馮國雨

摘?要：計(jì)算機(jī)技術(shù)在辦公自動化中發(fā)揮著極其重要的作用，可以提升辦公質(zhì)量和效率，可以有效節(jié)約能源，降低企業(yè)的成本，為企業(yè)的發(fā)展提供強(qiáng)有力的支撐。本文在分析說明計(jì)算機(jī)技術(shù)對辦公自動化工作的重要性以及其在辦公自動化中的優(yōu)點(diǎn)，并探討了計(jì)算機(jī)技術(shù)在辦公自動化中的應(yīng)用。

關(guān)鍵詞：計(jì)算機(jī)技術(shù);辦公自動化;應(yīng)用

一、運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)對辦公自動化的重要性

我國已經(jīng)邁進(jìn)了信息化時代，各行各業(yè)都在積極按照時代的發(fā)展要求不斷完善自身，廣泛將計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用在辦公自動化中，促進(jìn)企業(yè)實(shí)現(xiàn)快速發(fā)展。辦公自動化從簡單來說，就是將先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用到企業(yè)的辦公工作過程中并加強(qiáng)運(yùn)用。在計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用下，能夠減少辦公過程中的信息傳遞、存儲、分享、更新等方面的人力和物力投入，革除許多繁雜、重復(fù)、冗余等浪費(fèi)人力物力的工作弊病;能夠?qū)鹘y(tǒng)的辦公模式進(jìn)行改革，簡化文件審批、數(shù)據(jù)信息存儲、分享傳遞、會議溝通、協(xié)同辦公等辦公程序，使企業(yè)辦公更加準(zhǔn)確、嚴(yán)密、快捷、高效，進(jìn)而提升辦公質(zhì)量;能夠有效共享企業(yè)內(nèi)部的資源，優(yōu)化辦公模式和辦公環(huán)境，使企業(yè)辦公自動化更加現(xiàn)代化，為企業(yè)在激烈的市場競爭中占據(jù)優(yōu)勢奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

二、計(jì)算機(jī)技術(shù)在辦公自動化中運(yùn)用的優(yōu)點(diǎn)

1、創(chuàng)造良好的辦公環(huán)境

在社會經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展的今天，企業(yè)廣泛應(yīng)用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)，可使企業(yè)更具有現(xiàn)代化氣息，工作人員身處在這樣的辦公環(huán)境下，可以產(chǎn)生優(yōu)越感和自豪感，降低工作壓力，使人們工作起來更能增強(qiáng)動力。而且廣泛應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的自動化辦公環(huán)境，能夠科學(xué)合理地配置辦公資源，優(yōu)化辦公的工作環(huán)境，減少不必要的工作浪費(fèi)，使工作資源使用起來更加便捷，工作更加順暢。應(yīng)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，可使人們利用互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行信息傳遞、分析、分享等，加強(qiáng)人們工作間交流溝通的及時性和充分性，提升工作效率。計(jì)算機(jī)技術(shù)廣泛應(yīng)用，可使人們在工作中利用計(jì)算機(jī)技術(shù)創(chuàng)新工作方法，改善乏味的工作環(huán)境，調(diào)動人們工作的積極性。

2、有效提升辦公效率

在人們的日常工作中，有大量的文字材料、數(shù)據(jù)信息文件需要進(jìn)行收集、整理、分發(fā)、歸類等操作，應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)可以有效降低人們的體力勞動，改變傳統(tǒng)的工作模式，通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)軟件可以完成文件的書寫、傳遞、打印、審批、存儲和備份等工作，數(shù)據(jù)處理的完整性和準(zhǔn)確性逐漸提高，避免因?yàn)槿藶閷?dǎo)致的工作失誤，而材料信息可更加方便地進(jìn)行內(nèi)部加密保存，既大幅提升了人們的工作效率，增強(qiáng)企業(yè)的信息安全，企業(yè)內(nèi)部傳遞、文件處理更加便捷，通過網(wǎng)絡(luò)隨機(jī)可傳遞和分享電子文件和資料等。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)可增強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部員工間的分析研討，便于員工間的溝通和交流，能提高企業(yè)整體的辦公質(zhì)量和效率。

3、降低企業(yè)運(yùn)營成本費(fèi)

企業(yè)廣泛將計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用到辦公自動化中，可以實(shí)現(xiàn)全方位的無紙化辦公方式。無紙化辦公借助計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，辦公流程全部實(shí)現(xiàn)線上查詢、審閱、傳遞、審批等，這不僅使辦公流程更加明確清晰，避免許多流程節(jié)點(diǎn)職責(zé)不清晰導(dǎo)致的工作延誤問題，減少人工體力勞動，提高辦公的效率。無紙化辦公節(jié)約了企業(yè)對紙張、文具等辦公用品的采購，降低企業(yè)復(fù)印機(jī)、打印機(jī)等辦公設(shè)備的維修費(fèi)用，都有效降低企業(yè)成本費(fèi)用，提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益。

4、提高企業(yè)信息安全

通過利用計(jì)算機(jī)技術(shù)將傳統(tǒng)辦公中的信息、資料儲存在網(wǎng)絡(luò)中，可以有效防止紙質(zhì)檔案的年久破損問題;運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行辦公，可以有效記錄辦公路徑以及相關(guān)聯(lián)的信息資料，防止人員退休或人才流失導(dǎo)致的資料信息中斷、丟失等問題;還可以對企業(yè)信息資料文件設(shè)置密碼保護(hù)和調(diào)閱權(quán)限，提高核心內(nèi)容的安全性;運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)可建立信息數(shù)據(jù)庫，保留歷史痕跡，便于信息的查詢檢索，有效發(fā)揮知識產(chǎn)權(quán)的安全保護(hù)作用。

三、計(jì)算機(jī)技術(shù)在現(xiàn)代企業(yè)辦公自動化中的應(yīng)用

1、文字及相關(guān)數(shù)據(jù)資料處理方面

在現(xiàn)代企業(yè)辦公中，應(yīng)用最廣泛、使用頻率最高的當(dāng)屬計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于文字與相關(guān)數(shù)據(jù)資料的業(yè)務(wù)處理。在自動化辦公中非常常見也是使用最多的是OFFICE系統(tǒng)等文字?jǐn)?shù)據(jù)處理軟件，通過使用這類軟件可以對日常工作中的文字材料、數(shù)據(jù)信息進(jìn)行編輯、排版布局、設(shè)計(jì)、整理、保存建檔等，代替人們手工書寫，減少了體力工作。

2、圖文資料處理方面

在現(xiàn)代企業(yè)辦公中，圖文資料處理技術(shù)占據(jù)了很大的比重，由于行業(yè)不同或多或少都有應(yīng)用，設(shè)計(jì)類行業(yè)的圖文處理技術(shù)應(yīng)用相對更多一些。圖文資料處理技術(shù)借助計(jì)算機(jī)上如 Photoshop、Auto CAD等各種圖文設(shè)計(jì)處理軟件來實(shí)現(xiàn)。通過其強(qiáng)大的視頻圖像處理技術(shù)，能夠快速進(jìn)行方案設(shè)計(jì)、方案效果渲染、效果評估等，同時還可以進(jìn)行色彩方案預(yù)選、色彩填充、三維立體展示、二維設(shè)計(jì)圖紙輸出等，與傳統(tǒng)的設(shè)計(jì)模式相比較，色彩選擇更加準(zhǔn)確，三維立體效果展示更加直觀，色彩調(diào)整更加方便，設(shè)計(jì)效果更好，設(shè)計(jì)速度更快，工作質(zhì)量和工作效率更高，圖文資料處理更具時效性。

3、遠(yuǎn)程信息交流溝通方面

在現(xiàn)代企業(yè)的自動化辦公過程中，運(yùn)用遠(yuǎn)程技術(shù)進(jìn)行信息交流溝通也越來越普遍。辦公自動化中應(yīng)用遠(yuǎn)程視頻會議辦公，有效解決了遠(yuǎn)距離的會議、研討、審批等業(yè)務(wù)處理，借助計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，可以實(shí)現(xiàn)面對面的研討、溝通、交流，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)文件的遠(yuǎn)程信息轉(zhuǎn)換、統(tǒng)計(jì)、匯總、傳遞等，使一些遠(yuǎn)距離的辦公流程變得更加便捷、立體，不僅可以避免人們出差勞頓，減少會議布置，降低相應(yīng)的費(fèi)用支出，還可以節(jié)約大量的時間，提升工作效率，遠(yuǎn)程辦公越來越成為自動化辦公中不可或缺的模式。

4、辦公流程優(yōu)化重塑方面

在現(xiàn)代化企業(yè)中，人們越來越注重計(jì)算機(jī)技術(shù)在企業(yè)辦公自動化流程方面的應(yīng)用。新時代人們更加注重計(jì)算機(jī)硬件、軟件的高度匹配以及人與計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的有機(jī)融合，借助計(jì)算機(jī)智能技術(shù)，對日常業(yè)務(wù)處理的工作流程進(jìn)行分析，不斷整合、優(yōu)化、重塑工作程序，能夠使日常業(yè)務(wù)處理起來更加簡潔、高效，同時實(shí)現(xiàn)工作質(zhì)量和效率雙提升。

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