廖建兵

【摘要】時代發(fā)展使得高校檔案管理工作呈現(xiàn)全新發(fā)展趨勢，實(shí)現(xiàn)檔案管理的多元化發(fā)展，是有效改善高校檔案管理質(zhì)量，最大化發(fā)揮檔案管理對于高校整體工作運(yùn)轉(zhuǎn)積極促進(jìn)作用的重要舉措。為此，高校必須主動轉(zhuǎn)變檔案管理理念與模式，建構(gòu)起對于多元化檔案管理的全面深刻認(rèn)知，并采取科學(xué)策略有效實(shí)現(xiàn)檔案管理多元化發(fā)展。本文主要在分析高校檔案管理多元化發(fā)展具體內(nèi)涵的基礎(chǔ)上，探討實(shí)現(xiàn)高校檔案多元化發(fā)展的具體策略，希望能夠為高校進(jìn)一步提高自身檔案管理水平提供有價值的參考。

【關(guān)鍵詞】高校檔案管理;多元化發(fā)展;構(gòu)想;策略

檔案是人們在社會各項活動中直接形成的各種形式的具有保存價值的原始記錄，具有記錄歷史事實(shí)及指導(dǎo)決策等重要作用。高校檔案是高校開展各項工作、從事各項活動的原始記錄，真實(shí)地記錄高校在科學(xué)研究、教育教學(xué)、辦學(xué)規(guī)模、師資、招生等方面的真實(shí)情況，屬于一類重要的教育資源。高校檔案管理工作是高校管理工作的重要組成部分，做好檔案管理工作是高校實(shí)現(xiàn)管理模式轉(zhuǎn)變和管理方法現(xiàn)代化的重要途徑。然而，當(dāng)前高校檔案管理工作正呈現(xiàn)出比較明顯的單一化問題，主要表現(xiàn)為檔案類型單一、檔案管理人員結(jié)構(gòu)單一、檔案管理方式單一及檔案調(diào)用服務(wù)方式單一四個方面，這一趨勢嚴(yán)重阻礙著檔案管理工作水平的提升。為此，高校應(yīng)提高對于檔案管理工作的關(guān)注力度，把握檔案管理的最新發(fā)展趨勢，正確認(rèn)識檔案管理多元化發(fā)展的重要價值和具體內(nèi)涵，并通過科學(xué)策略有效實(shí)現(xiàn)檔案管理多元化發(fā)展。

一、高校檔案管理多元化發(fā)展構(gòu)想的具體內(nèi)涵分析

多元化是與單一化相對應(yīng)的一個概念，高校要想實(shí)現(xiàn)檔案管理工作多元化，就必須從以下四個維度把握檔案管理多元化發(fā)展構(gòu)想的具體內(nèi)涵。

（一）資源種類多元化。高校檔案按照教育部相關(guān)規(guī)定，主要可分為基建檔案、行政檔案、教學(xué)檔案、科研檔案、學(xué)生檔案、財會檔案等十一類檔案，這些檔案及其相關(guān)信息可以文字、圖像、聲音、視頻等多種形式存在。當(dāng)前高校檔案以文書類紙質(zhì)檔案為主，呈現(xiàn)較為明顯的單一化特征，且其單一的文書檔案缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，呈現(xiàn)出比較混亂的狀況。因此，實(shí)現(xiàn)高校檔案管理多元化發(fā)展構(gòu)想，首先應(yīng)實(shí)現(xiàn)檔案資源種類多元化，不僅注意搜集整理文字類檔案材料，還應(yīng)完善對于聲音、圖像、視頻等多種形式檔案材料的搜集與分類整理工作，使得檔案資源更為完整豐富、能夠全方位呈現(xiàn)本校整體面貌和歷史發(fā)展進(jìn)程。隨著信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，信息化技術(shù)和信息化觀念的普及，高校應(yīng)著力借助互聯(lián)網(wǎng)手段及現(xiàn)代科技信息技術(shù)來完成這一工作，打造特色檔案資源庫，有效地改善檔案管理工作。

（二）人員結(jié)構(gòu)多元化。檔案管理工作人員是高校檔案管理工作的實(shí)踐主體，其專業(yè)知識背景、檔案管理業(yè)務(wù)能力及思想道德修養(yǎng)對于檔案管理工作的質(zhì)量和管理水平有著直接影響。為此，高校必須著力調(diào)整檔案管理工作人員結(jié)構(gòu)，確保檔案管理工作人員結(jié)構(gòu)合理，實(shí)現(xiàn)多元化發(fā)展。高校應(yīng)改變從其他部門調(diào)任人員擔(dān)任檔案管理人員的做法，增強(qiáng)檔案管理工作人員的多樣性，推動檔案管理與檔案服務(wù)實(shí)現(xiàn)從內(nèi)向到外向、從封閉到開放的發(fā)展，保證檔案管理隊伍多元化發(fā)展，形成內(nèi)部協(xié)同配合效應(yīng)，推動不同人員各司其職，打造權(quán)責(zé)明確的檔案管理團(tuán)隊。

（三）管理手段多元化。過去，高校在檔案管理手段上十分單一，主要簡單地將學(xué)校各行政管理部門的文書資料進(jìn)行搜集、分類、整理、檔案信息排序、檔案材料編目及裝訂的一套簡單流程進(jìn)行檔案編排和管理的手段，存在比較突出的缺陷：首先，傳統(tǒng)的檔案分類體系不能將檔案進(jìn)行合理分類，這就導(dǎo)致一些復(fù)合型檔案的種類很難具體確定，即使確定也很難實(shí)現(xiàn)對于這部分檔案資源的高效利用。其次，分類管理的做法導(dǎo)致一些具有關(guān)聯(lián)性的檔案材料以分散的形式存在于不同的類別之中，在調(diào)用相關(guān)材料時很難完整找到所需要的全部信息，可能會造成大量時間和精力的耗費(fèi)。要想切實(shí)促進(jìn)檔案管理工作多元化發(fā)展，高校就必須突破這種單一的管理方式，力求實(shí)現(xiàn)檔案管理手段的多元化發(fā)展。

（四）利用方式多元化。檔案管理各項工作的最終目的是為高效利用檔案資源提供便利。因此，高校要實(shí)現(xiàn)檔案管理多元化發(fā)展，還必須著力推動檔案利用方式多元化，使得需要利用檔案資源的人群能夠根據(jù)自己的實(shí)際情況和具體需要快速獲取相關(guān)檔案信息資源。高校必須著力突破以檔案閱覽室單一模式為主的檔案利用方式，推出多樣檔案資源獲取與利用途徑，在為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、教職員工、學(xué)生及社會主體提供相關(guān)檔案資源的同時，進(jìn)一步改善檔案管理相關(guān)服務(wù)水平。

二、實(shí)現(xiàn)高校檔案管理多元化發(fā)展構(gòu)想的具體策略

（一）創(chuàng)新檔案管理的理念與模式。高校的檔案管理理念及模式對于其實(shí)現(xiàn)檔案管理多元化發(fā)展具有直接深刻的影響。因此，要想促進(jìn)多元化發(fā)展構(gòu)想，使其真正滲透至檔案管理工作的實(shí)際過程之中，高校檔案管理工作者就必須加強(qiáng)關(guān)于檔案多元化管理的思想認(rèn)識，從根本上轉(zhuǎn)變檔案管理觀念，并促進(jìn)檔案管理模式多元化發(fā)展。為此，高校領(lǐng)導(dǎo)要重視檔案管理工作，將檔案管理工作列入議事日程，對檔案管理人員進(jìn)行相關(guān)的專業(yè)培訓(xùn)，使他們主動形成與檔案管理工作多元化相適應(yīng)的管理理念，為檔案管理多元化發(fā)展創(chuàng)造良好的制度環(huán)境。與此同時，高校應(yīng)跟隨現(xiàn)代社會科技信息的快速發(fā)展，將各類創(chuàng)新性檔案管理軟件及管理手段引入到檔案管理工作之中，有效地創(chuàng)新檔案管理模式，快速實(shí)現(xiàn)檔案管理模式的多元化發(fā)展。比如，高?？梢詰?yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，建立檔案智能搜索系統(tǒng)，當(dāng)使用這一系統(tǒng)進(jìn)行搜索時，系統(tǒng)會自動推薦與目標(biāo)檔案相關(guān)聯(lián)的檔案信息。這樣一來，高校能夠有效地突破單一分類檔案管理模式之不足，促進(jìn)檔案管理多元化發(fā)展構(gòu)想的實(shí)現(xiàn)。

（二）建立完備豐富檔案資源體系。高校要實(shí)現(xiàn)檔案管理多元化，還需要進(jìn)一步提高檔案資源形式與內(nèi)容的豐富度，才能全方位地呈現(xiàn)檔案的歷史記錄以及更好地給領(lǐng)導(dǎo)提供決策指導(dǎo)功能。為此，高校在管理上應(yīng)按照國家檔案的相關(guān)法律法規(guī)，根據(jù)學(xué)校實(shí)際情況，建立一套健全的檔案管理制度，如建立部門立卷歸檔制度，明確歸檔內(nèi)容、歸檔時間、歸檔要求、歸檔手續(xù)等。以制度的形式明確規(guī)定，產(chǎn)生檔案材料的各行政管理部門在遞交材料時，除了文書紙質(zhì)檔案形式之外，一些材料還需遞交圖像、聲音、視頻等多種檔案材料及載體，拓展檔案資源形式并將不同形式的檔案資源按照確定的制度標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行合理的收集、歸類、整理、保存，打造特色檔案資源體系，使檔案資源形式多元化和內(nèi)容豐富化。同時高校應(yīng)加強(qiáng)檔案知識的宣傳、培訓(xùn)，進(jìn)行檔案知識專題講座，使全校教職員工加強(qiáng)對檔案工作的認(rèn)識，熟悉檔案知識，歸檔內(nèi)容，認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，吸引所有人都積極參與到檔案建設(shè)工作中來，積極主動遞交各類形式的檔案材料，使檔案資源更完備更豐富，進(jìn)一步提高檔案資源利用效率。

（三）完善檔案應(yīng)用配套服務(wù)機(jī)制。檔案服務(wù)的多元化是檔案管理工作多元化落實(shí)必須關(guān)注的重要方面。因此，高校應(yīng)積極探索閱覽室模式之外的其他檔案服務(wù)形式，建立完善的檔案應(yīng)用配套服務(wù)機(jī)制，豐富檔案應(yīng)用方式，使各個檔案應(yīng)用主體可以通過多種渠道獲取檔案信息，進(jìn)而為其提供更好的檔案應(yīng)用服務(wù)。高校應(yīng)加強(qiáng)檔案工作信息化建設(shè)，落實(shí)電子文件與紙質(zhì)文件同時歸檔制度，加大電子檔案的收集、歸檔工作力度，逐步規(guī)范電子檔案的收集、整理、歸檔。同時逐步推進(jìn)對紙質(zhì)檔案數(shù)字化處理，完成全部館藏檔案的數(shù)字化錄入工作，構(gòu)建數(shù)字檔案館，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理。

同時，高校應(yīng)將網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程檔案配套服務(wù)作為開拓檔案服務(wù)方式的重點(diǎn)，積極探索以現(xiàn)代信息手段開展檔案管理工作的有效方式，為檔案應(yīng)用主體提供便利。

（四）增強(qiáng)檔案管理人員的綜合素質(zhì)。為使檔案管理部門能夠適應(yīng)多元化檔案服務(wù)的發(fā)展要求，高校還應(yīng)著力增強(qiáng)檔案管理人員綜合素質(zhì)，最大化實(shí)現(xiàn)管理人員結(jié)構(gòu)的多元化，以此有效推動檔案管理高效進(jìn)行。因此，高校應(yīng)開展主題培訓(xùn)工作，幫助工作人員掌握先進(jìn)服務(wù)理念與方法。為了滿足學(xué)校檔案管理信息化，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理，提高檔案管理工作效率，工作人員應(yīng)掌握現(xiàn)代信息科學(xué)技術(shù)，計算機(jī)專業(yè)知識等。為了實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理以及檔案服務(wù)的多元化，高校應(yīng)完善檔案管理工作人員招聘制度，力求引入兼具檔案管理相關(guān)專業(yè)背景和實(shí)踐經(jīng)驗的專業(yè)人才，為檔案管理隊伍注入活力，逐步形成一支結(jié)構(gòu)合理的專業(yè)檔案管理工作隊伍，不斷提高檔案管理水平和服務(wù)水平。

三、結(jié)束語

總而言之，基于實(shí)現(xiàn)檔案管理工作多元化發(fā)展在改善檔案管理工作整體質(zhì)量、實(shí)現(xiàn)檔案管理水平綜合提升及提供更好的檔案管理配套服務(wù)等方面的重要價值，高校應(yīng)正確把握檔案管理多元化發(fā)展的檔案資源種類多元化、檔案管理工作人員結(jié)構(gòu)多元化、檔案管理手段多元化及檔案信息資源利用方式多元化四個維度的特征，通過落實(shí)創(chuàng)新檔案管理理念與模式、建立各類檔案材料收錄完備內(nèi)容豐富的檔案資源體系、完善檔案應(yīng)用配套服務(wù)機(jī)制及增強(qiáng)檔案管理人員綜合素質(zhì)這些策略，切實(shí)推進(jìn)檔案管理多元化發(fā)展構(gòu)想現(xiàn)實(shí)轉(zhuǎn)化進(jìn)程，有效提升檔案管理工作水平，以此促進(jìn)自身綜合辦學(xué)競爭力提高。

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