王 強(qiáng)/中國石油檔案館、中國人民大學(xué)電子文件管理研究中心

1 問題的提出

隨著數(shù)字技術(shù)廣泛運(yùn)用與數(shù)字經(jīng)濟(jì)迅猛發(fā)展，越來越多的企業(yè)將數(shù)字化轉(zhuǎn)型上升為企業(yè)戰(zhàn)略，著力通過數(shù)字技術(shù)升級(jí)企業(yè)的產(chǎn)品和服務(wù)、改進(jìn)生產(chǎn)方式和變革商業(yè)模式，以期在數(shù)據(jù)時(shí)代發(fā)揮“先行者優(yōu)勢”，獲得更大的競爭優(yōu)勢。企業(yè)檔案工作是企業(yè)管理的重要組成部分，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案工作的數(shù)字化轉(zhuǎn)型是時(shí)代發(fā)展的必然趨勢。然而，什么是企業(yè)檔案工作的數(shù)字化轉(zhuǎn)型，為何要轉(zhuǎn)型，朝著什么方向轉(zhuǎn)型，轉(zhuǎn)型的路徑和方法有哪些？這些都是推進(jìn)企業(yè)檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型必須回答的基本問題。

數(shù)字化轉(zhuǎn)型是近年來的研究熱點(diǎn)。目前企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型研究已形成許多系統(tǒng)化成果，如趙興峰的《數(shù)字蝶變：企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型之道》提出從客戶體驗(yàn)數(shù)字化、業(yè)務(wù)流程數(shù)字化、市場洞察數(shù)字化、運(yùn)營管控?cái)?shù)字化、數(shù)據(jù)平臺(tái)系統(tǒng)化五個(gè)方面進(jìn)行企業(yè)經(jīng)營的數(shù)字化升級(jí)，從創(chuàng)新管理模式、塑造數(shù)據(jù)文化新體系、打造敏捷組織新架構(gòu)、構(gòu)建數(shù)據(jù)運(yùn)營新資產(chǎn)等四個(gè)方面進(jìn)行企業(yè)管理的數(shù)字化升級(jí)[1]；馮國華、尹靖、伍斌的《數(shù)字化：引領(lǐng)人工智能時(shí)代的商業(yè)革命》介紹了微軟公司數(shù)字化轉(zhuǎn)型的四個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)，即密切客戶溝通、予力賦能員工、優(yōu)化業(yè)務(wù)運(yùn)營及轉(zhuǎn)型產(chǎn)品服務(wù)，以及“夢想、規(guī)劃與實(shí)踐”三個(gè)階段的數(shù)字化轉(zhuǎn)型方法[2]；新華三大學(xué)《數(shù)字化轉(zhuǎn)型之路》提出了數(shù)字化認(rèn)知與思維、數(shù)字化戰(zhàn)略規(guī)劃、數(shù)字化實(shí)施、數(shù)字化推進(jìn)與反思的轉(zhuǎn)型路徑[3]。此外，一些IT企業(yè)、咨詢機(jī)構(gòu)如華為發(fā)布的《行業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型方法論白皮書（2019）》，德勤2019年發(fā)布的《數(shù)字化轉(zhuǎn)型新篇章—通往智能化的“道、法、術(shù)”》，都對(duì)企業(yè)檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型具有很大的借鑒意義。從檔案學(xué)研究來看，檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型研究處于起步階段，研究議題主要聚焦于電子文件歸檔，單軌制、單套制管理，新興技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用等方面。馮惠玲、劉越男等基于國際視野就文件管理數(shù)字轉(zhuǎn)型的定義、關(guān)鍵要素識(shí)別和推進(jìn)策略[4]、單軌制電子文件管理要件[5]、面臨的挑戰(zhàn)[6]等進(jìn)行了研究，將戰(zhàn)略框架、體制、業(yè)務(wù)、系統(tǒng)、能力與責(zé)任作為轉(zhuǎn)型的支撐性要素；錢毅對(duì)新技術(shù)環(huán)境下電子文件管理縱深發(fā)展進(jìn)行了較為系統(tǒng)研究，提出“三態(tài)兩化”理論[7-9]、“三從三構(gòu)”[10]設(shè)想等；楊建梁、劉越男、李春艷等就區(qū)塊鏈技術(shù)[11][12]、機(jī)器學(xué)習(xí)[13]應(yīng)用到數(shù)據(jù)歸檔進(jìn)行了初步探索；吳志杰、王寧等就業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子文件歸檔的理念和框架[14]、歸檔策略[15]進(jìn)行了研究，上述研究為企業(yè)檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型提供了方法論指導(dǎo)。然而從總體上看，現(xiàn)有研究仍然存在以下問題：缺少對(duì)檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型的基礎(chǔ)理論研究，特別是缺少轉(zhuǎn)型路徑方法方面的研究；對(duì)檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型的研究尚不系統(tǒng)，比較多的還是散點(diǎn)式討論，沒有形成整體框架；對(duì)企業(yè)領(lǐng)域的檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型研究明顯不足，實(shí)踐方面的經(jīng)驗(yàn)較少。

本文全面展示了近年來中國石油檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型的實(shí)踐探索，結(jié)合已有相關(guān)理論研究，嘗試構(gòu)建企業(yè)檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型的整體框架，為更多企業(yè)的檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型提供理論和實(shí)踐指導(dǎo)。

2 企業(yè)檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型的實(shí)踐探索：以中國石油為例

隨著數(shù)字中國石油和共享中國石油目標(biāo)的提出，中國石油早在“十二五”期間就開啟了數(shù)字化轉(zhuǎn)型之旅，目前信息化正從應(yīng)用集成階段邁向共享服務(wù)與數(shù)據(jù)分析應(yīng)用的數(shù)字化新階段，數(shù)據(jù)驅(qū)動(dòng)業(yè)務(wù)決策的工作機(jī)制基本形成，在數(shù)字油田、智能煉廠、智慧管道等領(lǐng)域取得顯著成果。企業(yè)檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型總體思路可以歸納為，遵照企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的統(tǒng)一部署，充分利用數(shù)字技術(shù)優(yōu)勢推進(jìn)檔案管理對(duì)象、管理方式、管控模式、利用服務(wù)和組織人才的轉(zhuǎn)型升級(jí)，同時(shí)在企業(yè)數(shù)據(jù)資產(chǎn)管理中有效發(fā)揮檔案管理職能和專業(yè)優(yōu)勢，最終實(shí)現(xiàn)檔案工作的業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)型和價(jià)值提升。

2.1 以業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)歸檔為重點(diǎn)推進(jìn)檔案資源數(shù)字化

一是開展業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)歸檔研究。開展課題對(duì)數(shù)據(jù)歸檔的內(nèi)涵、價(jià)值、現(xiàn)狀、問題與對(duì)策進(jìn)行系統(tǒng)研究，提出數(shù)據(jù)歸檔不等同于數(shù)據(jù)備份，而是將各類業(yè)務(wù)系統(tǒng)中產(chǎn)生的具有保存價(jià)值的數(shù)據(jù)進(jìn)行內(nèi)容和技術(shù)鑒定、確定保存內(nèi)容和方式、實(shí)施分類整理、建立語義關(guān)聯(lián)，使之固化、可理解并收集保管的過程。根據(jù)業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)形成特點(diǎn)，將87個(gè)統(tǒng)建業(yè)務(wù)系統(tǒng)劃分為綜合管理型系統(tǒng)、經(jīng)營管理型系統(tǒng)、生產(chǎn)運(yùn)行型系統(tǒng)、連續(xù)監(jiān)測型系統(tǒng)等四大類，對(duì)每類系統(tǒng)的數(shù)據(jù)歸檔范圍、歸檔方式及長久保存模式制定不同方案[16]。

二是積極推進(jìn)業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)歸檔。一方面，積極配合業(yè)務(wù)部門深入推進(jìn)業(yè)務(wù)活動(dòng)全流程電子化運(yùn)轉(zhuǎn)，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)化，確保歸檔數(shù)據(jù)的真實(shí)性和完整性。另一方面，在業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)分類歸檔理念指導(dǎo)下，按照條件成熟和分批集成原則，穩(wěn)步開展綜合管理類系統(tǒng)和經(jīng)營管理類系統(tǒng)的數(shù)據(jù)歸檔。目前已完成電子公文系統(tǒng)（OA）、財(cái)務(wù)ERP和財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)（FMIS）、合同管理系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的集成，部分?jǐn)?shù)據(jù)僅以電子化歸檔。電子采購系統(tǒng)、工程項(xiàng)目管理系統(tǒng)、勘探與生產(chǎn)技術(shù)管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)歸檔工作正在試點(diǎn)并取得階段性成果。

三是有序開展存量檔案數(shù)字化。中國石油現(xiàn)有紙質(zhì)館藏達(dá)4000萬卷，大量檔案未被有效開發(fā)利用。以往通過掃描加著錄方式對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行了數(shù)字化，但利用率低，主要原因是沒有發(fā)揮檔案內(nèi)容的數(shù)據(jù)價(jià)值。“十三五”期間，中國石油重新調(diào)整數(shù)字化策略，改變?cè)瓉頀呙杓又浀姆绞剑跇I(yè)務(wù)場景的實(shí)際需要對(duì)紙質(zhì)檔案的內(nèi)容開展數(shù)據(jù)化工作，激活檔案數(shù)據(jù)資產(chǎn)價(jià)值。如中國石油長慶油田實(shí)施數(shù)字化油藏研究與決策支持項(xiàng)目，對(duì)歷史地震勘探和11萬余口井約500萬件檔案，根據(jù)地震、鉆井、地質(zhì)、測井等業(yè)務(wù)需求場景需要進(jìn)行數(shù)據(jù)化，提供大數(shù)據(jù)分析預(yù)測，全面支撐5000萬噸大油氣田持續(xù)穩(wěn)產(chǎn)。

2.2 以系統(tǒng)自動(dòng)集成歸檔為主線深化業(yè)務(wù)流程數(shù)字化

一是將歸檔要求融入業(yè)務(wù)流程。通過管理制度以及微服務(wù)快速部署技術(shù)，將歸檔范圍、元數(shù)據(jù)方案、歸檔格式、歸檔整理、“四性”檢測要求等前置在業(yè)務(wù)系統(tǒng)的文件形成階段。如電子公文、電子合同在創(chuàng)建文件之時(shí)便根據(jù)歸檔范圍賦予歸檔標(biāo)識(shí)，相應(yīng)歸檔元數(shù)據(jù)、歸檔格式等要求一并作為前置條件；文件辦結(jié)后自動(dòng)將文件和辦理過程信息、背景信息組卷，形成完整的XML信息包，保障電子文件歸檔的完整性和準(zhǔn)確性。

二是實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)自動(dòng)集成歸檔。制定中國石油企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《系統(tǒng)集成管理規(guī)范》，規(guī)定了檔案管理系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)集成總體要求、接口功能、接口協(xié)議、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)接口技術(shù)規(guī)范和預(yù)定義元數(shù)據(jù)，并建立系統(tǒng)自動(dòng)歸檔管理平臺(tái)，對(duì)業(yè)務(wù)系統(tǒng)歸檔進(jìn)行全程監(jiān)督、數(shù)據(jù)校驗(yàn)、證書核查、權(quán)限認(rèn)證等后臺(tái)管理，實(shí)現(xiàn)歸檔過程的安全、可控、高效運(yùn)行。具體歸檔存儲(chǔ)上通常采取兩種方式：第一種是在業(yè)務(wù)系統(tǒng)設(shè)置歸檔模塊，在歸檔模塊完成歸檔整理后，通過集成接口在線歸檔至檔案管理系統(tǒng)，通常適用于綜合管理型、經(jīng)營管理型系統(tǒng)；第二種是在業(yè)務(wù)系統(tǒng)建立電子檔案管理模塊，歸檔整理和檔案保存均在業(yè)務(wù)系統(tǒng)內(nèi)完成，通常適用于生產(chǎn)運(yùn)行型系統(tǒng)、連續(xù)監(jiān)測型系統(tǒng)。全部流程由系統(tǒng)自動(dòng)實(shí)現(xiàn)。

三是實(shí)現(xiàn)檔案業(yè)務(wù)流程的數(shù)字化。通過檔案管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了傳統(tǒng)和數(shù)字檔案收集、整理、保存、利用等業(yè)務(wù)的流程優(yōu)化和在線管理，極大提高了檔案管理效率。以會(huì)計(jì)檔案為例，“小鐵人”機(jī)器人（人工智能技術(shù)）代替人工執(zhí)行重復(fù)性任務(wù)和流程，記賬憑證制證校驗(yàn)自動(dòng)化率達(dá)99.2%，單張制證耗時(shí)由人工11分鐘減少至機(jī)器人6秒完成，制證頻率由5—10天提升為按日入賬。傳統(tǒng)紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案需要人工打印、整理、裝盒、審核等工作，而電子會(huì)計(jì)檔案管理由系統(tǒng)自動(dòng)完成且做到及時(shí)歸檔，流程得到進(jìn)一步優(yōu)化和簡化，既節(jié)約了成本又提高了工作效率。集團(tuán)總部開展公文電子化歸檔后，基本達(dá)到“一鍵歸檔”和“無感歸檔”的效果。

2.3 以數(shù)字檔案管理系統(tǒng)為平臺(tái)促進(jìn)管控模式數(shù)字化

一是建立歸檔數(shù)據(jù)質(zhì)量管控平臺(tái)。首先，針對(duì)歸檔數(shù)據(jù)量龐大的特點(diǎn)，開發(fā)針對(duì)數(shù)據(jù)歸檔環(huán)節(jié)、數(shù)據(jù)辦結(jié)環(huán)節(jié)和檔案長期保存環(huán)節(jié)的檔案“四性”檢測功能，其中真實(shí)性檢測15項(xiàng)、完整性檢測11項(xiàng)、可靠性檢測9項(xiàng)、可用性檢測8項(xiàng)，檢測工作通過自動(dòng)策略執(zhí)行和自動(dòng)觸發(fā)的方式，在歸檔集成接口和檔案管理系統(tǒng)中分別開展，其中檔案管理系統(tǒng)中還分為歸檔辦結(jié)和長期保存兩個(gè)環(huán)節(jié)，檢測結(jié)果通過可視化方式展示，極大減輕了人工審核工作量并提高了工作效率。其次，開發(fā)了長久數(shù)據(jù)包封裝設(shè)置、檔案數(shù)據(jù)包管理、檔案導(dǎo)出日志等功能，保證電子文件在收集、移交、檢測、整理和電子檔案保管、利用、遷移、移交進(jìn)館等過程中操作的不可抵賴性、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)的完整性、用戶身份的真實(shí)性，妥善管理在運(yùn)行過程中使用的密碼、密鑰等認(rèn)證數(shù)據(jù)，保證電子文件和電子檔案信息不被非法更改，打造了符合國家要求的可信數(shù)字檔案長期保存系統(tǒng)。

二是建立電子檔案資源整合平臺(tái)。從電子檔案資源體系建設(shè)全局出發(fā)，優(yōu)化整合企業(yè)檔案資源，實(shí)現(xiàn)全集團(tuán)電子檔案資源的集中統(tǒng)一管理。如大慶油田通過“檔案內(nèi)容分析比對(duì)”，對(duì)1959年至2017年全油田管理類檔案65.8萬條館藏目錄數(shù)據(jù)進(jìn)行了整合比對(duì)分析，篩查出各檔案室重復(fù)館藏檔案2萬余件，未歸檔文件材料4298件，促進(jìn)了檔案資源體系的優(yōu)化。

三是建立企業(yè)檔案工作管控平臺(tái)。圍繞全局態(tài)勢感知、洞察業(yè)務(wù)整體情況的目標(biāo)，通過系統(tǒng)開展檔案業(yè)務(wù)監(jiān)督指導(dǎo)、跟蹤檢查、考核評(píng)價(jià)、培訓(xùn)交流等，實(shí)現(xiàn)公司總部、專業(yè)公司到所屬全部企事業(yè)單位檔案工作的一體化管控和“一盤棋”管理，充分發(fā)揮集團(tuán)企業(yè)一體化整體優(yōu)勢，有效支撐檔案管理職能的轉(zhuǎn)變。如通過檔案工作評(píng)價(jià)功能，實(shí)時(shí)對(duì)各單位檔案工作情況進(jìn)行總體或單項(xiàng)考核評(píng)價(jià)，并及時(shí)提出優(yōu)化完善建議。又如疫情期間，通過系統(tǒng)開展建設(shè)項(xiàng)目檔案在線業(yè)務(wù)指導(dǎo)和專項(xiàng)驗(yàn)收，突破傳統(tǒng)模式在時(shí)空上的限制，起到較好效果。

2.4 以數(shù)字檔案信息集成為導(dǎo)向探索利用服務(wù)數(shù)字化

一是提供“一站式”利用服務(wù)。一方面，在數(shù)字檔案管理系統(tǒng)基礎(chǔ)上建設(shè)“檔案數(shù)據(jù)資源平臺(tái)”，整合全系統(tǒng)檔案資源，建立“一站式”檢索窗口，不僅可實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的分類檢索、高級(jí)檢索和全文檢索，而且可以啟動(dòng)聯(lián)動(dòng)查找，以全資源滿足每一個(gè)用戶需求，提高服務(wù)精準(zhǔn)度和用戶滿意度。另一方面，利用BI分析工具對(duì)檔案數(shù)據(jù)內(nèi)容和用戶行為數(shù)據(jù)分析，通過系統(tǒng)推送等方式提供更加精細(xì)的服務(wù)。如基于人工智能算法進(jìn)行搜索結(jié)果排序與推薦，并將用戶行為數(shù)據(jù)融入學(xué)習(xí)算法中，實(shí)現(xiàn)基于用戶習(xí)慣的搜索結(jié)果推薦。另外，數(shù)字檔案管理系統(tǒng)積極應(yīng)用云計(jì)算、人工智能、分布式部署、開源全文檢索、文檔多人協(xié)同與版本管理、微服務(wù)等新技術(shù)，在功能架構(gòu)、數(shù)據(jù)架構(gòu)、應(yīng)用架構(gòu)、部署架構(gòu)等方面進(jìn)行了優(yōu)化，極大改善用戶體驗(yàn)。

二是建立不同類別專題檔案庫?；谌斯ぶ悄芗夹g(shù)，根據(jù)業(yè)務(wù)需求，開展面向檔案知識(shí)服務(wù)的數(shù)據(jù)治理，通過分析檔案著錄項(xiàng)和電子文件內(nèi)容實(shí)現(xiàn)自動(dòng)聚類，建立各類專題檔案庫，如人事任免、組織機(jī)構(gòu)、管道資產(chǎn)移交、合同、突發(fā)事件、重要會(huì)議、“三重一大”決策等專題等，提供集成化的數(shù)字檔案服務(wù)。如集團(tuán)公司統(tǒng)建系統(tǒng)項(xiàng)目檔案專題庫，按類別展示各信息系統(tǒng)項(xiàng)目，每個(gè)項(xiàng)目按照建設(shè)階段展示檔案資料內(nèi)容，為項(xiàng)目的過程監(jiān)督、審計(jì)、驗(yàn)收等工作的遠(yuǎn)程在線開展提供有力支撐。專題檔案庫有效突破傳統(tǒng)實(shí)體分類的局限，將面向用戶的主題分類應(yīng)用到檔案工作實(shí)踐。目前正在探索運(yùn)用知識(shí)圖譜技術(shù)，建立多維關(guān)聯(lián)，改善用戶體驗(yàn)。

三是開發(fā)數(shù)字化檔案產(chǎn)品。積極運(yùn)用新技術(shù)創(chuàng)新檔案開發(fā)利用模式，實(shí)現(xiàn)組織史、年鑒、大事記等通用性編研和專項(xiàng)編研的線上管理和成果的數(shù)字化。如中國石油檔案管理系統(tǒng)組織史編纂模塊不僅能夠?qū)崿F(xiàn)全集團(tuán)組織史的資料共享、協(xié)同編纂、一鍵歸檔、在線利用等功能，還能實(shí)現(xiàn)檔案資源與編纂利用的交互，達(dá)到“從檔案中來，到檔案中去”的效果，極大提高了編纂效率和傳播效果。所屬吉林石化通過年鑒編纂系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)撰寫、編輯、傳送、排版、修改、審閱等工作全部在線完成，并以電子年鑒替代紙質(zhì)年鑒，降低了開發(fā)成本。另外根據(jù)不同用戶需求，根據(jù)一定主題開發(fā)不同類別的檔案數(shù)據(jù)產(chǎn)品，也是當(dāng)前探索的重點(diǎn)。

2.5 以檔案管理職責(zé)拓展為保障助力管理能力數(shù)字化

一是積極拓展檔案管理職能。將數(shù)據(jù)歸檔作為檔案管理的重要內(nèi)容，2017年中國石油檔案館申請(qǐng)國家電子文件歸檔試點(diǎn)，順利實(shí)現(xiàn)電子會(huì)計(jì)檔案的全過程管理，并在《中國石油會(huì)計(jì)檔案管理辦法》中明確檔案部門管理電子會(huì)計(jì)檔案的職責(zé)，為其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)歸檔積累了經(jīng)驗(yàn)。2019年中國石油檔案館申請(qǐng)企業(yè)數(shù)字檔案館試點(diǎn)，并將數(shù)字檔案管理系統(tǒng)納入公司信息化整體規(guī)劃統(tǒng)一實(shí)施，在數(shù)據(jù)歸檔和電子檔案管理職能方面的拓展，為檔案事業(yè)的發(fā)展開辟了新領(lǐng)域，也拓展了發(fā)展空間。檔案管理職能逐步從后端檔案管理向前端文件管理延伸，從整理保管等事務(wù)工作向檔案規(guī)則制定實(shí)施延伸，從檔案部門單兵作戰(zhàn)向多部門共同治理延伸。

二是建立數(shù)字化人才隊(duì)伍體系。中國石油總部組建了20人的檔案信息化隊(duì)伍，負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)和系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)，通過建立專家隊(duì)伍、信息化隊(duì)伍、業(yè)務(wù)骨干隊(duì)伍的三級(jí)人才體系，做到了數(shù)字化與業(yè)務(wù)的深度融合，為檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型提供了人才保障。

三是積極培育數(shù)字管理文化。逐步改變經(jīng)驗(yàn)決策、行政決策模式，積極倡導(dǎo)循證決策，通過數(shù)據(jù)分析問題、發(fā)現(xiàn)問題、解決問題，提倡“以數(shù)據(jù)說話”的組織文化。如在檔案管理系統(tǒng)，通過設(shè)置數(shù)據(jù)分析看板，可以直觀發(fā)現(xiàn)、分析、總結(jié)檔案數(shù)據(jù)的運(yùn)動(dòng)規(guī)律；通過系統(tǒng)形成的數(shù)據(jù)報(bào)告輸出策略可定期輸出系統(tǒng)運(yùn)行數(shù)據(jù)分析報(bào)告，為管理者提供決策參考；支持在大屏上進(jìn)行實(shí)時(shí)展示，隨時(shí)掌握數(shù)據(jù)運(yùn)行狀態(tài)。又如在分析建設(shè)項(xiàng)目檔案管理問題與對(duì)策時(shí)，通過將近三年專項(xiàng)驗(yàn)收的100個(gè)項(xiàng)目具體問題進(jìn)行量化分析，提高了決策的科學(xué)性。

中國石油積極應(yīng)用數(shù)字技術(shù)賦能檔案業(yè)務(wù)并促進(jìn)業(yè)務(wù)創(chuàng)新變革，檔案管理業(yè)務(wù)模式發(fā)生了重大變革，極大提高了檔案管理效率和水平。但必須看到，目前檔案工作尚處在傳統(tǒng)載體管理和電子文件管理向數(shù)字檔案管理過渡階段，離數(shù)據(jù)資產(chǎn)化、智能化尚有較大差距，數(shù)字化轉(zhuǎn)型仍在路上。

3 企業(yè)檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型的理論研究：整體框架設(shè)計(jì)

無論是外力推動(dòng)還是內(nèi)力驅(qū)使，檔案工作的數(shù)字化轉(zhuǎn)型已是大勢。同時(shí)必須看到，數(shù)字化轉(zhuǎn)型涉及管理模式、管理文化甚至是利益的調(diào)整，涉及人力、資金的投入，具有一定的挑戰(zhàn)性和風(fēng)險(xiǎn)性。企業(yè)迫切需要科學(xué)有效的方法，保證轉(zhuǎn)型的順利進(jìn)行?；诂F(xiàn)有文獻(xiàn)分析和中國石油實(shí)踐探索，本文設(shè)計(jì)了企業(yè)檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型的整體框架，包括轉(zhuǎn)型內(nèi)涵、轉(zhuǎn)型目標(biāo)、轉(zhuǎn)型方向、轉(zhuǎn)型路徑、轉(zhuǎn)型方法等五大基本要素（如圖1所示），其中轉(zhuǎn)型目標(biāo)是戰(zhàn)略引領(lǐng)，轉(zhuǎn)型方向和轉(zhuǎn)型路徑是核心內(nèi)容，轉(zhuǎn)型方法是重要保障。

3.1 企業(yè)檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型的概念界定

為便于理解并開展實(shí)踐，本文將數(shù)字化視為電子化、信息化之后的更高階段，將數(shù)據(jù)化理解為數(shù)字化的結(jié)果和組成部分。因此，數(shù)字化較信息化在內(nèi)涵上更為豐富，主要表現(xiàn)在信息化以業(yè)務(wù)流程為中心，關(guān)注業(yè)務(wù)流程效率提升；而數(shù)字化則在信息化基礎(chǔ)上，不僅著眼于系統(tǒng)實(shí)施，更著眼于通過業(yè)務(wù)與技術(shù)深度融合，全方位、深層次地改變生產(chǎn)方式、產(chǎn)品形態(tài)和管理模式。

基于以上界定，企業(yè)檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型指企業(yè)利用人工智能、云計(jì)算、大數(shù)據(jù)等數(shù)字技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案工作業(yè)務(wù)、流程、管理、組織和能力的重構(gòu)，實(shí)現(xiàn)檔案業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)型升級(jí)和新的價(jià)值創(chuàng)造。主要特征表現(xiàn)為檔案資源數(shù)字化、業(yè)務(wù)流程數(shù)字化、管控模式數(shù)字化、利用服務(wù)數(shù)字化、管理能力數(shù)字化。

必須指出，企業(yè)檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型不僅僅是利用數(shù)字技術(shù)提升檔案管理效率，更重要的是利用數(shù)字技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案業(yè)務(wù)的變革與轉(zhuǎn)型。因此數(shù)字技術(shù)是企業(yè)檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型的重要手段，而檔案業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)型才是本質(zhì)和根本。

3.2 企業(yè)檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型的核心內(nèi)容

3.2.1 檔案資源數(shù)字化

圖1：企業(yè)檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型整體框架

數(shù)據(jù)是企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的關(guān)鍵驅(qū)動(dòng)力。對(duì)于檔案工作而言，檔案資源數(shù)字化是企業(yè)檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型的前提和基礎(chǔ)，可從以下三個(gè)方面入手。一是企業(yè)業(yè)務(wù)線上化。企業(yè)檔案形成于企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營和管理等各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)，前端業(yè)務(wù)活動(dòng)全流程電子化（數(shù)字化）是電子檔案管理的前提條件。二是業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)檔案化。檔案化指按照檔案管理要求對(duì)業(yè)務(wù)系統(tǒng)中的重要數(shù)據(jù)進(jìn)行歸檔固化、關(guān)聯(lián)整理和長久保存，確保其真實(shí)性、完整性、可靠性和安全性。通過業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)檔案化，建立真實(shí)、完整、可用、安全的企業(yè)級(jí)電子檔案（數(shù)據(jù)）資源體系，為發(fā)揮數(shù)據(jù)資產(chǎn)價(jià)值奠定基礎(chǔ)。三是歷史檔案數(shù)字化。這里的數(shù)字化絕不僅僅是對(duì)歷史檔案進(jìn)行掃描和著錄，而是基于一定的業(yè)務(wù)場景，根據(jù)業(yè)務(wù)需求將歷史檔案內(nèi)容數(shù)據(jù)化以提供知識(shí)服務(wù)。

3.2.2 業(yè)務(wù)流程數(shù)字化

業(yè)務(wù)流程效率是企業(yè)管理效率的重要體現(xiàn)。檔案業(yè)務(wù)流程數(shù)字化主要表現(xiàn)在由傳統(tǒng)的階段式、線性流程轉(zhuǎn)變?yōu)榧墒健⑷诤鲜搅鞒?，檔案業(yè)務(wù)活動(dòng)由手工操作逐步實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化和智能化，可從以下三個(gè)方面入手。一是系統(tǒng)歸檔集成。以系統(tǒng)集成為手段實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)的自動(dòng)歸檔。二是業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)融合。將歸檔范圍、分類方案、元數(shù)據(jù)、歸檔整理等要求前置并融合在前端業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，利用人工智能等技術(shù)實(shí)現(xiàn)智能化管理。三是業(yè)務(wù)流程優(yōu)化。建立以電子檔案（數(shù)據(jù)管理）收集整理和保存利用為主導(dǎo)的業(yè)務(wù)流程，提高流程效率。

3.2.3 管控模式數(shù)字化

管控模式是發(fā)揮集團(tuán)企業(yè)整體管理水平的重要手段。管控模式數(shù)字化主要表現(xiàn)在由單向的行政管控逐步轉(zhuǎn)向技術(shù)管控和協(xié)同治理。一是建設(shè)數(shù)字檔案管理平臺(tái)。充分利用系統(tǒng)平臺(tái)實(shí)現(xiàn)檔案資源的整合和優(yōu)化，實(shí)現(xiàn)檔案業(yè)務(wù)監(jiān)督指導(dǎo)、跟蹤檢查、考核評(píng)價(jià)、培訓(xùn)交流。二是構(gòu)建檔案管控指標(biāo)體系。對(duì)管控重要環(huán)節(jié)進(jìn)行數(shù)據(jù)化和指標(biāo)化，讓管理透明、可見，從而提升過程管控的力度和粒度。三是數(shù)據(jù)驅(qū)動(dòng)管理決策。通過管理過程數(shù)據(jù)的匯集及統(tǒng)計(jì)分析，服務(wù)、支撐并逐步驅(qū)動(dòng)管理決策，提高決策的科學(xué)性和時(shí)效性，實(shí)現(xiàn)從事后分析到實(shí)時(shí)決策的轉(zhuǎn)變。

3.2.4 利用服務(wù)數(shù)字化

利用服務(wù)是檔案工作的根本宗旨。利用服務(wù)數(shù)字化主要表現(xiàn)在由傳統(tǒng)被動(dòng)提供利用向知識(shí)服務(wù)轉(zhuǎn)變，從而實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值從憑證備查向數(shù)據(jù)資產(chǎn)轉(zhuǎn)變。一是檔案利用數(shù)字化。提供“一站式”檢索利用服務(wù)，滿足遠(yuǎn)程、在線、移動(dòng)需求，提供及時(shí)、有效、精準(zhǔn)的檔案利用服務(wù)。二是檔案產(chǎn)品數(shù)字化。通過數(shù)字技術(shù)建立各類專題檔案庫，匯集主題資源，開展數(shù)字編研、開發(fā)數(shù)字檔案產(chǎn)品，增強(qiáng)檔案資源對(duì)于業(yè)務(wù)、決策的支撐力度。三是用戶體驗(yàn)數(shù)字化。精準(zhǔn)用戶“畫像”，密切溝通用戶需求，對(duì)用戶行為進(jìn)行數(shù)據(jù)分析，開展個(gè)性化、多樣化的利用服務(wù)，不斷增強(qiáng)用戶體驗(yàn)。

3.2.5 管理能力數(shù)字化

企業(yè)檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型涉及檔案管理模式的變革、數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用，需要相應(yīng)的組織和人才作為支撐和保障。企業(yè)需要樹立正確的數(shù)字化轉(zhuǎn)型認(rèn)知和思維，構(gòu)建數(shù)字化轉(zhuǎn)型能力，確保數(shù)字化轉(zhuǎn)型策略的實(shí)施。一是打造敏捷組織。建立以檔案數(shù)據(jù)為中心的多部門協(xié)同治理的平臺(tái)化、扁平化組織，提高感知能力、反應(yīng)速度和管理決策智能化水平。二是組建數(shù)字團(tuán)隊(duì)。培養(yǎng)既掌握前沿?cái)?shù)字技術(shù)，又熟悉檔案業(yè)務(wù)的人才，增強(qiáng)對(duì)新技術(shù)的應(yīng)用能力和數(shù)字檔案的管控能力。三是培育數(shù)字文化。健全數(shù)字檔案管理制度體系，提高數(shù)字意識(shí)和數(shù)字思維能力。跟蹤研究新技術(shù)在檔案業(yè)務(wù)中的應(yīng)用，找到最佳的切入點(diǎn)和時(shí)機(jī)并在企業(yè)實(shí)施。

3.3 企業(yè)檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型的基本方法

3.3.1 構(gòu)建愿景

愿景指引著數(shù)字化轉(zhuǎn)型的目標(biāo)方向。在開啟數(shù)字化轉(zhuǎn)型之前，企業(yè)需要在充分把握企業(yè)和檔案工作發(fā)展趨勢基礎(chǔ)上，對(duì)檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型進(jìn)行戰(zhàn)略謀劃和思考，以明確方向、凝聚共識(shí)、規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)。第一，要建立符合數(shù)字時(shí)代檔案管理特點(diǎn)的新思維模式，因?yàn)闆]有正確的認(rèn)知和思維，就無法設(shè)立正確的方向。第二，做到與企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型愿景與戰(zhàn)略的匹配和融合。企業(yè)檔案工作是企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)的重要組成部分，企業(yè)應(yīng)將檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型納入企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型戰(zhàn)略體系，同步推進(jìn)實(shí)施。第三，檔案部門要積極構(gòu)建檔案工作的數(shù)字化轉(zhuǎn)型愿景，特別是結(jié)合檔案業(yè)務(wù)優(yōu)勢，為企業(yè)帶來長期可持續(xù)的、新的業(yè)務(wù)價(jià)值角度，設(shè)計(jì)各類場景。

3.3.2 規(guī)劃藍(lán)圖

企業(yè)在檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型過程中，應(yīng)探索適合自身情況的發(fā)展路徑，包括制定規(guī)劃、現(xiàn)狀評(píng)估、領(lǐng)域選擇、實(shí)施方式等，其中最為重要的內(nèi)容就是對(duì)數(shù)字化轉(zhuǎn)型能力進(jìn)行清晰定位。企業(yè)可根據(jù)數(shù)字化水平和以上框架設(shè)計(jì)中的檔案資源數(shù)字化、業(yè)務(wù)流程數(shù)字化、管控模式數(shù)字化、利用服務(wù)數(shù)字化、管理能力數(shù)字化等五個(gè)維度，從滯后的、適中的、成熟的、最佳實(shí)踐的等四個(gè)層次或滯后者、起步者、跟隨者、領(lǐng)先者四個(gè)階段綜合評(píng)估每個(gè)領(lǐng)域所處的狀態(tài)，找到薄弱環(huán)節(jié)，明確與最佳實(shí)踐的差距，制定短期、中期和遠(yuǎn)期實(shí)施方案和具體推進(jìn)計(jì)劃。

3.3.3 敏捷實(shí)施

在具體轉(zhuǎn)型實(shí)施中，企業(yè)檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型策略的選擇非常重要。一是在整體策略上，更適合采取精益式轉(zhuǎn)型策略，即從變革幅度上選擇強(qiáng)化方式而不是重塑方式，從變革范圍上選擇重點(diǎn)突破而不是全面推進(jìn)。企業(yè)可選擇重要和急需的領(lǐng)域重點(diǎn)推進(jìn)，比如對(duì)于數(shù)據(jù)歸檔可從成熟的業(yè)務(wù)系統(tǒng)開始逐個(gè)突破。二是在具體項(xiàng)目上，宜采取敏捷實(shí)施的方式。特別是檔案系統(tǒng)開發(fā)類、數(shù)字檔案產(chǎn)品類項(xiàng)目，通過迭代的方式進(jìn)行開發(fā)、測試和發(fā)布，以及時(shí)響應(yīng)和滿足需求的變化。如中國石油數(shù)字檔案管理系統(tǒng)就采取DevOps方式（即開發(fā)與運(yùn)維一體化），系統(tǒng)各項(xiàng)功能基于微服務(wù)架構(gòu)進(jìn)行搭建，靈活滿足用戶需求并持續(xù)改進(jìn)。三是采取試點(diǎn)先行的方式。企業(yè)檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型同樣面臨各種新技術(shù)的應(yīng)用問題，而且每種技術(shù)的成熟度并不相同，試點(diǎn)先行、以點(diǎn)帶面可以有效減少管理風(fēng)險(xiǎn)。

3.3.4 持續(xù)優(yōu)化

數(shù)字技術(shù)的縱深發(fā)展和檔案業(yè)務(wù)的管理創(chuàng)新，決定了企業(yè)檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型是一個(gè)持續(xù)、迭代的過程，無法采取線性、傳統(tǒng)的變革方式，而需要不斷優(yōu)化完善。一是鞏固成果。發(fā)揮和宣傳檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型在促進(jìn)檔案業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)型升級(jí)和企業(yè)提質(zhì)增效、高質(zhì)量發(fā)展中的價(jià)值，爭取企業(yè)管理層和業(yè)務(wù)部門的廣泛認(rèn)同，為數(shù)字化轉(zhuǎn)型的持續(xù)開展奠定基礎(chǔ)。二是評(píng)價(jià)改進(jìn)。按照PDCA（計(jì)劃—執(zhí)行—檢查—調(diào)整）的方法，對(duì)檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型進(jìn)行全方位動(dòng)態(tài)評(píng)價(jià)，總結(jié)成敗得失，優(yōu)化和調(diào)整轉(zhuǎn)型路線和策略方法。三是構(gòu)筑生態(tài)。企業(yè)檔案工作的數(shù)字化轉(zhuǎn)型必然打破傳統(tǒng)管理邊界，借勢借力是共生共贏的有效途徑。例如對(duì)業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)歸檔的管理和數(shù)字檔案產(chǎn)品的開發(fā)利用，僅憑檔案部門很難勝任，需要建立檔案部門、數(shù)據(jù)部門、業(yè)務(wù)部門以及相關(guān)合作方協(xié)同治理的管理模式。就如區(qū)塊鏈等新技術(shù)的應(yīng)用必然要求建立社會(huì)多方參與數(shù)字檔案管理的產(chǎn)業(yè)生態(tài)。

4 結(jié)語

數(shù)字化時(shí)代也被稱作VUCA（烏卡）時(shí)代，其特征為易變性（Volatility）、不確定性（Uncertainly）、復(fù)雜性（Complexity）和模糊性（Ambiguity），因此，不可能存在現(xiàn)成的、標(biāo)準(zhǔn)的、固定的方法可以供機(jī)構(gòu)直接復(fù)制并成功轉(zhuǎn)型。本文提出的框架模型是企業(yè)以及其他機(jī)構(gòu)檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型的基本參考，其合理性有待進(jìn)一步驗(yàn)證，也必將不斷修正完善。雖然轉(zhuǎn)型意味著變化，但檔案和檔案管理的本質(zhì)“不變”，收集歸檔、分類整理、長期保存、開發(fā)利用仍然是企業(yè)檔案工作的核心內(nèi)容，服務(wù)企業(yè)發(fā)展仍然是根本目的。如何“守正創(chuàng)新”決定了數(shù)字時(shí)代檔案部門的發(fā)展空間，一方面要提升數(shù)字技術(shù)應(yīng)用能力，實(shí)現(xiàn)檔案業(yè)務(wù)與數(shù)字技術(shù)的融合并進(jìn)，片面追求技術(shù)的“天真派”和漠視技術(shù)的“守望者”都是不可取的；另一方面要充分發(fā)揮檔案管理在數(shù)字化轉(zhuǎn)型中的重要價(jià)值，檔案管理在歸檔范圍、質(zhì)量鑒定、分類整理、信息關(guān)聯(lián)以及“四性”保障等方面已經(jīng)有了大量的理論總結(jié)和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，應(yīng)當(dāng)將這些成熟的理論、方法和工具運(yùn)用到數(shù)據(jù)管理標(biāo)準(zhǔn)制定、提升數(shù)據(jù)治理水平、推進(jìn)數(shù)據(jù)共享和規(guī)范數(shù)據(jù)應(yīng)用等方面，為企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型和國家數(shù)字經(jīng)濟(jì)發(fā)展作出檔案貢獻(xiàn)。