摘 要?教育部直屬高校檔案館（室）信息化程度反映了國內(nèi)高校檔案管理和服務(wù)的水平。文章以教育部直屬高校檔案管理部門的對外服務(wù)網(wǎng)站為研究對象，圍繞檔案網(wǎng)站的功能定位，分析了網(wǎng)站名稱、域名、色調(diào)、欄目設(shè)置、互動交互、新媒體使用、查詢檢索等方面要素，梳理了教育部直屬高校檔案網(wǎng)站現(xiàn)狀及問題，結(jié)合高校檔案行業(yè)趨勢，對這些問題進(jìn)行了探討。

關(guān)鍵詞 教育部直屬 高校檔案館 網(wǎng)站 分析

中圖分類號 G270.7 文獻(xiàn)標(biāo)識碼 A 收稿日期 2020-02-12

★作者簡介：袁志芳，北京語言大學(xué)檔案館，碩士，研究方向為檔案信息管理。

Abstract The informatization construction of archives websites in universities directly under the Ministry of Education（MOE） reflects the level of domestic university archives management and service. With the archives websites of universities directly under the MOE as the research object， the paper analyzes the website name， domain name， color， column setting， interactive communication， new media use， query and retrieval and other elements based on the function of the archives websites， sorts out the current situation and problems of archives websites in universities directly under the MOE in combination with the trend of university archives industry.

Keyword directly under the MOE; university archives; website; analysis

高校檔案指高等學(xué)校從事招生、教學(xué)、科研、管理等活動直接形成的對學(xué)生、學(xué)校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄[1]。高校檔案館（室）是集中保存和利用高校檔案的專門機(jī)構(gòu)，具有監(jiān)督指導(dǎo)、統(tǒng)籌規(guī)劃學(xué)校檔案工作，收集、整理、鑒定、保管學(xué)校檔案，編制檢索工具，組織實施檔案信息化建設(shè)，進(jìn)行檔案開發(fā)利用及檔案宣傳教育活動，發(fā)揮檔案文化教育功能的機(jī)構(gòu)。

高校檔案館（室）網(wǎng)站是高校檔案部門的對外服務(wù)窗口，是檔案工作宣傳、展示、服務(wù)利用與信息交互的重要門戶，高校檔案網(wǎng)站反映了高校檔案的管理和服務(wù)的水平，體現(xiàn)了高校檔案信息化的建設(shè)水平，本文以教育部直屬高校的檔案館（室）網(wǎng)站作為考察研究對象，通過它們了解高校檔案信息服務(wù)網(wǎng)站建設(shè)現(xiàn)狀及問題，并對這些問題進(jìn)行梳理探討。

一、研究對象與內(nèi)容

教育部直屬高校是由教育部直接管理的一批高等院校，辦學(xué)歷史悠久，學(xué)科特色鮮明，有較強(qiáng)的教學(xué)和科研實力，教育部直屬高校的檔案館（室）網(wǎng)站建設(shè)一定程度反映了國內(nèi)高校檔案網(wǎng)站建設(shè)水平，具有一定的代表性，因此，本文將教育部直屬75所高校的檔案館（室）網(wǎng)站作為考察研究對象。

教育部直屬高校名單通過教育部官網(wǎng)[2]獲得，通過搜索引擎查找“高校名稱+檔案館”獲得大部分檔案館網(wǎng)站地址，搜索不到的通過各高校官網(wǎng)的“組織機(jī)構(gòu)”再進(jìn)行查找。本文調(diào)查數(shù)據(jù)截至2019年12月5日。

調(diào)查顯示，教育部直屬75所高校均有檔案管理部門，其中獨(dú)立設(shè)置檔案館的高校有63所，占總數(shù)的84%，有11所高校設(shè)有隸屬于學(xué)校黨政辦或校長辦公室的檔案室;有1所高校設(shè)有隸屬于圖書館的檔案室（詳見表1）。

直屬高校中沒有獨(dú)立的檔案信息網(wǎng)站的高校有9所，無法訪問或禁止校外訪問檔案信息網(wǎng)站的高校有5所，剔除上述14所高校[3]，本文最終考察的直屬高校檔案網(wǎng)站數(shù)量為61個，占直屬高?？倲?shù)的81%。需要說明的是，有3所高校檔案部門隸屬于學(xué)校黨政辦公室，但均有獨(dú)立的檔案信息網(wǎng)站，因此包含在本次調(diào)研的61個網(wǎng)站之內(nèi)[4]。

本文將圍繞檔案館（室）網(wǎng)站的功能定位，通過網(wǎng)站名稱、域名、色調(diào)、外文版本、欄目設(shè)置、互動交互、新媒體使用、查詢檢索等方面來考察檔案網(wǎng)站的基本情況以及網(wǎng)站的功能與服務(wù)能力。

高校檔案館的功能包括基本功能和拓展功能?；竟δ馨ü芾砉δ堋⑸鐣洃浌δ芎椭R儲備功能三種。檔案館的管理功能主要是對各種檔案進(jìn)行管理、保證安全并對檔案資源進(jìn)行開發(fā)利用;社會記憶功能則指檔案中記錄的經(jīng)驗、數(shù)據(jù)和事實以及事物發(fā)展的過程，能夠作為人類社會記憶的重要組成部分;知識儲備功能則側(cè)重于對各種科研成果進(jìn)行存儲，從而為社會發(fā)展的研究提供依據(jù)。拓展功能指高校檔案館在基本功能之外通過不斷開展各項活動所產(chǎn)生的功能，例如文化教育功能、學(xué)生實踐教育功能等[5]。

作為學(xué)校內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)，在實際工作中，各高校檔案部門的職責(zé)存在一定差異，例如，有的高校檔案館不管理人事檔案，有的高校校史館和檔案館相互獨(dú)立。盡管高校檔案部門職責(zé)各有差異，但高校檔案館（室）的基本功能基本相同，高校檔案館（室）網(wǎng)站設(shè)計應(yīng)緊緊圍繞高校檔案館的功能定位來進(jìn)行。

目前，調(diào)研的檔案館（室）網(wǎng)站的網(wǎng)站欄目和內(nèi)容在組織形式上大致可分為三種形式：

一是根據(jù)檔案館的科室設(shè)置或工作流程來組織檔案欄目和內(nèi)容。例如，東華大學(xué)檔案館（http：//da.dhu.edu.cn/）按照檔案工作的業(yè)務(wù)流程，下設(shè)科室有：檔案收集室、檔案利用室、編研室、黨史辦公室、技術(shù)室，相對應(yīng)設(shè)置了六個網(wǎng)站欄目：檔案收集、檔案捐贈、歸檔指南、利用服務(wù)、檔案編研、校史館。

二是按檔案類別來組織欄目和內(nèi)容。例如，東南大學(xué)檔案館（https：//archives.seu.edu.cn）按照檔案的不同類別來下設(shè)科室：文書檔案室、科技檔案室、電子檔案與技術(shù)室、教職工人事檔案室、學(xué)生檔案室、校史研究室等，網(wǎng)站部分內(nèi)容也圍繞科室職能來組織，點(diǎn)擊每個科室鏈接均有相應(yīng)歸檔要求等相關(guān)內(nèi)容。

三是按用戶角色來組織網(wǎng)站欄目和內(nèi)容。例如，中國人民大學(xué)檔案館（http：//dag.ruc.edu.cn/）根據(jù)用戶角色梳理檔案欄目、內(nèi)容和服務(wù)，將用戶角色分為“在校生、畢業(yè)生、校內(nèi)單位、用人單位、其他”共五類角色。用戶點(diǎn)擊相對應(yīng)的角色后，網(wǎng)站顯示該角色對應(yīng)所能提供的全部服務(wù)。

本文還對檔案館（室）網(wǎng)站在以下方面進(jìn)行了考察：

1.網(wǎng)站域名設(shè)置及命名情況。調(diào)查發(fā)現(xiàn)，有獨(dú)立二級域名并且二級域名首段以dag或archives命名的網(wǎng)站占總數(shù)的67%，不少檔案館（室）網(wǎng)站還存在二級域名命名不規(guī)范、隨意性強(qiáng)的問題。詳見表2。

2.網(wǎng)站主色調(diào)使用情況，調(diào)查顯示，高校檔案館（室）網(wǎng)站主色調(diào)以藍(lán)色、黃色或紅色三種為主，這三種色調(diào)占了統(tǒng)計總數(shù)的90%。以藍(lán)色為主色的網(wǎng)站氣質(zhì)現(xiàn)代、有科技感;紅色莊重?zé)崃?黃色古樸典雅。其他，如清華大學(xué)檔案館采用了學(xué)校的形象識別色——紫色，和學(xué)校整體形象識別相統(tǒng)一，詳見表3。

3.網(wǎng)站外文版情況?？疾斓?1個高校檔案館（室）網(wǎng)站中僅有3所高校設(shè)立了網(wǎng)站的英文版，分別是東南大學(xué)檔案館（https：//archives.seu.edu.cn/）、西安交通大學(xué)檔案館（http：//58.206.125.28/）和北京交通大學(xué)檔案館（http：//archives.bjtu.edu.cn/）。武漢大學(xué)檔案館（http：//archive.whu.edu.cn/index）則有針對國外認(rèn)證機(jī)構(gòu)的英文須知說明頁面。

4.網(wǎng)站互動交流情況。網(wǎng)站和傳統(tǒng)媒介相比具有能夠互動交流的特點(diǎn)，交互是檔案網(wǎng)站與用戶之間的雙向交流，可通過留言本、QQ等方式進(jìn)行?？疾炀W(wǎng)站中設(shè)有留言本功能的有9個，占總數(shù)的15%。

5.新媒體微信公眾號、微博、博客、手機(jī)APP的應(yīng)用情況。隨著手機(jī)應(yīng)用的不斷發(fā)展，微信公眾號、微博等為移動端用戶提供了便捷的信息服務(wù)手段，大大提高了檔案信息宣傳和服務(wù)能力。在調(diào)研的61個檔案館（室）網(wǎng)站中，有34所高校檔案信息網(wǎng)站有微信、微博或官微的鏈接信息，約占調(diào)查總數(shù)的56%，其中華東師范大學(xué)同時開通了微信、微博、新浪博客;微信公眾號提供預(yù)約或查詢服務(wù)的有5所高校。中山大學(xué)檔案館（http：//archives.sysu.edu.cn/）還開發(fā)了“中大同窗APP（校園地理信息檔案）”手機(jī)應(yīng)用，用戶通過手機(jī)隨時獲取地理檔案信息，用戶在中大地圖上點(diǎn)擊某建筑，則可以看到關(guān)于此建筑的圖文介紹，通過手機(jī)APP實現(xiàn)了地理檔案信息服務(wù)。

6.檔案信息在線查詢、服務(wù)預(yù)約情況。檔案信息在線查詢與服務(wù)預(yù)約是檔案館（室）網(wǎng)站服務(wù)能力的重要體現(xiàn)。經(jīng)統(tǒng)計，通過網(wǎng)站或微信能提供在線查詢或預(yù)約服務(wù)的網(wǎng)站有38個，占總調(diào)查網(wǎng)站總數(shù)的62%。

7.“常見問題”欄目設(shè)置問題?！俺Ｒ妴栴}”是網(wǎng)站服務(wù)類功能之一，網(wǎng)站從用戶需求出發(fā)，將用戶常見的各種問題加以梳理整理，讓用戶能快速對號入座解決問題，體現(xiàn)了網(wǎng)站的服務(wù)能力。調(diào)查發(fā)現(xiàn)，有25個檔案館（室）網(wǎng)站提供了“常見問題”服務(wù)，約占總統(tǒng)計數(shù)量的41%。

8.站內(nèi)全文檢索情況。站內(nèi)全文檢索也是網(wǎng)站服務(wù)功能的另一重要體現(xiàn)，調(diào)查網(wǎng)站中，有站內(nèi)全文檢索功能的檔案館（室）網(wǎng)站有36個，占總數(shù)的61%。

二、存在的問題分析

高校檔案館（室）服務(wù)網(wǎng)站建設(shè)應(yīng)摒棄管理者思維，遵循以用戶為中心的建設(shè)理念，緊緊圍繞高校檔案館功能，通過用戶與受眾需求分析組織網(wǎng)站架構(gòu)、欄目及內(nèi)容，最大限度滿足用戶需求并不斷發(fā)展和創(chuàng)新服務(wù)模式。

直屬高校檔案館（室）網(wǎng)站欄目通常包括：本館概況、政策法規(guī)、服務(wù)指南、檔案收集、業(yè)務(wù)指導(dǎo)、檔案捐贈、檔案（校史）編研、專題展覽（網(wǎng)上展覽）、館藏珍品、文件（資料）下載、相關(guān)鏈接、檔案利用（在線查詢）、業(yè)內(nèi)聚焦（業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)）、通知公告、工作動態(tài)、常見問答、站內(nèi)搜索、聯(lián)系我們等內(nèi)容。高校檔案網(wǎng)站的內(nèi)容大致可分為宣傳性內(nèi)容、服務(wù)性內(nèi)容、資源性內(nèi)容、互動交流平臺以及網(wǎng)絡(luò)導(dǎo)航與其他五大類[6]。目前，不少網(wǎng)站存在宣傳展示性內(nèi)容為主，服務(wù)性、資源性、互動交流性內(nèi)容為輔的問題，高校檔案館（室）服務(wù)網(wǎng)站還需要在以下方面加以完善。

1.域名命名規(guī)范問題。被考察的61個檔案館（室）網(wǎng)站中有4個網(wǎng)站沒有獨(dú)立二級域名，占總統(tǒng)計總數(shù)的6.5%。除首段以dag或archives命名的網(wǎng)站外，還有占統(tǒng)計總數(shù)的26%的網(wǎng)站是以da、dangan、dwww、dawww、ar、arc、arch、acv、file等變化衍生出各種不規(guī)范的檔案網(wǎng)站域名命名方式，高校檔案館（室）網(wǎng)站域名需要加以規(guī)范，規(guī)范的域名命名有利于高校檔案行業(yè)整體形象與發(fā)展并有利于識別推廣。

2.網(wǎng)站斷鏈、無效鏈接問題?？疾彀l(fā)現(xiàn)，不少檔案（館）室網(wǎng)站存在斷鏈、空鏈、無效鏈接問題，這些頁面有的已經(jīng)刪除或轉(zhuǎn)移，有的鏈接已更改，還有一些鏈接本來就是空的。這些不能訪問的鏈接大大影響了用戶體驗，建議通過工具軟件定期檢查無效和斷開的鏈接，網(wǎng)上有許多工具能進(jìn)行內(nèi)鏈、外鏈、圖片、網(wǎng)站地圖、樣式表、背景和腳本等檢測并形成檢測報告，從而優(yōu)化網(wǎng)頁提升用戶體驗。

3.服務(wù)功能不足問題。直屬高校檔案館（室）網(wǎng)站中有相當(dāng)數(shù)量的網(wǎng)站結(jié)構(gòu)相對簡單，內(nèi)容以宣傳展示為主，檔案服務(wù)功能不足，網(wǎng)站檢索、查詢、預(yù)約、常見問題等服務(wù)性欄目沒有設(shè)置或功能不健全。例如，能提供在線查詢與預(yù)約服務(wù)功能的網(wǎng)站僅占統(tǒng)計總數(shù)的62%;提供站內(nèi)全文檢索功能的檔案網(wǎng)站有36個，僅占統(tǒng)計總數(shù)的61%;不少檔案網(wǎng)站沒有充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)直接交流互動的優(yōu)勢，直接交流互動的功能較少，以留言本功能為例，只有9個網(wǎng)站設(shè)有留言本功能，僅占統(tǒng)計總數(shù)的15%;“常見問題”欄目設(shè)置僅占總統(tǒng)計數(shù)量的41%。

4.檔案基礎(chǔ)資源數(shù)字化建設(shè)問題。檔案價值主要體現(xiàn)為檔案利用，檔案利用是檔案服務(wù)的重要方式。檔案館（室）網(wǎng)站服務(wù)利用功能有賴于檔案基礎(chǔ)資源建設(shè)，特別是專題與特色館藏建設(shè)，豐富的檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)建設(shè)才能使檔案網(wǎng)站在內(nèi)容和形式上滿足用戶需求。調(diào)研發(fā)現(xiàn)，直屬高校檔案館間發(fā)展不均衡，建校歷史短、規(guī)模較小的高校檔案館（室）網(wǎng)站服務(wù)能力偏弱，建校歷史長、傳統(tǒng)的檔案強(qiáng)校檔案信息化建設(shè)水平相對較高，網(wǎng)站服務(wù)能力強(qiáng)。例如，南京大學(xué)檔案館網(wǎng)站實現(xiàn)了檔案資源的非密級全文數(shù)據(jù)庫檢索，開放檢索有：各類學(xué)籍查詢、南京大學(xué)專利檔案查詢、科研成果信息查詢、研究生論文查詢、職稱評審查詢、南大新聞全文查詢、光盤庫查詢、歷屆畢業(yè)合影、歷史檔案、校史博物館禮品等?；A(chǔ)資源數(shù)據(jù)建設(shè)需長期積累并持續(xù)進(jìn)行檔案數(shù)字化建設(shè)工作，利用率高、有特色的檔案應(yīng)優(yōu)先進(jìn)行數(shù)字化，為用戶提供在線利用服務(wù)，提高檔案利用率，最大化實現(xiàn)檔案價值。

5.從業(yè)者自身學(xué)習(xí)與業(yè)界動態(tài)關(guān)注問題。高校檔案館從業(yè)者不應(yīng)僅僅是檔案的管理者，更應(yīng)該向檔案信息的研究者、開發(fā)者轉(zhuǎn)變，努力成為檔案文化的傳播者[7]，這需要檔案人員通過關(guān)注學(xué)界動態(tài)、持續(xù)地業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)來提高自身業(yè)務(wù)素養(yǎng)。在考察的檔案館（室）網(wǎng)站中，有一些高校檔案館在這方面給予了足夠重視。例如，東南大學(xué)檔案館網(wǎng)站設(shè)有“蘭臺聚焦”欄目，對檔案行業(yè)動態(tài)進(jìn)行報道;“業(yè)務(wù)工作”欄目下設(shè)子欄目“業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)指導(dǎo)”“繼續(xù)教育工作”“項目申報”“會議論文”，幫助檔案工作者業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)與學(xué)術(shù)研究，但多數(shù)網(wǎng)站存在對檔案行業(yè)發(fā)展動態(tài)缺乏關(guān)注、沒有業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)相關(guān)欄目問題。調(diào)查顯示，設(shè)有檔案行業(yè)學(xué)術(shù)動態(tài)相關(guān)欄目的網(wǎng)站有9所，占統(tǒng)計總數(shù)近15%;設(shè)有檔案從業(yè)者業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)（非政策法規(guī)）欄目的網(wǎng)站有14所，占總統(tǒng)計數(shù)量近23%。僅從數(shù)字來看，多數(shù)檔案館離學(xué)術(shù)型檔案館還有距離。

6.檔案文化創(chuàng)意產(chǎn)品不足問題。高校檔案文創(chuàng)產(chǎn)品以館藏檔案資源為基礎(chǔ)，通過提取檔案中所蘊(yùn)含的歷史文化元素，以創(chuàng)意為核心，將固化的原始的檔案信息轉(zhuǎn)化成形式多樣的物質(zhì)產(chǎn)品，從而傳播高校歷史文化，提升高校檔案服務(wù)的層次和水平[8]。在考察的61個檔案網(wǎng)站中，僅有西南大學(xué)檔案館設(shè)有“文博空間”欄目，下設(shè)有“文博時空”“文創(chuàng)產(chǎn)品”子欄目，但遺憾的是欄目里沒有具體內(nèi)容。高校檔案文創(chuàng)產(chǎn)品可從典藏復(fù)制品、出版品、紀(jì)念類產(chǎn)品、體驗式產(chǎn)品[9]等功能方向進(jìn)行嘗試，通過挖掘檔案的文化及內(nèi)涵，發(fā)揮檔案文化功能，以此宣傳館藏和學(xué)術(shù)研究成果等，進(jìn)一步傳播和發(fā)展檔案事業(yè)。

三、結(jié)語

未來一段時期，國內(nèi)高校檔案業(yè)將努力打造檔案大數(shù)據(jù)中心、原始憑證中心，從管理型檔案館向?qū)W術(shù)型檔案館轉(zhuǎn)型。在移動互聯(lián)、新媒體等信息技術(shù)環(huán)境下，高校檔案信息服務(wù)除網(wǎng)站服務(wù)模式外，微信公眾號、微信小程序、手機(jī)APP、微博、博客、支付寶小程序等都是高校檔案館凝練特色、創(chuàng)新發(fā)展有效的重要服務(wù)手段。

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[3]教育部直屬高校中無獨(dú)立檔案信息網(wǎng)站高校：北京化工大學(xué)、北京郵電大學(xué)、北京中醫(yī)藥大學(xué)、中國傳媒大學(xué)、中央音樂學(xué)院、中央美術(shù)學(xué)院、中央戲劇學(xué)院、中國藥科大學(xué)、華中農(nóng)業(yè)大學(xué);無法訪問或禁止校外訪問檔案信息網(wǎng)站的高校：中國礦業(yè)大學(xué)（北京）、南開大學(xué)、天津大學(xué)、同濟(jì)大學(xué)、中南財經(jīng)政法大學(xué).

[4]檔案館未獨(dú)立設(shè)置但有獨(dú)立檔案信息網(wǎng)站的高校：北京郵電大學(xué)、中國政法大學(xué)、中國石油大學(xué)（北京）.

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