韓海燕
編者按:西班牙作為有著悠久歷史的歐洲君主立憲制國家,其文化和禮儀有著獨(dú)到的特色。西班牙國家警察作為維護(hù)西班牙國家和社會治安的執(zhí)法部門,同樣擁有著成體系且具有傳統(tǒng)與現(xiàn)代特征的警察禮儀。應(yīng)雜志編輯部邀請,西班牙內(nèi)政部駐華聯(lián)絡(luò)辦公室向雜志提供了西班牙國家警察總局培訓(xùn)進(jìn)修部編寫的《西班牙國家警察禮儀手冊》一書,向國內(nèi)廣大讀者和警界同行介紹西班牙警察的禮儀特色及其文化。本文為手冊中禮儀活動籌備部分的節(jié)選內(nèi)容,之后會陸續(xù)推出手冊其他的內(nèi)容。在此感謝時任內(nèi)政參贊埃米利奧·普列托、技術(shù)官員弗朗西斯科·查孔及王洛雯女士的支持。
禮儀活動
一般來說,禮儀是在人類社會生活發(fā)展的過程中被宣揚(yáng)和肯定的規(guī)范、習(xí)慣、做法和傳統(tǒng)的總和。在西班牙皇家語言學(xué)院詞典中對禮儀是這樣注釋的:通過法令或習(xí)慣建立起來的外交或?qū)m廷禮儀。從歷史上看,禮儀曾經(jīng)是指規(guī)范國家在對外關(guān)系和對內(nèi)關(guān)系方面的官方行為制度?,F(xiàn)今,禮儀的定義已擴(kuò)展到社會所有公共和私人的領(lǐng)域。在任何有組織的團(tuán)體中,為了規(guī)范其成員在開展活動中的方式和行為,常常將禮儀總結(jié)為規(guī)范性的內(nèi)容。因此,禮儀的標(biāo)準(zhǔn)是得到所有人同意的,對于參加正式禮儀活動的人們來說,無論其地位、條件和等級如何,都具有強(qiáng)制性和約束力。
簡而言之,禮儀活動是指應(yīng)用禮儀規(guī)則,由某一機(jī)構(gòu)、團(tuán)體或公司組織的官方活動。我們將禮儀活動定義為通過相關(guān)組織和參與人員及特定物品來象征和體現(xiàn),以突出表現(xiàn)某一團(tuán)體的情況、成就和特質(zhì),公開或非公開性質(zhì)的、有規(guī)則規(guī)定的紀(jì)念活動。
談到禮儀活動,一定要區(qū)分非公開活動和公開活動。公開活動在場地規(guī)模和參與人員上都遠(yuǎn)超非公開活動,通過社會媒體的傳播會引起廣泛反響。公開活動可分為官方活動和非官方活動。
非官方的公開活動,雖然有組織并有規(guī)范制約,但是缺少像官方公開活動那樣明確的禮賓形式。官方公開活動要區(qū)分為一般活動和特殊活動。一般性的官方公開活動,是指由國家高級機(jī)關(guān)和政府管理部門及其分支機(jī)構(gòu)組織的活動。具有特殊性質(zhì)的官方公開活動,是由與政府相關(guān)或從屬于政府的行政機(jī)關(guān)、機(jī)構(gòu)組織,在其職能范圍內(nèi)或相關(guān)領(lǐng)域舉行的紀(jì)念活動或其他重要活動,以及政府官員、社會知名人士、自治區(qū)官員或地方社團(tuán)和其他國家管理部門成員可以參加的活動。國家警察內(nèi)部的所有活動都包括在此類活動中。
對于西班牙國家警察總局培訓(xùn)進(jìn)修部在任何校區(qū)組織的活動,可以分為以下幾種類型:
·有隊列的禮儀活動
·無隊列的禮儀活動
·其他禮儀活動
無隊列的禮儀活動
這種活動的基本特征是,不組成隊列,也沒有安排一定數(shù)量的、聽從現(xiàn)場負(fù)責(zé)人口令或信號指揮的人員。
在這些活動中,所有參加的國家警察成員統(tǒng)一穿著工作制服、戴警帽。根據(jù)活動性質(zhì),領(lǐng)導(dǎo)者也可以另行決定著裝。
按照規(guī)定,特殊性質(zhì)的官方禮儀活動在國家警察培訓(xùn)進(jìn)修部舉行,如下列活動:
·入職離職及職務(wù)變更通報
·領(lǐng)導(dǎo)或團(tuán)隊參觀
·課程開始和結(jié)束的儀式
·頒發(fā)學(xué)位證書、職稱證書等
·授勛和表彰
有隊列的禮儀活動
由一定數(shù)量的人員,組合成一個隊列,這通常是一些盛大莊嚴(yán)的典禮等活動的基本特征。
此類活動包括以下在培訓(xùn)進(jìn)修部組織的活動:
·領(lǐng)導(dǎo)或團(tuán)體參觀
·課程開始和結(jié)束的儀式
·宣誓就職和頒發(fā)證書
·授勛和表彰
其他禮儀活動
其他未包括在之前類型的活動,由國家警察總局或國家的任何機(jī)構(gòu)、自治區(qū)或地方政府組織的。
有以下幾類:
·圣天使守護(hù)節(jié)
·與國家警察總局工作性質(zhì)無關(guān)的公開官方活動
禮儀活動要素
對于警察整體的社會形象,一定要有相關(guān)負(fù)責(zé)人持續(xù)關(guān)注,這樣在官方活動和慶典中可以直接通過民眾以及社會媒體的影響,反映出警察整體的正面和細(xì)致的形象。官方活動和慶典必須通過機(jī)構(gòu)中建立的禮儀規(guī)則來正式化。禮儀活動具有莊重和正式的性質(zhì),是由構(gòu)成活動的人員因素和物質(zhì)因素的象征性和儀式性來體現(xiàn)的。作為一種教育和知識傳播的手段,教學(xué)活動中的人員、專業(yè)和集體重要性,通過官方學(xué)術(shù)活動的莊重形式得到了隆重的體現(xiàn)。在這些學(xué)術(shù)活動中,開課和結(jié)業(yè)儀式尤其值得特別重視。
同樣,國家警察的統(tǒng)一性和等級性表現(xiàn)出的明顯而獨(dú)特的性質(zhì),增強(qiáng)了社會對警察公眾形象的認(rèn)知。
下面的內(nèi)容是西班牙國家警察每個禮儀活動都要遵循的。
一個完整的禮儀活動通常是由一系列要素的結(jié)合組成的。在某些情況下,組合的要素也取決于活動的類型,并且必將隨著規(guī)范、習(xí)慣、做法和傳統(tǒng)的變化而發(fā)展。
在禮儀活動中遇到的要素可以分為以下三大類:
·人員
·物品
·技術(shù)
人員
在構(gòu)成禮儀儀式的要素中,毫無疑問,人員是最重要的。禮儀活動中,每個人員都有自己的角色,這取決于他屬于以下哪種類型。
a.客人:
·政府官員和社會知名人士
·國家警察
·其他公共行政部門人員
·公眾人士
·新聞媒體
b.東道主:
領(lǐng)導(dǎo)
教官
c.參與團(tuán)隊:
·禮儀團(tuán)隊
·統(tǒng)籌協(xié)調(diào)人員
·隊列
d.支持團(tuán)隊:
·醫(yī)療保健
·安全警衛(wèi)
·警務(wù)后勤
·國家警察交響樂隊
其中,政府官員和社會知名人士包括國家機(jī)構(gòu)及公共行政部門等非警察部門的政府官員,在特殊情況下,也包括上述機(jī)構(gòu)的負(fù)責(zé)人以及與警察機(jī)構(gòu)有直接關(guān)系的內(nèi)政部部長以及內(nèi)政部各部門的負(fù)責(zé)人??紤]到社會知名人士的社會意義和表示對國家警察的支持,要發(fā)送邀請以便他們來參加活動。
根據(jù)優(yōu)先原則和本手冊中的規(guī)定,政府官員可以主持活動。在主席臺上應(yīng)有相應(yīng)的席位,或?qū)⒋祟惪腿税仓迷趯iT為其保留的席位上。
客人
以下國家警察成員可以以客人身份參加活動:
·警察總局各機(jī)關(guān)和分支機(jī)構(gòu)的負(fù)責(zé)人
·上述各機(jī)構(gòu)的代表人
前者可以主持活動,在主席臺有席位,或為其保留一個特殊席位,這些都應(yīng)考慮到優(yōu)先原則和本規(guī)則中的規(guī)定。將根據(jù)其所擔(dān)任的職務(wù)和專業(yè)領(lǐng)域,在該活動中也有保留席位。因特殊原因,未收到邀請的國家警察,可以使用專門為此保留席位。
除上述嘉賓外,在得到相應(yīng)邀請的情況下, 附屬或不附屬于國家警察的其他公共管理機(jī)構(gòu)的官員也可參加活動。這些官員在活動中也要為其保留席位。
公眾人士是指以上未提及的人員和媒體。在活動中,公眾人士的位置是預(yù)先安排好的,具體取決于預(yù)計參加人員及其重要性和影響力。
同時,在情況允許的范圍內(nèi),將要宣誓就職或獲得頭銜、授勛或任何形式獎勵的客人,安置在為公眾預(yù)留的范圍內(nèi)的首選位置。
新聞媒體,此類別人員包括受邀參加活動的社會媒體代表,在活動開展期間,他們享有行動自由,以完成其職責(zé),但出于安全原因,會被禁止進(jìn)入某些區(qū)域,在這種情況下會對他們進(jìn)行必要的提醒,有助于其工作順利進(jìn)行。
東道主
培訓(xùn)進(jìn)修部作為組織活動的東道主,在其內(nèi)部任職的員工,包括部門領(lǐng)導(dǎo),都有可能在活動中執(zhí)行以下任何
任務(wù)。
a.主持活動:
培訓(xùn)進(jìn)修部的負(fù)責(zé)人可以根據(jù)優(yōu)先原則的規(guī)定主持活動或在主席臺有相應(yīng)的席位。
b.做迎賓線的組成部分:
按照本規(guī)則對此類禮儀活動程序的規(guī)定,培訓(xùn)進(jìn)修部以外的警務(wù)工作人員和其內(nèi)部管理人員,按上級命令,都可以組成“迎賓線”。
c. 指導(dǎo)接待工作:
如果在活動期間來賓人數(shù)或參觀人數(shù)增加,或是計劃活動時預(yù)計會有這樣的情況,則應(yīng)任命成立一個“接待委員會”,由不同級別和不同專業(yè)的人員組成。來賓到達(dá)時,由負(fù)責(zé)人指定人員陪同這些主管部門領(lǐng)導(dǎo)或社會知名人士,引導(dǎo)他們到事先安排好的位置上就座。
d. 指揮隊列:
禮儀隊列或是學(xué)生隊列在禮儀活動中所采取的隊形樣式和位置變換,是由高級官員或上級指定的負(fù)責(zé)人、培訓(xùn)進(jìn)修部負(fù)責(zé)人,也可以由活動舉行所在校區(qū)的負(fù)責(zé)人指揮。按照本規(guī)則中為隊列規(guī)定的方式,發(fā)出相應(yīng)的語言信號和動作信號來操作指揮。
教官小組由各系主任(教授)和不同校區(qū)的教授組成。在禮儀活動中,根據(jù)每個校區(qū)的組織結(jié)構(gòu),系主任(教授)將占據(jù)相應(yīng)的優(yōu)先權(quán)。
在每個校區(qū)中,具有最高級別的專業(yè)教授,以及在同一專業(yè)中資歷最長的一名教授具有優(yōu)先權(quán)。當(dāng)部門負(fù)責(zé)人或校區(qū)領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為合適時,教官也可以成為迎賓線或接待委員會的成員。
參與團(tuán)隊
鑒于在培訓(xùn)進(jìn)修部及部里不同校區(qū)組織的大多數(shù)禮儀活動的重要性,與該禮儀活動相關(guān)的人為因素包括:
·禮儀團(tuán)隊
·統(tǒng)籌協(xié)調(diào)
·隊列組成人員
a. 禮儀團(tuán)隊:
禮儀隊長由培訓(xùn)進(jìn)修部負(fù)責(zé)人指定,或由高級官員擔(dān)任,負(fù)責(zé)擬定禮儀活動的方案。該隊長在禮儀活動的方案設(shè)計中必須考慮到培訓(xùn)進(jìn)修部下達(dá)的指示,還要負(fù)責(zé)計劃里所有內(nèi)容的執(zhí)行,并進(jìn)行適當(dāng)督促。
禮賓顧問是警察總局公共關(guān)系和禮賓部的官員,他們將直接或間接通過禮儀隊長、培訓(xùn)進(jìn)修部部長、校區(qū)負(fù)責(zé)人及培訓(xùn)負(fù)責(zé)人的合作協(xié)調(diào),對禮儀活動提供支持和協(xié)助。為了活動能更好地進(jìn)行,禮賓顧問要盡量提前聯(lián)系、組織準(zhǔn)備會議,并互相建立聯(lián)系,以提供必要信息。
司儀,在活動現(xiàn)場站在配有廣播設(shè)備的架子旁邊,根據(jù)既定程序,通過通知、通訊設(shè)備、演示、公告和告別等方式來控制和調(diào)節(jié)整個活動的流程。
b. 統(tǒng)籌協(xié)調(diào):
統(tǒng)籌協(xié)調(diào)人員由高級官員擔(dān)任,也可由培訓(xùn)進(jìn)修部技術(shù)負(fù)責(zé)人或校區(qū)負(fù)責(zé)人提議,培訓(xùn)進(jìn)修部負(fù)責(zé)人任命。其主要任務(wù)是指導(dǎo)禮儀活動在不同階段的進(jìn)行,即準(zhǔn)備、執(zhí)行和評估。在準(zhǔn)備階段,要申請并接收所有必要信息,并組織協(xié)調(diào)各要素,通過書面計劃或口頭命令來完成。在執(zhí)行階段,根據(jù)預(yù)先計劃,去協(xié)調(diào)組成活動的所有要素,以達(dá)到預(yù)期效果。
c. 隊列組成人員:
隊列的組成人數(shù)不固定, 由專職和/或?qū)嵙?xí)官員組成,通常在領(lǐng)導(dǎo)們來到各校區(qū)參加重大社會活動時服務(wù),以進(jìn)一步加強(qiáng)或促進(jìn)活動(宣誓就職、授勛、團(tuán)體展示等)的開展效果。由協(xié)調(diào)活動人員通過相應(yīng)的口令和信號,上述人員采用適當(dāng)?shù)摹熬庩牎?,或在協(xié)調(diào)人員缺席情況下由隊列隊長來指揮,以到達(dá)相應(yīng)的位置,作出相應(yīng)的動作??诹詈托盘柖际菫榱吮敬位顒邮孪纫?guī)定好的。
支持團(tuán)隊
本組人員包括:
·醫(yī)療保健人員
·安全警衛(wèi)人員
·警務(wù)后勤人員
·國家警察部隊交響樂團(tuán)
a.醫(yī)療保健人員:
在長時間的禮儀活動中是必不可少的,醫(yī)療保健人員將負(fù)責(zé)應(yīng)對在活動過程中可能發(fā)生的緊急醫(yī)療狀況。他們一般安置在方便執(zhí)行任務(wù)的地方。
b.安全警衛(wèi)人員:
安全警衛(wèi)人員在禮儀活動中起著重要作用,除了提供活動本身所需的安全保障之外,還要驗證來賓身份并控制公眾進(jìn)入會場的安全。
c.警務(wù)后勤人員:
為了解決在禮儀活動進(jìn)行中可能發(fā)生的事件,必須擁有一支能夠?qū)赡艹霈F(xiàn)的情況提供適當(dāng)回應(yīng)的團(tuán)隊。
該團(tuán)隊擁有一定數(shù)量的專業(yè)人員,安置在發(fā)生突發(fā)事件可能性較高的區(qū)域。
團(tuán)隊負(fù)責(zé)人必須一直與禮儀活動主持人保持聯(lián)系,以便可以盡快參與到在活動過程中可能發(fā)生的任何不可預(yù)見的事件中。
d.國家警察部隊交響樂團(tuán):
在活動中的某些特定場景,是必不可少的,這也是為了體現(xiàn)儀式的隆重性。
國家警察部隊交響樂團(tuán)位于一個可以為所有來賓提供相對良好視聽效果的位置。
同時,要努力確保為交響樂隊選擇的地點(diǎn)盡量舒適,以使其更好地履行自己的職能,保證最佳演奏效果。
物品
作為一個禮儀活動的物質(zhì)要素,必須要考慮到整個活動進(jìn)行中所有需要的物資,可以將其歸類如下。
a.空間場地:
·在準(zhǔn)備進(jìn)行禮儀活動的地方,無論是室內(nèi)或是室外,都要注意警帽的佩戴和某些特定程序的執(zhí)行。如體育中心,根據(jù)其規(guī)模會被視為室外場所
·為在活動中擔(dān)任不同職責(zé)的人員提供保留場所
·為將要到場的官員提供場地
·祭奠在執(zhí)行任務(wù)時犧牲人員的場地
b. 物品:
·所有參與禮儀活動的人員位置安排手冊或指南
·主席臺的桌子,在對應(yīng)位置放好名簽
·貴賓臺,提供給相應(yīng)的官員到達(dá)時使用
·憲法桌
·為放置紀(jì)念犧牲者的祭禮準(zhǔn)備的桌子
·為參加活動的人準(zhǔn)備的椅子
·閱覽架
·帷幔
·旗幟
·憲法副本
·警戒隔離欄桿
·裝飾會場用的各種物品
技術(shù)
技術(shù)設(shè)備對禮儀活動的開展是非常重要的,必須有以下幾項:
·燈光
·音響
·圖冊
燈光和音響設(shè)備是使活動能更好地開展的基本元素,而錄影和拍攝器材可以記錄活動中最有意義的時刻,并將獲得的圖像用于活動展示、教育培訓(xùn)。在某些情況下,還可以將其分發(fā)給社會媒體,從而有助于提升執(zhí)法機(jī)構(gòu)的形象。
禮儀活動的程序
現(xiàn)今,禮儀是基于一個國家公民或集體成員一直以來所認(rèn)同的禮貌、規(guī)范、做法、習(xí)俗和傳統(tǒng),以及文化和價值觀基礎(chǔ)之上的。同時,禮儀也體現(xiàn)了其對當(dāng)前社會及制度類型的適應(yīng)性。
上述內(nèi)容是將傳統(tǒng)與現(xiàn)代相結(jié)合的禮儀活動成為現(xiàn)實的基礎(chǔ),這意味著程序的進(jìn)行即展現(xiàn)了他們所代表的機(jī)構(gòu)的特性,確切地說體現(xiàn)了組織機(jī)構(gòu)的長處和優(yōu)點(diǎn)。本手冊是為便于實現(xiàn)這些目標(biāo)而制定的,包括在培訓(xùn)進(jìn)修部組織的有禮儀特性的活動,在組織和執(zhí)行方面相關(guān)的
內(nèi)容。
·禮儀活動的各個階段
·參加活動領(lǐng)導(dǎo)的優(yōu)先順序
·活動主席團(tuán)
·貴賓待遇
·敬禮
·介紹
·迎賓線
·接待人員
·奏國歌和進(jìn)行曲
·旗幟
·禮儀活動的隊列
·就職宣誓
·培訓(xùn)活動開幕式
·頒發(fā)證書
·布置會場
·紀(jì)念圣守護(hù)天使的宴會
·社交禮儀
·服飾
禮儀活動的階段
莊嚴(yán)的禮儀活動的進(jìn)行是由一系列彼此相關(guān)的行為在時間上相互關(guān)聯(lián)地展開的,直到結(jié)束為止。
這些行為構(gòu)成了禮儀活動的各個方面,可以劃分為三個階段:
·準(zhǔn)備階段
·執(zhí)行階段
·評估階段
準(zhǔn)備階段
在此階段要確定活動的整體框架。多數(shù)情況下,從對日期、時間、地點(diǎn)的確定以及參與人員的預(yù)估開始,到確定禮儀活動的各個內(nèi)容及其順序結(jié)束。
在此階段要做的,是與禮儀活動的方案、設(shè)計和安排有關(guān)的事情。
a.方案:
根據(jù)禮儀活動的性質(zhì)和目的,確定活動的特色和相關(guān)性,同時分析確定如下事項。
·舉辦活動的場地
·可以主持活動的領(lǐng)導(dǎo)人員
·主席臺擺放位置
·安置主要賓客的地方
·發(fā)表講話的地方
·標(biāo)志性物品的擺放展示(旗幟、帷幔等)
·按禮儀順序排列的客人名單
·采用的隊列,特別是在活動開始和結(jié)束時要用的
·組織和開展活動所需人力物力
·可支配財務(wù)資源
·相關(guān)的安全標(biāo)準(zhǔn)
b.設(shè)計:
上述信息一旦確定,即可制訂計劃,向上級主管機(jī)構(gòu)遞交。一旦計劃獲得批準(zhǔn),該活動即為確定。
計劃安排
根據(jù)主管機(jī)構(gòu)批準(zhǔn)的計劃,按照活動開展的不同階段(開始階段、高潮階段和結(jié)束階段)的時間順序,著手準(zhǔn)備。
計劃安排是一個必不可少的要素,因為它集合了對活動有意義的各部分內(nèi)容,而形成一個整體。因此,要實現(xiàn)禮儀活動的最初的主要目的,就必須盡可能地嚴(yán)格遵守安排好的計劃。
c.執(zhí)行階段:
在此階段進(jìn)行的操作是根據(jù)上一階段準(zhǔn)備的計劃進(jìn)行組織和開展活動。
活動的組織
要進(jìn)行所有必需的活動,按照之前作出的預(yù)測并盡可能以最正確的方式來執(zhí)行,以便一旦開始,不會有某些妨礙活動正常進(jìn)行的事故發(fā)生。為了達(dá)到預(yù)期目的要進(jìn)行下列活動。
·在準(zhǔn)備進(jìn)行禮儀活動的場地做布景準(zhǔn)備
·準(zhǔn)確擺放家具和標(biāo)牌
·主席臺放置
·按照來賓的等級、職務(wù)、參加活動的原因等情況,為其保留相應(yīng)的席位。
·為社會媒體保留方便其工作的席位
·在準(zhǔn)備進(jìn)行禮儀活動的場地標(biāo)記出入通道
·標(biāo)記停車場地
·對醫(yī)療服務(wù)、存包處、電話亭及其他提供相關(guān)服務(wù)的地方作出標(biāo)記
·安裝對公眾播放的媒體設(shè)備
活動的進(jìn)行
計劃好的活動要依順序,準(zhǔn)時地按如下三個階段開展。
a. 開始階段:
由活動主持人做開始前的準(zhǔn)備工作,以照顧到活動開展中各個不同的內(nèi)容。如需要,要采用儀仗隊,并接受榮譽(yù)旗幟。
同時,組成接待委員會和迎賓線,這一階段最重要的內(nèi)容是接待,要引導(dǎo)參加活動的嘉賓進(jìn)入并安置到對應(yīng)地點(diǎn)。
主持活動的領(lǐng)導(dǎo),可以進(jìn)行以下所有或其中某些活動。
·高級警察官員的接待
·向組成迎賓線的人員致意
·負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)活動的聯(lián)絡(luò)工作
·接待被授予榮譽(yù)的官員(奏國歌或進(jìn)行曲)
·檢閱隊列
b.高潮階段:
在此階段,將進(jìn)行整個儀式中最重要的活動,儀式主持人將在適當(dāng)時候宣布,例如:
·講話開始
·宣誓就職
·頒發(fā)證書
·授勛
·頒發(fā)獎?wù)?/p>
·閉幕致辭
·向烈士致敬
c.結(jié)束階段
在這個最后階段,根據(jù)儀式安排,可以執(zhí)行以下操作:
·高喊“萬歲”
·隊列解散
·負(fù)責(zé)人卸任
活動評估階段
活動結(jié)束后,要對先前各階段中發(fā)生的所有事情進(jìn)行分析。該分析通過收集和研究已生成的所有文檔(從決定執(zhí)行一直到結(jié)束期間的)進(jìn)行,以改善之后組織的禮儀活動。各校區(qū)的負(fù)責(zé)人必須要做活動報告,和上述文件一起建立一個文檔,該文檔將隨著今后禮儀活動的組織開展,根據(jù)情況不斷更新?!?/p>
(圖片由西班牙內(nèi)政部駐華聯(lián)絡(luò)辦公室提供)
(責(zé)任編輯:張敏嬌)