周金亮

[摘 要] 在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)中，辦公室作為企業(yè)的一個(gè)中樞部門，在企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)管理中起著重要的推動(dòng)作用。然而，辦公室的日常事務(wù)又是非?，嵥榈模@就要求對(duì)辦公室的行政管理工作進(jìn)行精益化管理，只有這樣才能實(shí)現(xiàn)辦公室職能與業(yè)務(wù)的無縫對(duì)接，大幅度提高辦公室的工作效率，圓滿完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的各項(xiàng)任務(wù)?；诖耍疚膹钠髽I(yè)辦公室行政管理精益化的思路與對(duì)策入手，以世界500強(qiáng)企業(yè)中國(guó)交建某美洲子公司為例，闡述企業(yè)辦公室行政管理精益化的具體策略，希望為其他企業(yè)開展辦公室行政管理工作提供理論及實(shí)踐的幫助。

[關(guān)鍵詞] 企業(yè) 辦公室 精益化管理

中圖分類號(hào)：D523文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A

企業(yè)辦公室具有顯著的事務(wù)性、服務(wù)性及政務(wù)性特征，工作內(nèi)容較多，覆蓋范圍廣，需要工作人員開展精益化管理。精益化管理理念從生產(chǎn)環(huán)節(jié)擴(kuò)展到企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的各個(gè)方面，不僅關(guān)系到辦公室的工作效率，更關(guān)系到整個(gè)企業(yè)的科學(xué)發(fā)展。辦公室行政管理的精益化工作必須從思想認(rèn)識(shí)、制度建設(shè)、標(biāo)準(zhǔn)化等多方面綜合推進(jìn)。

一、企業(yè)辦公室行政管理精益化的重要性

對(duì)辦公室行政事務(wù)進(jìn)行精益化管理，對(duì)于一個(gè)企業(yè)的發(fā)展來說，具有重要意義。在企業(yè)里，行政管理涵蓋檔案管理、文書整理、會(huì)務(wù)工作及后勤管理等多項(xiàng)工作內(nèi)容，開展精益化行政管理，可保障其有效發(fā)揮綜合管理作用。細(xì)化來說，精益化可強(qiáng)化的綜合管理內(nèi)容如下：

規(guī)劃作用。企業(yè)辦公室人員具備規(guī)劃職能，可為企業(yè)管理者經(jīng)營(yíng)決策提供參考資料。行政管理人員可將收集到的企業(yè)相關(guān)信息進(jìn)行整合，并結(jié)合自己的看法，選擇有價(jià)值的信息，上報(bào)給企業(yè)管理者，為管理者決策提供綜合部門的意見。精益化的實(shí)施，可提高行政管理人員信息篩選能力，提高企業(yè)管理者參考資料的全面性與有效性，保障企業(yè)決策的合理性、科學(xué)性。

組織作用。辦公室是企業(yè)設(shè)計(jì)、組織團(tuán)建的主體，可根據(jù)企業(yè)工作現(xiàn)狀，在合適時(shí)機(jī)、以最佳方式組織企業(yè)職工參與團(tuán)建活動(dòng)，強(qiáng)化職工的凝聚力，提高職工的執(zhí)行力，使職工對(duì)企業(yè)產(chǎn)生依賴感、信任感，促進(jìn)企業(yè)與職工的協(xié)同發(fā)展。精益化的實(shí)施，可深化辦公室行政人員對(duì)企業(yè)及職工的認(rèn)識(shí)，使團(tuán)建活動(dòng)更具實(shí)效性。

協(xié)調(diào)作用。在大型企業(yè)中，企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)復(fù)雜，各個(gè)職能部門的工作交叉深入，需要不同職能部門的協(xié)調(diào)配合，保障企業(yè)的正常生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)。但在實(shí)際工作中，不同職能部門的工作側(cè)重點(diǎn)不同，可能會(huì)在交接或合作中出現(xiàn)矛盾糾紛。辦公室行政人員需發(fā)揮自身協(xié)調(diào)作用，調(diào)節(jié)不同職能部門或領(lǐng)導(dǎo)與職工間的矛盾，妥善處理企業(yè)內(nèi)的人際關(guān)系氛圍，保障企業(yè)整體的協(xié)調(diào)性。精益化的實(shí)施，可拓展辦公室行政人員的協(xié)調(diào)廣度與深度，把許多工作提前考慮到位，做好預(yù)防工作，保障企業(yè)不同職層與部門的協(xié)調(diào)配合。

輔助作用。對(duì)于大型企業(yè)而言，在生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)中，辦公室需全面收集國(guó)內(nèi)外政策法規(guī)、上級(jí)來文、職工意見等信息，結(jié)合企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)現(xiàn)狀，輔助企業(yè)管理者制訂整體決策，使決策部署更貼合國(guó)家政策，發(fā)揮企業(yè)在國(guó)家經(jīng)濟(jì)發(fā)展中的作用。精益化的實(shí)施，可規(guī)范辦公室行政人員的工作行為，發(fā)揮其承上啟下的作用，為企業(yè)管理者提供更全面有效的輔助[1]。

二、企業(yè)辦公室行政管理精益化的思路與策略

基于企業(yè)辦公室行政管理精益化的重要作用，本文以世界500強(qiáng)企業(yè)中國(guó)交建某美洲子公司為例，闡述企業(yè)辦公室行政管理精益化策略，為其他企事業(yè)單位提供經(jīng)驗(yàn)參考。

（一）管理精益化的思路

1.管理內(nèi)容的精益化

要進(jìn)行辦公室行政管理的精益化就必須把辦公室的一系列工作進(jìn)行科學(xué)、合理的細(xì)化和分工，使各個(gè)管理項(xiàng)目和任務(wù)變得有人負(fù)責(zé)、有人監(jiān)督、有人管理。因?yàn)閭鹘y(tǒng)的辦公室行政管理模式都是以自我為中心，管理沒有連續(xù)性，辦公室職能效益發(fā)揮不出來，而精益化管理就是要在科學(xué)化的基礎(chǔ)上，加強(qiáng)行政人員的責(zé)任心，提高辦公室行政管理的工作效率，為企業(yè)的更快發(fā)展服務(wù)。

2.管理理念的精益化

在我國(guó)先進(jìn)的企業(yè)中，最先實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化、精益化管理的往往是生產(chǎn)車間，而對(duì)辦公室行政部門來說，實(shí)現(xiàn)精益化的管理方式具有同等的重要性，所以作為企業(yè)管理人員，必須要從管理理念上認(rèn)同行政精益化管理的作用，對(duì)辦公室工作進(jìn)行分解與調(diào)度，在辦公室行政管理中滲透標(biāo)準(zhǔn)化的理念，保證精益化管理的順利實(shí)施。

3.團(tuán)隊(duì)合作意識(shí)的精益化

常言道：“雙拳難敵四手?！边@也進(jìn)一步說明了團(tuán)隊(duì)協(xié)作意識(shí)的重要性，在辦公室行政管理工作中，單憑一個(gè)人的力量很難完成工作，只有成員之間相互協(xié)調(diào)、相互合作、相互支持，才能把工作做到極致。而要實(shí)現(xiàn)辦公室行政管理的精益化，更要在團(tuán)隊(duì)合作意識(shí)方面進(jìn)行引導(dǎo)，讓大家在工作中凝聚成一股力，在辦公室行政管理中發(fā)揮出最大的能量。

（二）加強(qiáng)辦公室文化建設(shè)

企業(yè)文化是一個(gè)企業(yè)的靈魂，進(jìn)行企業(yè)文化建設(shè)是精益化管理的一種方式和策略。辦公室秉承“感知責(zé)任、優(yōu)質(zhì)回報(bào)、合作共贏”的核心理念，將行政人員思想統(tǒng)一作為首要工作內(nèi)容，提高他們的綜合素質(zhì)，確保行政人員明確精益化工作的系統(tǒng)性、長(zhǎng)期性，構(gòu)建和諧的辦公室文化，以精神文明引領(lǐng)工作實(shí)踐，提升行政管理人員的執(zhí)行力，通過加快企業(yè)文化的建設(shè)與創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)企業(yè)行政管理精益化的最高標(biāo)準(zhǔn)。例如，在公司各項(xiàng)目部建立“員工之家”，成立閱覽室、文娛活動(dòng)室（如健身房、臺(tái)球室等），讓員工在海外充分感受到公司的關(guān)懷，增強(qiáng)公司的凝聚力和向心力。在年底，辦公室主任就帶領(lǐng)行政管理人員結(jié)合辦公室工作內(nèi)容，做出年度工作總結(jié)、制訂下一年管理工作計(jì)劃，并根據(jù)工作要求和任務(wù)量，將年度計(jì)劃細(xì)分為季度、月度、周計(jì)劃，實(shí)現(xiàn)辦公室行政管理工作的精益化分配，確保行政管理人員嚴(yán)格按照計(jì)劃開展工作，形成精益化的辦公室文化。

（三）優(yōu)化辦公室崗位配置

在企業(yè)辦公室行政管理精益化中，辦公室崗位配置是落實(shí)行政管理工作的基礎(chǔ)，企業(yè)需遵循“定崗、定責(zé)、定標(biāo)準(zhǔn)”的原則，明確辦公室工作崗位內(nèi)容，以“工作獨(dú)立、協(xié)調(diào)配合”標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合辦公室行政管理工作內(nèi)容、流程及職能，分配各個(gè)崗位的工作職責(zé)，實(shí)現(xiàn)辦公室行政管理人員的分工明確、協(xié)調(diào)配合。同時(shí)，在辦公室行政管理工作中，完善的崗位配置可為管理制度與考核制度的制定提供便利，提高辦公室管理成效。

（四）做好人員管理，提高綜合素質(zhì)

在企業(yè)辦公室行政管理工作中，行政管理人員為工作主體，是實(shí)現(xiàn)精益化管理的關(guān)鍵。企業(yè)需做好辦公室人員管理工作，引導(dǎo)行政管理人員養(yǎng)成良好的工作習(xí)慣及規(guī)范的工作態(tài)度。

（五）創(chuàng)新辦公室管理方式

基于企業(yè)辦公室管理工作的瑣碎性與繁雜性，公司在實(shí)現(xiàn)辦公室行政管理精益化時(shí)，創(chuàng)新了辦公室管理方式，引入信息技術(shù)，通過企業(yè)OA、統(tǒng)一門戶平臺(tái)等技術(shù)實(shí)現(xiàn)辦公室行政管理的信息化、智能化，提高行政管理的工作效率與質(zhì)量，為行政管理人員提供技術(shù)支持。例如，在辦公室管理中，開發(fā)辦公室管理信息平臺(tái)，全面收集企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的各項(xiàng)數(shù)據(jù)信息，利用相應(yīng)數(shù)據(jù)算法，實(shí)現(xiàn)企業(yè)信息數(shù)據(jù)的篩選與處理，降低行政管理人員的工作負(fù)擔(dān)。具體來說，該企業(yè)的辦公室管理信息平臺(tái)整合企業(yè)業(yè)務(wù)薪資管理、差旅管理、會(huì)議管理及其他綜合管理等多個(gè)工作環(huán)節(jié)，實(shí)現(xiàn)費(fèi)用數(shù)據(jù)信息的全面收集。同時(shí)，該平臺(tái)可與國(guó)內(nèi)企業(yè)財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)預(yù)算、審核、報(bào)銷等財(cái)務(wù)管理全過程的實(shí)時(shí)監(jiān)管，將費(fèi)用管理從事后處理轉(zhuǎn)變?yōu)槭虑邦A(yù)防與事中控制，為企業(yè)節(jié)約數(shù)千萬元的管理成本[3]。

三、結(jié)語

總而言之，企業(yè)辦公室行政管理在企業(yè)發(fā)展中發(fā)揮規(guī)劃、組織、協(xié)調(diào)和輔助作用，需落實(shí)行政管理精益化。通過本文的分析，企業(yè)可通過辦公室行政管理精益化的思路、文化建設(shè)、制度化的管理、崗位優(yōu)化配置、人員管理、管理方式創(chuàng)新等手段，提高企業(yè)辦公室行政管理的精益化水平，提高國(guó)際市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力，促進(jìn)企業(yè)可持續(xù)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]王曉偉.新時(shí)期做好國(guó)企辦公室行政管理工作的路徑探析[J].國(guó)際公關(guān)，2019（04）：122，124.

[2]胡寅斐.“謀大抓小”提升辦公室管理水平[J].農(nóng)電管理，2019（04）：30.

[3]郭洪斌.實(shí)現(xiàn)企業(yè)辦公室行政管理精益化的思路與對(duì)策[J].化工管理，2018（36）：7-8.