李丹玲

摘要：對(duì)于企業(yè)而言，規(guī)章制度猶如法律之于國(guó)家，是企業(yè)合規(guī)經(jīng)營(yíng)、生產(chǎn)正常運(yùn)行、員工福利待遇的有力保障。制度的有效執(zhí)行作為企業(yè)管理的重要組成部分，是企業(yè)文件建設(shè)中不可缺少的重要環(huán)節(jié)。如何正確的執(zhí)行制度以促進(jìn)企業(yè)高效快速可持續(xù)發(fā)展，也就是將高屋建瓴的制度管理轉(zhuǎn)化為接地氣的崗位責(zé)任制，讓每一名員工都知道所從事崗位的重要性，一直以來是困擾我們的難題。

關(guān)鍵詞：高位管理;標(biāo)準(zhǔn)建設(shè);建設(shè)探析

崗位責(zé)任制的建立目的在于讓每位員工知曉自身的崗位職責(zé)，并將崗位職責(zé)拓展延伸為可執(zhí)行的工作標(biāo)準(zhǔn)，不斷結(jié)合公司發(fā)展需要，持續(xù)優(yōu)化完善，真正做到管理合規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、執(zhí)行到位、管控有效。

一、推進(jìn)崗位責(zé)任制職責(zé)構(gòu)建的必要性

近幾年的實(shí)際工作中不同程度的存在崗位職責(zé)與制度職責(zé)不一致、制度職責(zé)不具體不細(xì)致無法有效執(zhí)行等問題，這既一定程度上造成了公司管理無序，效率低，更滋生了形式主義不良作風(fēng)。推行崗位責(zé)任制信息化可視化，是站在整治形式主義、為員工減負(fù)的高度，推動(dòng)工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，為公司高質(zhì)量發(fā)展掃除障礙。

（一）構(gòu)建崗位責(zé)任制的意義

為解決提升規(guī)章制度執(zhí)行力，聚焦管理薄弱環(huán)節(jié)，全面加強(qiáng)基礎(chǔ)管理工作，以“全員參與經(jīng)營(yíng)管理”為落腳點(diǎn)，打造“讓員工做正確的事”的管理模式。全面梳理制定符合公司經(jīng)營(yíng)管理的基礎(chǔ)制度，初步構(gòu)建了“崗位職責(zé)明確、工作界面清晰、業(yè)務(wù)流程順暢、基礎(chǔ)資料健全、管控措施到位”的管理工作標(biāo)準(zhǔn)。

（二）崗位職責(zé)構(gòu)建的思路和目標(biāo)

通過制度流程融合、業(yè)務(wù)流程優(yōu)化，推進(jìn)崗位責(zé)任制落地，借助信息化手段，構(gòu)建管理制度規(guī)范、業(yè)務(wù)流程順暢、崗位職責(zé)明確、工作標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、基礎(chǔ)資料健全、風(fēng)險(xiǎn)管控有效的“基礎(chǔ)管理新模式”的建設(shè)思路。通過信息系統(tǒng)將崗位職責(zé)、規(guī)章制度、管理流程、管理權(quán)限、風(fēng)險(xiǎn)控制以及相關(guān)記錄表單的信息化集成，明確崗位人員在“那個(gè)環(huán)節(jié)做”“做什么”“怎么做”“那些不能做”;構(gòu)建崗位責(zé)任制有形化、標(biāo)準(zhǔn)化、可視化的員工工作平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)崗位人員一個(gè)界面操作的全景工作模式。

二、崗位職責(zé)責(zé)任制構(gòu)建的措施及做法

（一）優(yōu)化整合制度，實(shí)現(xiàn)制度要求細(xì)化到崗

通過制度中設(shè)置專項(xiàng)條款，實(shí)現(xiàn)管理職責(zé)、管理事項(xiàng)落實(shí)到崗，明確“做什么事”“負(fù)什么責(zé)”，具體職責(zé)要求直接明確到崗位。

1.制度職責(zé)細(xì)化到崗

改變此前制度約定過于宏觀、過于概括的做法，將制度管理職責(zé)進(jìn)一步細(xì)化到崗位，實(shí)現(xiàn)管理職責(zé)、管理事項(xiàng)落實(shí)到崗，將具體職責(zé)明確到具體部門和崗位，改變制度職責(zé)和崗位職責(zé)脫節(jié)的現(xiàn)象。

2.流程職責(zé)對(duì)應(yīng)到崗

運(yùn)用RACI、ASME等流程評(píng)估模型，分析流程中崗位、業(yè)務(wù)活動(dòng)、職責(zé)三者相互間的支撐、銜接、沖突問題，立足消除流程業(yè)務(wù)活動(dòng)描述不清晰規(guī)范、流程執(zhí)行崗位不具體、流程與職責(zé)不匹配等現(xiàn)象，簡(jiǎn)化流程審批程序、調(diào)優(yōu)業(yè)務(wù)活動(dòng)順序、縮短流程步驟，規(guī)范流程節(jié)點(diǎn)描述;構(gòu)建職責(zé)與流程的深度融合，逐步實(shí)現(xiàn)職責(zé)流程化，完善流程執(zhí)行崗位的工作要點(diǎn)，推動(dòng)流程工作標(biāo)準(zhǔn)化的建立與完善。將流程每一步的業(yè)務(wù)活動(dòng)按照“動(dòng)+賓”式描述，表述內(nèi)容更加清晰明確，并完善的工作事項(xiàng)、風(fēng)險(xiǎn)信息、完成時(shí)限等信息，使每一業(yè)務(wù)活動(dòng)的工作內(nèi)容更加具體、明確、形象，形成了每一流程步驟執(zhí)行崗位的工作標(biāo)準(zhǔn)，極大地規(guī)范崗位人員的工作要求、提高了工作質(zhì)量。

（二）圍繞職責(zé)落實(shí)，實(shí)現(xiàn)崗位責(zé)任要素集成

圍繞崗位責(zé)任制落實(shí)這一主線，進(jìn)一步豐富崗位責(zé)任制內(nèi)涵，將崗位工作相關(guān)的管理流程、工作步驟、風(fēng)險(xiǎn)控制、記錄表單等12個(gè)要素集成到崗位職責(zé)界面集中展示，讓管理職責(zé)與風(fēng)險(xiǎn)防控一目了然，業(yè)務(wù)執(zhí)行一步到位、查閱學(xué)習(xí)一氣呵成。

1.確定優(yōu)化模板

建立崗位職責(zé)梳理模板、流程事項(xiàng)梳理模板、文件資料目錄模板等模板，以崗位為關(guān)聯(lián)點(diǎn)，將職責(zé)、制度、流程、文件資料等進(jìn)行有效整合、銜接，提升高員工工作指導(dǎo)性，增強(qiáng)員工責(zé)任心和執(zhí)行力。如對(duì)業(yè)務(wù)流程進(jìn)行解剖，拆解分析出流程每個(gè)步驟環(huán)節(jié)中崗位人員的工作職責(zé)、風(fēng)險(xiǎn)信息、執(zhí)行渠道等信息，構(gòu)建業(yè)務(wù)活動(dòng)超鏈接功能，便于崗位人員更加快捷地執(zhí)行操作。

2.崗位職責(zé)優(yōu)化

公司管理依照規(guī)章制度執(zhí)行，業(yè)務(wù)工作實(shí)施依托崗位來落實(shí)，通過將制度按業(yè)務(wù)切塊、分解，融入崗位中去，按照制度職責(zé)與崗位職責(zé)統(tǒng)一性的工作原則，對(duì)現(xiàn)有的崗位職責(zé)進(jìn)行合并、刪除、優(yōu)化，規(guī)范職責(zé)信息描述，形成標(biāo)準(zhǔn)、清晰的崗位職責(zé)，達(dá)到崗位職責(zé)有效落地。

通過崗位職責(zé)梳理，將制度職責(zé)切塊為處室職責(zé)，處室職責(zé)分解為崗位職責(zé)，達(dá)到制度職責(zé)與崗位職責(zé)相統(tǒng)一。結(jié)合現(xiàn)有的機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員配置、業(yè)務(wù)管理工作現(xiàn)狀情況，對(duì)照現(xiàn)有的部門崗位說書、崗位說明書及制度文件，組織開展職責(zé)優(yōu)化工作，對(duì)現(xiàn)有的崗位職責(zé)進(jìn)行合并、刪除、優(yōu)化，規(guī)范職責(zé)信息描述。

以崗位為節(jié)點(diǎn)，將每個(gè)崗位所涉及的職責(zé)、制度、流程、記錄表單等進(jìn)行有效整合、銜接，提升對(duì)員工工作的指導(dǎo)性，增強(qiáng)員工責(zé)任心和執(zhí)行力。共剔除崗位職責(zé)不清晰或含糊的575條，新增職責(zé)185條，使崗位職責(zé)與制度職責(zé)相一致，形成209個(gè)崗位對(duì)應(yīng)5028條崗位職責(zé)的職責(zé)清單。在此基礎(chǔ)上，優(yōu)化職責(zé)內(nèi)容責(zé)，將制度職責(zé)分解至各個(gè)崗位，將制度管理要求落實(shí)到崗到人，職責(zé)細(xì)化為工作步驟。

3.職責(zé)事項(xiàng)化

將優(yōu)化后的崗位職責(zé)進(jìn)行事項(xiàng)化，制定每條職責(zé)的工作事項(xiàng)、執(zhí)行方式及對(duì)應(yīng)的制度流程，為崗位職責(zé)配套清晰的操作指引及操作程序，使崗位人員明白“做什么”“怎么做”及對(duì)應(yīng)的制度依據(jù)，強(qiáng)化崗位責(zé)任落地，提升工作運(yùn)行效率。

（三）固化崗位職責(zé)，實(shí)現(xiàn)制度要求有效落地

充分利用信息化辦公手段，按照“界面友好、操作簡(jiǎn)捷”的原則進(jìn)行功能開發(fā)，以員工協(xié)同辦公系統(tǒng)固化工作成果，通過崗位管理信息化、工作標(biāo)準(zhǔn)集成化、記錄表單電子化，實(shí)現(xiàn)制度流程職責(zé)同步更新、崗位工作集成展示、風(fēng)險(xiǎn)提示圖形化展示、文件資料過程管控，有效指導(dǎo)員工“做什么”“怎么做”。實(shí)現(xiàn)崗位人員一個(gè)界面操作的全景工作模式。

1.職責(zé)可視化管理

在協(xié)同辦公平臺(tái)上搭建具有崗位特色的專屬工作平臺(tái)。依據(jù)使用與管理需要分為“我的平臺(tái)”與“基礎(chǔ)管理”兩個(gè)主要功能元素。設(shè)計(jì)崗位職責(zé)查閱功能，將梳理出來的崗位職責(zé)工作清單進(jìn)行系統(tǒng)應(yīng)用，崗位人員可在功能模塊中查看本崗位的職責(zé)信息、工作事項(xiàng)、存在的風(fēng)險(xiǎn)信息及對(duì)應(yīng)的制度流程文件。以崗位為切入點(diǎn)，明確崗位人員在“那個(gè)環(huán)節(jié)干”“做什么”“怎么做”，構(gòu)建起崗位責(zé)任制有形化、標(biāo)準(zhǔn)化、可視化的工作平臺(tái)。設(shè)計(jì)崗位職責(zé)查閱功能，將梳理出來的崗位職責(zé)工作清單進(jìn)行系統(tǒng)應(yīng)用，崗位人員可在功能模塊中查看本崗位的職責(zé)信息、工作事項(xiàng)、存在的風(fēng)險(xiǎn)信息及對(duì)應(yīng)的制度流程文件。

2.關(guān)鍵要素可視化顯示

選取應(yīng)用頻次高、涉及崗位多的業(yè)務(wù)管理流程進(jìn)行關(guān)鍵要素信息集成試點(diǎn)，崗位人員進(jìn)行業(yè)務(wù)工作的每一個(gè)步驟時(shí)，操作界面提示對(duì)應(yīng)的崗位職責(zé)、工作程序、風(fēng)險(xiǎn)信息、控制措施及關(guān)聯(lián)制度等要素信息。具備了業(yè)務(wù)管理界面集成的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化基礎(chǔ)，待員工協(xié)同平臺(tái)升級(jí)后，全面實(shí)施業(yè)務(wù)管理界面的關(guān)鍵要素集成，形成業(yè)務(wù)工作與工作程序、風(fēng)險(xiǎn)管控信息的動(dòng)態(tài)化管理，實(shí)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)管控實(shí)時(shí)預(yù)警，提高風(fēng)險(xiǎn)管控能力。

3.風(fēng)險(xiǎn)信息同步提示

將風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警信息、風(fēng)險(xiǎn)控制措施等集成到內(nèi)控流程圖上，實(shí)現(xiàn)流程業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)、風(fēng)險(xiǎn)信息、管控措施的同頁(yè)面顯示，讓?shí)徫蝗藛T了解業(yè)務(wù)流程各環(huán)節(jié)工作的同時(shí)，能夠了解該業(yè)務(wù)存在的風(fēng)險(xiǎn)信息及應(yīng)采取的控制措施，以提高流程執(zhí)行力與風(fēng)險(xiǎn)防控能力。

4.實(shí)施記錄過程管理

在協(xié)同平臺(tái)系統(tǒng)搭建實(shí)施記錄過程管理模塊，通過實(shí)施記錄庫(kù)留存了崗位人員的工作“痕跡”。劃分為靜態(tài)文件展示和實(shí)施記錄過程管理兩個(gè)層級(jí)，明確各類資料的數(shù)量、名稱、格式，通過協(xié)同平臺(tái)將其固化，責(zé)任部門發(fā)起某項(xiàng)業(yè)務(wù)后，可時(shí)時(shí)檢測(cè)到檔案資料歸檔情況，并與實(shí)際歸檔情況比對(duì)，實(shí)現(xiàn)線上線下印證，實(shí)現(xiàn)資料完整與標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一，便于資料查詢和工作交接的線上線下印證，實(shí)現(xiàn)檔案管理關(guān)口前移和對(duì)文件資料的全過程管控。

三、崗位責(zé)任制職責(zé)構(gòu)建的效果

通過制度細(xì)化到崗、職責(zé)事項(xiàng)轉(zhuǎn)化為工作內(nèi)容、信息化手段固化、實(shí)施記錄過程管理等一系列措施，規(guī)范了“規(guī)定動(dòng)作”，杜絕了“自選動(dòng)作”，真正實(shí)現(xiàn)了將“墻上的制度”變?yōu)椤暗厣系哪_步”，提升了工作效率，確保了工作資料的完整性和收集的及時(shí)性，大大減少了各項(xiàng)檢查例外和違規(guī)情況的發(fā)生，為公司合規(guī)經(jīng)營(yíng)提供了有力保障。

（一）規(guī)范了員工崗位工作行為

建立了一套統(tǒng)一的管理規(guī)范和工作標(biāo)準(zhǔn)，借助信息化手段實(shí)現(xiàn)崗位職責(zé)、業(yè)務(wù)流程、管理權(quán)限、風(fēng)險(xiǎn)控制以及相關(guān)記錄表單的貫通，通過員工辦公協(xié)同平臺(tái)按崗位、按業(yè)務(wù)、分步驟展示相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和制度流程，讓員工在崗位職責(zé)、流程查詢、工作節(jié)點(diǎn)上都能清楚知曉每項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的職能和作用，明確自己應(yīng)盡的責(zé)任，充分發(fā)揮各項(xiàng)工作協(xié)同開展的整體作用，以實(shí)現(xiàn)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)的良好運(yùn)行，真正做到了“事事有人管，人人有專責(zé)，件件有落實(shí)”?；A(chǔ)管理工作推行一年來，辦公效率得到了顯著提升。

（二）風(fēng)險(xiǎn)管控效能有了明顯改善

借助信息化手段，通過實(shí)施記錄過程管理、風(fēng)險(xiǎn)管控措施業(yè)務(wù)集成等措施，加強(qiáng)業(yè)務(wù)活運(yùn)的過程管控，把實(shí)施記錄實(shí)時(shí)歸檔、嚴(yán)格按標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行工作步驟作為業(yè)務(wù)活動(dòng)的管理內(nèi)容，讓每一名員工都能全面執(zhí)行“規(guī)定動(dòng)作”，讓每項(xiàng)工作都有“標(biāo)準(zhǔn)答案”，以確保風(fēng)險(xiǎn)措施執(zhí)行到位，使得業(yè)務(wù)過程受控管理得到加強(qiáng)，工作執(zhí)行過程中的風(fēng)險(xiǎn)得到有效防控，工作更加規(guī)范、崗位交流更加順暢。

參考文獻(xiàn)

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