陳志輝

摘 要：隨著時(shí)代發(fā)展和科技不斷進(jìn)步，檔案也從紙質(zhì)文件變成了電子檔案。目前聲像檔案的運(yùn)用已經(jīng)接近普遍，但是在管理檔案的過(guò)程中還會(huì)發(fā)現(xiàn)一些不足。本文針對(duì)云時(shí)代下的聲像檔案管理現(xiàn)狀進(jìn)行探討，提出檔案管理中存在的不足，并設(shè)立有效的策略。

關(guān)鍵詞：云時(shí)代;聲像檔案;檔案管理;策略

在科技飛速發(fā)展的環(huán)境中，辦公條件也更上一層樓，機(jī)關(guān)和各個(gè)單位在組織活動(dòng)中，會(huì)產(chǎn)生大量的聲像檔案。為了使這些檔案能夠更好地被保護(hù)和利用，行政和檔案管理部門要切實(shí)做到對(duì)檔案資料的保護(hù)。但是目前仍然存在歸檔不完整、檔案管理混亂和檔案管理?xiàng)l件、設(shè)備差等問(wèn)題，影響了檔案的使用效果，聲像檔案管理也比檔案工作的整體水平低。基于此，進(jìn)行聲像檔案管理工作勢(shì)在必行。

1 聲像檔案管理簡(jiǎn)述

1.1 聲像檔案概念分析

聲像檔案是指?jìng)€(gè)人、社會(huì)組織、國(guó)家機(jī)構(gòu)等在各種活動(dòng)（軍事、政治、文化、科學(xué)、技術(shù)、宗教等）中形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有價(jià)值的影像、聲像等檔案[1]。聲像檔案具有多種形式，包括照片、影片、唱片、錄音帶、錄像帶等，并輔助文字將記錄加以說(shuō)明，是全宗檔案的組成部分之一。

1.2 聲像檔案的特性

聲像檔案具有直觀性和形象性。它是記錄社會(huì)中人們活動(dòng)的聲音和圖像，反應(yīng)事物的直觀形象，以給人強(qiáng)烈的真實(shí)感，這是紙質(zhì)檔案不能代替的。聲像檔案進(jìn)一步顯示了檔案的原始記錄性。由于聲像檔案難以區(qū)分原件和復(fù)印件，所以在收集和保管時(shí)，有較大的困難，這就為檔案工作帶來(lái)了難度。由于聲像檔案的材料由光感材料和磁性材料構(gòu)成，所以，其保管方式與紙質(zhì)檔案有很大的區(qū)別。聲像檔案的管理好壞與檔案壽命的長(zhǎng)短有密不可分的關(guān)系。所以，對(duì)聲像檔案科學(xué)保護(hù)和管理工作要加強(qiáng)，才能增加檔案的耐久性。另外聲像檔案與紙質(zhì)檔案有密切聯(lián)系，他們可以相互補(bǔ)充、相互印證。例如，召開(kāi)重要會(huì)議和活動(dòng)時(shí)，會(huì)產(chǎn)生文字記錄、圖紙，同時(shí)也產(chǎn)生照片、錄影帶等。所以在保存聲像檔案和紙質(zhì)檔案時(shí)，要科學(xué)的對(duì)其進(jìn)行整理，保持他們之間的聯(lián)系。

2 聲像檔案管理的現(xiàn)狀分析——云時(shí)代背景下

2.1 人員及聲像設(shè)備存在一定不足

隨著相關(guān)技術(shù)的不斷發(fā)展，各種各樣的聲像設(shè)備逐漸出現(xiàn)，為聲像檔案工作帶來(lái)了一定挑戰(zhàn)。很多機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位配備了多種的硬件設(shè)備，但是，在軟件的使用上比較匱乏。很多單位在聲像設(shè)備管理的制度方面不健全，有些單位在使用相關(guān)硬件設(shè)備時(shí)沒(méi)有按照規(guī)定的要求，導(dǎo)致很多設(shè)備空缺，無(wú)人會(huì)操作，硬件設(shè)備的作用不能有效的發(fā)揮出來(lái)。還有的單位將設(shè)備閑置，無(wú)法充分利用。這會(huì)造成在一些重要活動(dòng)時(shí)，不能及時(shí)的錄制，檔案不能完整保存，給后續(xù)聲像檔案的產(chǎn)生和留檔埋下了隱患。

攝錄人員對(duì)聲像檔案的產(chǎn)生、質(zhì)量和數(shù)量都有決定的作用。很多機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位的攝錄人員隊(duì)伍強(qiáng)大且文化程度較高。但是，不乏有兼職人員，且有些人員從事該專業(yè)年齡較少或沒(méi)有經(jīng)過(guò)專業(yè)培訓(xùn)。專業(yè)工齡短，專業(yè)知識(shí)技能較低。這就造成聲像檔案管理不規(guī)范。在產(chǎn)生檔案和歸檔時(shí)，不能科學(xué)地將聲像檔案完整記錄和保存。

2.2 檔案管理相對(duì)較為混亂

首先，相關(guān)聲像檔案管理制度還不夠完善。由于聲像檔案管理制度不夠完善，導(dǎo)致聲像檔案統(tǒng)一管理十分困難，很大程度上制造了檔案管理混亂現(xiàn)象，為聲像檔案管理質(zhì)量提升造成不利影響。加之，一部分單位在聲像檔案管理上缺乏嚴(yán)格的規(guī)則，使得聲像檔案管理隨意性比較強(qiáng)，進(jìn)一步增加了聲像檔案統(tǒng)一管理的難度。且，一部分單位缺乏相應(yīng)聲像檔案統(tǒng)一管理機(jī)制，使得現(xiàn)實(shí)中聲像檔案管理很難統(tǒng)一推進(jìn)。

其次，對(duì)于聲像檔案的保護(hù)力度還不夠高。聲像檔案與一般檔案相比有很大特殊性，對(duì)保護(hù)要求較高，一部分管理人員歸檔不夠及時(shí)，使得聲像檔案堆積、滯后甚至丟失等情況時(shí)有發(fā)生，影響了聲像檔案管理質(zhì)量提升。例如，在進(jìn)行照片歸檔時(shí)，需將照片和底片存放在一起。影像則需要輔助文字說(shuō)明，如果不能及時(shí)完成歸檔，日后的檔案整理工作也相當(dāng)困難。但是據(jù)調(diào)查發(fā)現(xiàn)，有少數(shù)單位仍然沒(méi)有按照要求歸檔照片，很多資料（照片和底片）已經(jīng)丟失或損毀，文字說(shuō)明更是模糊。很珍貴的資料，由于沒(méi)有及時(shí)歸檔失去了本身的價(jià)值。另外有些單位由于是私人錄制，所以珍貴的聲像檔案保存在錄制者家中。但是在檔案部門前去提取資料時(shí)，錄制者不愿交出檔案的情況時(shí)有發(fā)生，這種情況出現(xiàn)與相關(guān)人員檔案保護(hù)意識(shí)相對(duì)薄弱有很大關(guān)系。

再次，各企業(yè)單位管理狀況不均，聲像檔案管理水平參差不齊。有很多企業(yè)、事業(yè)單位沒(méi)有進(jìn)行較好的保存工作，聲像檔案保管的效果并不是很好。聲像檔案其載體主要為磁帶、光盤等，其在保管上對(duì)環(huán)境的要求有別于紙質(zhì)檔案，其需要恒溫、恒濕、防磁等環(huán)境，如果環(huán)境條件無(wú)法滿足就會(huì)使一些檔案照片顏色變黃、褪色，底片黏連，這對(duì)聲像檔案的保存和利用非常不利，甚至?xí)孤曄駲n案損毀流失。

最后，活動(dòng)聲像檔案流失較為嚴(yán)重、聲像檔案館藏檔案匱乏也是當(dāng)前聲像檔案管理普遍存在現(xiàn)象之一。很多單位保存檔案、照片在個(gè)人或科室內(nèi)部，沒(méi)有集中統(tǒng)一管理，所以聲像檔案不齊全，沒(méi)有檔案來(lái)源。外加征集措施不得力，一定程度上增加了館藏不足的問(wèn)題。再者，通常重要會(huì)議或重大活動(dòng)相應(yīng)的錄像、攝像工作人員眾多，很多資料都可以通過(guò)報(bào)紙或圖書查詢到，但是檔案館卻找不到原始檔案。這是由于一個(gè)盡管是同一單位參與統(tǒng)一活動(dòng)，但是沒(méi)有相對(duì)統(tǒng)一的檔案管理機(jī)制，加之部門人員流動(dòng)性強(qiáng)，每一個(gè)工作人員各自只負(fù)責(zé)自己區(qū)域的工作，檔案材料沒(méi)有協(xié)調(diào)統(tǒng)一，在活動(dòng)結(jié)束后檔案材料流失在所難免;二是檔案管理沒(méi)有從始至終的貫穿到整個(gè)活動(dòng)中，使檔案材料流失;三是管理人沒(méi)有形成有效的管理。資料用過(guò)后，下落不明造成檔案的流失。

3 檔案（聲像）管理策略——云時(shí)代背景下

3.1 加強(qiáng)宣傳，提高聲像檔案管理意識(shí)

檔案管理工作涉及部門較多，其不單單是檔案管理主管部門的事情，更與立檔單位和社會(huì)相連，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)更加關(guān)注檔案管理工作，使檔案管理工作可以順利實(shí)施。從筆者這些年的檔案管理經(jīng)驗(yàn)來(lái)看，首先，管理部門和新聞單位應(yīng)具備正向態(tài)度，加強(qiáng)宣傳力度，使得聲像檔案管理可以引起社會(huì)廣泛關(guān)注，增強(qiáng)相關(guān)工作人員與人民群眾的意識(shí)，為聲像檔案管理工作營(yíng)造一個(gè)積極良好的外在環(huán)境。其次，相關(guān)檔案管理部門與立檔單位要把握住機(jī)遇，積極為檔案管理工作服務(wù)。相關(guān)部門需要結(jié)合聲像檔案管理工作實(shí)際情況，充分加強(qiáng)宣傳，促進(jìn)民眾意識(shí)提升。

3.2 完善并落實(shí)檔案管理制度

針對(duì)聲像檔案管理工作相對(duì)較為混亂的情況，相關(guān)管理部門需要進(jìn)一步完善聲像檔案管理制度，為管理工作提供指導(dǎo)，促進(jìn)聲像檔案管理工作規(guī)范性建設(shè)。相關(guān)管理部門可以積極合作，出臺(tái)各種各樣的檔案管理辦法，增強(qiáng)聲像檔案管理工作質(zhì)量，維護(hù)檔案管理秩序。例如，《佛山市聲像檔案管理辦法》的出臺(tái)，為處在其轄區(qū)內(nèi)各檔案管理單位檔案管理工作開(kāi)展提供科學(xué)參考。同時(shí)，各個(gè)立檔單位也要建立規(guī)范的管理制度，強(qiáng)化管理，并根據(jù)制定的制度施行，使檔案已完整的形式保存下來(lái)，嚴(yán)禁聲像檔案歸為己有的個(gè)人行徑。另外，對(duì)檔案的日常管理、借閱和利用也應(yīng)有相應(yīng)的規(guī)范條例。對(duì)于永久或長(zhǎng)期的聲像檔案，應(yīng)定期轉(zhuǎn)交至上級(jí)檔案館，落實(shí)檔案管理制度。另外，檔案館也需要根據(jù)實(shí)際檔案管理情況制定并完善相應(yīng)配套管理策略，明確各檔案管理人員具體職責(zé)，促進(jìn)檔案管理工作規(guī)范性建設(shè)。

3.3 增強(qiáng)監(jiān)導(dǎo)與培訓(xùn)力度

對(duì)于施行規(guī)范的單位，要注重對(duì)檔案管理工作的鞏固和提高，在開(kāi)發(fā)和利用上做重點(diǎn)針對(duì)工作;對(duì)于設(shè)備和工作人員較完善，但是檔案管理仍有欠缺的單位，應(yīng)建立制度并按照規(guī)范進(jìn)行管理，加強(qiáng)管理工作和監(jiān)導(dǎo)工作，促進(jìn)單位逐步規(guī)范化管理;對(duì)于問(wèn)題較多、設(shè)備基礎(chǔ)較弱的單位，要加大監(jiān)導(dǎo)力度，注重培訓(xùn)人員的專業(yè)技能，提高攝錄人員、檔案管理人員的專業(yè)知識(shí)和專業(yè)技能，形成良好的聲像檔案管理氛圍，為之后的管理工作打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)[2]。

3.4 優(yōu)化聲像檔案保管方式

在聲像檔案保管上相關(guān)管理人員一定要嚴(yán)格按照檔案管理具體要求進(jìn)行，為聲像檔案提供一個(gè)恒溫、恒濕、防火等適宜保管的環(huán)境，科學(xué)保護(hù)聲像檔案[3]。目前聲像檔案保存條件普遍低于上述要求，各單位要結(jié)合工作要求，提升工作條件，使聲像檔案可以更好地保存?？梢詫n案利用聲像柜或鐵柜單獨(dú)存放;控制檔案室的濕度，遠(yuǎn)離光線和磁場(chǎng)，盡可能的將聲像檔案的使用壽命延長(zhǎng)。

3.5 以多樣的形式疏通收集渠道

目前很多聲像檔案在收集過(guò)程中都會(huì)出現(xiàn)流失或損毀的狀況，要使其收集完整，就必須使用行政手段和物質(zhì)手段，增加和豐富收集渠道的范圍，各立檔單位和檔案館要用多種的方式進(jìn)行檔案資料的收

集[4]。例如，對(duì)于上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)來(lái)本地視察檢查工作所形成的聲像材料，檔案管理部門可與當(dāng)?shù)匦侣劜块T或記者進(jìn)行溝通，采集多方面的資料，然后進(jìn)行整合，形成全面的聲像檔案。

另外，針對(duì)地區(qū)重大活動(dòng)或重要會(huì)議檔案失控、聲像檔案流失等情況，相關(guān)部門委派專門人員進(jìn)行管理，這樣可以使重大活動(dòng)的聲像檔案更加及時(shí)、完整的進(jìn)行歸檔。在工作中統(tǒng)一管理，為各部門日后對(duì)聲像檔案的利用提供方便。

4 總結(jié)

目前云時(shí)代環(huán)境下，聲像檔案的保存更加簡(jiǎn)單和方便，有些單位可以利用數(shù)據(jù)錄像的形式，將檔案的資料直接上傳至檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。但對(duì)于之前影像資料的管理，檔案管理部門要加強(qiáng)重視，制定管理辦法，加強(qiáng)監(jiān)督，注重對(duì)管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，結(jié)合實(shí)際情況力求將聲像檔案妥善保管，實(shí)現(xiàn)聲像檔案的價(jià)值。

參考文獻(xiàn)

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