吳淑云

摘?要：文章對(duì)加油站檔案管理工作的現(xiàn)狀進(jìn)行了分析，提出要從四個(gè)方面著手規(guī)范檔案管理，進(jìn)一步完善檔案管理制度、進(jìn)一步統(tǒng)一檔案業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、進(jìn)一步采用先進(jìn)管理手段及進(jìn)一步提升檔案人員素養(yǎng)。

關(guān)鍵詞：檔案?加油站?檔案管理

中圖分類號(hào)：G271??文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A????文章編號(hào)：1003-9082（2020）08-00-01

一、加油站檔案管理的現(xiàn)狀分析

加油站是開展居民用油服務(wù)的主要場(chǎng)所，近年來，隨著私家車數(shù)量的持續(xù)增長(zhǎng)，居民的用油量也逐步增多，企業(yè)也加大對(duì)加油站的投資力度，完善加油站基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)。但客觀記錄加油站各類活動(dòng)的檔案卻仍然未引起企業(yè)的高度重視。加油站檔案主要包括加油站基建項(xiàng)目檔案、安全生產(chǎn)檔案、消防檔案、員工培訓(xùn)檔案、客戶檔案卡等等，是加油站有序運(yùn)行的重要財(cái)富。但長(zhǎng)期以來，我國(guó)加油站檔案管理尚未形成規(guī)范化制度，對(duì)加油站檔案重視程度不夠，加油站檔案管理工作的水平處于較低水平。

加油站檔案管理工作相對(duì)滯后，管理水平不高，究其原因，主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面：一是項(xiàng)目資金不足。一般而言，單個(gè)加油站的規(guī)模相對(duì)較少，項(xiàng)目建設(shè)資金也有限，為提高資金使用效率，在建設(shè)過程中更加注重業(yè)務(wù)工作的發(fā)展，而檔案管理沒有足夠的資金保障，因而工作開展滯后。二是管理規(guī)范欠缺。檔案管理工作是一項(xiàng)專業(yè)性較強(qiáng)的工作，管理人員需具備一定的專業(yè)素養(yǎng)。各加油站一般隸屬集團(tuán)企業(yè)的一部分，需要統(tǒng)一規(guī)范的管理標(biāo)準(zhǔn)來指導(dǎo)加油站檔案工作的開展，但很多企業(yè)往往忽視了統(tǒng)一規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的制定，從而導(dǎo)致加油站檔案管理不規(guī)范。

二、加油站檔案管理規(guī)范化管理策略分析

檔案的規(guī)范化管理離不開完善的制度保障和專業(yè)的人員保障，隨著社會(huì)信息化進(jìn)程的逐步推進(jìn)，檔案信息化建設(shè)也成為重要發(fā)展趨勢(shì)，加油站也應(yīng)緊隨時(shí)代發(fā)展步伐，逐步推進(jìn)檔案信息化建設(shè)。檔案規(guī)范化管理應(yīng)從以下幾個(gè)方面著手：

1.進(jìn)一步完善檔案管理制度

完善的制度是檔案規(guī)范化管理的重要保障，同一企業(yè)下屬的加油站分布相對(duì)分散，難以實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的統(tǒng)一管理，因此，應(yīng)構(gòu)建完善的檔案管理機(jī)制以確保各加油站檔案的有序管理。

一方面，根據(jù)單位檔案工作實(shí)際，在遵循相關(guān)的法律法規(guī)與規(guī)章制度的前提下制定本企業(yè)的檔案管理制度。構(gòu)建四級(jí)檔案管理網(wǎng)絡(luò)，在企業(yè)設(shè)置檔案總歸口管理處室，明確各二級(jí)單位業(yè)務(wù)管理部門的檔案管理職責(zé)，設(shè)置檔案管理片區(qū)負(fù)責(zé)人及加油站檔案員，明確各職能部門和人員的職責(zé)，理順檔案管理運(yùn)行機(jī)制。另一方面，將各加油站檔案管理工作納入企業(yè)各年度工作計(jì)劃，安排一定的檔案管理專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，為檔案管理工作的順利運(yùn)轉(zhuǎn)提供資金支持，此外，將加油站檔案管理工作納入年度績(jī)效考核工作，通過激勵(lì)機(jī)制激發(fā)相關(guān)人員的工作積極性。最后，要根據(jù)加油站工作的實(shí)際對(duì)檔案管理制度進(jìn)行動(dòng)態(tài)完善，針對(duì)檔案工作遇到的新問題研究制定有針對(duì)性的應(yīng)對(duì)措施。

2.進(jìn)一步統(tǒng)一檔案業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)

從當(dāng)前的實(shí)際工作來看，加油站檔案主要包括加油站基建項(xiàng)目檔案、安全生產(chǎn)檔案、消防檔案、員工培訓(xùn)檔案、客戶檔案卡等等，不同類型的檔案有不同的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，如果沒有統(tǒng)一的業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，那在檔案的實(shí)際管理中會(huì)造成檔案混亂的情況。如加油站檔案的歸檔范圍與保管期限，則需企業(yè)進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)定，明確哪些檔案需要?dú)w檔，各檔案的保管期限如何。為進(jìn)一步規(guī)范檔案管理，公司研究制定了《工程文件圖紙管理規(guī)定（試行）》對(duì)項(xiàng)目工程文件圖紙的規(guī)范管理進(jìn)行了系統(tǒng)規(guī)定，具有較強(qiáng)的可操作性，能夠指導(dǎo)各加油站的實(shí)際工作。此外，公司發(fā)布《工程項(xiàng)目竣工檔案管理規(guī)定（試行）》，其中的12個(gè)附錄規(guī)范性附錄就能夠?yàn)楣こ添?xiàng)目竣工檔案管理提供很好的參照，也為此類檔案的規(guī)范管理奠定了基礎(chǔ)。檔案管理工作涉及多個(gè)環(huán)節(jié)和多個(gè)類型，需要從全局出發(fā)，結(jié)合工作實(shí)際，統(tǒng)一檔案管理的業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)一步推動(dòng)檔案的規(guī)范化管理。

3.進(jìn)一步采用先進(jìn)管理手段

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，檔案行業(yè)也面臨著信息化發(fā)展趨勢(shì)，電子文件的涌現(xiàn)要求檔案管理的手段要更加先進(jìn)，與時(shí)俱進(jìn)，加油站的檔案管理亦是如此。當(dāng)前，加油站針對(duì)汽車用戶的服務(wù)更加便捷與優(yōu)質(zhì)，自助加油、辦理會(huì)員、會(huì)員充值、加油付款等均通過網(wǎng)絡(luò)操作，而這些均是加油站業(yè)務(wù)工作的重要憑證，需要進(jìn)行規(guī)范管理。運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)給加油站工作帶來極大的便利，也對(duì)加油站的檔案管理工作帶來了挑戰(zhàn)。加油站檔案管理信息化建設(shè)可以從兩個(gè)方面著手：

一是傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化工作。傳統(tǒng)的檔案管理模式積累了大量的紙質(zhì)檔案，檔案的利用必須實(shí)地開展，檔案利用的時(shí)間成本較高。信息時(shí)代，逐步推進(jìn)紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作，建立檔案管理系統(tǒng)，加強(qiáng)檔案的編目工作，可以通過企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)站實(shí)現(xiàn)檔案的在線傳輸，為各地的企業(yè)員工提供檔案的遠(yuǎn)程查閱服務(wù)，極大地提升檔案的利用效率，節(jié)省人工和時(shí)間成本。

二是加強(qiáng)電子檔案的管理工作。目前，加油站很多業(yè)務(wù)工作，特別是基礎(chǔ)的供油服務(wù)工作產(chǎn)生大量的電子文件，如加油客戶的付款信息、會(huì)員客戶的個(gè)人信息等，這些都真實(shí)地記錄了加油站業(yè)務(wù)實(shí)踐工作，具有一定的參考和憑證價(jià)值，需要進(jìn)行有效管理。

4.進(jìn)一步提升檔案人員素養(yǎng)

隨著加油站檔案工作信息化發(fā)展趨勢(shì)的加強(qiáng)，對(duì)檔案管理人員的要求也隨之增高，加油站檔案管理人員不僅需要具備一定的檔案管理專業(yè)素養(yǎng)，還需要掌握基本的計(jì)算機(jī)能力，能夠熟練操作檔案管理系統(tǒng)和計(jì)算機(jī)軟件實(shí)現(xiàn)檔案的規(guī)范管理。提升檔案管理人員的素養(yǎng)可以從以下方面著手：一是注重新型人才的引進(jìn)。在人才引進(jìn)階段，注重其專業(yè)素養(yǎng)和計(jì)算機(jī)能力的考核，著力引進(jìn)復(fù)合型人才。二是注重員工的繼續(xù)教育。鼓勵(lì)檔案人員參與各種形式的繼續(xù)教育，如檔案培訓(xùn)班、研討班，學(xué)術(shù)會(huì)議、學(xué)術(shù)講座，業(yè)務(wù)實(shí)踐活動(dòng)等等。通過系統(tǒng)的培訓(xùn)幫助員工掌握檔案領(lǐng)域最新的動(dòng)態(tài)和前沿知識(shí)。而從檔案管理人員自身來講，要注重自身素質(zhì)的提升，積極參與各種形式的繼續(xù)教育并通過自主學(xué)習(xí)來不斷充實(shí)自己。

加油站的檔案工作對(duì)于企業(yè)的長(zhǎng)足發(fā)展具有重要的意義，但當(dāng)前檔案管理的現(xiàn)狀還有待進(jìn)一步提升。企業(yè)需對(duì)檔案管理工作給予足夠的重視，通過建立完善的制度理順檔案管理工作機(jī)制，此外，結(jié)合工作實(shí)際統(tǒng)一業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，引進(jìn)專業(yè)人才，逐步實(shí)現(xiàn)檔案的信息化建設(shè)。

參考文獻(xiàn)

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