王姝敏

（海德威科技集團(tuán)（青島）有限公司 山東 青島 266100）

引言

隨著企業(yè)業(yè)務(wù)快速增長(zhǎng)，企業(yè)檔案數(shù)據(jù)不斷積累。囿于企業(yè)的數(shù)據(jù)模型設(shè)計(jì)存在缺陷、數(shù)據(jù)采集和傳輸過(guò)程不夠規(guī)范、數(shù)據(jù)清洗及轉(zhuǎn)換規(guī)則存在問(wèn)題、檔案數(shù)據(jù)認(rèn)責(zé)及數(shù)據(jù)問(wèn)題處理機(jī)制缺失，企業(yè)檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量難以得到保障。企業(yè)檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量管理需要納入企業(yè)檔案管理體系建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量規(guī)范化及標(biāo)準(zhǔn)化管理。需要制定包括技術(shù)、業(yè)務(wù)、管理等在內(nèi)的解決方案，采取有效的檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量控制手段，進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)管理和控制，消除檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量問(wèn)題，推動(dòng)檔案數(shù)據(jù)治理，進(jìn)而提升企業(yè)檔案數(shù)據(jù)“變現(xiàn)”的能力。構(gòu)建完整的數(shù)據(jù)質(zhì)量管理體系，既是支持企業(yè)系統(tǒng)穩(wěn)定運(yùn)行的基本保障，同時(shí)也是企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型、創(chuàng)新的必備條件。

1 企業(yè)檔案概述

企業(yè)檔案是企業(yè)在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存和參考價(jià)值的各種形式和載體的數(shù)據(jù)、信息和知識(shí)的記錄，涉及到黨政、科技、財(cái)務(wù)、勞資、人事等方方面面，簡(jiǎn)言之是直接記述和反映企業(yè)活動(dòng)，保存?zhèn)洳榈母鞣N企業(yè)文件和材料的總稱(chēng)。在現(xiàn)代管理活動(dòng)中，創(chuàng)新是創(chuàng)造與革新的合稱(chēng)。創(chuàng)造是革新的基礎(chǔ)，革新是創(chuàng)造的繼續(xù)，創(chuàng)造與革新的整個(gè)過(guò)程及其成果則表現(xiàn)為創(chuàng)新。因此，創(chuàng)新是通過(guò)創(chuàng)造與革新達(dá)到更高目標(biāo)的創(chuàng)造性活動(dòng)。企業(yè)創(chuàng)新是指把一種“生產(chǎn)要素的新組合”引入企業(yè)生產(chǎn)體系，即在企業(yè)建立新的生產(chǎn)函數(shù)以獲得潛在利潤(rùn)。對(duì)于一個(gè)企業(yè)來(lái)說(shuō)，企業(yè)創(chuàng)新是企業(yè)生命力的源泉。只有借助企業(yè)創(chuàng)新，才能將企業(yè)的各項(xiàng)職能在更高層次上實(shí)現(xiàn)全面、整體的有機(jī)整合，創(chuàng)造性地應(yīng)對(duì)市場(chǎng)環(huán)境變化，贏得競(jìng)爭(zhēng)。

2 企業(yè)檔案在企業(yè)創(chuàng)新中的作用

2.1 提高工作效率

檔案信息化有助于快速檢索和提高辦公效率。隨著信息技術(shù)的日新月異，電腦的數(shù)據(jù)處理能力不斷提高，而保守地使用舊式的檢索方法一冊(cè)一冊(cè)地查找檔案不僅費(fèi)時(shí)還費(fèi)力，利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檢索，可大大提高檔案信息的查準(zhǔn)率，減輕企業(yè)人員的工作強(qiáng)度。同時(shí)，傳統(tǒng)的檔案管理還存在著儲(chǔ)藏室空間狹小、儲(chǔ)物位置緊缺等問(wèn)題，更重要的是紙質(zhì)資料因保存時(shí)間過(guò)長(zhǎng)，容易受損發(fā)黃引起變質(zhì)，甚至還會(huì)因搬遷等因素造成直接損壞或者遺失的不良結(jié)果。顯然，這種落后管理方式已然無(wú)法適應(yīng)當(dāng)下的工作需求。

2.2 檔案推動(dòng)企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展，維護(hù)企業(yè)形象的有力武器

企業(yè)管理的核心在于決策，而檔案的首要作用就是為決策服務(wù)。在當(dāng)前企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展進(jìn)程中，很多工作具有創(chuàng)新性和前瞻性，領(lǐng)導(dǎo)決策，無(wú)論是大的戰(zhàn)略方向，還是具體的制度措施、考核對(duì)標(biāo)，都需要以往年各方面信息、數(shù)據(jù)為依據(jù)，尤其是大數(shù)據(jù)時(shí)代，數(shù)據(jù)分析對(duì)正確決策的作用更顯著，檔案的基礎(chǔ)支撐作用尤為重要。在企業(yè)發(fā)展，尤其是改革創(chuàng)新階段，不可避免地會(huì)出現(xiàn)一些合同糾紛。企業(yè)檔案保存了大量的基建圖紙、財(cái)務(wù)憑證以及經(jīng)濟(jì)合同，這些真實(shí)完整的痕跡化資料可以作為強(qiáng)有力的證據(jù)運(yùn)用于訴訟，有效地解決問(wèn)題。

3 企業(yè)檔案創(chuàng)新策略

3.1 尋求重點(diǎn)與突破

檔案信息資源開(kāi)發(fā)工作的主體內(nèi)容為多元化檔案利用服務(wù)機(jī)制，要按照具體的情況，力求抓住重點(diǎn)，并尋求新的突破。例如以通過(guò)開(kāi)發(fā)檔案信息資源管理工作為提高企業(yè)效益以及生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)服務(wù)為目標(biāo)任務(wù)，從信息化的方向著手，確保信息資源能夠?qū)崿F(xiàn)新的突破，增加其流動(dòng)速度。同時(shí)還需要在網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、改革創(chuàng)新以及手續(xù)簡(jiǎn)化等環(huán)節(jié)上尋求新的發(fā)展突破點(diǎn)，并取得一定實(shí)際效益。當(dāng)前，在一些企業(yè)當(dāng)中，在開(kāi)發(fā)與利用檔案管理信息資源方面也取得了很大的成效。并通過(guò)先進(jìn)的信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)了在檔案管理系統(tǒng)中的文檔一體化管理模式，這一模式的形成不僅有利于實(shí)現(xiàn)檔案服務(wù)管理工作各環(huán)節(jié)的全方位信息化管理，與此同時(shí)還能夠很好地規(guī)范電子文件，并確保有價(jià)值的檔案資料能夠完整、齊全地保存下來(lái)，從而實(shí)現(xiàn)綜合檔案的電子化流程。

3.2 企業(yè)檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型將繼續(xù)深化

檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型繼續(xù)深化或稱(chēng)檔案工作全業(yè)務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型。企業(yè)檔案工作在“十三五”時(shí)期的數(shù)字化轉(zhuǎn)型是部分檔案管理環(huán)節(jié)且不是全部門(mén)類(lèi)的。進(jìn)入“十四五”，企業(yè)檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型要實(shí)現(xiàn)電子文件全歸檔、資源全數(shù)字化、全流程自動(dòng)化，這種轉(zhuǎn)型將是全范圍、全流程的、全方位的，這將使檔案工作有能力應(yīng)對(duì)服務(wù)能力的挑戰(zhàn)，有能力應(yīng)對(duì)生存空間的挑戰(zhàn)，有能力應(yīng)對(duì)資源的挑戰(zhàn)，更有能力應(yīng)對(duì)效率的挑戰(zhàn)，支撐主營(yíng)業(yè)務(wù)發(fā)展的能力也更加增強(qiáng)。因此，數(shù)字化轉(zhuǎn)型仍然應(yīng)該是“十四五”的重點(diǎn)，而且是更高層次的、是深化、更廣范圍的數(shù)字化轉(zhuǎn)型。檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型繼續(xù)深化意味著，電子文件的歸檔要由試點(diǎn)轉(zhuǎn)向全部業(yè)務(wù)系統(tǒng)，由傳統(tǒng)向數(shù)字化轉(zhuǎn)型將成為每個(gè)企業(yè)檔案工作的標(biāo)配，基于檔案的知識(shí)管理將會(huì)有實(shí)質(zhì)性的突破，以大數(shù)據(jù)技術(shù)為重點(diǎn)的檔案信息開(kāi)發(fā)利用從嘗試進(jìn)入效果呈現(xiàn)階段，適應(yīng)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的檔案管理體制機(jī)制創(chuàng)新將有重大突破。

4 檔案管理的革新與未來(lái)趨勢(shì)

企業(yè)檔案管理的信息化對(duì)社會(huì)公共服務(wù)也做出了重要的貢獻(xiàn)，這也是企業(yè)信息化建設(shè)將面臨的革新方向，它是我國(guó)企業(yè)獲得國(guó)內(nèi)外市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)競(jìng)爭(zhēng)力的重要前提。企業(yè)服務(wù)的終端是客戶(hù)，古人云：“先克己，再利人”，唯有企業(yè)具有不斷地學(xué)習(xí)與挑戰(zhàn)的精神，才能融入世界發(fā)展的潮流，將提升自身產(chǎn)品與服務(wù)價(jià)值作為長(zhǎng)期的可續(xù)性發(fā)展目標(biāo)，從而提供給社會(huì)更多更好的服務(wù)。因此，企業(yè)應(yīng)當(dāng)積極學(xué)習(xí)先進(jìn)的信息化管理技術(shù)，將檔案管理技術(shù)更好地與企業(yè)各項(xiàng)階段成果相連接，做好內(nèi)部制度的完善工作，配合企業(yè)的戰(zhàn)略目標(biāo)，使企業(yè)能夠長(zhǎng)遠(yuǎn)地生存與發(fā)展

5 結(jié)束語(yǔ)

總而言之，檔案是企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展的紀(jì)錄者、見(jiàn)證者，更是服務(wù)員、助推器。要充分發(fā)揮檔案的服務(wù)作用，轉(zhuǎn)變服務(wù)理念和服務(wù)模式，加快檔案數(shù)字化建設(shè)，用高質(zhì)量的檔案工作來(lái)助推企業(yè)改革攻堅(jiān)，創(chuàng)新發(fā)展。