丑小月

摘? 要：近幾年，我國檔案事業(yè)獲得了較大的發(fā)展，越來越多的人開始認識到檔案工作的重要性，除了必要的檔案收集整理內(nèi)容外，還需要工作人員能夠做好檔案的服務利用工作，因為這關(guān)系著檔案服務的質(zhì)量與效率，同時對于檔案價值的發(fā)揮具有重大的影響。只有做好檔案利用服務工作，才能進一步提高檔案資源利用率，使得資源進行有效整合，加強檔案事業(yè)的建設。然而，在實際進行檔案建設中，利用服務方面的問題還是很多，這就有必要進行深入分析。本文從其中的問題入手，提出了幾點建議，希望能夠為有關(guān)管理者提供參考。

關(guān)鍵詞：檔案利用;服務工作;問題

在如今檔案建設的過程中，往往要求工作人員能夠提高自身工作的認識程度，并且做好檔案利用服務工作，進一步提高檔案利用服務的水平。但是，由于一些因素的影響，還是會存在各種矛盾問題，這就難以推動檔案利用服務工作的有效開展。因此，為解決其中的矛盾問題，檔案管理者還要結(jié)合其中的主要問題，積極地采取有效的管理措施，以實現(xiàn)檔案資源結(jié)構(gòu)的優(yōu)化與調(diào)整，進而充分利用檔案資源，真正提高檔案利用服務水平，滿足實際檔案利用工作的要求，滿足社會公眾對于檔案資源利用方面的需求。

1 檔案利用服務中存在的主要問題

1.1 檔案資源建設與利用需求的矛盾

檔案利用服務工作的有效開展對于我國各個領域的發(fā)展都具有一定的影響。然而，在檔案利用服務工作開展的過程中，還是會存在一些問題。而檔案資源建設與利用需求之間的矛盾就是其中之一?，F(xiàn)階段，很多部門的檔案資源結(jié)構(gòu)體系還不完整、也不合理。對于一些檔案館而言，則比較缺乏城市建設、民生類的檔案。而且一些訴訟、學籍等專門的檔案也并未收進檔案館中，這就更難以滿足檔案利用的全部需求。因而，這就使得檔案資源建設和利用需求之間的矛盾越來越大，這就應該加以注意，并采取相應措施加以解決。

1.2 開放鑒定和利用需求之間的矛盾

目前，指導我們提供檔案利用的法律法規(guī)、規(guī)章、部門規(guī)定非常少，存在著很大的法律和政策缺失?，F(xiàn)行主要依據(jù)的有關(guān)規(guī)定有《檔案法》第十九條、第二十條，可以說，規(guī)定非常宏觀，可操作性不強。以上條文規(guī)定：檔案一般應當自形成之日起滿30年向社會開放。檔案中涉及國防、外交、公安、國家安全等國家重大利益的檔案，以及其他雖自形成之日起已滿30年但檔案館認為到期仍不宜開放的檔案，經(jīng)上一級檔案行政管理部門批準，可以延期向社會開放。利用檔案館保存的未開放的檔案，須經(jīng)保存該檔案的檔案館同意。因此，在實際工作中，面對利用者提出的利用已進館并按照規(guī)定滿30年的應開放檔案時，仍需要斟酌、鑒定。尤其是當這些內(nèi)容涉及人財物或者敏感、特殊問題但檔案不屬于保密范圍時，如何利用檔案成為我們面臨的難題之一，亟須開展檔案的開放鑒定。

1.3 檔案服務平臺與利用需求的矛盾

當然，利用需求方面，除了有以上問題外，和檔案服務平臺之間也存在著一些矛盾。具體而言，主要體現(xiàn)在以下幾個方面：首先，體現(xiàn)在網(wǎng)絡平臺問題上。由于檔案服務工作中需要使用信息平臺，而網(wǎng)絡信息平臺功能各異，往往在檔案服務利用工作開展的過程中，需要應用好多網(wǎng)絡平臺，一旦不能做好兼顧工作，這就難以及時的掌握最新的信息，使得查閱信息等方面存在一定的缺陷。其次，還體現(xiàn)在服務模式問題上。當前很多檔案館的利用工作都普遍存在調(diào)取檔案時間較長的現(xiàn)象，這就值得加以注意。最后，在檔案文檔服務方式上也會存在問題。雖然我國很多檔案服務中心已經(jīng)建立了多種服務方式，能夠大體上滿足檔案資源利用這的需求。然而，一些工作人員缺乏經(jīng)驗，服務利用工作方法比較單一，對于個別疑難問題更是難以做到有效處理。這就使得檔案服務平臺與利用需求的矛盾更為凸顯。

2 提高檔案利用服務工作質(zhì)量的有效對策

2.1 加強檔案資源整合

為了進一步提高檔案利用服務工作的質(zhì)量，解決其中的矛盾問題，就需要加強檔案資源的整合，促使檔案資源結(jié)構(gòu)得到優(yōu)化。這是基本的要求，同時也是有效的對策。為了達到資源整合的目的，還要注意以下幾點：一是要注意擴充檔案資源，保證檔案資源的種類多樣化，以便充分的發(fā)揮出社會服務功能。二是檔案資源的接收還要有特色，盡量收集全面，可以嘗試通過購買、捐贈、征集等方式來加強當那資源的建設，使得檔案資源更為豐富，盡可能的滿足人們的多樣化檔案需求，資源也能得到有效的整合。

2.2 建立完善配套的檔案利用制度

在檔案利用服務工作開展的過程中，還應該注意建立健全相關(guān)的檔案利用制度。這樣才能起到一定的指導作用，更好的推進各項工作的順利開展，進而取得令人滿意的檔案資源利用效果。特別是在建立檔案資料利用審批制度時，工作人員應該提高該工作的認識，不僅要簡化檔案利用的手續(xù)，又要讓檔案館工作人員有規(guī)可依，明確需要審批的利用方式、涉及檔案資料情況，利用審批的流程和權(quán)限，進一步優(yōu)化流程，提高查檔效率。

2.3 加大軟硬件建設力度

要實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理。檔案數(shù)字化管理利用，電子檔案的應運而生是現(xiàn)代化的標準，檔案工作要適應這種新的發(fā)展形勢，滿足計算機辦公條件下的信息接收、處理、存儲和利用，就必須有相應現(xiàn)代化的設備投入。與傳統(tǒng)檔案管理相比，紙質(zhì)檔案電子化可以改善檔案管理和利用服務工作，能盡快適應信息時代的要求，因此需要盡快將現(xiàn)有紙質(zhì)檔案通過掃描復制實現(xiàn)原文文件數(shù)字化，建立文件目錄和掃描后的電子文檔一一對應關(guān)系。要建設文檔利用知識庫。針對文檔服務中心工作人員服務技能存在的問題，要在總結(jié)以前文檔利用的理論知識和事實數(shù)據(jù)基礎上，建立“文檔利用知識庫”，將知識管理理念運用到文檔服務工作中，提高文檔中心工作人員對突發(fā)事件的處理能力。文檔利用知識庫主要包括文檔服務利用的政策和規(guī)定、文檔服務的工作流程和系統(tǒng)操作方法、館藏主要內(nèi)容的分布、應對典型利用者的處置辦法等。

3 結(jié)束語

事實上，做好檔案管理的同時，還應該注重檔案資源的利用，加強檔案利用的服務建設，以滿足人們的資源信息需求。就目前而言，利用服務工作中仍然存在不少問題，尤其檔案資源建設、開放鑒定檔案服務平臺和利用需求之間的矛盾越來越大，并不能為人們提供優(yōu)質(zhì)的檔案利用服務。而為了提高檔案利用服務水平，工作人員就應該提高自身思想認識，加強先進管理技術(shù)的學習，促進資源的高效整合。同時，有關(guān)方面也要不斷完善檔案的利用制度，加大軟件與硬件設施上的投入，更好的促進我國現(xiàn)代化檔案事業(yè)的長遠發(fā)展。

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