蔡躍華

（淮陰區(qū)社會(huì)保險(xiǎn)基金管理中心 江蘇 淮安 223300）

引言

辦公自動(dòng)化，是指依托于計(jì)算機(jī)及信息處理技術(shù)而開(kāi)展辦公活動(dòng)的一種辦公領(lǐng)域全新發(fā)展方向及形式。當(dāng)前，關(guān)于辦公自動(dòng)化的范圍和定義并無(wú)確定的結(jié)論，只要是在辦公之中引入新理念、新技術(shù)及新設(shè)備的措施，均可以稱為辦公自動(dòng)化做法。辦公自動(dòng)化著力實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)與辦公活動(dòng)的深度融合，實(shí)踐之中，應(yīng)深化對(duì)計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)運(yùn)用價(jià)值的理解并采取科學(xué)策略在各項(xiàng)辦公活動(dòng)中對(duì)其加以有效應(yīng)用。

1 計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)在辦公自動(dòng)化中的運(yùn)用價(jià)值

1.1 能夠滿足各項(xiàng)業(yè)務(wù)之需求

計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)具有較強(qiáng)的靈活性，能夠突破時(shí)間和空間的限制進(jìn)行高效的協(xié)同，因此能夠突破傳統(tǒng)辦公模式的局限性，滿足辦公人員之間隨時(shí)進(jìn)行商討的實(shí)踐需求，切實(shí)提高溝通效率并確保辦公活動(dòng)能夠按照實(shí)際要求在進(jìn)度計(jì)劃之內(nèi)完成，避免出現(xiàn)延誤辦公的情況[1]。與此同時(shí)，在計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)的支持下，辦公人員之間可以實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)通信，有利于切實(shí)提高溝通效率，節(jié)省溝通交流中不必要的環(huán)節(jié)，有效促進(jìn)問(wèn)題得到解決。

1.2 有利于降低單位管理成本

當(dāng)前，計(jì)算機(jī)設(shè)備已經(jīng)經(jīng)過(guò)一段時(shí)間的發(fā)展和更新，其在信息處理方面擁有了更高的速度，而隨著各項(xiàng)智能化技術(shù)普及程度的不斷提高，其使用成本也實(shí)現(xiàn)了極大幅度的下降，因此應(yīng)用計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)進(jìn)行自動(dòng)化辦公，對(duì)于降低單位人力、物理成本支出而言，具有十分重要的作用。

1.3 有利于優(yōu)化整體辦公環(huán)境

受制于各項(xiàng)技術(shù)的限制，傳統(tǒng)辦公技術(shù)在辦公環(huán)境選擇和辦公區(qū)域布置方面具有較強(qiáng)的局限性，在互聯(lián)網(wǎng)的支持下，辦公人員可以依據(jù)自身喜好對(duì)辦公環(huán)境進(jìn)行更改和調(diào)整，真正突破時(shí)間和空間的限制，滿足“隨時(shí)隨地開(kāi)展辦公”的需求，使得辦公人員能夠根據(jù)自身實(shí)際情況進(jìn)行實(shí)踐安排，有利于提高交流合作效率，改善整體工作質(zhì)量。

2 計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)在辦公自動(dòng)化中的運(yùn)用策略

2.1 健全軟件服務(wù)功能

提升計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)在辦公自動(dòng)化中的運(yùn)用水平，首先要求單位加強(qiáng)設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)個(gè)性化信息處理軟件的力度，重視從單位實(shí)際工作內(nèi)容及需求出發(fā)，打造專屬信息化辦公平臺(tái)，確保其功能完備、覆蓋自身各項(xiàng)業(yè)務(wù)、能夠提供全面系統(tǒng)的服務(wù)，從而進(jìn)一步提高其應(yīng)用價(jià)值。在設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)軟件的過(guò)程之中，應(yīng)將實(shí)際辦公內(nèi)容、辦公特征作為根本參照對(duì)象及依據(jù)，根據(jù)在實(shí)踐活動(dòng)中所獲得經(jīng)驗(yàn)對(duì)軟件的各項(xiàng)功能進(jìn)行完善，不斷融入新技術(shù)和新功能，從而滿足最新辦公需求。在此方面，單位應(yīng)重視與軟件供應(yīng)商進(jìn)行交流協(xié)調(diào)，通過(guò)反饋?zhàn)陨碚鎸?shí)需求，使得供應(yīng)商能夠及時(shí)了解個(gè)性化的功能和服務(wù)開(kāi)發(fā)方向，在此基礎(chǔ)上為單位提供自定義服務(wù)及功能，從而提高軟件功能和服務(wù)的針對(duì)性與應(yīng)用實(shí)效性[2]。

2.2 借助無(wú)線網(wǎng)絡(luò)辦公

無(wú)線網(wǎng)絡(luò)技術(shù)是辦公自動(dòng)化中一項(xiàng)必不可少的基礎(chǔ)性技術(shù)，通過(guò)應(yīng)用無(wú)線網(wǎng)絡(luò)，單位能夠有效地?cái)U(kuò)大辦公環(huán)境，使得辦公人員不再局限于一個(gè)具體的辦公室之中，切實(shí)增強(qiáng)辦公活動(dòng)的開(kāi)放性，減少外部因素的干擾和影響，充分滿足遠(yuǎn)程協(xié)同工作的需求。在無(wú)線網(wǎng)絡(luò)環(huán)境之中，辦公人員可以隨時(shí)隨地接入單位的虛擬無(wú)線局域網(wǎng)，及時(shí)獲取各項(xiàng)工作任務(wù)的內(nèi)容并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)對(duì)其加以處理，從而幫助辦公人員更好地安排個(gè)人時(shí)間，有效提升其工作積極性和專注度，取得良好的辦公效果。

2.3 應(yīng)用圖文視頻技術(shù)

圖文視頻制作是計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)的一項(xiàng)重要功能，借助Word、PowerPoint、Excel等智能化Office辦公軟件，辦公人員可以快速實(shí)現(xiàn)對(duì)于關(guān)鍵信息及數(shù)據(jù)的整理和分析，并在這一過(guò)程之中得到關(guān)于信息和數(shù)據(jù)的可靠結(jié)論，應(yīng)用圖、文、表及視頻等豐富多樣的多媒體形式將其呈現(xiàn)出來(lái)。應(yīng)用圖文視頻技術(shù)，不僅能夠切實(shí)增強(qiáng)信息與數(shù)據(jù)處理結(jié)果的生動(dòng)性與直觀性，而且還能夠充分滿足線上交流溝通的需求。例如，在圖文內(nèi)容和視頻技術(shù)的支持下，單位可以快捷高效地組織線上會(huì)議，在這一會(huì)議上及時(shí)向辦公人員傳遞各項(xiàng)信息，以圖文和視頻作為信息交換和交流溝通的有效載體，對(duì)各項(xiàng)工作內(nèi)容進(jìn)行歸納總結(jié)，明確當(dāng)前實(shí)際辦公進(jìn)度，并對(duì)后續(xù)的工作安排進(jìn)行合理規(guī)劃。如果單位在這一過(guò)程之中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，可以立即采取針對(duì)性措施對(duì)其加以解決，從而有效避免自身經(jīng)濟(jì)效益受到負(fù)面影響，為可持續(xù)發(fā)展打下良好的基礎(chǔ)。

2.4 應(yīng)用智能辦公程序

傳統(tǒng)辦公模式下，辦公人員通常應(yīng)用紙質(zhì)材料作為信息傳播媒介，各類(lèi)文件在傳遞和的保存過(guò)程之中容易受到各類(lèi)外部因素的影響而出現(xiàn)損毀甚至丟失的情況。在計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)的支持下，關(guān)鍵文件可以應(yīng)用智能辦公程序加以數(shù)字化處理和分類(lèi)儲(chǔ)存，從而提升文件保存的便捷性和安全性。與此同時(shí)，在只能辦公程序的支持下，信息和數(shù)據(jù)能夠以更為豐富多樣的方式呈現(xiàn)出來(lái)，突破傳統(tǒng)紙質(zhì)圖文的二維局限性，進(jìn)一步提升內(nèi)容的清晰程度。在此方面，單位還應(yīng)提高對(duì)于微信等新媒體的重視力度，借助微信小程序和公眾號(hào)向外界提供各項(xiàng)服務(wù)，從而進(jìn)一步達(dá)到降低人力成本支出、提高經(jīng)濟(jì)效益的目的，加強(qiáng)與客戶之間的溝通交流，增強(qiáng)辦公實(shí)踐的互動(dòng)性。

3 結(jié)束語(yǔ)

在辦公自動(dòng)化中應(yīng)用計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)，是現(xiàn)階段提高辦公效率并改善整體辦公質(zhì)量的重要途徑，其能夠有效地滿足單位的各項(xiàng)業(yè)務(wù)需求、降低單位管理成本并促進(jìn)整體辦公環(huán)境實(shí)現(xiàn)優(yōu)化。實(shí)踐之中，為進(jìn)一步提高計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)在辦公自動(dòng)化中的運(yùn)用水平，單位應(yīng)重視健全軟件服務(wù)功能、提高無(wú)線網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用能力、加強(qiáng)圖文視頻技術(shù)和智能辦公技術(shù)程序的應(yīng)用，從而取得理想的效果。