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淺談事業(yè)單位檔案信息化管理的相關(guān)問(wèn)題思考

2020-09-02 16:17趙思雅
錦繡·下旬刊 2020年6期
關(guān)鍵詞:信息化管理事業(yè)單位檔案管理

趙思雅

摘 要:當(dāng)前,越來(lái)越多的領(lǐng)域開(kāi)始轉(zhuǎn)變了自身的工作思想以及工作模式,將信息化技術(shù)與原本的工作體系進(jìn)行有效整合,進(jìn)一步提高了整體的工作效率。對(duì)于事業(yè)單位來(lái)說(shuō),檔案真實(shí)的記錄著單位的各項(xiàng)業(yè)務(wù),是核心性工作之一,對(duì)于單位的發(fā)展起到了至關(guān)重要的影響。同時(shí),事業(yè)單位的檔案管理工作相對(duì)較為復(fù)雜,并且任務(wù)量極大,在這一環(huán)節(jié)引入信息化管理模式,不僅能夠緩解工作人員的工作壓力,同時(shí)也能夠?qū)n案信息形成有效的保護(hù),推動(dòng)事業(yè)單位健康發(fā)展。

關(guān)鍵詞:事業(yè)單位;檔案管理;信息化管理

當(dāng)前,信息技術(shù)已然發(fā)展成為大眾生活工作中無(wú)法脫離的一部分,為了能夠更好的適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展需求以及工作需求,將信息化管理模式與事業(yè)單位檔案管理工作進(jìn)行整合,已逐漸成為事業(yè)單位發(fā)展的必然趨勢(shì)。在信息技術(shù)的輔助下,檔案管理工作能夠更加的詳細(xì),更加的穩(wěn)定,檔案信息也能夠達(dá)到有效的共享,得到全面的保護(hù),進(jìn)一步提升事業(yè)單位整體的工作效能。

一、事業(yè)單位檔案管理中存在的問(wèn)題

綜合來(lái)說(shuō),當(dāng)前大部分事業(yè)單位中,檔案管理工作都沒(méi)有達(dá)到良好的狀態(tài),其中還存在較多的問(wèn)題。

第一,制度不完善、設(shè)施不齊全。很多事業(yè)單位并沒(méi)有構(gòu)建完整的檔案管理制度,也沒(méi)有設(shè)定檔案管理工作的準(zhǔn)則以及規(guī)范,導(dǎo)致檔案管理的立卷工作、收集工作、錄入工作以及整理工作中存在極多缺陷,直接影響了檔案管理的有效性;另外,一些單位的設(shè)備和設(shè)施不符合保管要求,沒(méi)有空調(diào)、溫濕度計(jì)、防盜設(shè)備,利用木質(zhì)檔案柜,這樣的環(huán)境不利于提升檔案的安全性和存放環(huán)境條件,甚至出現(xiàn)檔案損毀的問(wèn)題。

第二,整理不規(guī)范,利用難度大。部分單位檔案管理人員身兼數(shù)職或者變動(dòng)頻繁,檔案專業(yè)知識(shí)欠缺,導(dǎo)致檔案收集不及時(shí)、不系統(tǒng)。在檔案整理方面針對(duì)10年、30年和永久的保管期限檔案,缺乏針對(duì)性管理方法。在保存檔案時(shí),還會(huì)習(xí)慣性的應(yīng)用紙質(zhì)檔案,紙質(zhì)檔案在客觀環(huán)境中經(jīng)常會(huì)遇到較多的安全隱患。例如潮濕、蟲(chóng)蛀以及火災(zāi),檔案的安全性得不到保障。并且,在存放檔案時(shí)也沒(méi)有按照相關(guān)的存放標(biāo)準(zhǔn)來(lái)執(zhí)行,檔案存放的不合理給檔案的利用和查詢帶來(lái)了較大的困難。

第三,檔案信息化程度不高。雖然有一部分事業(yè)單位能夠引入信息化管理理念,也能夠應(yīng)用信息技術(shù)管理檔案,但由于工作人員意識(shí)不足且能力不高,在編入和查閱電子檔案時(shí)并沒(méi)有真正發(fā)揮出該種管理模式的價(jià)值。

二、事業(yè)單位檔案信息化管理的措施

(一)加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo),合理規(guī)劃

單位推進(jìn)檔案管理信息化任務(wù)的過(guò)程中,必須加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo),真正的把檔案管理與信息化技術(shù)整合到一起,落實(shí)信息化管理工作。一方面,領(lǐng)導(dǎo)可以主動(dòng)的對(duì)檔案管理信息化任務(wù)進(jìn)行宣傳、推廣,無(wú)論是在單位決策還是在單位發(fā)展中,都可以應(yīng)用信息化的檔案管理方式,將其看作是內(nèi)部的一項(xiàng)重要內(nèi)容[1]。同時(shí)加大投入,增強(qiáng)檔案管理,培養(yǎng)專業(yè)人才,無(wú)論是軟件還是硬件,都需要做到完善狀態(tài)。另一方面,定期開(kāi)展檔案管理信息化的調(diào)查研究活動(dòng),對(duì)相關(guān)工作的總體規(guī)劃、細(xì)致目標(biāo)以及階段性任務(wù),明確檔案管理的各個(gè)流程及內(nèi)容,順利推進(jìn)相關(guān)工作的開(kāi)展。

(二)完善制度,規(guī)范監(jiān)管

制度是保證工作順利開(kāi)展、穩(wěn)定開(kāi)展的重要因素。單位在發(fā)展期間,必須要達(dá)到管理完善的狀態(tài),規(guī)序性的擬定監(jiān)管方式,以此為檔案管理信息化工作提供穩(wěn)定的保障。

首先,結(jié)合自身的實(shí)際發(fā)展情況,以及檔案法中的相關(guān)管理?xiàng)l例,對(duì)檔案信息化管理的制度進(jìn)行基本構(gòu)建,形成穩(wěn)定結(jié)構(gòu)。然后,可以結(jié)合具體的工作內(nèi)容,對(duì)信息化檔案管理的考核方式以及管理方式進(jìn)行靈活設(shè)計(jì),嚴(yán)格落實(shí)“嚴(yán)格治黨”的工作原則,保證檔案管理工作的安全以及健康推進(jìn)。

其次,提高監(jiān)督力度以及制約力度,利用行之有效的管理方案,對(duì)檔案信息化管理工作形成全面的約束。單位應(yīng)該主動(dòng)對(duì)檔案中所存在的隱患以及問(wèn)題進(jìn)行排查分析,加強(qiáng)工作的安全性,打造全面完整的信息化管理體系。

再者,加強(qiáng)檔案管理學(xué)習(xí)任務(wù),并設(shè)定相關(guān)的學(xué)習(xí)制度。結(jié)合檔案法以及相關(guān)法律條例,組織工作人員進(jìn)一步學(xué)習(xí)與檔案管理信息化相關(guān)的內(nèi)容,深化自身的認(rèn)識(shí)以及意識(shí)。

最后,加強(qiáng)評(píng)估體系的完善性以及完整性,定期組織內(nèi)部人員開(kāi)展檔案管理工作考核任務(wù)。針對(duì)于考核不達(dá)標(biāo)的工作人員,事業(yè)單位可對(duì)其實(shí)施一定的處罰,借此增強(qiáng)工作人員的工作認(rèn)識(shí),保障工作質(zhì)量[2]。

(三)轉(zhuǎn)變觀念,優(yōu)育人才

雖然,在檔案管理信息化工作中,信息技術(shù)以及信息設(shè)備起到了至關(guān)重要的作用,但專業(yè)人才也是該項(xiàng)工作中不可或缺的一部分。所以在檔案管理信息化工作中,也應(yīng)注重轉(zhuǎn)變自身的工作觀念,加強(qiáng)人才的培育。

其一,領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)主動(dòng)的了解信息化管理理念,認(rèn)識(shí)到該模式的重要性,能夠在單位樹(shù)立管理的認(rèn)識(shí),營(yíng)造工作氛圍,為檔案管理信息化奠定一定的基本保障。

其二,加強(qiáng)人才的培養(yǎng)以及人才的引進(jìn)。比如可以通過(guò)招考或抽調(diào)專業(yè)人才,也可以組織人員參加專業(yè)的培訓(xùn)活動(dòng)。除此之外,單位還可以安排相關(guān)工作的人員到檔案局進(jìn)行短期的跟班學(xué)習(xí),增強(qiáng)檔案人員的綜合水平。

三、結(jié)論

綜上所述,對(duì)于單位來(lái)說(shuō),檔案管理是一項(xiàng)系統(tǒng)性較強(qiáng)的工作,其中會(huì)涉及到較多的信息,也會(huì)涉及到很多環(huán)節(jié),檔案管理工作是否能夠順利推進(jìn),是會(huì)決定單位能否持續(xù)發(fā)展的重要條件。檔案管理者可以積極引入信息化管理模式,加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo),合理規(guī)劃,對(duì)信息化管理的制度、觀念及設(shè)備進(jìn)行進(jìn)一步的完善、轉(zhuǎn)變以及優(yōu)化,打造全面的信息化檔案管理環(huán)境,真正發(fā)揮出檔案管理工作的價(jià)值。

參考文獻(xiàn)

[1]吳灼之.事業(yè)單位檔案信息化管理策略探討[J].中國(guó)管理信息化,2019,22(04):166-167.

[2]崔曉玲.事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)有關(guān)問(wèn)題的思考[J].辦公室業(yè)務(wù),2018(05):34-35.

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