張婷

摘? 要：近年來，隨著大數(shù)據(jù)時代的開啟，智能化、數(shù)據(jù)化越來越成為時代的特點，各行各業(yè)都把此作為發(fā)展的準(zhǔn)則。而檔案作為企業(yè)決策和發(fā)展的依據(jù)，更是需要結(jié)合大數(shù)據(jù)的特點，來提高其準(zhǔn)確性和高效性?；诖?，摒棄傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，避免出現(xiàn)數(shù)據(jù)的丟失和損壞，從而加強檔案信息化建設(shè)就成各企業(yè)發(fā)展的重點。本文將結(jié)合這一建設(shè)中的問題，給出相應(yīng)的建議。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)時代;企業(yè)檔案;信息化建設(shè)

企業(yè)檔案信息化建設(shè)是指企業(yè)利用先進(jìn)的設(shè)備和技術(shù)，將所需的信息進(jìn)行收集、整理、存儲和管理，然后使用戶在聯(lián)網(wǎng)的狀態(tài)下可以通過搜索關(guān)鍵字、日期等方式來快速高效地對信息進(jìn)行查詢、更改和下載等操作。這一建設(shè)大致包括以下兩個方面，一方面是將紙質(zhì)檔案通過掃描、人工輸入等方式進(jìn)行轉(zhuǎn)化，使之變成電子文件。另一方面則是利用網(wǎng)絡(luò)對其進(jìn)行管理。這不僅使檔案的保存和查詢變得更加高效，也減少了企業(yè)對于人力和財力等的投入，是企業(yè)在新時代提高競爭力、加快發(fā)展的必經(jīng)之路。

1 大數(shù)據(jù)時代的企業(yè)檔案信息化建設(shè)存在的問題

1.1 企業(yè)檔案信息化建設(shè)成本較高

信息化的前提是要有相關(guān)的技術(shù)研發(fā)和相應(yīng)的計算機等設(shè)備，不然就談不上建設(shè)。目前的現(xiàn)狀是，在大型企業(yè)中有足夠的資金去其支持進(jìn)行相關(guān)的建設(shè)，而在中小型企業(yè)中，要想實現(xiàn)這一建設(shè)還有較大的困難。因為其受自身規(guī)模和性質(zhì)的限制，自身的運營和生存本就難以維持，所以沒有多余的資金去引入專業(yè)的設(shè)備和技術(shù)、發(fā)展專業(yè)的人員、投資相應(yīng)的軟件等。

1.2 管理觀念和管理方法過于傳統(tǒng)

雖然檔案信息化對于企業(yè)而言是非常必需且必要的，但是目前仍有較多的企業(yè)并未明確這一點。這具體表現(xiàn)在以下幾點，首先，部分企業(yè)認(rèn)為這一建設(shè)不僅沒有實際意義，而且操作起來還會給他們帶來各方面的負(fù)擔(dān)，所以他們?nèi)匀谎赜弥暗募堎|(zhì)檔案。這不僅不利于信息的保留和查詢，還會阻礙企業(yè)自身的發(fā)展。其次就是，單純地將信息化當(dāng)做與時代接軌的一個需求，認(rèn)為只要將檔案錄入系統(tǒng)即可，不需要對其進(jìn)行管理。由于缺乏規(guī)劃和管理，這些數(shù)據(jù)難以進(jìn)行共享和研究，這一建設(shè)也就沒有任何價值。

1.3 檔案管理人員專業(yè)能力較差

前面已經(jīng)講到，這一建設(shè)的過程并不是非常的智能化，因而只依靠設(shè)備的力量是完全不夠的，還有加以人工的力量。相關(guān)人員除了要能熟練地應(yīng)用各種設(shè)備，掌握相關(guān)技術(shù)理論外，還要對信息足夠敏銳，能夠?qū)ζ溥M(jìn)行有效的處理和管理。然而實際并非如此，一些企業(yè)中的相關(guān)人員并沒有足夠的能力，只能簡單地完成一些常規(guī)操作。

1.4 企業(yè)檔案信息化建設(shè)安全性較低

檔案對于企業(yè)而言是非常隱私和機密的，這就使得其安全性成為企業(yè)關(guān)注的重點。隨著因特網(wǎng)的發(fā)展，社會上出現(xiàn)了一大批精通網(wǎng)絡(luò)的IT天才，他們熱衷于對編程的研究，其中還有一小部分會為了利益選擇與某一企業(yè)合作，來攻破對家企業(yè)的數(shù)據(jù)網(wǎng)，以此盜取商業(yè)信息。除此之外，企業(yè)內(nèi)部也會因為某些人員的操作不當(dāng)而使檔案數(shù)據(jù)被泄漏。

2 大數(shù)據(jù)時代企業(yè)檔案信息化建設(shè)的應(yīng)對策略

2.1 確保所需的硬件和軟件足夠健全

信息化建設(shè)的過程比較繁多且復(fù)雜，因而需要企業(yè)為此有較多的準(zhǔn)備，來確保這一建設(shè)可以順利和高效地進(jìn)行。首先就是在硬件上，企業(yè)必須能夠針對不同檔案的不同需求來配備相應(yīng)的各類掃描儀器，以此確保信息的錄入足夠完整和完美。除了掃描裝置，高端實用的計算機和錄刻機等也是企業(yè)應(yīng)必備的。其次就是軟件方面，要安裝相應(yīng)的數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)、數(shù)據(jù)加工和殺毒等基本軟件。最后，由于檔案的查詢工作是在頁面上進(jìn)行的，所以在設(shè)計之初一定要保證其各項內(nèi)容和界面的合理和全面，以此給使用者最好的體驗和感受。

2.2 明確企業(yè)檔案信息化建設(shè)的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)

（1）規(guī)定統(tǒng)一的文件格式、傳輸方式和存儲平臺。多樣化的文檔格式在滿足人們不同需求的同時也帶來了很多問題。常見的格式有doc、txt、pdf、wps等，不同的格式對應(yīng)的打開方式不同，同樣的，在檔案傳輸過程中還會有輸送方式和儲存方式的不同。這就給文檔接收部門帶來麻煩，導(dǎo)致出現(xiàn)漏收、錯收等現(xiàn)象。

（2）做好文件統(tǒng)計工作。企業(yè)應(yīng)明確檔案的編號制度，并對檔案文件的傳輸做好統(tǒng)計，方便后續(xù)的查詢和問責(zé)工作。

（3）制定相應(yīng)的接收制度。由于文件的傳收是一個雙向的過程，所以必須要確保每一方都能參與其中。為了避免出現(xiàn)一方?jīng)]有接收或是被誤認(rèn)為沒有接收文件的問題，企業(yè)可以規(guī)定雙方都要在文件傳收之后立即以短信或電話等形式告知對方。

2.3 加強對企業(yè)檔案信息化建設(shè)工作的監(jiān)管

在實際的工作過程中，每個人都會因為忙碌而導(dǎo)致工作出現(xiàn)疏忽，這是正常且難免的。因而只依靠個人的力量是無法保證這一建設(shè)的順利進(jìn)行，這就需要企業(yè)加強相應(yīng)的監(jiān)管力度，通過檢查來發(fā)現(xiàn)違規(guī)操作和安全隱患，最大限度地規(guī)避風(fēng)險，加強檔案的信息化建設(shè)。

2.4 提高相關(guān)人員的專業(yè)能力和素養(yǎng)

為了減少人為因素對這一建設(shè)的阻礙，企業(yè)必須要在員工的選擇和培訓(xùn)上加大力度。主要可以從以下幾點入手，首先為了保證員工的專業(yè)性，企業(yè)可以從高校入手，直接與相關(guān)高校合作，對人才進(jìn)行直接的選擇。其次，當(dāng)面向社會時，一定要認(rèn)真考察應(yīng)聘人員的能力，從根本上出發(fā)，明確選拔要求。最后就是對員工進(jìn)行相關(guān)的培訓(xùn)活動，如要求專家進(jìn)行相關(guān)的專題講座、積極開展交流活動、組織員工外出考察等，以此加強其能力，并使其能夠有法律意識，增加檔案的安全性。

2.5 加強企業(yè)檔案信息化建設(shè)的安全

面對安全問題，企業(yè)除了要定期的對系統(tǒng)進(jìn)行查看，做好殺毒等日常工作外，還應(yīng)該有相應(yīng)的管理和應(yīng)對策略。例如，可以建立內(nèi)網(wǎng)和外網(wǎng)兩種模式來應(yīng)對無關(guān)人員對檔案的查詢和更改;對檔案的訪問設(shè)置動態(tài)密碼，只有后臺監(jiān)測過后符合要求的人員才能對資料進(jìn)行查看;有專業(yè)的網(wǎng)絡(luò)團(tuán)隊來應(yīng)對黑客入侵;必要的文件必須要做好備份等。

3 結(jié)束語

在如今的大數(shù)據(jù)時代，社會越來越重視企業(yè)檔案的信息化建設(shè)，但實際情況卻并未如此，企業(yè)在這一建設(shè)過程中仍然存在觀念和方法老舊、認(rèn)識不足、不重視其安全等問題。需要企業(yè)在此過程中通過投入的加大、規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的明確、監(jiān)督的加強、安全性的提高等方式來優(yōu)化這一建設(shè)。

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