扎拉嘎木吉

摘 要：檔案管理作為單位日常管理工作中的重要組成部分，大多數(shù)檔案管理包括檔案的收集、整理、鑒定、儲存、統(tǒng)計和利用;近年來隨著計算機技術(shù)的發(fā)展和深化以及電子信息技術(shù)的應(yīng)用，電子文檔已經(jīng)逐漸全面融入到人們的工作和生活中，像傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件和紙質(zhì)檔案這樣的物理文件正快被電子文件和電子文檔所取代。

關(guān)鍵詞：檔案管理;電子檔案;電子檔案管理

引 言

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案在進行制作、收集、保存、調(diào)動、管理等工作是會花費較大的人力、物力;現(xiàn)今社會的快速發(fā)展，單位管理變革、人力資源調(diào)動等工作的頻率日益提升，這就對檔案管理工作提出了跟多要求，而隨著科技的發(fā)展，電子檔案的出現(xiàn)在很大程度上彌補了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的不足，本文就檔案管理中的電子檔案管理進行探索與研究。

一、電子檔案的基本要求

1.1完整性

與其他文件和檔案一樣，由于組織結(jié)構(gòu)不同，電子檔案對創(chuàng)建者、組織、發(fā)送、接收文件工作都有不同的要求，而其中最重要一點就是由于保證文件的完整性，這就要求相關(guān)工作人員具有專業(yè)技術(shù)水平，同時對各自崗位的人員的知識、技能都存在嚴格要求，對接受的各類文件第一時間進行分類歸檔，一旦歸檔工作出現(xiàn)拖延，很容易導(dǎo)致信息資料分離，使導(dǎo)文件不完整。針對上述特點，這就要求電子檔管管理人員必須認真負責，從而保證電子檔案的完整性。

1.2原始性

電子檔案不同于紙質(zhì)檔案，電子檔案的產(chǎn)生往往是從原始狀態(tài)的真實到網(wǎng)絡(luò)狀態(tài)的虛擬的轉(zhuǎn)化過程。特別是在電子檔案的生成、傳輸、接收和存儲過程中，它既是原始的又是復(fù)制的，這不同于紙質(zhì)檔案的原始性質(zhì)。為了更好的完成電子檔案管理工作，各種電子文件，尤其是制作磁盤、光盤、磁帶和圖像時，必須保證電子文件的原始性。

1.3安全性

電子文件的數(shù)據(jù)、內(nèi)容和圖像在網(wǎng)絡(luò)傳輸過程中比較容易受到“黑客”侵擾及各類網(wǎng)絡(luò)病毒的威脅，這些情況的出現(xiàn)都會對電子檔案的安全性產(chǎn)生極大問題。此外，磁盤和磁帶的支架也容易產(chǎn)生靜電，這直接影響信息的再現(xiàn)，造成不安全的問題，再有吸引灰塵、外力導(dǎo)致卷曲、磁粉脫落、磨損和發(fā)霉等都會對電子文檔管理產(chǎn)生危害。因此，必須保證電子文檔的安全性。

二、當前單位電子檔案管理現(xiàn)狀

2.1與紙質(zhì)檔案長期并存

紙質(zhì)文件相對穩(wěn)定，內(nèi)容真實可靠，保存時間長。然而，對紙質(zhì)文檔管理相對低效，檢索速度慢。電子文檔正在逐漸取代紙質(zhì)文檔，但它們在未來無法完全被取代。單位電子文件管理模式有待改進，紙質(zhì)文件和電子文件同時存儲，造成單位存儲重疊的現(xiàn)象。

2.2電子檔案處于建立與維護階段

目前，電子檔案管理僅處于歸檔和檢索的基礎(chǔ)階段，信息系統(tǒng)不完善，檔案管理人員不能積極參與電子檔案的信息整合，缺乏積極開發(fā)和利用檔案信息資源的能力。單位應(yīng)加強檔案管理人員信息集成業(yè)務(wù)技能的培訓(xùn)，以適應(yīng)電子檔案信息化建設(shè)的步伐，為單位領(lǐng)導(dǎo)決策和單位發(fā)展提供服務(wù)。

2.3電子檔案管理資金投入有限

一些單位的檔案管理局限于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，對電子檔案信息化建設(shè)知之甚少，投資相對有限。電子檔案不僅包括文字檔案，還包括聲像檔案，同時電子檔案的存儲設(shè)備對設(shè)備要求較高，需確保適當溫度和濕度的同時，還應(yīng)采取消磁和防污染等保護措施。

三、電子檔案信息資源開發(fā)利用

3.1使用權(quán)限的審核

首先，根據(jù)各級人員、各級使用權(quán)進行識別，并根據(jù)使用系統(tǒng)進行注冊和登錄。在使用中，系統(tǒng)自動確定當前用戶身份的合法性和功能使用范圍，并且系統(tǒng)使用各種功能來自動跟蹤和記錄其操作路徑。對于當月涉及未授權(quán)操作的功能，應(yīng)能夠拒絕響應(yīng)并給出警告。其次，在使用電子文檔存儲載體時，應(yīng)根據(jù)電子文檔內(nèi)容的分類來確定使用控制的程度，并根據(jù)用戶的背景和目的來確定授權(quán)。

3.2管理中的安全措施

首先，采用的方法應(yīng)取決于用戶的情況，不可能向所有用戶提供所有的使用方法。二是按照電子檔案的分類層次進行有效管理。一般來說，提供和利用內(nèi)容沒有通過復(fù)制完全打開的電子文件是不合適的;如果需要復(fù)制，必須在有效的監(jiān)督下進行。第三，當使用通信傳輸或直接使用時，機密信息應(yīng)加密，使用的密鑰應(yīng)定期或不定期更換。第四，系統(tǒng)應(yīng)具備跟蹤和監(jiān)控的功能。

四、提高電子檔案管理的措施

4.1基于知識管理的檔案管理

傳統(tǒng)的檔案管理主要是收集和保存單位的實體數(shù)據(jù)，并管理自己的文件和檔案。電子檔案具有流通性強、靈活性高的特點。傳統(tǒng)的管理理念無法有效利用資源。因此，從知識管理的角度來看，必須提升管理理念，增強檔案資源有效利用的意識。知識管理要求在單位信息化建設(shè)中增加文檔信息管理的業(yè)務(wù)流程，將文檔生成、流通、歸檔、保存、信息錄入、升級和替換的全過程納入信息管理系統(tǒng)，形成完整的信息歸檔系統(tǒng)，整合文檔流和業(yè)務(wù)流，構(gòu)建知識服務(wù)體系。

4.2實現(xiàn)電子文件的完整收集

正常情況下，紙質(zhì)文件只能在一定的環(huán)境和條件下保存完好，必須手工歸檔和存儲，這有損壞紙質(zhì)文件的風險，更容易造成文件丟失。同時傳統(tǒng)的文件管理模式無法實現(xiàn)文件的連續(xù)管理，容易導(dǎo)致電子文件收集不完整。單位需要建立完善的管理信息系統(tǒng)，盡快實現(xiàn)相關(guān)信息的自動采集。這樣，可以簡化電子文檔的歸檔過程，省去檔案人員的手工鏈接工作，保證紙質(zhì)文檔和電子文檔的一致性。

4.3提高檔案管理人員業(yè)務(wù)能力

傳統(tǒng)的實體管理模式已不再適用于電子文件的管理。電子文檔管理也可以更好地保證文檔的機密性;保存電子文件的工具是一臺電腦，它沒有感情色彩，只能按照設(shè)計的安全程序運行。然而，保存紙質(zhì)文件的媒介是人，人為因素很容易導(dǎo)致文件泄漏。不僅如此，智能管理必須發(fā)展并擴展到內(nèi)容、知識、組織甚至人員的層面，這也要求檔案工作者將自己從物理檔案管理的概念中解放出來，逐步轉(zhuǎn)向信息及數(shù)據(jù)管理。改變傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案查詢和借閱的局限性，建立單位知識庫，實現(xiàn)在線借閱和瀏覽，最大限度地提高電子檔案的利用率。

結(jié)束語

綜上所述，電子文檔管理將不可避免地取代傳統(tǒng)的文檔管理。雖然文檔管理將變得更加簡單和方便，但它也要求我們的文檔管理人員掌握電子文檔管理的方法和技巧。因此，良好的電子文檔管理是文檔管理的關(guān)鍵。電子檔案管理涉及許多因素。為了真正掌握信息技術(shù)，搞好電子文件管理，充分發(fā)揮電子文件管理的優(yōu)勢，提高信息時代電子文件管理的效率，我們必須不斷提高自己。

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