施泉惠

【摘要】伴隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，對醫(yī)院辦公室的各類文書檔案進行信息化管理已經(jīng)成為大家普遍接受和使用的方法。本文從與傳統(tǒng)文書檔案管理方法相比通過信息化手段管理文書檔案有哪些優(yōu)勢、目前檔案管理信息化的實踐中還存在著哪些問題以及相關(guān)的解決方案等方面進行探究和討論。

【關(guān)鍵詞】辦公室;文書檔案;管理信息化

對于醫(yī)院的檔案管理工作來說，如何使辦公室文書檔案的管理更加科學(xué)、有效是保證檔案資料具有較高的質(zhì)量和較強的完整性的重要影響因素，并且能夠有利于更加有效地利用文書檔案。因此，在醫(yī)院的發(fā)展過程之中，辦公室文書檔案的管理是否完整并且規(guī)范顯得尤為重要。

一、醫(yī)院辦公室文書檔案的相關(guān)概述

醫(yī)院辦公室文書檔案是由各種類的一些相關(guān)文件所組成的，通常來說，這類文書檔案可以是一些報告性質(zhì)的文件、請示批復(fù)性質(zhì)的文件以及一些會議記錄方面的資料。通過查找相關(guān)的辦公室文書可以在職工出現(xiàn)相關(guān)方面的問題時為職工和院方提供一個明確和有效的參考。文書檔案的參閱有利于更快地使醫(yī)院的職工了解一系列的相關(guān)情況，有利于醫(yī)院在遇到相關(guān)問題時根據(jù)過去的工作總結(jié)制定出一個比較完善的計劃。有利于減少工作中出現(xiàn)的許多不必要的問題。由此可見，辦公室文書檔案具有十分重要的作用。

二、醫(yī)院辦公室文書檔案管理信息化的優(yōu)勢

相比于傳統(tǒng)的醫(yī)院辦公室文書檔案管理方法，信息化管理具有許多明顯的優(yōu)勢。首先，檔案管理的信息化大大提高了部門職工借閱文檔的效率，在準備查閱某項資料時，職工可以直接通過網(wǎng)絡(luò)進行查詢，減少了查詢檔案所需的時間，還可以實現(xiàn)多名職工同時查閱同一份資料，有效提高了資料的利用效率。其次，信息化管理加快了職工查閱文檔的速度，對于那些只要簡單了解即可的資料，可以在網(wǎng)上直接查詢，而不再需要到相關(guān)部門親自尋找。再次，信息化管理下相關(guān)人員在查閱時只能選擇自己權(quán)限范圍之內(nèi)的資料，這就使得文書檔案具有更高的保密性。最后，信息化管理方式下，檔案管理人員的工作量將會大大減少，從而有利于文書檔案管理效率的進一步提升。

三、醫(yī)院辦公室文書檔案管理信息化存在的一系列問題和解決方案

（一）如何解決醫(yī)院辦公室文書檔案管理信息化認識不夠充分的問題。由于目前我國的信息化技術(shù)普及程度比較低，醫(yī)院職工在日常工作中對這一技術(shù)的接觸也并不是很多。因此，雖然我們一直以來都在積極倡導(dǎo)辦公室文書檔案管理信息化，但是在實際工作過程中職工們對檔案管理信息化的認識依然薄弱，醫(yī)院的文書檔案信息化管理普及程度依然不高。這使得各醫(yī)院無法進一步深化對信息化管理所具有的獨特、巨大優(yōu)勢進行了解和認識，從而依然受制于傳統(tǒng)形式之下的檔案管理方法，導(dǎo)致難以更好地在醫(yī)院中開展辦公室文書檔案管理信息化相關(guān)工作。針對辦公室文書檔案管理信息化在醫(yī)院沒有被充分地認識這一問題，必須要加大力度普及信息化管理相關(guān)的知識。要使各個醫(yī)院和職工從思想上認識到辦公室文書檔案管理現(xiàn)代化較傳統(tǒng)文書檔案管理方法具有相當大的管理優(yōu)勢，從而使其意識到要主動認識和探究檔案管理自動化的相關(guān)內(nèi)容和方法。要讓大家真正做到能夠從思想上對檔案管理信息化技術(shù)有高度認可，對此，可以在醫(yī)院中強化信息化管理技術(shù)的普及力度，通過加強宣傳、開展講座、設(shè)立培訓(xùn)班等多種形式，讓辦公室文書檔案管理信息化技術(shù)逐漸走入醫(yī)院，走近職工。這樣一來，院方文書檔案的管理人員就可以通過學(xué)習(xí)相關(guān)知識來更好地對文書檔案進行各種信息化管理。

（二）如何解決醫(yī)院檔案管理人員信息化管理水平不高的問題。在醫(yī)院中，檔案管理人員往往不具備比較強的流動性，也就是說，醫(yī)院中文書檔案管理人員一旦在使用某種管理方式來開展檔案管理工作之后，就很難改變原本的工作方式轉(zhuǎn)而去接受另外一種全新的方式。這種情況下，辦公室文書檔案管理信息化在醫(yī)院中的推進就舉步維艱。同時，由于在醫(yī)院中往往都是選擇一些年齡比較大的人員來負責本單位的文書檔案管理工作，而這些年齡較大的工作人員通常較年輕人而言學(xué)習(xí)能力較弱，對新鮮事物的敏感不強并且在需要學(xué)習(xí)新知識的時候時常表現(xiàn)出比較差的適應(yīng)能力，因此在這些文書管理人員的認識中，傳統(tǒng)的文書檔案管理方法要比新的信息化文書檔案管理方法更加具有可行性。此外，在文書檔案管理人員看來，學(xué)習(xí)一項新的技術(shù)無疑是煩瑣、吃力的，因而他們對文書檔案管理信息化技術(shù)的普及和應(yīng)用往往采取消極、排斥的態(tài)度，這種負面的態(tài)度也使得信息化管理工作難以得到有效開展。針對目前醫(yī)院檔案管理人員信息化管理水平不高這一問題，可以通過加強對相關(guān)人員的信息化管理知識培訓(xùn)來實現(xiàn)提升文書檔案管理工作人員的專業(yè)技能這一目標，從而確保檔案管理人員能夠具備更高程度的專業(yè)知識以滿足文書檔案管理信息化工作的各項需要。在這一環(huán)節(jié)中，可以組織檔案管理人員參加信息化管理方面的各項職業(yè)技能培訓(xùn)，使其能夠盡快地掌握檔案的信息化管理方面的各項專業(yè)技能。同時，還可以定期組織一些職業(yè)技能競賽，可以是知識問答形式的競賽，也可以是實際操作技能方面的一些比拼?？偠灾谂嘤?xùn)的過程中充分調(diào)動參加培訓(xùn)人員的積極性，確保每一位參加培訓(xùn)的員工都能在培訓(xùn)中心真正獲得相關(guān)知識上的豐富和職業(yè)技能上的提升。這樣一來，就可以促進醫(yī)院檔案管理人員利用信息技術(shù)更加高效地對辦公室的文書檔案進行采集、歸納和整理，并且可以幫助提升這些文書檔案的保密性，從而在培養(yǎng)信息化人才使其獲得更高水平的技能的同時，更好地保護醫(yī)院的文書檔案。

（三）如何在信息化建設(shè)的初期保證醫(yī)院檔案的安全的問題。在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)日益發(fā)達的今天，網(wǎng)絡(luò)安全問題已經(jīng)成了全社會普遍關(guān)注的一項問題，并且這項問題同樣存在于檔案管理的信息化建設(shè)之中。檔案安全是每個醫(yī)院在進行文書檔案管理工作的時候都十分重視的一項內(nèi)容，然而在院方的文書檔案信息化管理尚且處于初期的建設(shè)階段時，安全保密方面往往存在著很多漏洞，這些漏洞的存在是對醫(yī)院的信息保密方面的極大威脅，如果漏洞過多，甚至可能直接威脅到醫(yī)院的生存和發(fā)展。就檔案信息化管理而言，網(wǎng)絡(luò)病毒以及網(wǎng)絡(luò)黑客的惡意攻擊是十分巨大的風險，由于高度依賴信息化技術(shù)，檔案管理一旦出現(xiàn)漏洞就極有可能被“鉆空子”，從而給醫(yī)院帶來巨大的損失。針對在醫(yī)院辦公室文書檔案建設(shè)初期的安全難以保證問題，必須要加強檔案管理人員的網(wǎng)絡(luò)安全意識，并且要對其進行必要的網(wǎng)絡(luò)安全教育。除此之外，還要利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)構(gòu)建一個檔案文書管理的專用平臺，并且還要構(gòu)建嚴密的防火墻，一個網(wǎng)絡(luò)安保系統(tǒng)可以更好地保證檔案資料在被調(diào)取和利用的過程中處于安全的狀態(tài)，從而避免受到黑客侵襲。除了構(gòu)建安保系統(tǒng)，在進行檔案資料的各項信息化建設(shè)的同時，還要對檔案進行更加規(guī)范的管理和訪問，對存儲系統(tǒng)的建設(shè)一定要科學(xué)，對文書檔案的查詢機制一定要完善。通過將以上各種確保建設(shè)初期文書檔案安全的手段充分地結(jié)合起來，可以保證文書檔案的安全性。

（四）如何解決文書檔案中信息化程度不高的問題。受到人員意識和制度傳統(tǒng)等相關(guān)因素影響，在對醫(yī)院中的文書檔案進行管理時，其信息化程度明顯偏低，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案成為檔案的主要存儲方式。紙質(zhì)檔案曾經(jīng)發(fā)揮過其應(yīng)有作用，并且現(xiàn)在依然在許多情況下發(fā)揮其重要職能，是檔案管理中必要并且極有可能會長期存在的檔案形式。部分檔案因其特殊性，必須采用紙質(zhì)方式存儲在檔案室，但是對于大部分檔案而言，其對存儲形式并無特定要求。紙質(zhì)檔案具有高度易燃性，且當環(huán)境發(fā)生變化時，檔案極易受到影響，發(fā)生受潮霉變或自然老化等情狀況。當需要對于檔案調(diào)取時，只能依靠人工調(diào)取，嚴重影響檔案管理的信息化水平。

為使醫(yī)院的文書檔案在管理時實現(xiàn)更高的信息化水平，應(yīng)在其文書檔案管理時，應(yīng)用現(xiàn)代化信息技術(shù)。采用計算機以及相關(guān)軟件，為文書檔案建立起隨時可以進行檢索的目錄，通過對目錄的編制，可以對其進行更高效的管理，調(diào)閱時也更加方面。在編制目錄時，利用計算機軟件中的著錄項目，進行目錄數(shù)據(jù)庫創(chuàng)建，使其可實現(xiàn)計算機讀取的方式調(diào)取相應(yīng)檔案。在進行此部分創(chuàng)建時，應(yīng)結(jié)合醫(yī)院基本情況，并將其文書檔案基本情況當作主要參考，使其對案卷目錄進行自動的編制。同時，還可以得出相應(yīng)的分類目錄以及各部分的專題目錄。建立信息化文書檔案之后，通過軟件功能鍵，可隨時對相關(guān)文書實施檢索，找到指定檔案部分之后，即可查閱其具體內(nèi)容。當對檔案進行調(diào)閱時，不僅可以查看其檔案內(nèi)容，而且可以查詢該檔案錄入數(shù)據(jù)庫的時間，查詢該檔案入庫后被調(diào)閱的次數(shù)。在信息化管理中，主要應(yīng)注意權(quán)限控制，做好調(diào)閱登記，避免出現(xiàn)越權(quán)調(diào)閱和下載、傳輸行為。信息化手段下，整理更加便捷，可使文書檔案被便捷整理，科學(xué)歸納，建立起高效率的檔案收錄與存儲路徑，可將醫(yī)院龐雜的文書檔案信息完整、準確地存入檔案系統(tǒng)，且可對其進行更加安全、更加機密的管理。信息化手段下，可將先進的數(shù)據(jù)分析手段應(yīng)用在其中，還可綜合各類相關(guān)軟件的強大優(yōu)勢，實現(xiàn)其全面信息化。

四、結(jié)論

綜上所述，辦公室文書檔案管理信息化是時代發(fā)展和進步帶來的必然要求，在信息技術(shù)日新月異的今天，醫(yī)院文書檔案管理工作的方法要緊跟時代、積極探索，不要被傳統(tǒng)的觀念和方法束縛，要通過實踐創(chuàng)新使檔案管理工作更加高效便捷，從而為醫(yī)院的良好發(fā)展起到積極作用。

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