉及到的資源、資料體量越來越大，類型越來越多樣化。顯然，傳統(tǒng)檔案管理模式無法滿足這么多復雜信息的儲存和管理要求，檔案管理工作機制與模式的改革是必然趨勢。加上傳統(tǒng)檔案管理模式效率低、成本高等方面的缺點，積極開展檔案數(shù)字化建設工作，成為各單位當下的重點工作之一。

（三）檔案數(shù)字化建設是進一步挖掘檔案信息價值的關鍵

在大數(shù)據時代當中，信息、數(shù)據是十分寶貴的財富，具有極高的經濟價值和社會價值。就政府單位而言，面對越來越多樣化的社會信息資源，利用大數(shù)據思維，深入挖掘信息數(shù)據中的價值，是提升單位經營管理水平、進一步實現(xiàn)社會資源優(yōu)化配置的關鍵。為了做到這一點，要積極開展檔案數(shù)據化建設工作，提高檔案數(shù)據信息的收集能力和處理能力，促使檔案信息資源得到進一步利用，為更高水平的社會服務打下可靠的基礎[3]。

三、檔案數(shù)字化建設的要點

（一）構建數(shù)據系統(tǒng)和信息共享機制

為了滿足單位大量現(xiàn)有檔案資料的數(shù)據轉化儲存以及未來信息資源儲存需求，建立一套龐大的數(shù)據庫儲存系統(tǒng)是首要工作。為此，相關技術人員應當深入了解單位檔案工作當下以及未來的數(shù)據庫容量需求，然后結合單位經營管理性質，配置相應的硬軟件。例如，民政部門在社會化服務的過程當中，涉及到大量社會民眾個人資料信息的管理，需要構建一套以民政部為核心，各級民政單位為重要組成的系統(tǒng)化數(shù)據庫系統(tǒng)。在該系統(tǒng)當中，以縣為單位，分別建立民政檔案資料數(shù)據庫，再通過專屬網絡與市級、省級單位數(shù)據庫連接，最終實現(xiàn)民政檔案資料的全國互聯(lián)，并在一定的權限管理機制下實現(xiàn)各地區(qū)的檔案資料信息共享。另外，還要配置紙質檔案掃描設備、光盤備份系統(tǒng)、軟件管理系統(tǒng)等。同時，考慮到政府等單位日常服務、管理的過程當中會產生大量的數(shù)據、信息，數(shù)據庫及信息共享系統(tǒng)應當采用雙服務器的形式，再配以磁盤陳列儲存、光盤磁帶雙備份，以及高速掃描儀系統(tǒng)化掃描轉化等解決方案。值得一提的是，在云儲存技術越來越成熟的情況下，云儲存平臺也將被應用到檔案管理的資料備份以及遠程調取環(huán)節(jié)之中。

（二）檔案數(shù)據化系統(tǒng)的安全保障

檔案數(shù)據化建設雖然通過數(shù)字轉化、數(shù)字儲存以及分享的方式，避免了傳統(tǒng)檔案管理中檔案資料容易損壞的問題，但是數(shù)字化、網絡化的特點，意味著檔案數(shù)據化系統(tǒng)面臨著新的安全威脅。一方面，檔案數(shù)據化之后，檔案資料可能會遭到來自互聯(lián)網黑客乃至內部人員的竊取;另一方面，檔案資料可能因硬軟件故障，或是遭到計算機病毒的攻擊，導致資料泄露或損壞。所以，檔案數(shù)據化的背景下，需要針對性建立一套完善的安全保障機制。以政府檔案管理工作為例：首先，政府單位應當針對檔案管理數(shù)據庫系統(tǒng)的基本特點，以及內部組織管理模式，對相關人員進行合理的權限劃分，通過權限賬號機制，讓相關崗位人員在有限的權限下，訪問和使用數(shù)據資料。其次，需要針對檔案工作計算機、數(shù)據庫配置防火墻、殺毒軟件，并應用加密技術，避免外部入侵。最后，建立完善的檔案數(shù)字化資料的備份機制，通過獨立硬盤、云儲存技術，將資料進行備份，進行統(tǒng)一管理[4]。最后，建立有效的檔案信息安全管理機制和應急響應機制，將不同的答案資料按照重要程度劃分等級，如果核心機密文件遭到泄露或被竊取，將進行自動鎖定或自動銷毀處理，避免造成重大損失。

（三）紙質檔案轉化與處理

在相關單位進行檔案數(shù)字化處理的過程當中，普遍面臨著傳統(tǒng)紙質化檔案文件資料的數(shù)字轉化任務。為了提高檔案數(shù)字化轉化效率和準確性，需要利用先進的掃描設備，對標準化檔案資料進行數(shù)字轉化，并按照一定的目錄機制進行分類儲存。針對掃描設備難以識別，或識別誤差率過高的檔案資料，則采用人工轉錄的方式。最后，還需要對相關資料的數(shù)字轉化準確性進行核查，確保檔案資料的完整性和準確性。值得一提的是，在紙質檔案數(shù)字轉化完成之后，針對現(xiàn)有的資質檔案資料應當盡量按照原來的管理機制進行管理，再逐步按照規(guī)范進行淘汰和銷毀。另外，檔案資料的數(shù)字化并不是一蹴而就的，需要建立紙質檔案與數(shù)字化檔案信息長期并存的準備。

四、檔案工作數(shù)字化建設的發(fā)展趨勢

目前，我國各地區(qū)各級檔案部門已經逐步完成了歷史檔案的數(shù)字化處理，初步建立了數(shù)字化檔案數(shù)據庫與數(shù)字化檔案管理機制。隨著計算機、軟件開發(fā)、互聯(lián)網技術的進一步發(fā)展，各地區(qū)的檔案數(shù)字化水平也越來越高。近年來，在我國深圳、上海等地區(qū)，數(shù)字檔案館的規(guī)劃與建設工作正在穩(wěn)步展開，取得了不錯的效果。

不過，整體來看，對政府單位而言，檔案數(shù)字化工作面臨著效率、資源、技術、資金等方面的難題，政府獨立推進和完成檔案數(shù)字化的難度較高。所以，通過政府與社會企業(yè)合作的檔案數(shù)字化外包模式逐漸成為各地區(qū)政府檔案部門數(shù)字化的主要方式之一。在該模式下，將由社會企業(yè)提供檔案數(shù)據化過程中數(shù)據庫建設、軟件開發(fā)、專用網絡平臺搭建、信息安全管理等方面的技術支持，同時還可以提供數(shù)字化檔案系統(tǒng)的維護、升級服務?？傮w來講，檔案數(shù)字化建設的外包模式，可以提高檔案部門數(shù)字化效率，降低成本，并有利于促進檔案工作機制的順利轉型。不過，目前這種模式在我國相關領域當中還處于探索階段，需要相關政府單位與社會企業(yè)積極探討，尋求更符合社會發(fā)展要求的合作模式。

五、結束語

綜上所述，在如今計算機、信息化技術全面發(fā)展的情況下，檔案管理工作面臨著傳統(tǒng)檔案管理模式容量低、效率低、應用價值不高等問題，無論是從檔案工作的發(fā)展，還是從社會發(fā)展趨勢角度來講，進行檔案數(shù)字化建設都是大勢所趨。為此，各單位企業(yè)都應當深入認識到檔案數(shù)字化建設的必要性和意義，從硬軟件配置，到工作模式、管理機制改革等角度，逐步促進檔案資料的數(shù)字轉化，并實現(xiàn)相關工作的數(shù)字化處理與管理。只有這樣，才能促進檔案工作的改革創(chuàng)新，為相關單位乃至整個社會的發(fā)展奠定可靠的基礎。

參考文獻

[1] 牛莉俠. 檔案數(shù)字化建設對提高高職院校檔案管理工作的意義和方法[J]. 中外企業(yè)家， 2020.

[2] 楊萍. 大數(shù)據時代商標檔案數(shù)據化趨勢探析與思考[J]. 中華商標， 2020（4）.

[3] 黎鹍. 大數(shù)據云時代醫(yī)院檔案信息化建設面臨的挑戰(zhàn)[J]. 辦公室業(yè)務， 2020.

[4] 劉嵐萍， 曠文俊. 檔案數(shù)據深度挖掘與精細化管理：大數(shù)據時代檔案信息化建設策略[J]. 知識經濟， 2020.