鄭心怡

（靈壽縣經濟責任審計中心 河北 石家莊 050500）

1 檔案管理工作的作用

對于企業(yè)事業(yè)單位而言，檔案管理工作是日常工作的基礎內容，檔案數(shù)據(jù)信息，可以為單位管理決策提供參考依據(jù)。檔案管理內容涵蓋范圍廣，涉及人事檔案、業(yè)務檔案、文書檔案和安全檔案等內容，不同工作的內容和性質有所差異，相應的管理模式也不盡相同。在單位人員晉升和調整方面，或是突發(fā)事件的應急處理，以及投資決策等工作，均可以查閱檔案資料，以此為依據(jù)合理部署，彰顯檔案管理工作價值，并反作用于檔案管理工作規(guī)范化、系統(tǒng)化發(fā)展。故此，在當代社會飛快發(fā)展中，需要高度關注檔案管理工作的重要性，依托于現(xiàn)代化網(wǎng)絡技術以及檔案管理方法，盡可能地挖掘檔案潛在價值，為檔案事業(yè)繁榮發(fā)展添磚加瓦。

2 推進事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化的舉措

2.1 加強對檔案管理工作的重視度

為了提升事業(yè)單位檔案管理工作水平，充分發(fā)揮檔案管理對事業(yè)單位的推動作用，事業(yè)單位管理人員應當重新審視檔案管理的重要性，帶頭加強對檔案管理工作的重視度，將檔案管理工作列入日常的重點工作內容中，并要求所有部門加以支持和配合。同時，事業(yè)單位還應當積極展開檔案管理人員培訓，逐步提高檔案管理人員對日常檔案管理工作的重視度，形成明確的管理責任感，使得檔案工作逐漸脫離傳統(tǒng)的狀態(tài)，朝著科學、規(guī)范化的方向發(fā)展。

2.2 優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理的基礎設施建設

在新時期的事業(yè)單位基礎建設當中，檔案室屬于一個非常重要的組成部分，事業(yè)單位應當努力加大資金投入，加強基礎設施建設，優(yōu)化檔案管理流程。隨著檔案管理工作內容的不斷增加，事業(yè)單位應當為檔案管理部門提供相應的基礎設施與設備，確保所有的工作內容都能夠有相應的設備支持。由于傳統(tǒng)的紙質檔案資源在保存的過程中很容易出現(xiàn)損壞狀況，因而在新時期的檔案管理工作中，還需要盡可能完善通風防火與防潮等方面的設施建設，避免再度出現(xiàn)文件損壞的狀況。對于檔案室內的基礎設施，要經常性地展開各類檢查與維護，確保它們處于正常的使用狀態(tài)。

2.3 建立健全基礎的事業(yè)單位檔案管理機制

對于傳統(tǒng)事業(yè)單位檔案管理制度過于混亂的狀況，事業(yè)單位應當召集相關管理人員，共同制定統(tǒng)一而規(guī)范的檔案管理制度。如檔案管理工作應當由檔案管理人員全權負責，其他人員不得過多干涉；檔案管理資料柜的鑰匙應當僅僅分配給檔案管理員，其他人員不得配置，避免出現(xiàn)隨意翻閱文件檔案而導致資料丟失的狀況；建立統(tǒng)一的借閱表，所有人員在借閱文件檔案的時候，都需要在借閱表上進行登記，確保借閱信息能夠追溯到個人，這也有助于檔案資料的迅速追回，避免出現(xiàn)這種文件丟失的狀況。此外，應當加大基礎的監(jiān)管制度，明確事業(yè)單位檔案管理機制的重要性，經常性地檢查檔案管理人員的日常工作，確保檔案管理工作能夠嚴格圍繞檔案管理制度來完成，逐步提高檔案管理工作的科學性與規(guī)范化。

2.4 通過培訓提升檔案管理人員專業(yè)素質

在新時期的事業(yè)單位檔案管理工作中，應當通過培訓提高檔案管理人員的專業(yè)素質，明確檔案管理工作的所有業(yè)務，制定完善的工作職責與機制，結合所有檔案管理人員的能力來具體劃分工作內容，使得所有檔案管理人員都能夠做好基礎工作內容。在展開檔案管理人員培訓的過程中，不僅要提高檔案管理人員的基礎檔案管理能力，還需要積極引進先進的檔案管理方式。只有不斷提高檔案管理人員的專業(yè)素質，才能夠推動事業(yè)單位檔案管理朝著科學化的方向持續(xù)發(fā)展。

2.5 大力實行電子化檔案管理

信息時代下各行各業(yè)發(fā)生了翻天覆地的變化，檔案管理工作需要同步創(chuàng)新，靈活運用信息技術和網(wǎng)絡技術，滲透到社會生產生活中?；诰W(wǎng)絡技術，可以實現(xiàn)數(shù)據(jù)信息高效收集和保管，提升信息化水平。電子化檔案管理，并非是完全剔除紙質檔案，而是紙質檔案和電子檔案并存，盡可能減少檔案流失、磨損以及人為操作失誤等情況，推動檔案管理信息化發(fā)展。

3 提升事業(yè)單位檔案利用效益的思路

事業(yè)單位檔案資料毫無疑問具有很大的價值，因此其利用效率的高低能夠直接體現(xiàn)出檔案管理工作的水平。因此，只有將提高事業(yè)單位檔案資料利用效率作為推進事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化的最終落腳點，才真正有助于單位領導借助于這些檔案資料作出更好的決策，繼而助力單位實現(xiàn)更好的發(fā)展。具體來說，首先要提高事業(yè)單位檔案管理人員對檔案資料的合理利用意識，確保所有的檔案管理工作都能為檔案資料被有效利用而服務。另外，應針對事業(yè)單位檔案工作的服務機制進行創(chuàng)新，創(chuàng)新目的在于盡可能使這些檔案資料更好地服務于領導決策，服務于生產科研，服務于任何有需要的人員進行查閱。要實現(xiàn)這一目標，一方面需要建立和健全事業(yè)單位檔案利用制度，通過制度落實來提高檔案管理人員服務的積極性和工作熱情，激勵其從以往的被動型服務轉變?yōu)橹鲃有头?；另一方面需要對當前事業(yè)單位檔案檢索的工具進行全面更新，徹底摒棄傳統(tǒng)的人工檢索或半人工檢索，全面落實現(xiàn)代電腦智能化檢索方式，從而切實提高檔案資料檢索的準確性和速度。只有這樣，才能真正實現(xiàn)對事業(yè)單位檔案資料的更高效利用，實現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理服務水平的與時俱進，推動單位更加快速、健康地發(fā)展。

4 結束語

總之，事業(yè)單位屬于公益性質機構，其工作內容是面向整個社會的，檔案管理屬于事業(yè)單位管理中的一項重要工作。所以，事業(yè)單位應按照時代發(fā)展要求，對目前的檔案管理工作加以創(chuàng)新優(yōu)化。事業(yè)單位應對檔案管理工作內容、形式及制度進行創(chuàng)新和調整，對檔案管理人員加強培訓，提高其專業(yè)技能和職業(yè)素養(yǎng)，以此提高檔案管理工作質量，為社會主義現(xiàn)代化建設提供優(yōu)質服務。