劉燕軍
【摘? 要】企業(yè)的發(fā)展與壯大離不開社會主義經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展和科學(xué)技術(shù)水平的不斷提高。隨著社會經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展和企業(yè)經(jīng)營管理的改革與創(chuàng)新,傳統(tǒng)檔案管理模式已不能滿足企業(yè)現(xiàn)代管理的需求。同時,互聯(lián)網(wǎng)+時代的日益進(jìn)步和深度應(yīng)用改善了企業(yè)的經(jīng)營與管理水平,而實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化并挖掘檔案信息價值,對企業(yè)的發(fā)展尤為重要。文章在分析企業(yè)檔案管理工作現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上,結(jié)合信息化手段,探討了優(yōu)化企業(yè)檔案管理工作的有效路徑。
【關(guān)鍵詞】互聯(lián)網(wǎng)+時代;企業(yè)檔案管理;難點(diǎn);對策
1企業(yè)加強(qiáng)檔案管理的意義
企業(yè)在生產(chǎn)實(shí)踐與經(jīng)營管理中,真實(shí)具體反映企業(yè)的實(shí)際狀況,更多的需要企業(yè)檔案資料的支持,對于企業(yè)檔案來講不僅是一份簡單的資料,其作為企業(yè)資源重要的組成部分,能夠?yàn)槠髽I(yè)未來的發(fā)展提供重要的依據(jù)。檔案的良好性主要表現(xiàn)在人力資源細(xì)節(jié)信息記錄完善,能夠使得企業(yè)根據(jù)這些檔案來對企業(yè)進(jìn)行良好的管理,例如員工職位調(diào)動等,保證企業(yè)能夠?qū)ο嚓P(guān)人才進(jìn)行合理地運(yùn)用,從而使得企業(yè)在未來得到更好的發(fā)展。良好的檔案管理還能夠有效地增強(qiáng)企業(yè)相關(guān)知識以及技術(shù)的儲備,使得企業(yè)的知識產(chǎn)權(quán)以及機(jī)密文件得到有效管理,為企業(yè)未來良好發(fā)展提供保障。良好的企業(yè)檔案管理還能夠使得企業(yè)在發(fā)展過程中逐漸增加風(fēng)險(xiǎn)抵抗能力,在有相關(guān)法律糾紛過程中能夠有實(shí)際的證據(jù),從而保證企業(yè)的合法權(quán)益??偟膩碇v,良好的檔案管理能夠使得企業(yè)得到更好的發(fā)展,獲得更大的經(jīng)濟(jì)效益以及社會效益。
2互聯(lián)網(wǎng)+時代企業(yè)檔案管理的難點(diǎn)
2.1缺乏建立檔案管理信息化的意識
作為一個經(jīng)濟(jì)組織,企業(yè)將利潤最大化作為所有業(yè)務(wù)活動的終極追求。這也導(dǎo)致部分企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者對檔案管理工作產(chǎn)生偏見,認(rèn)為檔案管理不像生產(chǎn)、銷售或技術(shù)研發(fā)一樣可以直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益,因此他們很少花費(fèi)精力關(guān)注檔案管理工作,更不會對檔案管理進(jìn)行投資??梢灶A(yù)見,隨著企業(yè)的轉(zhuǎn)型升級,后續(xù)必然出現(xiàn)存檔設(shè)備過時、檔案管理人員短缺等問題,然后又會衍生出檔案管理工作人員工作積極性不高,影響檔案管理工作效率的問題。此外,除了企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層缺乏對檔案管理的重視及創(chuàng)新觀念,企業(yè)檔案管理人員意識不強(qiáng)也是制約檔案管理信息化水平提升的關(guān)鍵因素之一。一方面,檔案管理人員對檔案管理工作的重要性認(rèn)識不足,認(rèn)為檔案管理就是對信息進(jìn)行采集和整理,崗位可有可無,工作積極性不高。另一方面,一部分檔案管理人員的信息素養(yǎng)較低,缺乏對檔案管理信息化的認(rèn)知,認(rèn)為檔案管理就是對紙質(zhì)資料的整理歸檔,既不熟悉現(xiàn)代信息技術(shù),更缺乏對檔案大數(shù)據(jù)支持企業(yè)經(jīng)營管理重要性的認(rèn)知。由于領(lǐng)導(dǎo)層和檔案管理人員缺乏對檔案管理信息化的認(rèn)知,因此進(jìn)一步放緩了企業(yè)檔案管理信息化發(fā)展的進(jìn)程。
2.2管理模式不恰當(dāng)
企業(yè)檔案信息化建設(shè)中管理模式的選擇很重要,不同類型、不同生產(chǎn)結(jié)構(gòu)的企業(yè)選取的管理模式是不同的。有很多企業(yè)盲目跟風(fēng),并沒有考慮企業(yè)自身的特征,使得最終檔案信息化建設(shè)存在很多的安全隱患。在信息化的數(shù)字檔案中,載體與信息是相互分離的,這雖然提升了編輯修改的便捷性,但卻增加了檔案信息的安全隱患,數(shù)據(jù)信息很容易被篡改,并且很難查出來是誰篡改的,很容易為不法分子提供便捷,很難保證信息的安全可靠性。管理模式的錯誤選擇使得檔案信息的安全性受到威脅,甚至可能使企業(yè)的重要信息數(shù)據(jù)外泄,阻礙了企業(yè)的全面平穩(wěn)發(fā)展。
2.3企業(yè)檔案數(shù)字化率不足
大數(shù)據(jù)時代首先應(yīng)以數(shù)據(jù)為基礎(chǔ),形成數(shù)據(jù)庫再進(jìn)行挖掘、分析。但是,在企業(yè)檔案資源質(zhì)量層次上還不一致,影響因素主要有:企業(yè)整合信息資源時向各專業(yè)進(jìn)行收集,豐富了檔案種類,但增加了有效資源的篩選工作量,降低了檔案質(zhì)量;再有工作人員鑒別有價值資源的范圍和工作量相應(yīng)增大,整合、分析工作難度增加,因此提升檔案資源質(zhì)量是一個需要關(guān)注的問題。
3互聯(lián)網(wǎng)+時代企業(yè)檔案管理對策
3.1提升檔案管理人員自身素質(zhì),培養(yǎng)并強(qiáng)化檔案管理人員信息化意識
現(xiàn)代企業(yè)信息化建設(shè)的關(guān)鍵在于緩解人才缺乏的問題,企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)要從源頭,即加強(qiáng)技術(shù)人才隊(duì)伍建設(shè)著手解決。具體可從以下幾個方面進(jìn)行改進(jìn):一是增強(qiáng)企業(yè)管理層和檔案管理人員的信息化意識。企業(yè)管理層要充分認(rèn)識到檔案管理信息化人才是檔案管理信息化建設(shè)的基石,因此企業(yè)要引進(jìn)一批計(jì)算機(jī)水平高、熟悉檔案信息技術(shù)的專業(yè)人才。要培養(yǎng)檔案管理人員的信息化意識,只有具備了較好的意識,檔案管理人員才會自覺地參與信息化檔案管理工作。二是在檔案人員招聘時,要充分考慮人員后續(xù)的崗位適應(yīng)性及軟件系統(tǒng)應(yīng)用等問題,要根據(jù)檔案管理信息化的具體要求招聘合適的人員。為了建設(shè)一支與企業(yè)轉(zhuǎn)型升級相適應(yīng)的現(xiàn)代檔案管理信息化人才隊(duì)伍,有必要為此類人力資源提供優(yōu)良的條件。三是加強(qiáng)崗位培訓(xùn)。企業(yè)可以根據(jù)自身需求和信息化技術(shù)更新發(fā)展?fàn)顩r,定期舉辦信息化技術(shù)應(yīng)用培訓(xùn)班,平時也可以發(fā)送各種檔案管理信息化技術(shù)和理論、案例資料等,督促檔案管理人員學(xué)習(xí)和借鑒,提高他們的業(yè)務(wù)素質(zhì)。不斷提高檔案管理人員操作電子文檔和計(jì)算機(jī)的能力,提升管理人員學(xué)習(xí)的積極性,鼓勵他們積極參加企業(yè)舉辦的信息教育培訓(xùn),增強(qiáng)自身對檔案安全保護(hù)意識,并不斷提高專業(yè)知識水平和工作效率。
3.2科學(xué)構(gòu)建一體化的管理體系
為了更好地保證企業(yè)檔案信息的正確和流通,實(shí)現(xiàn)檔案歸檔的準(zhǔn)時精確,提升檔案內(nèi)容的完整性,企業(yè)有必要構(gòu)建一體化的檔案管理系統(tǒng)。首先要重視檔案管理平臺的信息化建設(shè),有移動互聯(lián)網(wǎng)的加持,平臺的建設(shè)會簡單很多,平臺建立的準(zhǔn)則除了便捷性、統(tǒng)一性之外,還要重點(diǎn)關(guān)注安全性,信息的安全性是企業(yè)建設(shè)信息化平臺的基本要求。平臺的建立能夠很大程度解決軟件的不兼容問題,保證各個部門信息傳輸?shù)南嗤ㄐ院陀行?,一體化管理體系平臺的建立能夠?qū)崿F(xiàn)檔案處理的及時性,規(guī)范檔案信息處理的流程,員工也可以通過平臺來進(jìn)行監(jiān)督,保證工作的積極性。
3.3檔案信息數(shù)字化發(fā)展
檔案信息數(shù)字化是檔案發(fā)展的重要一步,是檔案資源從紙面到流動起來的數(shù)據(jù)的重要一步。建立檔案信息化資源利用制度,實(shí)現(xiàn)檔案資源收、管、用全過程的規(guī)范管理,讓信息化與工業(yè)化兩化融合在檔案工作中充分實(shí)現(xiàn)。建立數(shù)據(jù)定向開放,有序利用,安全保存等方面的制度,促進(jìn)檔案信息資源的共享利用,真正讓企業(yè)收集有用的資源、充分利用需要的資源。
結(jié)束語
總之,在移動互聯(lián)網(wǎng)時代,企業(yè)檔案信息化建設(shè)是社會發(fā)展的常態(tài),檔案信息對于一個企業(yè)來說十分重要,因此信息化建設(shè)的時候每一個環(huán)節(jié)都要仔細(xì)推敲,確保將每一個問題都扼殺在萌芽中。企業(yè)在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的時候要注重過程中出現(xiàn)的問題,尋求最合理的方法解決問題,保證檔案信息在收集、存檔、傳輸、歸檔、查詢等各個環(huán)節(jié)都處于安全便捷的條件下。要想真正實(shí)現(xiàn)檔案的信息化建設(shè),企業(yè)就必須不斷提升自己的信息技術(shù)水平,提升信息建設(shè)的速度,提升數(shù)據(jù)使用的效率,只有打好這些基礎(chǔ)才能最大化地保證檔案信息的安全,高效利用,從而從根本上提升企業(yè)的管理水平,促進(jìn)企業(yè)長遠(yuǎn)健康發(fā)展。
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