陳晶

摘要：本文將詳細(xì)介紹信息技術(shù)在檔案管理的發(fā)展現(xiàn)狀，并提出確認(rèn)使用流程、采用多媒體技術(shù)、開展信息儲(chǔ)存及提升條碼技術(shù)四項(xiàng)在檔案管理的實(shí)際運(yùn)用，進(jìn)而保障檔案記錄的整體質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：信息技術(shù);檔案管理;條碼技術(shù)

引言

當(dāng)前辦公的主要形式已轉(zhuǎn)為無紙化，借助手段多樣的信息技術(shù)開展文件的催發(fā)與簽收，達(dá)到辦公管理的相關(guān)要求，信息技術(shù)的主要發(fā)展方向?yàn)闄n案管理，有效提升檔案管理的運(yùn)行效率。

一、信息技術(shù)在檔案管理的發(fā)展現(xiàn)狀

一方面，將信息技術(shù)應(yīng)用到檔案管理中會(huì)為其帶來諸多優(yōu)勢(shì)，如加快檢索速度、加大信息儲(chǔ)存量等。具體來說，相較于紙質(zhì)檔案，信息技術(shù)中的檔案會(huì)增強(qiáng)整體的檔案管理水準(zhǔn)，在開展實(shí)際操作時(shí)，僅需檢索關(guān)鍵詞或字即可找到想要搜索的檔案或信息，該方式極大節(jié)約了管理人員的工作時(shí)間，提升工作效率。同時(shí)，借用信息技術(shù)還可適時(shí)優(yōu)化檔案管理中的工作內(nèi)容，在記錄信息的過程中，其并不需要使用紙張，極大節(jié)省了儲(chǔ)存空間，有效保障了空間利用率。在檔案管理逐步發(fā)展的過程中，在信息技術(shù)的指導(dǎo)下，管理人員可設(shè)置一套完善的綜合管理系統(tǒng)，其資料、信息的形式也都轉(zhuǎn)化為語(yǔ)音、視頻、文字或圖片等，此檔案中的內(nèi)容也更為豐富。

另一方面，雖然利用信息技術(shù)開展的檔案管理帶有較多優(yōu)勢(shì)，但其在發(fā)展過程中也產(chǎn)生了些許問題。一般來講，信息技術(shù)讓檔案管理取得較多進(jìn)步，但管理人員難以時(shí)刻掌握最先進(jìn)的信息技術(shù)，其工作效率難以得到充分保證。隨著科學(xué)技術(shù)的高速發(fā)展，信息技術(shù)的更新速度極快，若檔案管理的工作人員未能及時(shí)更新該技術(shù)，其管理系統(tǒng)的質(zhì)量難以獲得明顯提升，在操作最新管理系統(tǒng)期間，會(huì)顯得力不從心。在應(yīng)用信息化的檔案管理時(shí)，工作人員需將紙質(zhì)信息轉(zhuǎn)化成電子資料，既需提升自身的信息應(yīng)用技術(shù)，又要面對(duì)極大的工作量，若不能保持耐心，將會(huì)對(duì)信息錄入產(chǎn)生較大影響，降低工作情緒的同時(shí)，還會(huì)降低檔案信息的準(zhǔn)確度。此外，在采用信息技術(shù)時(shí)，基于互聯(lián)網(wǎng)極強(qiáng)的開放性，其內(nèi)部信息的安全問題也影響著檔案管理的開展。比如，當(dāng)有病毒或某些漏洞進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)程序中，會(huì)引發(fā)檔案管理系統(tǒng)的癱瘓，且內(nèi)部數(shù)據(jù)庫(kù)崩潰，部分不可恢復(fù)的文件的安全性受到極大威脅，給檔案管理工作帶去較大損失。

二、信息技術(shù)在檔案管理中的實(shí)際運(yùn)用

（一）明確使用流程

在檔案管理中應(yīng)用信息技術(shù)需明確其使用流程，首先，工作人員需進(jìn)行信息收集環(huán)節(jié)，在該環(huán)節(jié)中找到檔案中需求量極高的信息，開展信息轉(zhuǎn)化的過程中，大量數(shù)據(jù)資料要被收集與整合，并適時(shí)篩選有用的信息，將無用信息剔除出去。其次，在整理完成價(jià)值量極高的數(shù)據(jù)資料后，應(yīng)適時(shí)開展分類工作，即依照檔案中的對(duì)應(yīng)性內(nèi)容將其放置到合適的儲(chǔ)存空間中，并對(duì)其分門別類。為準(zhǔn)確辨認(rèn)相關(guān)檔案信息，管理人員在各個(gè)儲(chǔ)存空間的表面可設(shè)置特殊標(biāo)識(shí)，從而使其更為快速、精準(zhǔn)地找到相應(yīng)的檔案信息。最后，當(dāng)管理人員合理儲(chǔ)存了信息以后，其應(yīng)盡快設(shè)置或開展業(yè)務(wù)查詢，開設(shè)檔案管理的主要目的就是為了業(yè)務(wù)查詢，因而在應(yīng)用查詢功能期間，還需設(shè)立一套完整的檢測(cè)系統(tǒng)，以更好地測(cè)試該功能的運(yùn)行質(zhì)量，防止其在運(yùn)行過程中產(chǎn)生質(zhì)量問題。檔案管理人員若想科學(xué)使用信息技術(shù)，不但要明確其應(yīng)用流程，還需不斷提升信息技術(shù)，及時(shí)更新信息系統(tǒng)，才能使該檔案管理的運(yùn)行更加合理與科學(xué)。此外，在運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)錄入檔案資料信息時(shí)，工作人員應(yīng)采用更為靈活地方式加強(qiáng)檔案管理，比如，在錄入數(shù)據(jù)信息前，應(yīng)對(duì)其進(jìn)行科學(xué)分類，避免相似資料的混淆，同時(shí)，采用多種信息技術(shù)提升錄入效率，縮減機(jī)械工作的時(shí)間，繼而改善工作效率[1]。

（二）運(yùn)用多媒體技術(shù)

當(dāng)前檔案管理已逐步轉(zhuǎn)化為信息化形式，應(yīng)用多媒體技術(shù)也成為必然，使用該技術(shù)可將檔案信息由文字轉(zhuǎn)變成聲音、圖像與視頻等，使檔案中的信息查詢更為直觀化、人性化。采用該技術(shù)可支持全文檢索，相較于紙質(zhì)檔案檢索，其主要搜索方式為關(guān)鍵詞，但在信息技術(shù)中所有的紙質(zhì)信息都能轉(zhuǎn)變成數(shù)字，工作人員依照其類別不同將其放置到對(duì)應(yīng)的數(shù)據(jù)庫(kù)中，在查找時(shí)可全文檢索，也加強(qiáng)了檔案信息的針對(duì)性管理。在傳統(tǒng)檢索階段，對(duì)于部分音像資料，只有通過輔助設(shè)備的幫助才能找到想要搜尋的信息，若無對(duì)應(yīng)性設(shè)備該搜索工作極難開展。隨著信息技術(shù)的改進(jìn)，檔案管理者只需借助多媒體技術(shù)即可精準(zhǔn)識(shí)別所有音像資料，降低了輔助設(shè)備的使用頻率。而在編研檔案信息時(shí)，工作人員可借用互聯(lián)網(wǎng)編輯或更改檔案信息，為保證計(jì)算機(jī)的運(yùn)行安全，其可設(shè)立相應(yīng)的訪問權(quán)限。此外，利用U盤或光盤等也可拷貝檔案資料，實(shí)行內(nèi)容與形式的編輯，提升檔案管理的技術(shù)手段與綜合水平。隨著人們對(duì)檔案管理的重視程度逐步加深，多媒體技術(shù)具有極高的應(yīng)用價(jià)值，采用該管理方法可有效打破技術(shù)或空間條件的限制，改善管理質(zhì)量，更新舊式工作方法。

例如，某國(guó)有企業(yè)正實(shí)行科學(xué)化的檔案管理，內(nèi)部工作人員運(yùn)用多媒體技術(shù)合理優(yōu)化檔案資料。針對(duì)檔案資料中的文字與影像，利用多媒體技術(shù)可更為合理地將其錄入到檔案管理系統(tǒng)中，且其具備極佳的儲(chǔ)存功能，借助多種形式將該企業(yè)的檔案資料保存到互聯(lián)網(wǎng)中，提升了檔案管理的效率。

（三）實(shí)行信息儲(chǔ)存

信息技術(shù)在發(fā)展過程中，衍生出了信息儲(chǔ)存技術(shù)，逐步提升了檔案管理的工作質(zhì)量。一般來講，信息儲(chǔ)存技術(shù)主要有磁儲(chǔ)存技術(shù)、光盤技術(shù)、縮微技術(shù)等，由于檔案信息資料的增多，信息儲(chǔ)存在檔案管理中占據(jù)著重要位置，工作人員若不能適時(shí)保存檔案信息，將會(huì)嚴(yán)重?fù)p害檔案管理的正常發(fā)展。但在開展信息儲(chǔ)存的過程中，工作人員需挑選出合適的技術(shù)，比如，針對(duì)音頻或視頻影像的儲(chǔ)存可選擇光盤技術(shù);而微縮技術(shù)則可用來壓縮檔案信息。工作人員大多采用2-3種方儲(chǔ)存方式，并將信息儲(chǔ)存與檢索工作有效結(jié)合，當(dāng)前應(yīng)用最為廣泛的屬微縮技術(shù)，其在安全性、技術(shù)條件與價(jià)格上都占據(jù)著較明顯的優(yōu)勢(shì)，可有效保證檔案資料儲(chǔ)存的安全性。此外，檔案管理者還可有效結(jié)合多媒體技術(shù)與儲(chǔ)存技術(shù)，在二者間的交互影響下，檔案資料的儲(chǔ)存更加簡(jiǎn)潔、方便[2]。在開展信息儲(chǔ)存工作的同時(shí)，工作人員還需適時(shí)增加網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)技術(shù)，除了設(shè)立必要的訪問權(quán)限外，增加防火墻或安裝防護(hù)軟件極有必要，檔案信息資料在多重防護(hù)下，其安全性會(huì)獲得極大提升，也避免了重要文件或信息丟失等不良現(xiàn)象的出現(xiàn)。

（四）加強(qiáng)條碼技術(shù)

條碼技術(shù)也可作用在檔案信息管理中，該技術(shù)主要結(jié)合了互聯(lián)網(wǎng)管理與電子數(shù)據(jù)交換技術(shù)，在讀取數(shù)據(jù)前，管理人員需購(gòu)置一臺(tái)技術(shù)條件適宜的采集器，并對(duì)檔案條形碼開展掃描工作，對(duì)應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)中就會(huì)出現(xiàn)與該檔案相關(guān)的全部資料，其內(nèi)容包含檔案的保管期限、年代信息與簡(jiǎn)介信息等。此外，借用條碼技術(shù)還能將檔案資料放置在合適的位置上，在應(yīng)用該技術(shù)前，管理人員需合理擺放檔案資料，將信息相似的資料進(jìn)行分門別類的歸置，提升資料應(yīng)用的精準(zhǔn)度，再設(shè)置對(duì)應(yīng)的條形碼，鞏固檔案信息的位置，從而保證其管理質(zhì)量，減小工作難度。

總結(jié)

綜上所述，在檔案管理中運(yùn)用信息技術(shù)可極大提升管理效率，但在實(shí)際管理中可能會(huì)產(chǎn)生些許問題，管理人員需不斷提升信息技術(shù)水平，將不同類別的技術(shù)應(yīng)用到適宜的項(xiàng)目中，從而使檔案管理的水準(zhǔn)更為專業(yè)，達(dá)到管理工作的相應(yīng)要求。

參考文獻(xiàn)：

[1]穆永剛.淺談大數(shù)據(jù)信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用[J].辦公室業(yè)務(wù)，2020（12）：72-73.

[2]劉芳.企業(yè)檔案管理中信息技術(shù)應(yīng)用研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2020（07）：69+71.