韓炳墊

摘要：在當(dāng)今的信息時(shí)代里，辦公室檔案管理工作發(fā)揮著越來越重要的作用。相關(guān)的管理人員在開展辦公室檔案管理工作的過程中，如果想要切實(shí)的提高管理工作的效率，一方面，要在保障檔案信息資源真實(shí)性與完整性的基礎(chǔ)上，不斷的提升檔案信息資源的實(shí)用價(jià)值：另一方面，要樹立起良好的信息管理意識，充分的利用各種先進(jìn)的電子信息技術(shù)。本文就如何提高辦公室檔案管理工作效率做了相關(guān)的闡述與分析。

關(guān)鍵詞：辦公室：檔案管理：工作效率

一、提高辦公室檔案管理工作效率的重要意義

在事業(yè)單位運(yùn)營和發(fā)展的過程中，辦公室檔案管理工作發(fā)揮著尤為重要的作用。首先，如果能夠有效的提高辦公室檔案管理工作的效率，必然能夠促進(jìn)事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展。對于當(dāng)代的辦公室檔案管理工作而言，是實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位管理部門與其他業(yè)務(wù)部門順利對接的重要途徑之一。及時(shí)的向各個(gè)部門展示辦公室檔案管理工作的成效，除了能夠有效的促進(jìn)各部門工作質(zhì)量與工作效率的提升之外，還能夠有效的提升事業(yè)單位的內(nèi)部管理水平。其次，如果能夠有效的提高辦公室檔案管理工作的效率，能夠幫助事業(yè)單位更加合理的制定相關(guān)的管理決策。借助于辦公室檔案管理部門的高效運(yùn)轉(zhuǎn)，事業(yè)單位能夠更加及時(shí)的掌握各部門的工作狀況，從而明確事業(yè)單位的整體運(yùn)轉(zhuǎn)狀況，進(jìn)而制定出行之有效的管理決策與管理計(jì)劃。最后，如果能夠有效的提高辦公室檔案管理工作的效率，必然能夠促進(jìn)檔案管理人員綜合素質(zhì)水平的進(jìn)一步提升。在當(dāng)今的時(shí)代里，辦公室檔案管理人員是事業(yè)單位的重要人力資源。隨著辦公室檔案管理工作效率的穩(wěn)步提升，辦公室檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)、法律意識、管理意識、業(yè)務(wù)能力以及可信度也必然會(huì)得到進(jìn)一步的提升。

二、提高辦公室檔案管理工作效率的有效策略

1.構(gòu)建完善的辦公室檔案信息管理體系

我們當(dāng)今的時(shí)代是信息的時(shí)代，傳統(tǒng)的辦公室檔案管理模式已經(jīng)無法滿足時(shí)代的發(fā)展需求了，大力的推動(dòng)辦公室檔案管理工作的信息化發(fā)展進(jìn)程是提升管理工作效率的主要途徑。首先，要建立起完善的檔案信息采集系統(tǒng)、檔案信息管理系統(tǒng)以及檔案信息查詢系統(tǒng)，結(jié)合事業(yè)單位的實(shí)際情況與發(fā)展需求來購置相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)信息設(shè)備。在工作實(shí)踐中，除了要將紙質(zhì)檔案信息資源逐步的轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息資源之外，還要加強(qiáng)對檔案信息資源的整理與審核，利用B/s等方式來對辦公室檔案信息資源進(jìn)行查閱與審核，以此來有效的提升辦公室檔案信息資源的真實(shí)性與完整性。另外，為了確保辦公室檔案信息管理系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行，一定要對系統(tǒng)維護(hù)工作予以高度的重視，在有條件的基礎(chǔ)上，可以聘用專業(yè)的網(wǎng)絡(luò)人員來對系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)。其次，對于辦公室檔案管理人員而言，要樹立起良好的信息管理意識，摒除陳舊落后的辦公室檔案管理意識，充分的認(rèn)識到應(yīng)用信息化檔案管理模式的重要意義。另外，在工作實(shí)踐中，辦公室檔案管理人員要充分的掌握相關(guān)的檔案信息管理技術(shù)，在管理好紙質(zhì)檔案信息資源的基礎(chǔ)上對數(shù)字化的檔案信息資源進(jìn)行有效的管理，盡可能的從線上獲取各部門以及工作人員的檔案信息，以此來有效的實(shí)現(xiàn)線上線下的雙重管理。借助于信息技術(shù)的應(yīng)用，除了能夠有效的緩解辦公室檔案管理工作的壓力之外，還能夠更加高效的對辦公室檔案信息進(jìn)行分類和整理，從而促進(jìn)辦公室檔案管理工作效率的提升。

2.全面的強(qiáng)化辦公室檔案管理機(jī)制

對于現(xiàn)代化的辦公室檔案管理工作而言，絕不僅僅是對辦公室檔案信息進(jìn)行簡單的統(tǒng)計(jì)和保存，需要不斷的提升辦公室檔案信息的利用率和實(shí)用價(jià)值。因此，如果想要切實(shí)的提升辦公室檔案管理工作的效率，就要全面的強(qiáng)化辦公室檔案管理機(jī)制，與時(shí)俱進(jìn)的更新管理理念，不斷的提升管理工作的力度。首先，要成立專門的辦公室檔案管理部門，同時(shí)構(gòu)建出完善的辦公室檔案管理制度，明確檔案管理人員的工作職責(zé)、工作標(biāo)準(zhǔn)以及工作目標(biāo)，貫徹落實(shí)崗位責(zé)任制。另外，針對比較特殊的機(jī)密文件，需要設(shè)置特殊檔案管理室。其次，對辦公室檔案管理人員提出的管理意見予以高度的重視，積極的采納管理人員提出的合理化建議。在這種情況之下，除了能夠有效的調(diào)動(dòng)起管理人員的工作積極性之外，還能夠促進(jìn)辦公室檔案管理模式的進(jìn)一步完善，從而促進(jìn)管理工作效益的提高。最后，在貫徹落實(shí)各項(xiàng)規(guī)章制度的基礎(chǔ)上，積極的對辦公室檔案管理機(jī)制中存在的不足之處展開深入的探析。

3.不斷的提升辦公室檔案管理人員的綜合素質(zhì)水平

辦公室檔案管理人員綜合素質(zhì)水平的高低將會(huì)對辦公室檔案管理工作的效率產(chǎn)生直接的影響。因此，一定要不斷的提升辦公室檔案管理人員的綜合素質(zhì)水平。首先，要大力的培養(yǎng)辦公室檔案管理人員的自我提升意識，同時(shí)借助于相關(guān)的培訓(xùn)教育活動(dòng)來提升其管理技能與職業(yè)素養(yǎng)。其次，構(gòu)建完善的業(yè)務(wù)考核制度，定期的對管理人員的業(yè)務(wù)水平與管理技能進(jìn)行考核。

三、結(jié)論

綜上訴述，對于事業(yè)單位而言，不斷的提高辦公室檔案管理工作的效率是具有重要的意義的。在工作實(shí)踐中，要構(gòu)建完善的辦公室檔案信息管理體系，全面的強(qiáng)化辦公室檔案管理機(jī)制，不斷的提升辦公室檔案管理人員的綜合素質(zhì)水平，構(gòu)建完善的辦公室檔案管理意見反饋體系。