劉秋宇

摘 要：政府會(huì)計(jì)制度的實(shí)施對高校財(cái)務(wù)管理提出了新的要求，促使財(cái)務(wù)部門與其他部門的業(yè)務(wù)聯(lián)系更為緊密。信息技術(shù)的發(fā)展影響著人們的生活也牽引著各行各業(yè)的發(fā)展，利用信息化的手段建立智能部門管理系統(tǒng)，優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，既能更好發(fā)揮財(cái)務(wù)部門的管理和服務(wù)作用，又能使高校的整體信息化程度得到進(jìn)一步提高。

關(guān)鍵詞：財(cái)務(wù)系統(tǒng);采購系統(tǒng);資產(chǎn)管理系統(tǒng);系統(tǒng)對接

一、采購、資產(chǎn)管理、財(cái)務(wù)一體化系統(tǒng)對接的需求分析

1.從經(jīng)辦流程的角度看

高校對科研經(jīng)費(fèi)進(jìn)行“放管服”改革后，耗材、設(shè)備等采購都最大限度地放寬政策，規(guī)定金額以下的貨物采購都可以自主進(jìn)行，達(dá)到一定金額的需通過網(wǎng)上競價(jià)采購，符合招標(biāo)條件的需按招標(biāo)程序進(jìn)行。經(jīng)辦人根據(jù)項(xiàng)目需求聯(lián)系供貨商，采購選擇貨物，購買后達(dá)到資產(chǎn)建賬標(biāo)準(zhǔn)的需先到相關(guān)資產(chǎn)管理部門進(jìn)行資產(chǎn)建賬，最后再到財(cái)務(wù)部門報(bào)銷。

從流程上看，經(jīng)辦人如果購買需入固的設(shè)備至少需要通過資產(chǎn)管理和財(cái)務(wù)兩個(gè)部門;如果購買的貨物達(dá)到了競價(jià)采購的標(biāo)準(zhǔn)，還需要到采購部門辦理手續(xù)。每個(gè)部門都有自己的管理體系，遵循不同的辦事流程，經(jīng)辦人往往會(huì)覺得資料重復(fù)準(zhǔn)備，多次往返于業(yè)務(wù)部門之間。盡管現(xiàn)在很多高校都已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了信息化管理，每個(gè)業(yè)務(wù)部門都有自己的業(yè)務(wù)系統(tǒng)，經(jīng)辦人可以通過網(wǎng)上登記辦理。但是通常這些系統(tǒng)之間沒有相互連通，經(jīng)辦人需要登錄不同系統(tǒng)進(jìn)行操作，并且仍然要在不同業(yè)務(wù)部門之間傳遞上一流程業(yè)務(wù)部門出具的證明資料。高校項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)都進(jìn)行了預(yù)算管理，如果經(jīng)辦人在采購貨物時(shí)沒有事先查詢預(yù)算余額，等到在財(cái)務(wù)系統(tǒng)操作時(shí)才發(fā)現(xiàn)預(yù)算超支，就可能會(huì)發(fā)生退貨的情況;如果購買的貨物已經(jīng)在資產(chǎn)管理系統(tǒng)通過了固定資產(chǎn)建賬，還需要又回到資產(chǎn)系統(tǒng)撤銷資產(chǎn)建賬。

因此，對于高校辦理業(yè)務(wù)的師生而言，從采買、設(shè)備建賬到財(cái)務(wù)報(bào)銷，非常耗費(fèi)時(shí)間和精力，他們當(dāng)然希望能有一個(gè)能一站式解決問題的系統(tǒng)，從流程上進(jìn)行簡化，操作便捷，也無須奔波于各業(yè)務(wù)部門之間。

2.從財(cái)務(wù)資金管理的角度看

高等學(xué)校的經(jīng)費(fèi)較多，涉及的耗材、設(shè)備根據(jù)其經(jīng)費(fèi)來源、金額大小，有不同的采購流程和設(shè)備建賬流程。對于實(shí)驗(yàn)室常用的耗材或小型設(shè)備，高校師生基本是通過線下商店或網(wǎng)上商店自行采購。此種情況下，經(jīng)辦人可能通過兩種方式進(jìn)行付款。

第一種方式是經(jīng)辦人先行墊付貨款，取得發(fā)票后再到財(cái)務(wù)報(bào)銷，如果有資產(chǎn)建賬需求的還需先進(jìn)行設(shè)備建賬管理。這種方式下，如果經(jīng)辦人通過現(xiàn)金的方式付款，從財(cái)務(wù)的角度而言，是不利于監(jiān)督國有資金流向的。

第二種方式是經(jīng)辦人通過財(cái)務(wù)借支暫付款的方式轉(zhuǎn)賬給收款單位，等收貨取得發(fā)票后，再辦理沖銷暫付款的手續(xù)，如果有資產(chǎn)建賬需求的還需先進(jìn)行設(shè)備建賬管理。這種方式下，雖然資金流向得到了監(jiān)督，但是經(jīng)辦人有可能因?yàn)楦鞣N原因，推遲或遺忘暫付款的沖銷，在一定程度增加了財(cái)務(wù)債權(quán)債務(wù)清理的工作量和難度，并且也降低了國有資金的流動(dòng)性。

因此，從財(cái)務(wù)資金管理的角度來說，高校需要為師生搭建采購平臺，與財(cái)務(wù)系統(tǒng)直接對接，實(shí)現(xiàn)業(yè)財(cái)一體化，既能實(shí)時(shí)監(jiān)督經(jīng)費(fèi)的流向，又能減少債權(quán)債務(wù)問題。

3.從資產(chǎn)管理的角度看

政府會(huì)計(jì)制度推行以來，高校已經(jīng)認(rèn)識到了資產(chǎn)管理系統(tǒng)的重要性，并且大多數(shù)高校都已經(jīng)具備了較為全面的資產(chǎn)管理系統(tǒng)，但是在與財(cái)務(wù)系統(tǒng)對接方面，仍然有值得改進(jìn)的地方。

高等學(xué)校的財(cái)務(wù)制度強(qiáng)調(diào)成本績效管理。政府會(huì)計(jì)制度要求固定資產(chǎn)和無形資產(chǎn)應(yīng)進(jìn)行規(guī)范管理，按月及時(shí)進(jìn)行折舊攤銷，并且資產(chǎn)的折舊攤銷要能作為高校各單位的成本計(jì)量，為績效考核提供指標(biāo)，同時(shí)也要能反映高校的教學(xué)、科研、行政、后勤管理成本。目前，資產(chǎn)管理系統(tǒng)基本都能實(shí)現(xiàn)對資產(chǎn)進(jìn)行分類折舊，根據(jù)各高校的要求不同，可能實(shí)現(xiàn)按部門項(xiàng)目輔助管理。但是，財(cái)務(wù)部門與資產(chǎn)管理部門之間的資產(chǎn)折舊數(shù)據(jù)傳遞仍舊通過線下傳遞，資產(chǎn)數(shù)據(jù)與財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)對賬依靠人工核對查錯(cuò)，資產(chǎn)折舊的財(cái)務(wù)記賬憑證也需人工手動(dòng)錄入。整個(gè)學(xué)校的資產(chǎn)數(shù)據(jù)量是巨大的，如果僅依靠人工處理既耗時(shí)耗力，還不能保證準(zhǔn)確性和一致性。因此，資產(chǎn)管理系統(tǒng)與財(cái)務(wù)系統(tǒng)之間的銜接還有待進(jìn)一步開發(fā)，需要加強(qiáng)數(shù)據(jù)交互功能。

二、采購、資產(chǎn)管理、財(cái)務(wù)一體化系統(tǒng)對接的建議

1.預(yù)算控制應(yīng)在業(yè)務(wù)流程前端體現(xiàn)

高校經(jīng)費(fèi)的使用情況最終是在財(cái)務(wù)上進(jìn)行體現(xiàn)，因此多數(shù)高校是通過財(cái)務(wù)系統(tǒng)來進(jìn)行項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)的預(yù)算控制的。但是當(dāng)經(jīng)辦人將票據(jù)遞交財(cái)務(wù)部門進(jìn)行報(bào)銷時(shí)，很有可能發(fā)生經(jīng)費(fèi)預(yù)算超支的情況。因此高校應(yīng)當(dāng)改變事后控制的思路，變?yōu)槭虑翱刂啤?/p>

當(dāng)財(cái)務(wù)系統(tǒng)與采購系統(tǒng)和資產(chǎn)管理系統(tǒng)有數(shù)據(jù)交互時(shí)，應(yīng)當(dāng)在保證數(shù)據(jù)安全的前提下允許這兩個(gè)系統(tǒng)能讀取財(cái)務(wù)系統(tǒng)中對應(yīng)項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)的預(yù)算控制額，并且在業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)凍結(jié)對應(yīng)預(yù)算項(xiàng)的相應(yīng)金額。在采購系統(tǒng)中，當(dāng)經(jīng)辦人發(fā)起商品購買時(shí)，先選擇從哪個(gè)項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)支出，采購系統(tǒng)通過從財(cái)務(wù)系統(tǒng)端讀取實(shí)時(shí)的項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)預(yù)算模板，判斷購買的貨物分屬的預(yù)算項(xiàng)是否有足夠的余額，如果余額不足則不予通過，如果余額充足則凍結(jié)該預(yù)算項(xiàng)的相應(yīng)金額。如果設(shè)備購買沒有通過采購平臺，而是經(jīng)辦人自行購買的，當(dāng)在設(shè)備管理系統(tǒng)建固定資產(chǎn)賬時(shí)，也應(yīng)當(dāng)根據(jù)經(jīng)辦人選擇的項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)判斷是否有相應(yīng)的預(yù)算，如預(yù)算不足則不予建賬，如果預(yù)算充足則凍結(jié)該預(yù)算項(xiàng)的相應(yīng)金額。

如此，將項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)的預(yù)算控制放在業(yè)務(wù)流程的前端，既能避免業(yè)務(wù)發(fā)生后才發(fā)現(xiàn)預(yù)算超支而產(chǎn)生退貨或更換經(jīng)費(fèi)的麻煩，又能及時(shí)提醒經(jīng)辦人注意項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)的使用情況。

2.線上傳遞業(yè)務(wù)，優(yōu)化辦事流程

采購系統(tǒng)、資產(chǎn)管理系統(tǒng)與財(cái)務(wù)系統(tǒng)之間兩兩相互對接，應(yīng)當(dāng)為高校師生提供一站式的服務(wù)。當(dāng)經(jīng)辦人在采購系統(tǒng)發(fā)起業(yè)務(wù)時(shí)，采購系統(tǒng)需判斷是否為需要資產(chǎn)建賬的業(yè)務(wù)，如果不需要建賬則直接推送財(cái)務(wù)部門;如果需要?jiǎng)t先推送給資產(chǎn)管理系統(tǒng)，當(dāng)符合資產(chǎn)部門的線上審核條件時(shí)，則在資產(chǎn)部門審核通過后推送到財(cái)務(wù)系統(tǒng)，經(jīng)辦人只需將票據(jù)和報(bào)銷單等資料經(jīng)過負(fù)責(zé)人審批后遞交財(cái)務(wù)部門，由財(cái)務(wù)工作人員核對紙質(zhì)資料后進(jìn)行入賬結(jié)算處理。在不久的未來，電子憑據(jù)普及后，經(jīng)辦人甚至無須遞交紙質(zhì)材料，所有的電子資料通過系統(tǒng)各個(gè)節(jié)點(diǎn)在線審批，最終傳遞到財(cái)務(wù)部門即可作為入賬憑據(jù)。

3.業(yè)財(cái)一體，付款便捷

高校推行采購系統(tǒng)是為了給廣大師生提供便捷的購買渠道，同時(shí)也能進(jìn)行供應(yīng)商管理，避免出現(xiàn)無良、無資質(zhì)的供應(yīng)商。師生通過采購平臺購買貨物，應(yīng)提供的支付方式有在線支付和集中付款。

“在線支付”的方式是經(jīng)辦人自己支付貨款，能立即獲得電子發(fā)票，可自行前往財(cái)務(wù)部門報(bào)銷。這種支付方式相對于現(xiàn)有的采買模式變化不大，但是其資金流向是可追蹤的，具有一定的可取性。

“集中付款”的方式是指師生在采購平臺購買貨物不用自行付款，由采購部門在固定周期內(nèi)（比如一周或者一個(gè)月）將該平臺發(fā)生往來業(yè)務(wù)按商家、項(xiàng)目、貨物類型、金額等數(shù)據(jù)分類推送給財(cái)務(wù)部門，涉及有資產(chǎn)建賬的業(yè)務(wù)應(yīng)單獨(dú)標(biāo)注，并同時(shí)將對應(yīng)電子發(fā)票核對后遞交財(cái)務(wù)部門，由財(cái)務(wù)部門統(tǒng)一入賬后結(jié)算給商家。這種支付方式，對經(jīng)辦人而言降低了墊付款項(xiàng)的壓力;對于財(cái)務(wù)部門來說，不僅項(xiàng)目資金流向可追蹤，方便了財(cái)務(wù)部門統(tǒng)計(jì)實(shí)際的債務(wù)債權(quán)人，同時(shí)由于多個(gè)單筆業(yè)務(wù)匯總成了一個(gè)業(yè)務(wù)，大大減輕了財(cái)務(wù)人員審核制單的工作量。

4.資產(chǎn)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)交互更加智能

資產(chǎn)管理系統(tǒng)向財(cái)務(wù)系統(tǒng)傳送經(jīng)辦人的資產(chǎn)建賬信息應(yīng)包括使用的項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)、經(jīng)費(fèi)預(yù)算項(xiàng)、資產(chǎn)金額、資產(chǎn)分屬的六大類型、經(jīng)辦人、經(jīng)費(fèi)負(fù)責(zé)人等信息。財(cái)務(wù)工作人員根據(jù)這些信息核對經(jīng)辦人提交的資料辦理財(cái)務(wù)入賬手續(xù)，填制會(huì)計(jì)記賬憑證。會(huì)計(jì)憑證形成后，財(cái)務(wù)系統(tǒng)將記賬憑證單號反饋給資產(chǎn)管理系統(tǒng)，形成賬實(shí)對應(yīng)。兩個(gè)系統(tǒng)之間應(yīng)該有一個(gè)對賬平臺，每月底自動(dòng)核對資產(chǎn)管理系統(tǒng)與財(cái)務(wù)系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)是否賬實(shí)相符，對賬實(shí)不符的單據(jù)號標(biāo)記并分別推送給兩個(gè)部門，由專人進(jìn)行核查并通知整改。

此外，根據(jù)政府會(huì)計(jì)制度要求，財(cái)務(wù)應(yīng)按月進(jìn)行資產(chǎn)的折舊攤銷，這就要求資產(chǎn)管理系統(tǒng)能做到每月定時(shí)推送折舊攤銷的數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)應(yīng)該包括每一類資產(chǎn)折舊的總金額，按教學(xué)、科研、行政、后勤分類的資產(chǎn)折舊金額，如果按項(xiàng)目進(jìn)行核算則需要每個(gè)項(xiàng)目的折舊金額。兩個(gè)系統(tǒng)的對接要考慮財(cái)務(wù)入賬的關(guān)鍵信息，事先設(shè)置好會(huì)計(jì)科目和分錄格式等信息，最終實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)管理系統(tǒng)折舊數(shù)據(jù)一推送，財(cái)務(wù)系統(tǒng)可以直接通過智能憑證的形式轉(zhuǎn)入形成會(huì)計(jì)憑證，無須工作人員手工錄入。

參考文獻(xiàn)

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（責(zé)任編輯：蘭卡）