李勇

【摘要】在大數(shù)據(jù)背景下，任何事物均可以被轉化為數(shù)據(jù)，通過全面、客觀地分析之后，制定出最佳處理方案。本文闡述了大數(shù)據(jù)背景下創(chuàng)新電子檔案管理的重要意義，結合當前管理存在的問題，提出拓寬大數(shù)據(jù)分析在電子檔案管理中的應用范圍、全面梳理并改進現(xiàn)有的電子檔案管理模式、提高電子檔案管理人員對大數(shù)據(jù)的認知水平等創(chuàng)新途徑，希望電子檔案管理質量能夠達到時代發(fā)展的要求。

【關鍵詞】大數(shù)據(jù)背景;電子檔案管理;管理創(chuàng)新;管理質量

大數(shù)據(jù)，又稱為巨量資料，是指對事物的處理模式進行創(chuàng)新之后，能夠形成更強的決斷力、洞察力和流程優(yōu)化能力。檔案管理發(fā)展至今，雖然在形式上已經(jīng)全面轉化為電子檔案，但在思維、方式、理論等方面依然停留在“紙質”時期，引發(fā)了諸多新的問題。基于此，在大數(shù)據(jù)背景下，全面梳理并創(chuàng)新電子檔案的管理途徑勢在必行。

一、大數(shù)據(jù)背景下創(chuàng)新電子檔案管理的重要意義

大數(shù)據(jù)的本質是海量資源，即通過計算機的計算速度，將所有資料進行全面、客觀甚至是無遺漏的分析。經(jīng)此過程，社會各界的資料數(shù)據(jù)均可以得到整合，進而總結出規(guī)律。不同行業(yè)的人根據(jù)自身的需要，基于自身的側重點，進一步探究數(shù)據(jù)之間內(nèi)在的邏輯關系，為自己或單位的發(fā)展提供可行性建議，最終推動社會發(fā)展?；诖耍陔娮訖n案管理中心應用大數(shù)據(jù)分析方法，既可以使電子檔案的價值得以提高，又可以從宏觀角度帶動社會的整體進步。除此之外，紙質檔案轉化為電子檔案的本質原因是出于安全性的考量，即電子檔案在存儲、保管的安全性上遠遠超過傳統(tǒng)的紙質形式，只要存儲芯片這個載體不受損害，檔案數(shù)據(jù)的安全性即會得到保障。然而隨著技術的不斷升級、管理方式的不斷更新，部分電子檔案的管理已經(jīng)無法滿足時代的需求，以個人（單位）端為主的檔案存儲模式受到的安全威脅正在逐漸加大。基于此，充分運用大數(shù)據(jù)技術，為檔案數(shù)據(jù)提升防護等級，已經(jīng)成為很多檔案管理機構的工作重點。近年來，公共信息泄露事件頻發(fā)，凸顯我國電子檔案管理制度上的不足，甚至在淘寶等網(wǎng)絡平臺上，公然出現(xiàn)上百條私人信息明碼標價、公開售賣的情況，無疑為我們敲響了警鐘。故而運用大數(shù)據(jù)技術，重新梳理電子檔案管理制度，找出一切漏洞，最終使公民的隱私得到保護，從而維護社會的安定、和諧。

二、當前電子檔案管理存在的問題

根據(jù)實際情況分析可知，當前電子檔案管理水平可提升的空間較大，主要問題在于：第一，部分管理人員對電子檔案及其管理模式的認知水平嚴重不足。如上文提到，僅僅完成了形式上的轉化，對其內(nèi)在的改變?nèi)狈μ骄浚糠謾C構甚至出現(xiàn)了管理水平倒退的現(xiàn)象（一些工作人員對紙質檔案的熟悉程度遠遠超過電子檔案，計算機操作水平較低，出現(xiàn)問題時無法及時解決）。第二，部分單位的電子檔案管理系統(tǒng)應用時間較長，沒有及時更新，致使檔案處于零散狀態(tài)?？傮w來看，檔案管理成本投入雖然較低，但卻影響了檔案管理整體性的建設。很多檔案在缺乏整理、歸類的情況下，出現(xiàn)了丟失、數(shù)據(jù)錯亂等現(xiàn)象，給有需求的使用者造成了不小的麻煩。第三，電子檔案通過計算機等智能設備進行登記，但在實際操作中，管理人員經(jīng)常出錯，比如錄入信息時，隨手多按了一下鍵盤，致使信息改變，不查之下作為常規(guī)檔案存入數(shù)據(jù)庫，最終造成一系列不良影響。第四，當前社會對電子檔案管理的要求不僅限于“整理”，還應該進行精細化的分類，經(jīng)過必要的分析，為有需求的人提供相應的建議。而受傳統(tǒng)檔案管理思維的影響，在“數(shù)據(jù)分析”這一關鍵環(huán)節(jié)上，很多電子檔案管理機構實際呈現(xiàn)的管理水平并沒有達到人們的要求。

三、大數(shù)據(jù)背景下電子檔案管理的創(chuàng)新途徑

（一）拓寬大數(shù)據(jù)分析在電子檔案管理中的應用范圍。在大數(shù)據(jù)背景下，創(chuàng)新電子檔案管理模式，必須拓寬大數(shù)據(jù)分析在電子檔案管理中的應用范圍。首先，電子檔案自身的優(yōu)勢如下：信息具備非人工識讀性（即自動辨識，無須人工介入）、信息的存儲密度較高（節(jié)省空間）、信息與載體之間具有可分離性（需要時方便調?。⒍喾N信息媒體存在較強的繼承性（相同的信息可以在多個載體之間進行分析、操作，無須擔憂兼容性、制式不符等問題）?；诖?，通過大數(shù)據(jù)分析，能夠將上述優(yōu)勢進一步擴大，從而為管理提供更大的便利性。其次，建立檔案的目的在于出現(xiàn)同類問題時，能夠擁有參照，不僅可以在最短時間內(nèi)制定出最佳的應對方案，還可以在后續(xù)的整合過程中，對流程進行優(yōu)化，從而提高各級單位的處事效率。比如非常稀有的RH陰性血型（俗稱熊貓血），在我國各省、市血庫內(nèi)的存量較少，經(jīng)常出現(xiàn)具備此種血型的人身患重病卻無法及時輸血的情況。針對此種現(xiàn)象，很多醫(yī)院和血庫建立了基于大數(shù)據(jù)分析的電子檔案管理模式，將區(qū)域內(nèi)存儲熊貓血的位置分布、具備隨時獻血能力的“特殊人群”全部納入電子檔案，實行系統(tǒng)化、高效率管理，一旦出現(xiàn)緊急情況，根據(jù)患者、醫(yī)院、血庫（獻血者）的實時位置進行動態(tài)分析，計算最短“供應”時間，從而挽救患者生命。最后，在電子檔案管理管理過程中，結合大數(shù)據(jù)分析，管理人員能夠從中總結出很多規(guī)律，進而制定出更加完善的管理體系，最終目的是提高管理水平，為廣大人民群眾提供優(yōu)質的服務。

（二）全面梳理并改進現(xiàn)有電子檔案管理模式。如上文提到，一些單位的電子檔案管理模式較為松散，沒有形成體系，造成檔案數(shù)據(jù)遺失的同時，在整體上影響了管理效率，與引入電子化管理的初衷背道而馳?；诖?，必須全面梳理并改進現(xiàn)有的電子檔案管理模式。第一，從檔案的錄入、存儲、保管、調取等方面詳細審查相關流程，找出疑似問題。比如一些單位的檔案管理人員年齡較大，對傳統(tǒng)的紙質檔案幾乎如數(shù)家珍，在短時間內(nèi)即可迅速找到;但通過計算機搜索目標檔案時，或是因為操作水平有限，或是由于設備本身性能有待提高，實際處理過程花費的時間甚至比原來更高。面對此種問題，負責人員應該予以重視，查清根源所在并及時解決。第二，電子檔案相比紙質檔案優(yōu)勢明顯，但這并非轉變工作態(tài)度的理由。管理人員在日常工作中，應該以更加嚴格的標準要求自己，對檔案中的每一個細節(jié)均應該反復對照，保證信息真實、準確。比如城市公安局下屬街道派出所戶籍科，主要負責居民身份信息的管理，包含戶口遷入、遷出。根據(jù)國家相關規(guī)定，具備外省戶口的居民通過結婚，以“夫妻投靠”的方式進行戶口遷入，辦理時間為40天。在此過程中，如果身份證號、生日（具體到“日”）、姓名等任何信息錄入出現(xiàn)差錯，均會耽誤至少半個月的時間，給居民的正常規(guī)劃造成極大的“破壞”。很多時候，計算機系統(tǒng)端的檔案數(shù)據(jù)并非即時可改，而是需要經(jīng)過層層審查。因此，改進現(xiàn)有電子檔案管理模式已經(jīng)成為人們的迫切需求。

（三）提高電子檔案管理人員對大數(shù)據(jù)的認知水平。很多管理人員認為檔案管理與大數(shù)據(jù)關系不大，而此種看法恰恰引發(fā)了很多問題。為了從根源上提高電子檔案管理質量，必須提升管理人員的認知水平。首先，大數(shù)據(jù)是基于歷史發(fā)展的必要而出現(xiàn)，能夠推動并解決很多實際問題。比如基于大數(shù)據(jù)開發(fā)的工程建設數(shù)據(jù)驅動軟件，使工程能源消耗的平均值降低了近40%。其次，在互聯(lián)網(wǎng)時代，網(wǎng)絡上的數(shù)據(jù)五花八門，世界各國政府、大型企業(yè)披露出的信息十分駁雜，只有在其中“提純”出有效信息，才能使自身制定出正確的發(fā)展路線而不會受到錯誤信息的影響甚至誤導。再次，大數(shù)據(jù)時代來臨是歷史趨勢，任何人、任何團體均無法阻擋也不應阻擋，其將會在眾多領域掀起多番變革巨浪，本質在于為需求者挖掘數(shù)據(jù)中心蘊藏的核心價值，并非軟、硬件的堆積。近年來，很多人民群眾在政府機構辦事時，普遍感覺效率偏低，根源正在于此。最后，大數(shù)據(jù)是互聯(lián)網(wǎng)技術發(fā)展到現(xiàn)階段的一種表征，檔案管理人員應該對此擁有清醒認知，通過不斷的學習提高自身綜合能力，最終用更加科學的方式提高管理水平。

（四）加大資金投入力度，構建智能化檔案管理體系。為了真正實現(xiàn)“拓寬大數(shù)據(jù)應用范圍”，必須加大資金投入力度，構建全新的智能化檔案管理體系。所謂智能化，是指在互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)以及人工智能等先進技術的支持下，采用“能動”方式，滿足人們的需求。智能化檔案管理體系應該包含以下三個特點：第一，即時糾錯系統(tǒng)。上文提到，在進行電子檔案錄入時，經(jīng)常出現(xiàn)錯誤信息，而通過大數(shù)據(jù)分析、計算，圍繞已知的、全部的錯誤類型設計出自動糾錯系統(tǒng)，能夠極大地提升檔案錄入的準確率。第二，智能感知系統(tǒng)。檔案的調取、存放、管理等必須經(jīng)過嚴謹?shù)牧鞒?，而在日常工作中，由于管理人員的失誤造成的檔案缺失現(xiàn)象頻繁出現(xiàn)，而應用此系統(tǒng)之后，能夠起到良好的提醒作用，時刻監(jiān)督工作人員嚴格執(zhí)行既定流程。第三，智能驗證系統(tǒng)。“電腦”不同于人腦，通過程序控制執(zhí)行相關命令，一旦設置上出現(xiàn)邏輯錯誤，其自身無法發(fā)現(xiàn)，而在檔案管理的關鍵環(huán)節(jié)加入驗證程序，能夠搜索出很多檔案中的邏輯錯誤，從另一個層面提升檔案的管理水平。

四、結語

電子檔案管理在很多人的認知中，只是從形式上完成了轉變，即由紙質檔案轉化為電子檔案。然而大量事實證明，此種認知不僅較為膚淺，還會因為重視程度不足而引發(fā)新的問題?；诖?，在大數(shù)據(jù)背景下，對海量數(shù)據(jù)開展分析，盡可能找出管理過程中存在的一切問題并加以改進，最終目的是全面提高電子檔案管理質量，讓“電子”二字充分發(fā)揮應有的作用。

【參考文獻】

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