廖建兵

【摘要】本文主要研究高校管理工作的檔案管理。隨著高等教育事業(yè)的快速發(fā)展以及社會科技信息化水平的不斷提高，高職院校檔案管理工作相對比較落后，信息化水平比較低，需進一步加強和完善信息化管理模式，提高檔案管理的效率。本文就大數(shù)據(jù)背景下高職院校檔案管理工作的現(xiàn)狀以及檔案管理工作需要采取的措施進行了研究。

【關(guān)鍵詞】高職院校;高校檔案;管理

高校檔案是高校開展各項工作、從事各項活動的原始記錄，真實地記錄高校在科學研究、教育教學、辦學規(guī)模、師資、招生等方面的真實情況。高校檔案材料對高校在今后的發(fā)展、重大決策的制定等方面具有重要的參考價值，也是教育部門評估高校辦學質(zhì)量的重要依據(jù)，對高校的長遠發(fā)展具有重要的歷史意義。鑒于高校檔案的重要性，其作用也日漸突出。目前，隨著信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，信息化技術(shù)和信息化觀念的普及，信息化管理技術(shù)應(yīng)用于社會各行各業(yè)，其中高校檔案管理工作也逐步走向信息化。很多高校在檔案信息化管理方面做了大量的工作，現(xiàn)代化的辦公設(shè)備、數(shù)字化管理應(yīng)用軟件及配套設(shè)施都已建設(shè)好并投入使用。但是，一些高職院校雖然得到了較好的發(fā)展，辦學規(guī)模也越來越大，但檔案管理工作還比較落后，與大數(shù)據(jù)背景下社會信息化水平相比存在很大的差距，有很多問題亟待解決。

一、高職院校檔案管理工作的現(xiàn)狀

（一）對檔案工作認識不足，不夠重視。無論是學校領(lǐng)導、教職員工，還是檔案管理工作者，都認為檔案管理部門就是簡單地將學校各行政管理部門的文書資料進行收集、分類、整理、歸檔，沒有真正認識到檔案管理的價值。隨著國家政策對職業(yè)教育的大力支持，很多高職院校都得到了前所未有的發(fā)展。在辦學場地、辦學規(guī)模、教育教學、師資、科研等方面都得到了很好發(fā)展，但是學校檔案管理工作還沒有得到領(lǐng)導的重視，未將檔案建設(shè)列入議事日程，在這方面的資金投入不足，造成檔案管理工作在場地、人力、辦公設(shè)備等方面資源不足，檔案管理工作不能有效開展。

（二）缺少檔案管理制度及績效管理機制?，F(xiàn)在很多高校意識到檔案管理的重要性，建立并完善了良好的檔案管理制度，但是一些高職院校由于歷史原因，對檔案管理工作認識不足，有些還缺少相應(yīng)的檔案管理制度，有些雖建立了一些制度，但也不完善。而且在實際工作中，由于檔案管理工作不受重視，有些檔案管理制度沒有順利執(zhí)行，或執(zhí)行不到位、執(zhí)行力度不夠，也沒有監(jiān)管機制，造成檔案管理工作可有可無，工作人員沒有積極性，工作很被動。學校直接產(chǎn)生檔案資料的各二級管理部門對檔案制度缺乏統(tǒng)一認識，在立檔、歸檔方面沒有統(tǒng)一標準，不及時遞交材料。在檔案材料的收集、整理、歸檔方面，有時甚至出現(xiàn)一些重要檔案資料的缺失，檔案資料整理混亂，難以發(fā)揮檔案的服務(wù)作用。

（三）檔案管理工作人員專業(yè)性不足，服務(wù)理念不強。在高職院校，由于對檔案管理工作的認識不足以及對檔案管理工作的不重視，學校在以往的人事招聘中很少招聘檔案管理相關(guān)專業(yè)人員，檔案管理工作者絕大部分都是非檔案專業(yè)人員，有些還身兼數(shù)職，流動性較高，專業(yè)素養(yǎng)不高。學校對檔案管理工作者也缺乏系統(tǒng)的專業(yè)培訓，造成工作者對其工作的重要性認識不足，工作積極性不高，服務(wù)意識不強。

（四）檔案管理方式落后，信息化管理水平低。社會信息技術(shù)快速發(fā)展的今天，隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”“大數(shù)據(jù)”時代的到來，信息化技術(shù)及信息化理念的普及，信息化管理在社會各行各業(yè)中都得到了應(yīng)用。目前，一些高職院校各部門辦公條件都得到了改善，基本都配備了信息化的辦公設(shè)備，學校行政辦公、教師教學、學生管理、后勤保障等很多管理工作都逐步走向信息化。但是高職院校的檔案管理部門還是以人工操作為主，配備的計算機主要用于文件及卷宗的編制、檢索等基礎(chǔ)性工作，檔案資料的存儲還是以紙質(zhì)為主，信息化程度不高，管理方式比較落后，造成檔案管理工作效率不高。隨著學校的快速發(fā)展，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式越來越不符合時代要求，滿足不了學校的發(fā)展，而且紙質(zhì)文書不易保存，容易造成文件的損壞或丟失。

二、大數(shù)據(jù)背景下高職院校檔案管理的措施

（一）轉(zhuǎn)變觀念，開展檔案業(yè)務(wù)學習，提高全校教職員工對檔案工作的認識。學校管理工作的一個重要組成部分就是檔案管理工作，要改變檔案管理工作的現(xiàn)狀，首先要從學校領(lǐng)導到每一位教職員工都轉(zhuǎn)變觀念，重視檔案管理工作。學校領(lǐng)導重視檔案管理工作，將檔案管理工作列入議事日程，并加強對檔案管理工作的領(lǐng)導和監(jiān)督，制定相應(yīng)的檔案管理制度以及對檔案管理工作的監(jiān)管制度，定期聽取檔案部門的各項工作匯報，加大資金投入，從長遠發(fā)展做出規(guī)劃，嚴格遵照國家檔案局、建設(shè)部、發(fā)改委聯(lián)合制定的《檔案館建設(shè)標準（建標103-2008）》的相關(guān)要求，結(jié)合學校的實際情況，合理布局，滿足檔案工作的環(huán)境和場地需求，實行辦公室、庫房、借閱室三室分開。同時要加強宣傳、培訓，舉辦檔案知識專題講座，使全校教職員工熟悉檔案知識，認識到檔案管理工作的重要性，營造人人都積極參與到檔案建設(shè)工作中的良好氛圍。

（二）建立健全檔案管理制度，加大執(zhí)行力度。學校檔案為了更好地服務(wù)學校，在管理上應(yīng)按照國家檔案的相關(guān)法律法規(guī)，根據(jù)學校實際情況，建立一套健全的檔案管理制度。如建立部門立卷歸檔制度，明確歸檔內(nèi)容、歸檔時間、歸檔要求、歸檔手續(xù)等。這一制度既是立卷部門開展材料歸檔工作的基本規(guī)范，也是檔案部門督促、檢查立卷工作的依據(jù)。該制度的制訂以及執(zhí)行情況直接關(guān)系到檔案資料的完整性、系統(tǒng)性以及檔案工作的效率及質(zhì)量。如建立檔案管理軟件操作制度，制度應(yīng)明確規(guī)定檔案管理軟件操作人員職責、操作規(guī)程和要求等。只有建立一套健全的檔案管理制度，才能使檔案管理工作制度化、標準化、規(guī)范化、科學化，才能在全校范圍內(nèi)，形成自上而下、統(tǒng)一協(xié)調(diào)、權(quán)責清晰、管理明確、全員參與的良好局面，才能使檔案管理工作跟上時代步伐獲得可持續(xù)發(fā)展。

（三）培養(yǎng)檔案人員綜合素質(zhì)，提高服務(wù)意識。檔案管理工作需要專業(yè)知識極強的人員勝任，工作人員應(yīng)具備檔案學背景以及良好的職業(yè)道德和專業(yè)素養(yǎng)。為了學校檔案管理工作的有效開展，學校應(yīng)對現(xiàn)有工作人員進行檔案管理系統(tǒng)化培訓，使他們充分認識到自己工作崗位的重要性，明確崗位職責，對檔案資料及時檢測、整理、歸檔和維護，確保檔案工作的質(zhì)量。同時，隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”“大數(shù)據(jù)”時代的到來，傳統(tǒng)檔案管理模式已滿足不了學校的發(fā)展要求，信息化管理在檔案管理中將占主導地位，所以對工作人員應(yīng)定期開展相應(yīng)的信息化學習培訓。為了滿足學校檔案管理信息化的需求，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理，提高檔案管理工作效率，工作人員應(yīng)掌握現(xiàn)代信息科學技術(shù)、計算機專業(yè)知識等，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理，所以學校人事部門應(yīng)根據(jù)檔案部門的實際情況，積極引進具有檔案學背景、計算機與網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用以及具有中文、歷史等專業(yè)背景的管理人才，對他們進行崗前培訓，逐步形成一支結(jié)構(gòu)合理的專業(yè)檔案管理工作隊伍，不斷提高檔案管理水平和服務(wù)水平。

（四）構(gòu)建數(shù)字化檔案館，加強檔案工作信息化建設(shè)。伴隨著大數(shù)據(jù)時代的來臨，人們生活的各個方面融入了數(shù)字化概念，管理模式和思維方式也有所改變。建立數(shù)字化檔案，已成為檔案管理工作的趨勢。高職院校也應(yīng)把“構(gòu)建數(shù)字化檔案”列入議事日程。為順利完成這一工程，學校應(yīng)制定數(shù)字化工作方案，購買數(shù)字化設(shè)備，結(jié)合學校信息化建設(shè)及辦公自動化系統(tǒng)實際情況，落實電子文件與紙質(zhì)文件同時歸檔制度，加大電子檔案的收集、歸檔工作力度，逐步規(guī)范電子檔案的收集、整理、歸檔。同時逐步推進對紙質(zhì)檔案數(shù)字化處理，完成全部館藏檔案的數(shù)字化錄入工作，構(gòu)建數(shù)字檔案館，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理。

（五）加強檔案信息安全防護。隨著信息化的建設(shè)，高校檔案管理工作也進入網(wǎng)絡(luò)化、快速化、線上化，網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)尤其重要。高校檔案包含個人信息、教育教學、科學研究、重大決策、招生就業(yè)等重要信息，因此學校檔案信息安全保障是一項重要的工作。網(wǎng)絡(luò)信息化時代，信息安全保障工作更是一項復雜、重要的工程，涉及信息防范、網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控、平臺安全隱患的排查以及漏洞彌補等一系列工作。高?？梢远ㄆ趥浞輰W校檔案管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)，構(gòu)建數(shù)字防火墻，從源頭上防止個人信息及學校重要信息的泄露。同時，社會個體在請求查詢檔案信息時，學校應(yīng)了解其查詢目的并告知查詢檔案時應(yīng)遵守相關(guān)規(guī)定，否則按要求承擔相應(yīng)責任，防止個體泄露檔案信息。

三、結(jié)語

在新形勢下，檔案管理工作在學校管理中顯得越來越重要。檔案管理工作者應(yīng)抓住時代機遇，解決工作中存在的問題。同時學校領(lǐng)導要重視檔案工作，投入足夠的資金，完善信息基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，加強對管理人員的專題培訓及專業(yè)人才的引進，為學校檔案的信息化建設(shè)及可持續(xù)發(fā)展提供有力保障。

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