摘 要?高校檔案機構應用社交媒體創(chuàng)新服務模式是互聯(lián)網(wǎng)技術和高校信息化建設的大勢所趨。根據(jù)社交媒體的特點，本文分析了高校檔案社交媒體服務模式的必要性和可行性，解析了影響其發(fā)展的四個要素，并總結了該服務模式的特點。在此基礎上構建了以“向導—基礎—手段—目的”為依托的社交媒體服務模式。

關鍵詞 高校檔案 社交媒體 檔案服務 模式創(chuàng)新

中圖分類號 G270.7 文獻標識碼 A 收稿日期 2019-12-12

★作者簡介：賀冰花，長安大學校長辦公室檔案館，館員，碩士研究生，研究方向為檔案數(shù)字化智能化管理。

Abstract The application of social media innovation service mode in university archives is the trend of Internet technology and university informatization construction. According to the characteristics of social media， the paper analyzes the necessity and feasibility of the social media service mode in university archives， explains the four elements that affect its development， and summarizes the characteristics of this service mode. Based on this， the social media service mode of “guide-base-means-purpose” is constructed.

Keyword university archives; social media; archives service; mode innovation

社交媒體在強大的群眾基礎和互聯(lián)網(wǎng)技術支持下得以蓬勃發(fā)展，人們通過社交網(wǎng)站、微博、微信、博客、播客、論壇等工具和平臺來分享意見和見解，是各種信息資源的重要傳播媒介和渠道。而隨著智慧校園的全面建設，高校信息資源在社交媒體平臺和社會公眾中進行交互和分享，形成了全新的信息傳播模式。作為高校信息化建設的重要組成部分，高校檔案數(shù)字化和信息化建設早已如火如荼地展開，也在積極探索與社交媒體結合開展檔案信息服務的新模式。

一、高校檔案社交媒體服務模式

社交媒體（Social Media）是互聯(lián)網(wǎng)上基于用戶關系的內(nèi)容產(chǎn)生與交換平臺，其核心思想為：大批網(wǎng)民自發(fā)貢獻、提取、創(chuàng)造新聞資訊，然后傳播的過程。社交媒體模式呈現(xiàn)多元化的特點，具有社交屬性的即時通訊類、視頻或直播類、新聞類、論壇類、O2O類及生活服務等平臺傳播的信息成為人們?yōu)g覽互聯(lián)網(wǎng)的重要內(nèi)容和爭相討論的熱門話題。而高校檔案作為高校和社會信息資源的重要組成部分，具有系統(tǒng)完善、內(nèi)容穩(wěn)定的特點，鑒于高校檔案信息化建設的實際情況，本文探討高校檔案的社交媒體服務。高校檔案社交媒體服務是傳統(tǒng)服務模式的擴充和變革，本質(zhì)是將高校檔案利用者以及潛在的檔案利用者和檔案信息資源管理者之間相互關聯(lián)、彼此分享，實現(xiàn)檔案信息在社交媒體上自發(fā)的傳播和利用。

二、高校檔案社交媒體服務的必要性和可行性

1.必要性。（1）高校檔案內(nèi)容的多樣化對檔案服務提出了更高的要求。高校檔案機構每年都要收集涵蓋高校一切活動的11大類檔案，包括黨群、行政、教學、科研、產(chǎn)品、基建、設備、出版、外事、財會、人物等，信息資源豐富多樣。隨著社會信息化的快速發(fā)展，智慧校園大數(shù)據(jù)中心的建設，教務系統(tǒng)形成的在校學生學籍信息數(shù)據(jù)庫、校友系統(tǒng)形成的畢業(yè)生信息數(shù)據(jù)庫、科技管理系統(tǒng)形成的科研數(shù)據(jù)庫、OA系統(tǒng)形成的發(fā)文和收文數(shù)據(jù)庫等，每年檔案管理人員需與網(wǎng)絡信息中心合作，接收各部門兼職檔案員提交的檔案數(shù)據(jù)庫資源。高校在課程改革、教學水平評估、機構精簡、特色辦學等復雜多樣的工作中，也產(chǎn)生著大量的應歸檔的文件材料、視頻材料（優(yōu)秀的微課、慕課、精品課等）和實物檔案（獎品、證書、名人字畫、紀念品等）。在信息爆炸性增長的知識經(jīng)濟時代，教師和學生迫切需要真實、準確、優(yōu)秀的教學信息資源，而作為高校大數(shù)據(jù)中心的重要組成部分，高校檔案機構在收集整理檔案的過程中嚴格把關，其資源信息具有真實性、原始性、關聯(lián)性等其他信息不可比擬的優(yōu)勢。高校檔案服務的內(nèi)涵正發(fā)生著深刻的變化，主要體現(xiàn)在兩個方面：一是檔案資源和內(nèi)容在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案、實體檔案的基礎上，插上了網(wǎng)絡信息化的翅膀，數(shù)字化、知識化的數(shù)字檔案逐漸成為檔案資源的利用主體;二是檔案服務方式和服務手段在傳統(tǒng)的“用戶提出申請——管理員查找——用戶獲得檔案資源”的線性模式下，利用各式各樣的信息交互平臺，便捷、準確、高效的檔案傳播和利用模式逐步變得多元化、常態(tài)化。因此，這完全可以通過開展檔案社交媒體服務來滿足日益增長的服務要求。（2）用戶檔案需求的復雜化促使檔案服務模式的變革。高校檔案的利用者涵蓋校友、教職工、學生和校外群體等[1]54，雖然利用者主體相對穩(wěn)定，但主體的個性化需求卻呈現(xiàn)多元化、復雜化的特點。校友分為歷屆畢業(yè)生和離職人員兩類，歷屆畢業(yè)生的檔案利用需求主要體現(xiàn)為學籍信息、成績單、組織關系、學歷認證等，離職人員的需求則主要為在校期間的人事、組織、教學、科研、房屋、醫(yī)療等;教職工的檔案需求主要體現(xiàn)為人事、教學、科研、學科建設、行政管理、出國訪學、基建、財會及其他教學或社會活動，特別是雙一流學科建設中，科學研究需要大量的科學技術數(shù)據(jù)、歷史資料等;學生的檔案需求主要體現(xiàn)為個人檔案、組織關系以及與自身專業(yè)和興趣相關的文字材料，往屆優(yōu)秀的課程設計、畢業(yè)設計和視頻材料，如優(yōu)秀的微課、慕課、精品課等;校外群體的檔案需求主要體現(xiàn)為學校發(fā)展歷史、與社會及企業(yè)合作等產(chǎn)生的相關材料等。面對日益復雜、多元的檔案需求，檔案部門不僅需要在服務內(nèi)容上由簡單粗放的檔案原件查詢服務向高聚合、強關聯(lián)的檔案知識服務轉變，而且更要在檔案服務模式上變革創(chuàng)新，需要充分利用自身的數(shù)據(jù)優(yōu)勢，針對用戶對檔案數(shù)據(jù)需求的差異性進行深度分析和挖掘，以滿足用戶多樣化、高層次的檔案信息需求。因此，有必要開展并加強檔案社交媒體服務，以促進檔案服務模式快速變革。

2.可行性。（1）社交媒體應用于檔案服務有一定的研究基礎，具有理論和實踐的可行性。將社交媒體應用于檔案服務取得顯著成效的案例是美國國家檔案館，通過應用社交媒體，建立了檔案信息公開的社交媒體策略，使檔案信息公開平臺從實體檔案館、普通檔案館網(wǎng)站向社交媒體轉移，且獲得公眾的廣泛認同[2]86。高校檔案部門可以充分借鑒其實施社交媒體應用的周密規(guī)劃、逐步推進的成功經(jīng)驗。國內(nèi)檔案機構也爭先恐后地進行了社交媒體服務的探索和嘗試，雖然成效不盡如人意，但已經(jīng)充分認識到社交媒體給檔案信息服務創(chuàng)新帶來的機遇和挑戰(zhàn)。同時，對社交媒體創(chuàng)新檔案服務的必要性、可行性以及微觀對策進行了深入研究，在探索我國檔案機構應用社交媒體創(chuàng)新檔案服務理念[3]4和內(nèi)容[4]15的基礎上，構思了包括自助服務和個性服務的社交媒體創(chuàng)新服務方式[5]14。武漢大學與湖北省檔案局聯(lián)合研究我國檔案信息服務在社交媒體視角下的創(chuàng)新與發(fā)展，從理念、保管、功能和保障四個維度出發(fā)，構建了綜合檔案館社交媒體的應用體系，并提出了檔案社交媒體的優(yōu)選方案，將理論研究與實踐應用相結合，形成了系統(tǒng)化的研究成果，并獲得了國家檔案局優(yōu)秀科技成果三等獎[6]68。而高校檔案機構作為社會檔案服務的重要組成部分，具有充足的條件對國內(nèi)外的成功案例選擇性地進行借鑒和參考，形成具有高校特點的社交媒體檔案服務模式。（2）高校檔案自身的屬性適用于社交媒體服務模式。首先，高校檔案機構的檔案管理員具有專業(yè)化程度高、檔案服務經(jīng)驗豐富、學歷高的特點，對新的信息技術和社交媒體平臺的學習能力和參與度高。檔案利用者數(shù)量龐大，社交媒體平臺使用頻率高，年齡跨度合理，具有利用者主體穩(wěn)定和群體行為穩(wěn)定的特點[5]。高校檔案社交媒體服務過程由檔案內(nèi)容的發(fā)布和用戶自發(fā)的傳播利用兩個部分組成，缺一不可。在服務過程中，先由檔案資源擁有者收集整理，提供足夠的檔案信息，這個過程需要發(fā)布者預判檔案信息的受眾群體、利用價值、傳播速率及傳播范圍。一旦檔案內(nèi)容發(fā)布，需要用戶和提供方在社交媒體平臺彼此關聯(lián)，實現(xiàn)檔案信息的交互和自發(fā)分享。而高校檔案自身的特殊屬性決定其適用于社交媒體服務模式：一是高校檔案信息的受眾都是與學校發(fā)展息息相關的群體，具有彼此關聯(lián)性強的特殊優(yōu)勢;二是高校師生及校友具有高校檔案的開發(fā)者和使用者雙重角色，在教學、科研、行政等活動中深入?yún)⑴c了檔案資源的形成，又可以利用社交媒體便捷地獲取所需的檔案信息，直接參與到檔案信息形成、管理、傳播和利用的過程中。這種“高參與性”“高交互性”的特征與社交媒體模式完全相同。

三、高校檔案社交媒體服務模式的要素解析

所謂高校檔案社交媒體服務，就是以社交媒體平臺作為檔案服務的載體，將檔案資源擁有者與利用者通過互相關注彼此關聯(lián)起來，以分享、轉發(fā)、評論等方式在短時間內(nèi)將檔案信息傳遞到更多感興趣的用戶手中的一種檔案傳播過程。

因此，高校檔案社交媒體服務的要素為：高校檔案資源、檔案用戶、社交媒體平臺、檔案管理員。具體如圖1所示。檔案用戶和檔案管理員通過社交媒體平臺建立雙向互動模式，提升用戶的檔案認知水平和服務體驗，進而促使高校檔案資源利用最大化。

高校檔案資源：是記錄高校發(fā)展的各項歷史記錄，在信息社會背景下，呈現(xiàn)多元化、海量化、分散化的特點。社交媒體服務要求將實體檔案數(shù)字化、孤立檔案組織化、無序檔案有序化，因此需要將不同類型、不同載體、異構分散的檔案資源進行歸類、整理，建立數(shù)字檔案資源社交媒體平臺利用的標準和整合開發(fā)體系，以確保檔案資源內(nèi)容的有效整合和便捷利用。

檔案用戶：指高校檔案社交媒體服務模式的檔案利用群體，具有通過社交媒體平臺利用、獲取檔案服務的同時又轉發(fā)、評論、貢獻、傳播檔案資源的行為模式，用戶類型呈現(xiàn)移動化、網(wǎng)絡化的特點。用戶的檔案需求促使社交媒體平臺的發(fā)展，而社交媒體平臺承載著用戶利用檔案的質(zhì)量和效率。

檔案管理員：指高校檔案機構中的檔案專業(yè)人員，主要負責檔案收集、整理、保管、分類、入庫、上架、查閱等檔案工作，具有一定的職業(yè)素養(yǎng)，專業(yè)化程度高，且具有豐富的檔案管理經(jīng)驗，是連接高校檔案資源和檔案用戶的中間元素。社交媒體檔案服務要求檔案管理員兼具一定的計算機網(wǎng)絡知識，能夠與社交媒體運營技術人員、信息服務技術人員深入合作，推動社交媒體平臺檔案服務的順利實施。

社交媒體平臺：是檔案社交媒體服務的載體，是連接檔案用戶、檔案管理員和高校檔案資源的紐帶，呈現(xiàn)多類型、多對象、多用戶的特點，不同類型的平臺功能和側重點差異巨大，檔案部門需結合自身館藏特點、服務內(nèi)容的側重點，綜合對比各社交媒體平臺的優(yōu)劣，合理、準確地選擇檔案社交媒體平臺。檔案社交媒體服務的真正價值體現(xiàn)在便于用戶利用，是“怎么用”平臺實現(xiàn)檔案資源利用最大化的問題，而不是“用平臺去實現(xiàn)社交媒體服務化”、切忌盲目跟風、流于形式，避免出現(xiàn)僵尸號。

基于上述分析，檔案社交媒體服務模式是由高校檔案資源、檔案用戶、社交媒體平臺、檔案管理員四個必不可少的要素有機結合形成的鏈條完整的服務系統(tǒng)，具有兩個顯著特點：

一是社交媒體平臺的共享性實現(xiàn)檔案資源共享式服務。社交媒體平臺具有開放、共享的特點，同一個檔案信息可以供不同地方、不同時間的多個檔案用戶按其需求靈活獲取服務，通過評論、轉發(fā)等共享操作形成一個內(nèi)部共享圈。不同檔案資源在社交媒體平臺上經(jīng)過多次的共享，形成多維度的“共享生態(tài)圈”，改變固化的檔案實體查詢服務模式，提高便民效率，服務效能大大提高，改變用戶檔案保密、查檔煩瑣的慣性思維，樹立便捷高效、與時俱進的印象。

二是以用戶需求為核心，更加注重用戶多樣化、個性化的需求。社交媒體平臺能夠采用大數(shù)據(jù)技術對用戶及其相關的檔案數(shù)據(jù)進行建模分析，精準感知用戶的偏好與需求，并能有效組織相應的檔案信息主動推送給用戶，實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的準確傳遞。靜止的檔案資源通過社交媒體平臺插上了翅膀，突破了物理空間和時間空間的限制，為用戶提供了一種便捷的、動態(tài)的、交互式的檔案服務，體現(xiàn)了“以人為本”的服務理念，提升用戶的檔案認知和服務體驗。

四、高校檔案社交媒體服務模式的構建

整個檔案社交媒體服務模式是以檔案用戶需求作為檔案資源挖掘的向導，以加強檔案信息資源建設來夯實服務基礎，以社交媒體平臺為對外傳播的手段，以檔案資源利用最大化為最終目的的一個基本過程。如圖2所示（見下頁），在這個過程中，“向導——基礎——手段——目的”四個環(huán)節(jié)相互依托、相互作用，形成一個多維、統(tǒng)一的有機整體。

一是以檔案用戶需求為向導。開展好社交媒體服務工作，首先要拓展用戶群體，提升用戶的檔案意識。由于檔案的保密性、政治性等特點，導致全國檔案意識水平普遍較低[7]72，高校檔案用戶同樣存在檔案意識薄弱、需求淡薄模糊的現(xiàn)象。檔案工作者不僅要利用先進的信息技術和社交媒體平臺，不斷滲透、宣傳、推送檔案服務信息，刺激用戶的檔案需求，而且要充分運用自身檔案服務的專業(yè)性和豐富的服務經(jīng)驗優(yōu)勢來精確深化檔案用戶的服務需求，借助社交媒體平臺與用戶形成良好的互動，通過對用戶的提問和疑惑進行精準快速的解答建立深度的信息交流，主動深挖用戶的檔案需求。

二是以檔案信息資源為基礎。高校檔案資源的豐富度及完整度決定檔案服務質(zhì)量，高校檔案資源包括各種形式和載體的館藏檔案，是提供檔案服務工作的基礎，因此加強檔案的收集整理，建立大檔案數(shù)據(jù)庫，強化檔案資源管理與建設是檔案社交媒體服務的必要保障。完善檔案數(shù)據(jù)管理制度，加強原生檔案數(shù)字化轉化，實現(xiàn)檔案文件、歸檔過程、集成管理全面數(shù)字化，形成規(guī)范有序的數(shù)字檔案資源，以便在社交媒體平臺發(fā)布傳播時做到種類齊全、分類有序、專題突出、推送準確、反饋及時。

三是以社交媒體平臺為手段。借助社交媒體網(wǎng)絡門檻低、傳播快的特點，加強檔案宣傳工作。組織專門工作小組圍繞學校特色積極開展編研工作，深挖那些利用率高和利用價值大的功能檔案和特色檔案，借助聲像、多媒體及通信技術進行有機結合，形成立體化的特色宣傳檔案，通過社交媒體平臺積極對外傳播，在提供檔案服務的同時，拓展檔案服務邊界，加強檔案對外宣傳。另外，在重要時間節(jié)點，如6·9國際檔案日、校慶日、學校發(fā)展重要轉折紀念活動日等，結合館藏相關的檔案進行二次開發(fā)，在社交媒體網(wǎng)絡進行重點宣傳，達到事半功倍的效果。

四是以檔案利用率最大化為目的。高校檔案館要與校內(nèi)各部門及其他高校檔案機構展開廣泛合作，聯(lián)合開發(fā)，共享成果，促使檔案利用率最大化。對于高校檔案館，開展社交媒體服務是服務模式的一種創(chuàng)新，需要校內(nèi)多個部門協(xié)同，如與校工會合作實現(xiàn)模式的校內(nèi)推廣;與信息網(wǎng)絡管理處合作建立牢固的技術支持，加強平臺的安全和維護;與宣傳部、研工部、教務處、科技處等學校重要職能部門合作，多角度深層次地挖掘學校成長軌跡、辦學特色、發(fā)展理念、治學精神，極大豐富社交媒體傳播檔案的范圍，將社交媒體服務模式定為學校師生日常生活獲取檔案服務、參與檔案管理的“敲門磚”。同時，加強與其他高校檔案機構、檔案協(xié)會的聯(lián)動與合作，推動檔案信息資源的優(yōu)化配置、成果共享，形成完整的社交媒體服務鏈，增強高校檔案服務的社會影響力，實現(xiàn)檔案利用最大化。

高校檔案機構應用社交媒體開展檔案服務是對傳統(tǒng)檔案服務模式的拓展和利用形式的創(chuàng)新，也是高校檔案機構在今天社交媒體應用遍地開花和用戶日新月異、不斷增長的檔案需求的時代背景下，緊抓機遇，創(chuàng)新檔案工作模式，提升高校檔案服務水平和社會認同感的積極嘗試。在這個過程中，以深挖用戶檔案需求、提升用戶檔案意識為出發(fā)點，以建立大檔案信息資源庫為基礎與保障，借助社交媒體平臺加強與用戶的互動與交流，進一步刺激用戶的需求，提升高校檔案服務的深度和廣度。

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