王運(yùn)玲

摘要：大事記作為一種重大事件和重要活動(dòng)的記載材料，對(duì)社會(huì)發(fā)展有著重要的史料價(jià)值，但目前大事記的編寫普遍存在質(zhì)量參差不齊的現(xiàn)象，質(zhì)量問(wèn)題日漸突出。通過(guò)對(duì)大事記撰寫標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行深入研究，運(yùn)用4M質(zhì)量管理方法，查找大事記撰寫的質(zhì)量問(wèn)題，剖析原因，提出提升大事記撰寫質(zhì)量的措施。

關(guān)鍵詞：檔案;大事記4M;質(zhì)量管理

0?? 引言

大事記作為檔案編研的一種重要形式，專門用以記載某一地區(qū)某一個(gè)歷史時(shí)期內(nèi)具有對(duì)當(dāng)時(shí)或后世有較大影響的自然、經(jīng)濟(jì)、政治、軍事、文化、社會(huì)等方面的大事、要事和首事。近年發(fā)現(xiàn)大事記的撰寫質(zhì)量參差不齊，現(xiàn)選擇4M質(zhì)量管理方法對(duì)影響大事記的質(zhì)量原因進(jìn)行查找，從而找到對(duì)策進(jìn)行質(zhì)量改進(jìn)。

1?? 大事記概述

大事記是按時(shí)間順序記載一定范圍內(nèi)（地區(qū)、領(lǐng)域、系統(tǒng)、人物），在一定時(shí)期發(fā)生的重大事件和重要活動(dòng)的參考材料。

大事記以簡(jiǎn)明的文字，系統(tǒng)扼要地記錄某些事件的歷史發(fā)展事實(shí)，揭示重要事件和活動(dòng)的發(fā)生發(fā)展過(guò)程以及事件之間的聯(lián)系。大事記種類眾多，而常見的有機(jī)關(guān)工作大事記，國(guó)家或地區(qū)大事記，專題大事記和個(gè)人生平大事記等，它提供許多系統(tǒng)的歷史材料，有助于人們從歷史發(fā)展的事實(shí)中總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，提高認(rèn)識(shí)。

2?? 大事記撰寫要求標(biāo)準(zhǔn)

通過(guò)對(duì)檔案學(xué)管理教材以及大事記撰寫質(zhì)量相關(guān)論文的資料查閱，歸納總結(jié)大事記撰寫需要滿足以下幾條標(biāo)準(zhǔn)：

2.1???? 大事選材準(zhǔn)確，不缺漏

大事的選擇是否得當(dāng)，是決定大事記質(zhì)量高低的重要因素之一，大事記中應(yīng)選用確屬重大事件的材料，避免事無(wú)巨細(xì)地加以羅列，也應(yīng)防止片段摘取和割裂材料，只有真正做到大事、要事不漏，小事、瑣事不取，常事不書，非常則書，選精擇要，去蕪除雜，才能使大事記詳而不煩瑣，簡(jiǎn)而得其要，完整記錄某些事件的歷史發(fā)展事實(shí)，揭示重要事件和活動(dòng)的發(fā)生發(fā)展過(guò)程，全面概要記述歷史發(fā)展的真實(shí)面貌。

2.2???? 事件要素要完整

大事記是為了記載歷史，并作為史料參考的，所以每一件大事記載要詳實(shí)完整，這樣才能很好的反映當(dāng)時(shí)事件的來(lái)龍去脈和對(duì)未來(lái)的影響力。每件大事記的編寫內(nèi)容必須包括以下七個(gè)要素：時(shí)間、標(biāo)題、地點(diǎn)、人物、背景（原因）、活動(dòng)（經(jīng)過(guò)）、后果。其中，“時(shí)間、地點(diǎn)”必須說(shuō)清楚。大事時(shí)間力求準(zhǔn)確，即寫明年、月、日，有些特殊事件還應(yīng)寫明確切的時(shí)、分、秒。只有通過(guò)大事的完整記載，才能很好地發(fā)揮大事記的檔案價(jià)值、查考價(jià)值。

3?? 大事記質(zhì)量問(wèn)題分析查找

目前因?yàn)榉N種原因，大事記撰寫質(zhì)量并不能達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)要求，造成質(zhì)量低下，下面以某研究所撰寫的《某年所大事記》、《某型號(hào)研制大事記》為例，運(yùn)用4M質(zhì)量管理方法，對(duì)照大事記的撰寫標(biāo)準(zhǔn)，查找質(zhì)量問(wèn)題，并進(jìn)行原因分析。

3.1???? 質(zhì)量問(wèn)題查找

通過(guò)對(duì)《某年所大事記》、《某型號(hào)研制大事記》兩篇大事記的研究，發(fā)現(xiàn)主要存在以下問(wèn)題，并進(jìn)行歸納，詳見表1。

3.1.1? 大事選材不準(zhǔn)確

《某型號(hào)研制大事記》中有些常見故障、常規(guī)試驗(yàn)及評(píng)審對(duì)型號(hào)的研制整個(gè)歷程來(lái)說(shuō)，意義不太大，不足以列入到大事記中，同時(shí)缺漏一些重點(diǎn)節(jié)點(diǎn)的事件。

3.1.2? 事件要素不完整

《某年所大事記》部分事件要素記錄不全，例如：“5月25日，XXX所葛院長(zhǎng)、劉書記、李總師、張副所長(zhǎng)等一行6人來(lái)所進(jìn)行技術(shù)交流?！逼渲腥宋锏拿治磳懭?，僅有姓氏和職務(wù)，撰寫不明確。另一條大事僅記載如下內(nèi)容：“某月6日，某總質(zhì)量師系統(tǒng)工作會(huì)在所召開?！比笔е饕宋?、發(fā)展過(guò)程、因果關(guān)系等因素。

3.2???? 原因分析

針對(duì)大事記編寫過(guò)程中存在的問(wèn)題，運(yùn)用4M質(zhì)量管理方法對(duì)大事記質(zhì)量問(wèn)題進(jìn)行原因分析如下。

3.2.1? 4M質(zhì)量管理方法簡(jiǎn)介

4M質(zhì)量管理方法又稱4M檢核法，4M是ISO質(zhì)量管理體系中的要素之一，分別是指人（Men）、機(jī)（Machine）、料（Material）、法（Method）。這四個(gè)M用在品質(zhì)上瑕疵方法謂為四大要素，在追查不良原因品質(zhì)瑕疵及工程管理時(shí)是最有用的方法。

（1） 人（Men）：人是決定質(zhì)量工作的關(guān)鍵因素，充分發(fā)揮人的主觀能動(dòng)性和創(chuàng)造性，才能從思想上、根本上提高工作質(zhì)量。

（2） 機(jī)（Machine）：工具、設(shè)備的高效，能大幅度提高工作效率和產(chǎn)品質(zhì)量。

（3） 料（Material）：原材料是決定質(zhì)量工作的又一關(guān)鍵因素，原材料質(zhì)量的高低，嚴(yán)重影響最終產(chǎn)品的質(zhì)量。

（4） 法（Method）：工作方法包含加工方法、管理方法、檢驗(yàn)方法等。

3.2.2? 4M質(zhì)量原因分析

運(yùn)用4M管理方法，從人、機(jī)、料、法四個(gè)要素對(duì)大事記撰寫質(zhì)量不高的原因進(jìn)行全面分析，通過(guò)調(diào)查法和定性分析，對(duì)四個(gè)要素中的影響因素進(jìn)行分析。

（1） 人（Men）

目前我所從事大事記編寫的人員主要是檔案人員，檔案人員在撰寫型號(hào)研制大事記和所大事記時(shí)，存在兩方面因素造成大事記質(zhì)量問(wèn)題：一是技能不足，二是疏忽大意造成失誤。其中技能不足又包括三方面的影響因素，一是存在對(duì)型號(hào)、所情等大事了解不夠，缺乏一定的科研專業(yè)知識(shí)的問(wèn)題;二是部分檔案人員未經(jīng)過(guò)專業(yè)的撰寫培訓(xùn)，對(duì)大事記撰寫標(biāo)準(zhǔn)未掌握，撰寫能力弱;三是對(duì)大事記的撰寫標(biāo)準(zhǔn)貫徹不到位。

（2） 機(jī)（Machine）

目前大事記撰寫沒(méi)有采用相應(yīng)的工具和信息化手段，僅靠傳統(tǒng)的記錄、積累和分析手段，對(duì)大事記撰寫質(zhì)量提高有一定的影響。

（3） 料（Material）

在素材搜集時(shí)，對(duì)素材搜集的質(zhì)量要求不嚴(yán)，大事記要素未搜集全，導(dǎo)致之后進(jìn)行撰寫時(shí)，再收集素材要素困難，最終造成大事記要素缺失。同時(shí)素材選取時(shí)標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，造成素材的信息不準(zhǔn)確。

（4） 法（Method）

現(xiàn)在大事記的撰寫一般采取年末集中搜集素材、分工撰寫的工作方法，在一定程度上造成素材搜集不全，任務(wù)集中，質(zhì)量不高的現(xiàn)象。

4?? 問(wèn)題解決方案

4.1???? 制定工作流程，加強(qiáng)前期謀劃

大事記撰寫是一項(xiàng)系統(tǒng)的工作，應(yīng)按照大事記撰寫步驟，制定一套相對(duì)完整的工作流程，嚴(yán)格按照工作流程開展工作。在充分調(diào)研科研管理需求的基礎(chǔ)上，對(duì)大事記工作提前謀劃、策劃，才能更好地服務(wù)科研生產(chǎn)需要，保障大事記撰寫質(zhì)量的提升。

4.2???? 加強(qiáng)大事記撰寫人員團(tuán)隊(duì)建設(shè)

4.2.1? 組建大事記撰寫團(tuán)隊(duì)

大事記撰寫工作的順利完成需要組建一支撰寫團(tuán)隊(duì)。團(tuán)隊(duì)中不僅要包含專職檔案人員，還需要包含設(shè)計(jì)人員、試驗(yàn)人員、項(xiàng)目管理人員，并分工明確，團(tuán)結(jié)合作。設(shè)計(jì)人員、試驗(yàn)人員從設(shè)計(jì)、試驗(yàn)方面收集積累相關(guān)大事素材;項(xiàng)目管理人員負(fù)責(zé)收集管理方面的大事;專職檔案人員對(duì)素材進(jìn)行編撰，用大事記的語(yǔ)言進(jìn)行撰寫、描述事件，這樣組建一個(gè)撰寫團(tuán)隊(duì)能夠從各方面涵蓋重大事件，使大事記撰寫更加全面、專業(yè)。

4.3???? 標(biāo)準(zhǔn)認(rèn)識(shí)清楚，素材搜集要全面

在撰寫大事記前，要加強(qiáng)大事記素材搜集工作，在原材料方面加強(qiáng)質(zhì)量工作。在搜集素材時(shí)，搜集事件要全面，事無(wú)巨細(xì)，基本素材要涵蓋發(fā)展全過(guò)程;事件要素要全面，不缺項(xiàng)。在大事記撰寫時(shí)，對(duì)基本素材進(jìn)行加工，對(duì)素材事件的要素進(jìn)行充分提取，保證事件要素的完整性，同時(shí)按事件影響的重要性，對(duì)相關(guān)事件進(jìn)行分類，保障大事記編寫的邏輯性。

5結(jié)論

大事記作為一種檔案編研產(chǎn)品，對(duì)社會(huì)發(fā)展有著重要的參考和借鑒價(jià)值，檔案人員要從人、機(jī)、料、法四個(gè)方面根本上提高大事記編研質(zhì)量，從而發(fā)揮檔案的史料和借鑒價(jià)值。

參考文獻(xiàn)：

[1]康軍.面對(duì)全球經(jīng)濟(jì)一體化，積極參與國(guó)際競(jìng)爭(zhēng)--4M1E在質(zhì)量管理中的新分析與應(yīng)用[J].亞太質(zhì)量組織，2002：173-175

[2]蔣蔚.如何提高大事記的編寫質(zhì)量[J].秘書，2001（12）：30-31.

[3]武鐵良.續(xù)志大事記質(zhì)量問(wèn)題二十五例[J].廣西地方志，2011（3）：27-31.