張銘軒

摘要：文秘工作和檔案管理有著密不可分的關(guān)系，二者之間相互發(fā)展、相互聯(lián)系。文秘工作是檔案管理的基礎(chǔ)，只有文秘工作做好，檔案管理才能更具精準(zhǔn)性。隨著科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展，文秘工作和檔案管理都離不開(kāi)計(jì)算機(jī)，尤其是從公文生成到檔案管理都需要依靠計(jì)算機(jī)系統(tǒng)來(lái)完成。隨著信息化時(shí)代的到來(lái)，文秘工作和檔案管理逐漸實(shí)現(xiàn)一體化辦公，所以本文就信息時(shí)代文秘工作及檔案管理進(jìn)行分析討論，促使文密工作和檔案管理在信息時(shí)代背景下實(shí)現(xiàn)優(yōu)化、創(chuàng)新。

關(guān)鍵詞：信息時(shí)代;文秘工作;檔案管理

前言：

傳統(tǒng)的文秘工作及檔案管理都是由人工操作完成，這種工作模式不僅工作效率低，而且還會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)誤和漏洞。隨著信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，文秘工作及檔案管理逐漸實(shí)現(xiàn)一體化，不僅減少人力資源成本的投入，而且還提高了工作質(zhì)量和效率。雖然很多企事業(yè)單位實(shí)行文秘工作及檔案管理一體化工作模式，但是在應(yīng)用中還存在諸多問(wèn)題，所以要想讓文秘工作及檔案管理一體化作用發(fā)揮出來(lái)，就要將存在的問(wèn)題進(jìn)行有效解決，這樣才能提高文書檔案質(zhì)量。

一、信息時(shí)代文秘工作和檔案管理存在的問(wèn)題

（一）文秘人員缺乏檔案意識(shí)

傳統(tǒng)的文秘工作是由工作人員手工進(jìn)行處理。隨著信息時(shí)代的發(fā)展，大部分文秘工作人員還沒(méi)有從傳統(tǒng)的工作模式中掙脫出來(lái)，致使在應(yīng)用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)時(shí)，無(wú)法適應(yīng)這嚴(yán)重影響了文秘工作及檔案管理的一體化發(fā)展。企事業(yè)單位要想讓文秘工作及檔案管理實(shí)現(xiàn)一體化，就要轉(zhuǎn)變文秘人員的工作理念，加強(qiáng)文秘人員對(duì)辦公自動(dòng)化的認(rèn)識(shí)和應(yīng)用。

（二）文書檔案缺乏規(guī)范性

在實(shí)際工作中，有的檔案管理人員出現(xiàn)檔案版面混亂、記錄不全、文檔使用不當(dāng)、編號(hào)錯(cuò)誤、原稿不全等問(wèn)題，這些問(wèn)題嚴(yán)重影響了檔案的規(guī)范管理，讓檔案管理完整性、安全性和美觀性受到了嚴(yán)重的影響。

（三）管理人員素質(zhì)不高

由于很多企事業(yè)單位的文秘工作及檔案管理從業(yè)者不是專業(yè)人員，導(dǎo)致文秘工作及檔案管理工作中時(shí)常出現(xiàn)工作人員素質(zhì)不高。雖然有的非專業(yè)文秘工作及檔案管理從事者，在入職崗位前接受了一系列培訓(xùn)，但其業(yè)務(wù)精準(zhǔn)度和專業(yè)度無(wú)法滿足時(shí)代的發(fā)展需求，這嚴(yán)重影響了文書存檔質(zhì)量和管理。

二、信息時(shí)代文秘工作和檔案管理的改進(jìn)措施

（一）強(qiáng)化管理意識(shí)，提高檔案管理工作的保密性

檔案管理工作的要求性很高，不僅要求管理人員要具備扎實(shí)的專業(yè)技能及現(xiàn)代化信息檔案管理技能，而且還要有較強(qiáng)的責(zé)任感、恪盡職守的工作態(tài)度，所以企事業(yè)單位要加強(qiáng)管理人員的管理意識(shí)，提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)，促使自身成為即備專業(yè)技能又備信息技能的綜合型檔案管理人才。雖然信息技術(shù)給檔案管理工作提供了一定的方便性，但同時(shí)也給檔案管理的保密性帶來(lái)了隱患，為了提高檔案管理工作的保密性，文秘人員在工作時(shí)要注意以下幾點(diǎn)：①文秘人員在用計(jì)算機(jī)進(jìn)行工作時(shí)，一定要確保計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境和使用軟件健康;②文秘人員在進(jìn)行檔案管理時(shí)，要使用企業(yè)內(nèi)部局域網(wǎng)，避免黑可通過(guò)外網(wǎng)連接進(jìn)入檔案，導(dǎo)致檔案文件遭到丟失或篡改;③在檔案管理文檔中設(shè)置進(jìn)入密碼，只有知道密碼才能進(jìn)入，還可以設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限，將領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)工作人員設(shè)為擁有訪問(wèn)權(quán)，其他人員在進(jìn)入檔案時(shí)要進(jìn)行申請(qǐng)，根據(jù)申請(qǐng)程序進(jìn)入文檔。

（二）明確部門職責(zé)，加強(qiáng)制度建設(shè)

文秘人員在工作中一定要遵守《中華人員共和國(guó)檔案法》。文秘人員在工作時(shí)要按照相關(guān)要求，對(duì)檔案中的文件進(jìn)行統(tǒng)一保管，并根據(jù)文件的變化，將文檔進(jìn)行分類、歸納，只有這樣才能確保檔案規(guī)范管理。文秘人員要是辭離崗位時(shí)，要及時(shí)將有關(guān)工作進(jìn)行清交，避免檔案的安全性和完整性受到影響。另外，企事業(yè)單位還要明確各部門職責(zé)，并建立相應(yīng)的工作程序和管理制度，加強(qiáng)公文審核簽發(fā)制度，同時(shí)還要加強(qiáng)建設(shè)企業(yè)網(wǎng)絡(luò)管理，讓企業(yè)內(nèi)部員工能夠?qū)崿F(xiàn)檔案共傳。檔案管理人員要加強(qiáng)與各部門之間的聯(lián)系，做到及時(shí)收發(fā)文件，避免文件材料丟失或者遺漏?？偟膩?lái)說(shuō)，只有做好檔案基礎(chǔ)收集工作，才能豐富檔案存儲(chǔ)材料，規(guī)范檔案管理工作，進(jìn)而為企業(yè)的發(fā)展提供支撐。

（三）引進(jìn)現(xiàn)代技術(shù)，提高文秘人員的工作技能

隨著信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，傳統(tǒng)的文件傳輸設(shè)備和檔案存儲(chǔ)工具，已經(jīng)無(wú)法滿足現(xiàn)代技術(shù)的管理需求，傳統(tǒng)的工作模式和方法不僅工作效率低，而且還會(huì)出現(xiàn)各種錯(cuò)誤和漏洞。因此企業(yè)要想在信息時(shí)代背景下穩(wěn)定發(fā)展，就要與時(shí)俱進(jìn)，引進(jìn)現(xiàn)代管理技術(shù)，提高文檔儲(chǔ)存管理水平，讓文秘工作及檔案管理逐漸實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化管理，只有這樣企業(yè)才能跟隨時(shí)代的發(fā)展，滿足社會(huì)發(fā)展需求。由于文秘工作涉及的內(nèi)容較為繁多復(fù)雜，既要為企業(yè)發(fā)展謀劃策略，也要為員工分發(fā)傳達(dá)文件，所以文秘文員在工作中一定要將文件進(jìn)行分類歸納整理，避免文件出現(xiàn)遺漏或者重復(fù)。企業(yè)要想讓文秘人員對(duì)文件進(jìn)行有效的分類歸納整理，就要做到以下幾點(diǎn)：①讓電子檔案資料管理實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化，只有讓電子檔案資料管理實(shí)現(xiàn)自動(dòng)，才能讓文秘人員在整理、收集護(hù)實(shí)現(xiàn)第一時(shí)間上傳和發(fā)送，可以提高文件資料的有效性、完整性、及時(shí)性;②構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺(tái)，企業(yè)要在內(nèi)部構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺(tái)，提高企業(yè)內(nèi)部檔案管理的共享性，讓各部門的之間能夠?qū)崿F(xiàn)檔案互利共享，避免重要文件無(wú)法在第一時(shí)間傳達(dá)，進(jìn)而影響文件的實(shí)效性;③加強(qiáng)對(duì)文秘人員的相關(guān)培訓(xùn)，定期對(duì)文秘人員進(jìn)行相關(guān)技能培訓(xùn)和相關(guān)技能知識(shí)講座，提高文秘人員的信息技能、網(wǎng)絡(luò)技能和專業(yè)技能，只有加強(qiáng)對(duì)文秘人員的技能培訓(xùn)，才能讓文秘人員更好的勝任其崗位，進(jìn)而更好的服務(wù)于企業(yè)。

結(jié)語(yǔ)：

綜上所述，文秘工作及檔案管理對(duì)企事業(yè)單位的發(fā)展有著很大的作用。在信息時(shí)代背景下，文秘工作及檔案管理逐漸實(shí)現(xiàn)一體化，但在實(shí)際應(yīng)用文秘人員缺乏檔案意識(shí)，管理人員素質(zhì)不高，文書檔案缺乏科學(xué)性。面對(duì)這些問(wèn)題，企事業(yè)單位要強(qiáng)化管理意識(shí)，加強(qiáng)制度建設(shè)，提高檔案管理工作的保密性，引進(jìn)現(xiàn)代技術(shù)，提高文秘人員的工作素質(zhì)，促使文秘工作及檔案管理從根源上實(shí)現(xiàn)一體化。

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