王逸凡

摘要：《企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)指南》是2017年國家檔案局為規(guī)范和指導(dǎo)企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)工作而發(fā)布實施的檔案行業(yè)重要規(guī)范，本文對該指南的突出亮點、基本內(nèi)容進行解讀，并就存在的不足提出改進建議。

關(guān)鍵詞：企業(yè)數(shù)字 檔案館 企業(yè)檔案 電子檔案

2017年9月1日，國家檔案局組織印發(fā)了《企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)指南》的通知，標志著我國數(shù)字檔案館的建設(shè)進入了一個全面發(fā)展階段。以往關(guān)于檔案館的標準和規(guī)范，諸如：《檔案館指南編制規(guī)范》（DA/T 3—1992）、《檔案館建設(shè)標準》（建標103—2008）、《檔案館建筑設(shè)計規(guī)范》（JGJ 25—2010）都是針對保管紙質(zhì)等傳統(tǒng)載體介質(zhì)檔案的傳統(tǒng)檔案館的建設(shè)提出相關(guān)規(guī)范要求。隨著信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，檔案對象的管理空間從“模擬態(tài)”向“數(shù)字態(tài)”和“數(shù)據(jù)態(tài)”轉(zhuǎn)變。[1]“數(shù)字態(tài)”下檔案對象脫離了傳統(tǒng)介質(zhì)的載體，“換裝”成以離散的、由計算機識別的數(shù)字信號，這給“數(shù)字態(tài)”檔案在保證真實、完整、可用和安全（四性）的前提下進行長期保存帶來了巨大挑戰(zhàn)。因此，數(shù)字檔案館在管理“數(shù)字態(tài)”對象空間的要求中應(yīng)運而生了。正是基于這種新形勢的發(fā)展需要，國家檔案局為指導(dǎo)和規(guī)范電子檔案的管理和長期保存，使數(shù)字檔案館的建設(shè)更加適應(yīng)現(xiàn)實要求，先后組織制定了《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》（檔辦〔2010〕116號）、《數(shù)字檔案館系統(tǒng)測試辦法》（檔辦發(fā)〔2014〕6號）、《企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)指南》（檔辦發(fā)〔2017〕2號）。本文選取具有主體特色的《企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)指南》（以下簡稱《指南》）進行分析和思考，著重介紹其亮點、主要內(nèi)容，并對存在的一些問題進行探討并提出修改建議。有不妥之處，還望讀者斧正。

一、《指南》的內(nèi)容亮點分析

《指南》內(nèi)容的主要亮點體現(xiàn)在以下三個方面：

第一，《指南》明確提出了企業(yè)檔案和企業(yè)檔案工作的資產(chǎn)屬性。同其他對這兩個概念進行界定的規(guī)范文件相比，《指南》對企業(yè)檔案和企業(yè)檔案工作的界定更加明晰，內(nèi)涵和外延把握得也更加精準?！吨改稀芬?guī)定：企業(yè)檔案“是指企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營、管理活動的真實記錄，是企業(yè)有形資產(chǎn)的憑證和無形資產(chǎn)的組成要素”；企業(yè)檔案工作“是企業(yè)基礎(chǔ)性工作，在保障企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營和管理活動持續(xù)開展、資產(chǎn)保值增值和記錄企業(yè)歷史等方面具有重要地位和作用”。

其他規(guī)范文件將企業(yè)檔案定義為：“企業(yè)在研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營和管理活動中形成的有保存價值的各種形式的文件”；將企業(yè)檔案工作定義為：“企業(yè)履行檔案管理職責的行為和活動”。[2]因此，其亮點就在于《指南》抓住了企業(yè)主體的商業(yè)或經(jīng)濟特征，其產(chǎn)生的企業(yè)檔案和對企業(yè)檔案實施管理活動的企業(yè)檔案工作自然繼承了該特征。企業(yè)檔案作為有形資產(chǎn)的憑證，表明了企業(yè)檔案內(nèi)容具有資產(chǎn)價值，如房產(chǎn)證明；作為無形資產(chǎn)的組成要素，表明其外延屬于資產(chǎn)組成部分，即作為無形資產(chǎn)同樣具有資產(chǎn)價值。因此，企業(yè)檔案的資產(chǎn)價值體現(xiàn)在內(nèi)涵和外延上。企業(yè)檔案工作管理對象為企業(yè)檔案，其工作內(nèi)容除了收、管、存、用等，還包括助力資產(chǎn)保值、增值，這里的“值”屬于經(jīng)濟學范疇，即通過企業(yè)檔案工作可將企業(yè)檔案等資產(chǎn)轉(zhuǎn)化為經(jīng)濟效益，獲得經(jīng)濟利益回報。《指南》這樣的界定與國家檔案局發(fā)布的《企業(yè)檔案工作規(guī)范》（DA/T 42—2009）中的理論思想是一致的，T42明確指出：“企業(yè)檔案是企業(yè)知識資產(chǎn)和信息資源的重要組成部分”“企業(yè)檔案工作應(yīng)以企業(yè)資產(chǎn)關(guān)系為紐帶，實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一管理、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一標準”。對企業(yè)檔案和企業(yè)檔案工作資產(chǎn)價值的認識，有助于企業(yè)在資產(chǎn)管理的具體實踐中，重視檔案發(fā)揮的作用。

第二，《指南》首次在規(guī)范性文件中，通過新舊對比的方式明確事物的基本特征?！吨改稀吩?.2中將企業(yè)數(shù)字檔案館與企業(yè)傳統(tǒng)檔案館進行對比，從三方面提出前者的特征：“檔案資源數(shù)字化”“檔案管理信息化”“檔案服務(wù)知識化”，以更準確地指導(dǎo)信息技術(shù)環(huán)境下的企業(yè)檔案工作。

《指南》提出的第一個特征——“檔案資源數(shù)字化”，從企業(yè)數(shù)字檔案館的管理對象角度，指出檔案信息以數(shù)字形式進行存儲，館藏檔案來源渠道有兩個，包括信息系統(tǒng)原生的增量電子文件和傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化派生的存量數(shù)字檔案。由此看來，數(shù)字檔案館是在傳統(tǒng)檔案館的建設(shè)架構(gòu)上進行管理理念以及手段的升級和改造，是對傳統(tǒng)檔案館的繼承和發(fā)展。這一特征能幫助企業(yè)解答數(shù)字檔案館需要“管什么”的問題。

《指南》提出的第二個特征——“檔案管理信息化”，從企業(yè)數(shù)字檔案館的管理方式角度，指出運用信息技術(shù)手段實現(xiàn)檔案自動化管理，實現(xiàn)方式是將檔案管理業(yè)務(wù)流程固化在電子檔案管理系統(tǒng)中。對比模擬態(tài)的傳統(tǒng)檔案管理方式，數(shù)字檔案館將檔案管理業(yè)務(wù)流程鏈條轉(zhuǎn)變成電子檔案管理系統(tǒng)功能進行一站式自動化管理，是信息技術(shù)賦能企業(yè)檔案工作的具體體現(xiàn)。這一特征能指導(dǎo)企業(yè)解決數(shù)字檔案館應(yīng)“如何管”的問題。

《指南》提出的第三個特征——“檔案服務(wù)知識化”，從企業(yè)數(shù)字檔案館的服務(wù)模式角度，指出運用知識管理、大數(shù)據(jù)等數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)技術(shù)，對檔案信息深層次加工和知識化組織，提供有針對性的、主動的、個性的、決策性的知識服務(wù)。對比傳統(tǒng)服務(wù)模式，數(shù)字檔案館可以利用信息技術(shù)和數(shù)字檔案館藏的優(yōu)勢，創(chuàng)新檔案服務(wù)方式和內(nèi)容，變被動為主動、變單一檔案提供為多樣知識決策支持。這一特征能激勵企業(yè)通過數(shù)字檔案館消除“利用難”的問題。

以上三方面特征反映了數(shù)字檔案館具備收集、管理、共享利用的功能，正如《指南》最開始提出的：“建設(shè)符合國家、社會和企業(yè)信息化發(fā)展要求的企業(yè)數(shù)字檔案館（室），有利于整合企業(yè)信息資源，增強檔案信息管理與服務(wù)能力，提高企業(yè)管理水平”。

第三，《指南》詳盡列舉了7類企業(yè)傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化的方法，為企業(yè)建設(shè)數(shù)字檔案館提供了較為全面的參考性建議。與其他參照性文件相比，《指南》對企業(yè)傳統(tǒng)載體檔案幾乎所有職能類別都提出了相應(yīng)的有序數(shù)字化建議，包括管理類檔案、產(chǎn)品和業(yè)務(wù)類檔案、科研檔案、基本建設(shè)檔案、設(shè)備儀器檔案、會計檔案、職工檔案等，這在為企業(yè)解決各主要業(yè)務(wù)傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化問題上提供了具有實用性和針對性的方法。

在9.3.6部分，《指南》還提出按照“重要性、常用性、急用性、搶救性、珍貴性”（五性）的原則，“結(jié)合實際分步推進傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化工作”，并以“外包與自主完成相結(jié)合的方式進行”。從數(shù)字化原則到手段再到方法，《指南》盡可能詳細地為企業(yè)建設(shè)數(shù)字檔案資源提供幫助。

二、對《指南》內(nèi)容的理解和認識

《指南》共有9個部分，可歸納為三個方面的內(nèi)容，分別是“朝哪建”“建什么”“怎么建”。具體如下：

（一）明確了企業(yè)數(shù)字檔案館的建設(shè)目標與原則

《指南》在第一部分為企業(yè)指出數(shù)字檔案館“朝哪建”，即建設(shè)目標是“通過企業(yè)數(shù)字檔案館（室）的建設(shè)，實現(xiàn)企業(yè)檔案工作提質(zhì)增效與創(chuàng)新發(fā)展，全面提升檔案管理、開發(fā)共享服務(wù)能力，促進企業(yè)提高管理水平，增強核心競爭力，為企業(yè)持續(xù)健康發(fā)展提供有力支撐”。這一目標從五個遞增層級表達企業(yè)對數(shù)字檔案館建設(shè)的長遠規(guī)劃：提高企業(yè)檔案工作質(zhì)量和效率—提升檔案管理和開發(fā)共享服務(wù)能力—促進企業(yè)管理水平—增強核心競爭力—支撐企業(yè)持續(xù)健康發(fā)展，這五個層級是環(huán)環(huán)相扣、層層遞進的。企業(yè)對建設(shè)數(shù)字檔案館最基本的要求和初衷是實現(xiàn)檔案工作提質(zhì)增效和創(chuàng)新發(fā)展；通過檔案工作質(zhì)量和效率的提升，帶動檔案管理能力和開發(fā)共享服務(wù)能力增強，這是企業(yè)建設(shè)數(shù)字檔案館的過程目標；檔案管理和服務(wù)水平的提高助力企業(yè)整體管理水平的升級，從而增強企業(yè)的核心競爭力，為企業(yè)健康可持續(xù)發(fā)展提供條件，實現(xiàn)企業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)的終極目標。這五個層次體現(xiàn)了目標的科學合理性，為企業(yè)建設(shè)數(shù)字檔案館規(guī)劃了完整的發(fā)展愿景。

《指南》指導(dǎo)企業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)應(yīng)堅持三項原則：一是“統(tǒng)籌規(guī)劃，分步實施”，二是“需求導(dǎo)向，利用優(yōu)先”，三是“安全保密，合法合規(guī)”。這三項原則從頂層部署到中層操作再到底層托底，為企業(yè)數(shù)字檔案館的建設(shè)提供了全方位的指導(dǎo)。

頂層部署上，《指南》指出：“企業(yè)應(yīng)將數(shù)字檔案館（室）建設(shè)納入企業(yè)信息化建設(shè)規(guī)劃，做到同步規(guī)劃?！逼髽I(yè)信息化建設(shè)是運用信息技術(shù)提高企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營、管理現(xiàn)代化水平，確立網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營和管理的基本框架與基本辦法。將企業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)納入信息化建設(shè)規(guī)劃，即將數(shù)字檔案館建設(shè)作為企業(yè)信息化建設(shè)的一部分，通過企業(yè)數(shù)字檔案館的建設(shè)，有效支持和加快企業(yè)整體的信息化建設(shè)；同時，企業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)能搭企業(yè)信息化建設(shè)這輛“順風車”，在企業(yè)全面信息化覆蓋的范圍內(nèi)，布控和延伸數(shù)字檔案館管理和服務(wù)“觸角”。堅持這兩個規(guī)劃相互成全、同步進行，能保證自動化、智能化檔案管理和服務(wù)有效開展和實施。除此之外，《指南》還要求在建設(shè)過程中，檔案部門要與企業(yè)信息化部門、業(yè)務(wù)部門、保密部門等協(xié)同工作。這是企業(yè)建設(shè)數(shù)字檔案館關(guān)鍵的基礎(chǔ)之一，尤其在電子檔案管理系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)的對接上，檔案部門要協(xié)調(diào)統(tǒng)一其他部門的功能需求，保證電子檔案在收集、管理、長期保存以及利用服務(wù)過程中的真實、完整、可用和安全。

中層操作上，《指南》指出：“企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)應(yīng)圍繞企業(yè)研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等企業(yè)中心工作，優(yōu)先建設(shè)重要檔案資源。檔案資源數(shù)字化應(yīng)以需求為導(dǎo)向，對利用頻繁、形成年代相對較早、價值珍貴的檔案應(yīng)優(yōu)先進行數(shù)字化?！逼髽I(yè)檔案資源建設(shè)內(nèi)容除了增量的電子文件，還包括大量的存量檔案需要數(shù)字化后由數(shù)字檔案館接管。在存量檔案數(shù)字化工作上，要堅持“五優(yōu)先”（五性）原則：重要檔案優(yōu)先（重要性）、利用頻繁檔案優(yōu)先（常用性）、急用檔案優(yōu)先（急用性）、年代較早檔案優(yōu)先（搶救性）、價值珍貴檔案優(yōu)先（珍貴性）。另外，針對企業(yè)業(yè)務(wù)領(lǐng)域較廣、管理層級眾多的特點，建設(shè)企業(yè)檔案資源要圍繞企業(yè)中心業(yè)務(wù)，以需求為導(dǎo)向，優(yōu)先保證重要檔案資源的利用。在共享利用方面，《指南》強調(diào)：“電子檔案儲存格式的選取應(yīng)符合長期保存需要，便于利用，電子檔案管理系統(tǒng)功能實現(xiàn)、界面等應(yīng)盡可能符合用戶操作習慣?！贝鎯Ω袷降倪x取直接影響電子檔案能否具備真實性、完整性、可用性和安全性以及長期保存利用，因此，國家檔案局發(fā)布了一系列關(guān)于電子檔案或檔案數(shù)據(jù)的存儲格式規(guī)范，如《版式電子文件長期保存格式需求》（DA/T 47—2009）、《檔案關(guān)系型數(shù)據(jù)庫轉(zhuǎn)換為XML文件的技術(shù)規(guī)范》（DA/T 57—2014）等。除了規(guī)范存儲格式以保證電子檔案能夠長期保存并利用，企業(yè)還要注意數(shù)字檔案館的服務(wù)質(zhì)量和用戶體驗，在管理系統(tǒng)功能和界面的設(shè)計上，以用戶需求為導(dǎo)向，方便用戶利用，提升用戶體驗。

底層托底上，《指南》以檔案信息安全和保密為出發(fā)點，提出：“企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)應(yīng)遵守國家法律法規(guī)和標準規(guī)范，建立健全安全保密管理制度，確保檔案信息安全?！币苑煞ㄒ?guī)為準繩建設(shè)數(shù)字檔案館是實現(xiàn)檔案管理秩序井然、科學合理的前提，而實現(xiàn)檔案有序管理要以確保檔案信息安全為紅線。檔案信息安全的實現(xiàn)包括檔案內(nèi)容安全和技術(shù)環(huán)境安全，需要檔案部門與信息技術(shù)部門和保密部門協(xié)作共同建立安全保密管理制度，確保檔案安全可靠。

（二）明確了企業(yè)數(shù)字檔案館的建設(shè)內(nèi)容

《指南》在第二部分為企業(yè)指出數(shù)字檔案館“建什么”，即建設(shè)內(nèi)容包括“基礎(chǔ)設(shè)施、電子檔案管理系統(tǒng)、數(shù)字檔案資源、制度規(guī)范、安全保密體系、經(jīng)費與人才保障”。具體如下：

1.基礎(chǔ)設(shè)施是企業(yè)信息化建設(shè)的開展基礎(chǔ)與基本條件，“應(yīng)充分考慮檔案信息安全、保密的需要，盡量選擇技術(shù)上自主可控的設(shè)施設(shè)備”，即按照數(shù)字檔案館基礎(chǔ)網(wǎng)絡(luò)架構(gòu)、主要技術(shù)路線與軟硬件配置基本要求，建設(shè)適應(yīng)館藏檔案在當前規(guī)模和今后增長規(guī)模的數(shù)據(jù)管理和安全保密需要、滿足數(shù)字檔案館各項管理與服務(wù)需求的基礎(chǔ)設(shè)施。[3]

2.電子檔案管理系統(tǒng)是制約企業(yè)信息化建設(shè)水平的主要因素，是企業(yè)檔案信息資源管理、共享、開發(fā)與利用的軟件保障，要實現(xiàn)“收集、整理、保存、統(tǒng)計、利用、系統(tǒng)管理”六項基本功能支持。

3.數(shù)字檔案資源建設(shè)是“企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)的重點任務(wù)，包括傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化、電子文件歸檔及專題數(shù)據(jù)庫建設(shè)”，數(shù)字檔案資源的覆蓋率和覆蓋面直接影響用戶利用體驗。因此，要以用戶需求為導(dǎo)向，堅持“三優(yōu)先”原則，提升用戶檔案利用滿足感。

4.制度規(guī)范是企業(yè)信息化建設(shè)的實施前提和重要手段，信息化環(huán)境需要大量標準制度規(guī)范消除業(yè)務(wù)中的人因因素。[4]制度上，“應(yīng)制定數(shù)字檔案館（室）人員崗位職責，系統(tǒng)運行維護管理制度，機房、檔案數(shù)字化加工場所管理制度，數(shù)字檔案館（室）安全與保密管理制度等”。標準規(guī)范上，“應(yīng)參考國家相關(guān)標準規(guī)范并結(jié)合本企業(yè)實際，形成本企業(yè)基于數(shù)字檔案館（室）的電子檔案收、管、存、用等方面的標準規(guī)范體系及實施要求”，包括“企業(yè)傳統(tǒng)檔案數(shù)字化標準規(guī)范建設(shè)”“電子文件歸檔標準規(guī)范建設(shè)”“檔案分類規(guī)范建設(shè)”“各類檔案管理及業(yè)務(wù)流程規(guī)范建設(shè)”“檔案利用標準規(guī)范建設(shè)”“安全與保密管理系列規(guī)范建設(shè)”等。

5.安全保密體系建設(shè)是數(shù)字檔案館建設(shè)的基礎(chǔ)工作，主要涉及數(shù)字檔案數(shù)據(jù)的安全和信息系統(tǒng)及其網(wǎng)絡(luò)平臺的安全，“嚴格控制信息資源利用范圍，制訂嚴密的信息發(fā)布審核制度，嚴格控制數(shù)據(jù)訪問權(quán)限；應(yīng)制訂完善的數(shù)據(jù)接收、移交、銷毀等管理規(guī)范，制定備份規(guī)范”?！肮芾砩婷軝n案的電子檔案管理系統(tǒng)，應(yīng)按照涉密信息系統(tǒng)分級保護管理的要求進行安全設(shè)計和建設(shè)?！薄肮芾矸巧婷軝n案的電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)根據(jù)系統(tǒng)重要程度及其實際安全需求，參照《計算機信息系統(tǒng)安全保護等級劃分準則》（GB/T 17859—1999）確定電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)達到的安全等級?！?/p>

6.經(jīng)費與人才是保障企業(yè)信息化建設(shè)順利實施的必要支撐條件，經(jīng)費方面，“企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)應(yīng)按照整體規(guī)劃，制定相應(yīng)的經(jīng)費計劃，確保軟硬件設(shè)備購置、實施經(jīng)費及管理經(jīng)費的落實，為企業(yè)數(shù)字檔案館（室）的建設(shè)工作提供必要的保障”；人才方面，“應(yīng)結(jié)合本企業(yè)業(yè)務(wù)實際積極開展檔案部門人員的業(yè)務(wù)技能、信息化技能的培養(yǎng)。在人才引進方面，應(yīng)注重檔案和信息化方面的人才引進，以滿足數(shù)字檔案館（室）建設(shè)和運行的需求”。

（三）明確了企業(yè)數(shù)字檔案館的建設(shè)步驟

《指南》在最后一部分為企業(yè)指出數(shù)字檔案館“怎么建”，即“按照項目化運作，經(jīng)過規(guī)劃、立項、實施、驗收、維護等步驟分階段進行”。具體操作內(nèi)容包括：

1.明確項目規(guī)劃階段企業(yè)需要完成的基礎(chǔ)工作內(nèi)容，如成立項目工作組織、制訂項目方案等。其中，項目工作小組“主要由企業(yè)檔案部門人員、信息化部門人員、保密部門人員等組成”，主要負責：（1）建設(shè)工作規(guī)劃、計劃、實施方案、制度制定；（2）建設(shè)工作實施推進；（3）建設(shè)工作檢查、總結(jié)與考核。另外，制訂項目方案要先進行“現(xiàn)狀調(diào)研與分析”“可行性研究”和“需求分析”，最后“編寫數(shù)字檔案館（室）建設(shè)方案”。

2.指導(dǎo)項目立項階段企業(yè)應(yīng)“組織專家對項目可行性研究報告或建設(shè)方案進行論證評審，通過評審后提交本企業(yè)有關(guān)部門申請立項”。

3.明確項目實施階段企業(yè)需要完成工作的順序和詳細內(nèi)容，依次是“人才隊伍建設(shè)”“基礎(chǔ)業(yè)務(wù)完善與規(guī)范化”“制度標準規(guī)范制定”“硬件設(shè)備配備”“電子檔案管理系統(tǒng)實施”“傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化實施”“檔案專題數(shù)據(jù)庫建設(shè)”“電子文件歸檔實施”等內(nèi)容。其中，電子檔案管理系統(tǒng)實施方面，《指南》從系統(tǒng)開發(fā)、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)準備、系統(tǒng)測試、人員培訓、系統(tǒng)切換和試運行以及系統(tǒng)評價與驗收等方面展開，為企業(yè)提出了明確的建設(shè)方向和工作內(nèi)容。

4.明確項目驗收階段企業(yè)“應(yīng)形成數(shù)字檔案館（室）建設(shè)總結(jié)報告、試運行報告、系統(tǒng)檢測報告和用戶報告等”，組織內(nèi)、外部專家參照《數(shù)字檔案館系統(tǒng)測試辦法》要求進行驗收。

5.指出項目運維階段“應(yīng)參照《檔案信息系統(tǒng)運行維護規(guī)范》（DA/T 56—2014）的要求開展”工作，內(nèi)容包括：（1）結(jié)合企業(yè)實際建立數(shù)字檔案館（室）運維工作的組織機構(gòu)，明確其職責。（2）根據(jù)企業(yè)實際確定數(shù)字檔案館（室）運維對象和內(nèi)容，選擇適當?shù)倪\維模式。電子檔案管理系統(tǒng)宜采用外包模式運維，并將運維費用納入采購費用。（3）根據(jù)運維制度開展數(shù)字檔案館（室）的基礎(chǔ)設(shè)施、電子檔案管理系統(tǒng)、數(shù)據(jù)等的運維工作。

三、《指南》存在的問題及修改建議

（一）術(shù)語和定義問題及修改建議

第一，對專業(yè)術(shù)語的定義維度有待提升。例如，《指南》對企業(yè)數(shù)字檔案館的定義為“企業(yè)運用現(xiàn)代信息技術(shù)固化檔案工作業(yè)務(wù)流程，對本企業(yè)或與其具有資產(chǎn)隸屬關(guān)系企業(yè)的電子檔案或其他數(shù)字資源進行收集、整理、保存，并通過網(wǎng)絡(luò)提供檔案信息服務(wù)和共享利用的集成管理系統(tǒng)平臺”。這個定義的屬概念是“集成管理系統(tǒng)平臺”，種差包括：形成主體——企業(yè)、實現(xiàn)方式——運用現(xiàn)代信息技術(shù)固化檔案工作業(yè)務(wù)流程、管理對象——本企業(yè)或與其具有資產(chǎn)隸屬關(guān)系企業(yè)的電子檔案或其他數(shù)字資源、基本功能——收集、整理、保存，并通過網(wǎng)絡(luò)提供檔案信息服務(wù)和共享利用。就總體來看，這個術(shù)語定義并未揭示出“企業(yè)數(shù)字檔案館”和企業(yè)電子檔案管理系統(tǒng)或系統(tǒng)平臺的差異。因為，無論從屬概念還是種差的角度看，這個定義都將企業(yè)數(shù)字檔案館等同于具體的信息管理系統(tǒng)平臺，即將數(shù)字檔案館僅看作單一維度的系統(tǒng)概念。然而，從前面內(nèi)容的概述可以看出，電子檔案管理系統(tǒng)平臺只是企業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)的核心內(nèi)容之一，前者包含于后者建設(shè)內(nèi)容之中，兩者絕不是等同關(guān)系。其實，企業(yè)數(shù)字檔案館概念術(shù)語可以對比數(shù)字檔案館的概念進行界定，兩者除了形成主體不同之外，其他種差和屬概念都基本一致。數(shù)字檔案館的概念術(shù)語，經(jīng)歷了從機構(gòu)概念、系統(tǒng)概念到體系概念的發(fā)展[5]：2010年，國家檔案局頒布的《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》首次明確：“數(shù)字檔案館是指各級各類檔案館為適應(yīng)信息社會日益增長的對檔案信息資源管理、利用需求，運用現(xiàn)代信息技術(shù)對數(shù)字檔案信息進行采集、加工、存儲、管理，并通過各種網(wǎng)絡(luò)平臺提供公共檔案信息服務(wù)和共享利用的檔案信息集成管理系統(tǒng)。”2014年，國家檔案局發(fā)布的行業(yè)標準《電子檔案管理基本術(shù)語》（DA/T 58—2014）中在數(shù)字檔案館的定義維度上進行了升級：“運用現(xiàn)代信息技術(shù)對電子檔案及其他數(shù)字資源進行采集、存儲、管理，并通過各種網(wǎng)絡(luò)平臺提供利用的檔案信息集成管理體系?！笨梢钥闯?，這個概念將其定位升級為一種管理體系。因此，2017年發(fā)布的《指南》將企業(yè)數(shù)字檔案館術(shù)語定義為管理系統(tǒng)平臺，是一種理論思維的倒退，不符合概念的發(fā)展進程?？梢姡髽I(yè)數(shù)字檔案館的術(shù)語定義應(yīng)該是：企業(yè)運用現(xiàn)代信息技術(shù)對本企業(yè)所屬的電子檔案及其他數(shù)字資源進行采集、存儲、管理，并通過各種網(wǎng)絡(luò)平臺提供檔案信息服務(wù)和共享利用的檔案信息集成管理體系。

第二，術(shù)語和定義的數(shù)量有待補充?！吨改稀返牡谝徊糠种粚ζ髽I(yè)檔案、企業(yè)檔案工作和企業(yè)數(shù)字檔案館（室）三個術(shù)語進行了界定，術(shù)語和定義的欠缺，會直接影響《指南》質(zhì)量和實施效果，不利于對企業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)進行規(guī)范，不便于企業(yè)實際操作和具體執(zhí)行。因此，筆者建議《指南》應(yīng)對企業(yè)建設(shè)數(shù)字檔案館過程中涉及的術(shù)語和定義進行詳盡補充，或采用參見的形式，在《指南》中注明需要參照的標準規(guī)范文件，從概念上入手指導(dǎo)企業(yè)讀懂《指南》、依照《指南》、會用《指南》。

第三，對專業(yè)術(shù)語定義有待梳理。如《指南》多次使用“電子文件”和“電子檔案”術(shù)語，卻沒有對兩個術(shù)語進行區(qū)別和梳理，在一定程度上影響了《指南》的整體質(zhì)量。因此，應(yīng)該在概念部分明確定義電子文件為企業(yè)在履行其法定職責或處理事務(wù)過程中，通過計算機等電子設(shè)備形成、辦理、傳輸和存儲的文字、圖表、圖像、音頻等不同數(shù)字格式的信息記錄；電子檔案是指企業(yè)在履行其法定職責或處理事務(wù)過程中產(chǎn)生的、具有保存價值并歸檔保存的一組有聯(lián)系的電子文件及其相關(guān)過程信息的集合。

第四，對術(shù)語的命名存在歧義?！吨改稀吩?.2建設(shè)原則部分提出“電子檔案、檔案數(shù)字化復(fù)制件存儲格式的選取應(yīng)符合長期保存需要”，其中“檔案數(shù)字化復(fù)制件”概念的命名存在歧義。數(shù)字化是利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、高速掃描技術(shù)等技術(shù)手段，將傳統(tǒng)載體的模擬態(tài)文件轉(zhuǎn)換為數(shù)字信號的數(shù)字態(tài)的變遷過程。那么，可以將檔案數(shù)字化復(fù)制件理解為：傳統(tǒng)載體檔案電子復(fù)制件，即傳統(tǒng)載體檔案經(jīng)過數(shù)字化的電子檔案；也可以理解為：電子檔案的數(shù)字備份，即檔案數(shù)字化后電子檔案的備份。前者包含在電子檔案中，與上述原文中的“電子檔案”存在概念重復(fù)的問題；后者與電子檔案不在一個概念層級上，還缺少原生電子文件的內(nèi)容。因此，將“檔案數(shù)字化復(fù)制件”換成“電子檔案數(shù)字備份”更為合適。

第五，個別內(nèi)容表達上含糊其詞。如4.1的（1）中的“元數(shù)據(jù)項在滿足國家有關(guān)標準要求的前提下，可根據(jù)需要增減”以及（4）部分中“對電子檔案的有關(guān)屬性進行檢測”都用到“有關(guān)”這樣的模糊表達方式，既沒有對這些國家標準進行列舉，也沒有對需要檢測的屬性進行說明，這不利于《指南》的指導(dǎo)價值發(fā)揮。因此，筆者建議《指南》中少用“有關(guān)”或“相關(guān)”等模糊表達的方式，應(yīng)通過列舉等方式將需要參照和檢測的內(nèi)容明確標注出來。

第六，個別術(shù)語表達缺乏嚴謹性。如《指南》多處提到“歸檔文件”的表達方式，這不是規(guī)范的術(shù)語表達，應(yīng)采用“檔案”或“電子檔案”進行表達，增強《指南》術(shù)語的規(guī)范性和嚴謹性。

（二）簡稱表達的規(guī)范性問題及改進建議

《指南》中有諸多簡稱表達不夠清晰，缺乏具體解釋，存在指向不明的問題，容易給企業(yè)檔案工作者造成疑惑。如4.6.3和6.2.6均提到“三員”，兩個“三員”都指向不明，建設(shè)企業(yè)數(shù)字檔案館涉及的相關(guān)人員主要有檔案部門人員、信息化部門人員、保密部門人員以及業(yè)務(wù)部門人員等，這兩個“三員”一樣嗎？這兩個“三員”是指哪三員？類似的問題還出現(xiàn)在4.1檢測電子文件的“四性”上，未經(jīng)過電子文件理論學習的企業(yè)工作人員可能對這“四性”根本不了解。即使了解“四性”指的是電子文件的真實性、完整性、可靠性和安全性，但對于如何定義電子檔案的真實、完整、可靠和安全，檢測結(jié)果應(yīng)滿足何種標準要求或參照哪些標準規(guī)范文件要求才能達標，《指南》均未做出詳細說明。因此，筆者建議在《指南》的概述部分對涉及的術(shù)語和簡稱進行詳盡解釋和具體說明，如明確電子檔案的真實性、完整性、可靠性和安全性的概念界定，并進一步明確真實性檢驗、完整性檢驗、可靠性檢驗和安全性檢驗的具體含義、檢驗方式和檢驗標準。另外，還可采用參見的形式，在文件中注明需要參照的標準規(guī)范文件。

（三）參見的標準規(guī)范文件問題及改進建議

《指南》中標注了很多需要參照的標準規(guī)范文件（詳見表1），甚至有的條目全部都是需要參照的文件，這種目錄式的《指南》給企業(yè)建設(shè)數(shù)字檔案館在具體應(yīng)用和實施操作上造成了很大的不便。因此，筆者建議將所有參照標準規(guī)范文件作為附件隨文附注在最后或以鏈接的方式在《指南》電子版本中將需要參照的文件進行數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)，方便《指南》的一站式規(guī)范指導(dǎo)。

（四）系統(tǒng)功能實施問題及改進建議

《指南》的4.2.1分類的實施內(nèi)容為：“按照企業(yè)確定的分類方案，將歸檔文件進行分類，給定分類代號，并支持按年度、保管期限、機構(gòu)（問題）等多種分類方案分類?！边@一闡述并未突顯出電子環(huán)境中數(shù)字檔案館的系統(tǒng)利用信息技術(shù)實現(xiàn)電子檔案分類的過程，反而類似于紙質(zhì)環(huán)境的檔案分類過程。筆者建議表述為按分類方案對電子檔案進行自動標識和整理，通過元數(shù)據(jù)維護檔案和形成檔案的業(yè)務(wù)活動之間的關(guān)聯(lián)。再如4.3保存功能中未提到電子檔案的元數(shù)據(jù)保存方法、保存過程等相關(guān)內(nèi)容，元數(shù)據(jù)的抓取和保存是確保電子檔案真實、完整、可靠和安全的關(guān)鍵和核心，這種缺失給企業(yè)檔案人員保證電子檔案的真實性、完整性、可靠性和安全性帶來了極大的隱患。因此，《指南》應(yīng)加強對建設(shè)企業(yè)數(shù)字檔案館關(guān)鍵內(nèi)容的嚴謹性和規(guī)范性，尤其是在數(shù)字環(huán)境下需要特別強調(diào)的實施方法和關(guān)鍵環(huán)節(jié)，需在保證準確、嚴謹?shù)那疤嵯逻M一步完善和規(guī)范。

總之，《指南》作為信息化建設(shè)進程中，我國第一個關(guān)于企業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)的檔案行業(yè)標準，它的發(fā)布和實施，將會進一步推進企業(yè)和國家信息化發(fā)展進程，助力企業(yè)檔案效益最大化，有力推動企業(yè)甚至社會信息資源共建、共享和共用等愿景的實現(xiàn)。

注釋及參考文獻：

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[3]馮惠玲，劉越男.電子文件管理教程[M].北京：中國人民大學出版社，2017：74.

[5]劉越男，楊建梁.從機構(gòu)、系統(tǒng)到體系：數(shù)字檔案館概念的發(fā)展.檔案學通訊，2015（4）：50-55.

作者單位：中國人民大學信息資源管理學院