黎芷玲

[摘 要] 經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展都有對應(yīng)的記錄資料，即我們常言的“檔案”，其不管是對機(jī)關(guān)單位、企業(yè)單位都是一種不可多得的寶貴資源。事業(yè)單位在我國社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展中擁有重要作用，其對于檔案管理有必要予以重視，需要加強(qiáng)科學(xué)規(guī)劃，使檔案得到積極的開發(fā)利用，使事業(yè)單位在這些檔案協(xié)助下更加健康發(fā)展。如今事業(yè)單位改革繼續(xù)深入，檔案管理工作也迎來了挑戰(zhàn)，有必要對其進(jìn)行優(yōu)化和規(guī)范管理，讓事業(yè)單位充分利用這個特殊的資源。

[關(guān)鍵詞] 事業(yè)單位；檔案管理；規(guī)范化

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

一、事業(yè)單位檔案管理概述

事業(yè)單位檔案管理工作需單位內(nèi)部各部門展開檔案編輯以及歸納，涉及到各部門的工作總結(jié)、計劃、相關(guān)文件、報告文檔、人事檔案等材料。按照規(guī)定，檔案管理有既定的程序，并且需在制度監(jiān)督下操作，為提升檔案管理效率和規(guī)范化，必須建立完善的管理機(jī)制，讓各部門在檔案管理工作中獲得有效的指導(dǎo)、約束以及規(guī)范。需要事業(yè)單位檔案管理明確兩個層次 ：本單位是一級事業(yè)單位，可保存本單位檔案資料；本單位為二級事業(yè)單位，一些重要檔案則需更專業(yè)服務(wù)部門負(fù)責(zé)。結(jié)合事業(yè)單位本身等級來形成檔案借閱管理制度，確保事業(yè)單位各部門相關(guān)工作順利開展。事業(yè)單位檔案管理部門要面對不同業(yè)務(wù)部門的檔案，需將檔案分門別類進(jìn)行區(qū)分、整理和保管，讓具體程序符合規(guī)范要求，并定期對不同檔案展開整理和檢查，要杜絕檔案的丟失、損失、篡改。

事業(yè)單位作為檔案直接形成、管理、存檔的部門，需針對每項工作的材料形成科學(xué)記錄，使檔案信息資源得到擴(kuò)充。在向各部門提供相應(yīng)資料信息查詢服務(wù)，確保高質(zhì)量完成工作。事業(yè)單位加強(qiáng)檔案規(guī)范管理，有利于促進(jìn)檔案管理合法合規(guī)，增加事業(yè)單位檔案管理嚴(yán)密性和科學(xué)性。事業(yè)單位要有較高的檔案管理意識，使檔案管理及時收集各種信息、數(shù)據(jù)、檔案、文件等，確保相關(guān)資料得以保存，為其他部門借閱、查閱檔案提供服務(wù)。

二、現(xiàn)階段事業(yè)單位檔案管理存在的相關(guān)問題

（一）缺乏相關(guān)工作部門的重視

個別事業(yè)單位對檔案管理工作存在缺乏重視、不規(guī)范操作檔案資料等現(xiàn)象，導(dǎo)致發(fā)生借閱檔案資料后不返還的情況，這是由于管理人員缺乏監(jiān)督、跟蹤意識，沒有正視檔案的回收、檢查工作，導(dǎo)致材料流失、損毀、殘缺。這也顯示出我國事業(yè)單位檔案管理當(dāng)中，不管是專門機(jī)構(gòu)集中管理，還是事業(yè)單位自我管理，都缺乏相應(yīng)的制度規(guī)范[1]。

（二）相關(guān)借閱查閱程序不完善

有的事業(yè)單位和群眾間存在檔案資料查詢業(yè)務(wù)時，部分單位監(jiān)管工作不完善，主要涉及機(jī)密的文件借閱程序簡單，導(dǎo)致這類文件容易被借閱、后續(xù)跟蹤、丟失或泄密等問題。如果借閱、檔案分級管理沒有相關(guān)制度，或?qū)χ贫葓?zhí)行得不夠徹底，就算是遵循了查閱、借閱制度，但因為分級不科學(xué)也一樣會導(dǎo)致核心機(jī)密泄露。另外，還存在內(nèi)部借閱時手續(xù)繁復(fù)，反而導(dǎo)致材料利用率低下。

（三）檔案管理模式落后

部分事業(yè)單位檔案室的硬件水平低，多是采用人工記錄以及分檔等處理，效率低下且不利于監(jiān)管。有的事業(yè)單位建立了對應(yīng)管理制度，卻在實際操作中管理方法缺乏規(guī)范，例如組卷、組織沿革分類、檔案保管等不夠規(guī)范和完善。有的事業(yè)單位甚至存在銷毀檔案時沒有按法定程序進(jìn)行，缺乏鑒定環(huán)節(jié)，結(jié)果導(dǎo)致重要檔案損毀[2]。有的事業(yè)單位雖然引入計算機(jī)、局域網(wǎng)等電子信息管理工具，但缺乏良好的信息系統(tǒng)，導(dǎo)致檔案信息化管理水平不足，管理效益仍然較低。

三、加強(qiáng)事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理的策略

（一）增強(qiáng)檔案管理意識，完善軟硬件配置

檔案管理意識增強(qiáng)需從頂層設(shè)計抓起，然后明確具體的管理制度、要求，在事業(yè)單位相關(guān)工作得以貫徹，將其和年中、年末考核關(guān)聯(lián)，以此來提升各部門對檔案管理的重視程度。特別是技術(shù)型事業(yè)單位，檔案管中因為涉獵部門多，只是通過檔案管理制度不能滿足要求，還要組織各業(yè)務(wù)部門檔案負(fù)責(zé)人進(jìn)行檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提升他們的檔案工作意識及技術(shù)水平。同時，端正工作意識，養(yǎng)成正確的檔案資料管理習(xí)慣，提升相關(guān)資料再利用價值。另外，需要檔案管理部門聯(lián)合單位領(lǐng)導(dǎo)，以單位重要會議方式傳達(dá)管理意識，并結(jié)合正反面案例進(jìn)行教育，指出不符合規(guī)定行為予以批評，對合理合法行為給予肯定，引導(dǎo)各部門形成規(guī)劃化、信息化操作，提升管理水平。完善檔案管理的軟硬件設(shè)施，建立相應(yīng)的制度，更要從事業(yè)單位檔案管理體制入手，這樣才能確保軟硬件設(shè)施真正地可以植入到具體工作開展中。為確保每個科室、部門能夠按規(guī)操作，順利完成組卷、整理、編目等的程序，需要結(jié)合檔案管理需求，明確系統(tǒng)的檔案質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，配置好計算機(jī)、掃描儀、打印機(jī)等設(shè)施，完成軟硬件配置，同時滿足檔案管理“八防”設(shè)備、庫房等需求?，F(xiàn)如今信息化管理成為各行各業(yè)的數(shù)據(jù)管理基本選擇，利用信息化技術(shù)和大數(shù)據(jù)對檔案資源予以處理，促進(jìn)檔案管理更加系統(tǒng)、科學(xué)、便捷。

（二）調(diào)整管控方式，確保管理者權(quán)責(zé)到位

改變過去的管理控制方式，首先要對管理者或整個檔案管理部門建立科學(xué)制度，權(quán)責(zé)得到約束，避免管理漏洞。例如在水利、水文科技檔案管理中，需各業(yè)務(wù)部門擁有檔案利用思想，在推進(jìn)項目開展時，圍繞檔案形成積極的采集、整理工作，定期對資料進(jìn)行驗收和歸檔。同時，將資料按照規(guī)定進(jìn)行質(zhì)量分級、區(qū)分檔案時間及套數(shù)等操作以后予以交付，從始至終都符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。管理者權(quán)責(zé)到位，需要明確其崗位勝任能力，確保其擁有相應(yīng)技術(shù)水準(zhǔn)，正確處理檔案。為做到權(quán)責(zé)明確，建議將檔案管理流程確定下來，每個環(huán)節(jié)有專人負(fù)責(zé)，讓上下環(huán)節(jié)相扣同時做到彼此監(jiān)督，實現(xiàn)良好溝通。根據(jù)《檔案管理辦法》《檔案法》相關(guān)規(guī)定，對檔案管理工作崗位進(jìn)行職能梳理，建立對應(yīng)的考評標(biāo)準(zhǔn)及考評制度。另外，檔案管理工作管理者要有對應(yīng)理念，要不斷學(xué)習(xí)相關(guān)知識提升技能，如信息技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、檔案管理理論等，不斷總結(jié)工作經(jīng)驗，提升個人業(yè)務(wù)素質(zhì)，確保檔案管理工作保持先進(jìn)性和規(guī)范性。為加強(qiáng)履職能力，人事部門需對此形成具體考評機(jī)制，在考評指標(biāo)、標(biāo)準(zhǔn)方面增加檔案管理的工作要求，督促管理者積極提升業(yè)務(wù)素質(zhì)，促使檔案管理部門加強(qiáng)彼此磨合，互相合作，從而提高部門運(yùn)作效率。

（三）豐富檔案管理模式，強(qiáng)化信息技術(shù)應(yīng)用成效

目前，檔案登記方式有數(shù)十種，為了提升登記效率，需要選擇登記便捷、有效的方式，確保信息動態(tài)更新，使有價值的檔案能夠被積極關(guān)注和利用。在過程中能積極地發(fā)現(xiàn)問題，然后征集相關(guān)部門建議，將信息技術(shù)融入到信息分類處理、歸檔、保存當(dāng)中。將信息技術(shù)融入到實際工作，目的為了讓各環(huán)節(jié)工作清晰、有效，同時使各部門檔案工作能夠彼此呼應(yīng)。在進(jìn)入信息技術(shù)之時，需要充分結(jié)合事業(yè)單位檔案管理規(guī)定，具體構(gòu)建科學(xué)合理網(wǎng)絡(luò)鏈接，使錄入、分級、管理、利用等有條不紊，提高管理效果效率。特殊的檔案需要以年代、專業(yè)、單位機(jī)構(gòu)、領(lǐng)域作為維度進(jìn)行有效編號處理。智慧檔案館技術(shù)的融入，提高了事業(yè)單位檔案管理效率，提高了檔案利用價值，使檔案管理中容易存在的死角、盲區(qū)得以規(guī)避，降低了檔案管理員工作量。通過其作用提升了借閱環(huán)節(jié)的登記、監(jiān)控水平，可以精準(zhǔn)鎖定檔案所在部門或者哪一個主體手中，可以及時繳回，減少了檔案丟失、損毀幾率。

（四）加快推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)

實現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)，需要檔案管理者擁有相應(yīng)的意識，而且可以形成對應(yīng)的技術(shù)，使信息化管理軟硬件融入工作中，并形成良好的維護(hù)，確保檔案得到安全保護(hù)，該加密加密，該備份備份。以水利單位為例，通過舉辦水利工程檔案展覽、講座以及教育培訓(xùn)等，有效提升相應(yīng)管理人員的信息化管理意識。比如在某市進(jìn)行水利檔案管理，為了使檔案被保存和科學(xué)合理利用，開展信息化檔案管理培訓(xùn)工作，科學(xué)規(guī)范對圖像、文字、工程圖等進(jìn)行分類管理[3]。另外，需要對檔案管理工作形成專門部門架構(gòu)，使檔案管理信息化建設(shè)得以推進(jìn)，也提升工作人員的積極性。建立完善檔案審批、評估、查閱、保密等程序，在完整架構(gòu)下開展具體的檔案管理工作，促使各部門形成良好的檔案管理體系，增強(qiáng)檔案的規(guī)范管理。

四、結(jié)語

總的來說，事業(yè)單位發(fā)展水平和檔案規(guī)范化管理程度有一定關(guān)聯(lián)，故此對檔案進(jìn)行科學(xué)化管理是有必要的。實現(xiàn)其規(guī)范化管理需要檔案管理部門以及具體的負(fù)責(zé)人擁有足夠的檔案管理意識，能夠掌握具體管理技術(shù)，擁有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)，講究制度按照制度執(zhí)行，避免檔案管理的混亂。其中需要建立借閱制度和流程，建立檔案分級管理模式，此外，正確保護(hù)和利用檔案，更需要積極地實現(xiàn)信息化管理，確保管理的高效化[4]。

參考文獻(xiàn)：

[1]俞惠蘭.事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與改革探討[J].宏觀經(jīng)濟(jì)管理，2017（S1）：161-163.

[2]樊欣.事業(yè)單位人事檔案管理存在的問題及對策[J].財會學(xué)習(xí)，2018（02）：173-175.

[3]蔡梅玉.事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化的分析[J].經(jīng)貿(mào)實踐，2018（19）：233-234.

[4]姚武.如何推進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化[J].中國管理信息化，2016，19（15）：174-176.