王曉芳

摘要：在現(xiàn)階段的學(xué)校后勤管理過程當(dāng)中，相關(guān)人員必須要對實際的管理情況進行全面的分析和總結(jié)，了解工作開展過程當(dāng)中存在的問題，結(jié)合檔案管理的整體發(fā)展趨勢，掌握后勤管理工作和檔案管理工作之間的關(guān)聯(lián)，科學(xué)進行信息化技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)化管理方法的引入，構(gòu)建適合后勤管理工作開展的全新檔案管理體系。以確保后勤管理工作的效率和質(zhì)量能夠取得突破性的提升。

關(guān)鍵詞：標(biāo)題檔案;后勤管理;工作;作用

后勤管理工作是學(xué)校工作當(dāng)中的重要組成部分，其包括了圖書館管理、衛(wèi)生保健管理、膳食管理、總務(wù)管理、基本建設(shè)管理、后勤隊伍管理等。在實際的工作開展過程當(dāng)中，管理人員不僅要根據(jù)學(xué)校的標(biāo)準(zhǔn)和要求來開展各階段的后勤管理工作，同時還必須要利用有效的方式來進行相關(guān)數(shù)據(jù)的采集，科學(xué)進行檔案編制，全面提升檔案管理的真實性和及時性。與此同時，還可以參考一些較為成功的后期檔案管理案例和經(jīng)驗，結(jié)合本學(xué)校的實際情況來對檔案管理工作進行創(chuàng)新和改革。以確保能最大限度的發(fā)揮檔案的應(yīng)有作用和效果。

一、檔案管理在后勤管理工作中的作用

后勤檔案主要是記錄了學(xué)校后勤管理工作各階段所產(chǎn)生的，具有一定的真實性和參考價值的原始信息和數(shù)據(jù)，根據(jù)不同工作的性質(zhì)和要求，所產(chǎn)生的后勤檔案會以聲音、圖表、文字、視頻等的方式呈現(xiàn)。但相關(guān)人員需對這些信息進行收集，需要耗費大量的時間和精力，且所獲取的信息的真實性并不能夠得到保障。且紙質(zhì)檔案的保存過程中往往會受到溫度、濕度等的變化而發(fā)生損壞、風(fēng)化等的現(xiàn)象。且檔案查閱需要耗費較多的時間，這將會極大程度的提升后勤管理工作的難度。而對檔案管理方式進行創(chuàng)新之后，能夠在較短的時間內(nèi)完成檔案信息的收集和整理工作，有效提升數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和實效性，進而能為后續(xù)后勤管理工作開展提供有效的依據(jù)和參考。因此，全面深入的開展后勤檔案管理工作是十分必要的。

二、檔案在后勤管理工作中應(yīng)用的有效措施

（一）提升管理人員能力

學(xué)校要以檔案為基礎(chǔ)，了解現(xiàn)階段的后勤管理工作人員的儲備情況，遵循擇優(yōu)和適度的原則，科學(xué)進行優(yōu)質(zhì)綜合性檔案館人才的引入。所設(shè)置的崗前培訓(xùn)必須充分契合后勤管理工作需求，可在其中進行培訓(xùn)的新知識、新理論、新方法、新技術(shù)的引入，以確保新招聘人員能夠快速的適應(yīng)學(xué)校后勤工作。而在進行現(xiàn)有工作人員管理時，也需充分的以檔案為依據(jù)和參考。例如，學(xué)?？赏ㄟ^調(diào)閱后勤人員檔案的方式來了解其本信息，以及其專業(yè)、興趣、能力、層次等的情況，根據(jù)工作需求與要求，科學(xué)為相關(guān)人員設(shè)置理論培訓(xùn)和技能培訓(xùn)。對整個培訓(xùn)過程進行全面的監(jiān)管，將本次培訓(xùn)的結(jié)果和檔案當(dāng)中上次培訓(xùn)的結(jié)果進行對比，以最終結(jié)果為參考來對培訓(xùn)方式和培訓(xùn)內(nèi)容進行調(diào)整。

（二）引進信息管理模式

學(xué)校需設(shè)置專項資金，及時對檔案管理設(shè)備或者器械進行維護和更換，引進先進的數(shù)字化管理系統(tǒng)，對檔案室的溫度、濕度、空氣、環(huán)境等的情況進行全面監(jiān)測，根據(jù)反饋信息來采取有效的人為干預(yù)方法來進行檔案管理。也可以建立數(shù)字化的檔案管理室，利用相應(yīng)的設(shè)備將紙質(zhì)檔案傳化電子檔案，并對與檔案有關(guān)的音頻、圖片、視頻進行科學(xué)處理，利用信息化手段來進行妥善的保管。例如，在進行學(xué)校財產(chǎn)管理過程當(dāng)中，后勤管理人員可充分的引進先進的數(shù)字化系統(tǒng)，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)來收集學(xué)校的各項財務(wù)信息和數(shù)據(jù)，形成具有價格參考價值和應(yīng)用價值的財務(wù)管理檔案。也可利用數(shù)字化系統(tǒng)來對每一筆資金有進行動態(tài)化的監(jiān)督，掌握辦學(xué)資金的實際利用效率，并根據(jù)相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)來進行科學(xué)管理和規(guī)劃。

（三）構(gòu)建完善管理制度

學(xué)校需根據(jù)實際工作開的需求來推出全新的崗位責(zé)任制，充分將后勤檔案管理工作劃分到相關(guān)工作人員頭上，使其更好地明確自身的職責(zé)和義務(wù)。另外，還需要充分地掌握后勤檔案管理的周期，推出基本建設(shè)檔案管理制度、財產(chǎn)管理制度、財產(chǎn)賠償制度、檔案室管理制度、檔案數(shù)據(jù)庫管理制度、人才招聘管理制度、崗前培訓(xùn)管理制度等，對各環(huán)節(jié)檔案管理工作進行定性和定量。此外，為使檔案管理工作能夠得到全面的貫徹和實施，還需建立與績效考核制度相匹配的獎懲機制和薪酬制度，利用精神激勵和物質(zhì)激勵的方式來全面調(diào)動檔案管理人員的工作積極性，并對一些違反要求或違規(guī)操作的人員進行嚴(yán)肅的處置。

結(jié)束語

檔案是學(xué)校的寶貴財富和重要信息資源，是高校工作的重要組成部分，是后勤工作的基礎(chǔ)。綜上所述，相關(guān)人員必須要對學(xué)校的后勤管理工作進行深入透徹的研究，制定具有指導(dǎo)性和參考性的檔案管理制度，要求管理人員以此為參考來開展后勤管理工作。與此同時，還必須要定期的進行后勤管理進行反思和總結(jié)，積極的進行檔案信息的升級和更新。另外，還需將一些現(xiàn)代化的方法和手段引入到后勤檔案管理過程當(dāng)中，推出全新的管理制度，確保各階段的后勤管理工作能有章可循。這樣才能為學(xué)校的后勤管理工作和檔案管理工作的同步開展奠定良好的基礎(chǔ)。

參考文獻：

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