居華峰

【摘要】國(guó)有企業(yè)是我國(guó)社會(huì)行業(yè)的重要組成部分，同時(shí)在很大程度上關(guān)系著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的穩(wěn)定性。對(duì)于各個(gè)國(guó)有企業(yè)來(lái)說(shuō)，文書(shū)檔案管理是非常關(guān)鍵的一環(huán)，可以記錄企業(yè)各方面的工作內(nèi)容，有利于企業(yè)未來(lái)發(fā)展的科學(xué)決策。本文先闡述了國(guó)有企業(yè)文書(shū)檔案管理的重要意義和基本現(xiàn)狀，接著從提高文書(shū)檔案管理的重視程度、積極使用各類信息化技術(shù)、實(shí)現(xiàn)多部門(mén)共同參與的模式、提高管理人員的專業(yè)素質(zhì)四個(gè)方面，綜合全面探討了國(guó)有企業(yè)文書(shū)檔案管理效率提升的有效策略。

【關(guān)鍵詞】國(guó)有企業(yè);文書(shū)檔案;檔案管理;管理效率

文書(shū)檔案管理在我國(guó)國(guó)有企業(yè)中是一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，對(duì)于企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展來(lái)說(shuō)也是比較重要的。如果國(guó)有企業(yè)的文書(shū)檔案管理存在不足，那么就會(huì)導(dǎo)致國(guó)企部分業(yè)務(wù)無(wú)法順利進(jìn)行，最終使得國(guó)企業(yè)務(wù)活動(dòng)效率低下。結(jié)合當(dāng)前我國(guó)大部分國(guó)有企業(yè)的實(shí)際情況來(lái)看，很多國(guó)企單位都還沒(méi)有充分認(rèn)清文書(shū)檔案管理工作的戰(zhàn)略價(jià)值與地位，在平時(shí)并沒(méi)有積極完善文書(shū)檔案管理的細(xì)節(jié)內(nèi)容。這些情況都使得文書(shū)檔案管理活動(dòng)無(wú)法發(fā)揮既定的成效，必須要在后續(xù)時(shí)間里充分引起重視，并能夠提出針對(duì)性的優(yōu)化對(duì)策。本文也主要立足于這一點(diǎn)，談一談國(guó)企文書(shū)檔案管理效率提升的方式。

一、國(guó)有企業(yè)文書(shū)檔案管理的重要意義

對(duì)于我國(guó)各個(gè)國(guó)有企業(yè)來(lái)說(shuō)，做好文書(shū)檔案管理活動(dòng)是非常重要的，同時(shí)也具有較為顯著的戰(zhàn)略意義，這里也立足于多個(gè)方面展開(kāi)全面分析。第一，國(guó)有企業(yè)在日常發(fā)展過(guò)程中，文書(shū)檔案體系記錄了很多日常信息。這些信息雖然整體比較煩冗，但是也具有較為顯著的使用價(jià)值。如果能夠針對(duì)這類信息做好精細(xì)化管理，那么就可以較好發(fā)揮這類信息的價(jià)值，給國(guó)企后續(xù)的戰(zhàn)略發(fā)展提供較好的支撐。第二，以前由于管理模式與方法比較傳統(tǒng)，使得管理人員很難發(fā)揮這些數(shù)據(jù)的價(jià)值，使得文書(shū)檔案管理活動(dòng)一直沒(méi)有受到充分重視。但是在當(dāng)前信息化時(shí)代背景下，各類先進(jìn)信息技術(shù)的融入使得文書(shū)檔案管理活動(dòng)能夠更高效地開(kāi)展，切實(shí)提高了檔案數(shù)據(jù)的利用率。在這種情況下，國(guó)企文書(shū)檔案管理活動(dòng)的開(kāi)展具有較為顯著的戰(zhàn)略意義。第三，國(guó)企文書(shū)檔案管理活動(dòng)的規(guī)范進(jìn)行，能夠給企業(yè)進(jìn)行深化改革提供較好的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。對(duì)于各個(gè)國(guó)有企業(yè)來(lái)說(shuō)，現(xiàn)代企業(yè)治理結(jié)構(gòu)的融入可能會(huì)產(chǎn)生較多不適應(yīng)情況。但如果能夠立足于文書(shū)檔案管理活動(dòng)進(jìn)行現(xiàn)代化管理模式探索，就能夠顯著降低國(guó)企進(jìn)行深化改革的阻礙。特別是在現(xiàn)代市場(chǎng)化企業(yè)的檔案管理理念與制度融入以后，可以較好提高國(guó)企的現(xiàn)代化改革進(jìn)程。

二、國(guó)有企業(yè)文書(shū)檔案管理的現(xiàn)狀分析

在當(dāng)前我國(guó)各個(gè)國(guó)有企業(yè)中，文書(shū)檔案管理活動(dòng)已經(jīng)開(kāi)始得到全面開(kāi)展。但是結(jié)合管理活動(dòng)的開(kāi)展結(jié)果來(lái)看，大部分國(guó)企單位的文書(shū)檔案管理都沒(méi)有取得較好成效，這里也立足于這些情況進(jìn)行深入全面的分析。

（一）文書(shū)檔案管理的重視程度不高。當(dāng)前有較多國(guó)企單位的中高層領(lǐng)導(dǎo)者并沒(méi)有充分重視文書(shū)檔案管理的戰(zhàn)略價(jià)值，在平時(shí)也沒(méi)有過(guò)多關(guān)注，導(dǎo)致文書(shū)檔案管理活動(dòng)的開(kāi)展比較傳統(tǒng)。這種情況就使得文書(shū)檔案管理很難取得較好的效率，同時(shí)也無(wú)法給企業(yè)內(nèi)部其他各類業(yè)務(wù)提供較好的支持。在中高層管理人員自身認(rèn)知水平不高的情況下，企業(yè)內(nèi)部其他成員就很難改變對(duì)于文書(shū)檔案管理體系的認(rèn)知，導(dǎo)致具體管理活動(dòng)在公司內(nèi)部各個(gè)部門(mén)中都很難得到較好貫徹。

（二）現(xiàn)代化信息技術(shù)的融入不足。當(dāng)前我國(guó)已經(jīng)全面進(jìn)入了信息化時(shí)代，智能信息化技術(shù)給我國(guó)各行各業(yè)的內(nèi)部運(yùn)作都帶來(lái)了較好的轉(zhuǎn)變。但是在國(guó)企文書(shū)檔案管理活動(dòng)中，現(xiàn)代化信息技術(shù)的融入效果還存在比較顯著的不足。之所以出現(xiàn)這種情況，主要是因?yàn)楹芏鄧?guó)企都認(rèn)為沒(méi)有必要在文書(shū)檔案管理活動(dòng)中使用信息技術(shù)，同時(shí)有相當(dāng)一部分國(guó)企單位內(nèi)部信息化建設(shè)水平本身就存在不足，也就很難推動(dòng)檔案管理信息化體系的建設(shè)。除此之外，部分國(guó)企單位對(duì)于文書(shū)檔案信息化管理的認(rèn)識(shí)不足，不能靈活調(diào)整當(dāng)前的檔案管理制度，導(dǎo)致信息化技術(shù)在應(yīng)用以后還出現(xiàn)了一定的不適用情況，影響了檔案信息化管理體系的全面貫徹。

（三）其他部門(mén)參與水平存在欠缺。當(dāng)前我國(guó)很多國(guó)企單位的文書(shū)檔案管理活動(dòng)并沒(méi)有貫穿到內(nèi)部各個(gè)部門(mén)當(dāng)中，使得檔案管理活動(dòng)變得比較單薄。事實(shí)上，文書(shū)檔案管理的很多內(nèi)容都跟國(guó)企內(nèi)部各個(gè)部門(mén)息息相關(guān)。如果不能得到內(nèi)部各個(gè)部門(mén)的充分支持，那么就很難保證文書(shū)檔案管理活動(dòng)在國(guó)企內(nèi)部的順暢進(jìn)行，這就需要在后續(xù)時(shí)間里充分引起重視，并逐步構(gòu)建多部門(mén)共同參與的格局。

（四）檔案管理人員的素質(zhì)水平較低。多數(shù)國(guó)企單位的文書(shū)檔案管理人員自身專業(yè)水平還有較大的提升空間，目前已經(jīng)出現(xiàn)了部分管理人員自身能力不符合崗位要求的情況。特別是在當(dāng)前信息化時(shí)代背景下，有相當(dāng)一部分檔案管理人員的信息化素養(yǎng)還存在一定的欠缺，對(duì)于檔案信息化管理技術(shù)的認(rèn)知水平也比較有限，在很大程度上阻礙了檔案信息化技術(shù)在國(guó)企內(nèi)部的貫徹實(shí)施。除此之外，多數(shù)國(guó)企單位文書(shū)檔案管理人員的檔案數(shù)據(jù)整理與分析能力有限，很難提供較好的決策性信息，不利于發(fā)揮文書(shū)檔案管理的戰(zhàn)略價(jià)值。

三、國(guó)有企業(yè)文書(shū)檔案管理效率提升的有效策略

（一）提高文書(shū)檔案管理的重視程度。在國(guó)有企業(yè)內(nèi)部組織構(gòu)架體系中，如果中高層管理者對(duì)于文書(shū)檔案管理的戰(zhàn)略價(jià)值認(rèn)識(shí)不清，那么就會(huì)直接影響文書(shū)檔案管理活動(dòng)的地位，必須要進(jìn)行針對(duì)性的調(diào)整。對(duì)于國(guó)有企業(yè)來(lái)說(shuō)，應(yīng)該在中高層會(huì)議上針對(duì)文書(shū)檔案管理的戰(zhàn)略價(jià)值進(jìn)行專項(xiàng)討論與分析，同時(shí)還要積極探索文書(shū)檔案管理活動(dòng)跟企業(yè)內(nèi)部其他業(yè)務(wù)活動(dòng)的關(guān)聯(lián)水平。在這些會(huì)議上，也可以考慮直接引入一些真實(shí)企業(yè)案例進(jìn)行多角度分析，讓中高層管理人員能夠真切感知到文書(shū)檔案管理的價(jià)值。在必要的時(shí)候，國(guó)企單位也可以考慮組織中高層人員前往其他同類企業(yè)中進(jìn)行參觀，明確這些企業(yè)在文書(shū)檔案管理方面的重要舉措。當(dāng)中高層管理人員對(duì)于文書(shū)檔案管理人員具有較好認(rèn)知效果的時(shí)候，就能夠?qū)⑺麄兊倪@種感知與看法帶到公司內(nèi)部中，轉(zhuǎn)變其他內(nèi)部成員的認(rèn)知水平。這樣，以后文書(shū)檔案管理活動(dòng)的開(kāi)展就可以得到較好的內(nèi)外部環(huán)境，降低可能存在的內(nèi)部阻礙。

（二）積極使用各類信息化技術(shù)。當(dāng)前我國(guó)已經(jīng)全面進(jìn)入了信息化時(shí)代，因此國(guó)企文書(shū)檔案管理活動(dòng)也應(yīng)該積極引入各類信息化技術(shù)。一方面，國(guó)企單位應(yīng)該在后續(xù)時(shí)間里不斷提高自身的信息化建設(shè)水平，加快信息硬件設(shè)備的建設(shè)。在這個(gè)過(guò)程中，國(guó)企單位也應(yīng)該適當(dāng)傾斜一定的資金支持，提高自身內(nèi)部的信息化水平。在這個(gè)過(guò)程中，國(guó)企單位的中高層管理者應(yīng)該具有長(zhǎng)遠(yuǎn)戰(zhàn)略目光，在明確文書(shū)檔案管理體系戰(zhàn)略價(jià)值的基礎(chǔ)上，主動(dòng)投入各類資源進(jìn)行信息化建設(shè)與轉(zhuǎn)變。另一方面，國(guó)企單位還應(yīng)該能夠深入分析文書(shū)檔案管理的細(xì)節(jié)流程內(nèi)容，并結(jié)合信息化技術(shù)實(shí)現(xiàn)管理流程的重構(gòu)，使得大部分管理活動(dòng)都能夠通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)渠道全面開(kāi)展，切實(shí)提高管理活動(dòng)的效率。特別是在信息化技術(shù)引入以后，文書(shū)檔案管理的線下運(yùn)作機(jī)制已經(jīng)出現(xiàn)了較多不適用情況，必須要立足于信息化技術(shù)進(jìn)行積極的創(chuàng)新，避免存在一些不必要的內(nèi)部沖突。在這個(gè)過(guò)程中需要注意的是，信息化技術(shù)的使用也有可能帶來(lái)較多的安全問(wèn)題。因此國(guó)企單位也應(yīng)該做好文書(shū)檔案信息的安全防護(hù)，避免這些信息在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境中出現(xiàn)惡意篡改等問(wèn)題。在具體進(jìn)行數(shù)據(jù)安全防護(hù)的時(shí)候，國(guó)企單位可以考慮靈活使用防火墻技術(shù)、權(quán)限等級(jí)模式、云備份等方法，充分保證檔案數(shù)據(jù)的安全。

（三）實(shí)現(xiàn)多部門(mén)共同參與的模式。對(duì)于國(guó)有企業(yè)來(lái)說(shuō)，文書(shū)檔案管理活動(dòng)并不是單一部門(mén)的工作，也應(yīng)該實(shí)現(xiàn)多個(gè)部門(mén)共同參與其中的創(chuàng)新格局。這主要是因?yàn)槲臅?shū)檔案管理是一項(xiàng)比較基礎(chǔ)的活動(dòng)，同時(shí)具體檔案內(nèi)容也涉及了多個(gè)部門(mén)。因此在后續(xù)進(jìn)行文書(shū)檔案管理活動(dòng)的時(shí)候，各個(gè)部門(mén)應(yīng)該做好跟檔案管理人員的配合，形成內(nèi)部管理合力，切實(shí)提高文書(shū)檔案管理活動(dòng)的最終效率。對(duì)于檔案管理人員來(lái)說(shuō)，在開(kāi)展工作的時(shí)候也應(yīng)該做好跟其他部門(mén)的溝通交流，降低文書(shū)檔案管理活動(dòng)可能遇到的各類阻礙與矛盾。在交流活動(dòng)的時(shí)候，檔案管理人員也要對(duì)各個(gè)部門(mén)的業(yè)務(wù)內(nèi)容進(jìn)行全面分析，并明確部門(mén)業(yè)務(wù)與文書(shū)檔案管理之間的關(guān)系，使得文書(shū)檔案管理活動(dòng)可以更好給各個(gè)部門(mén)的業(yè)務(wù)活動(dòng)提供相應(yīng)服務(wù)。從立足于國(guó)企長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的角度來(lái)看，企業(yè)應(yīng)該在內(nèi)部聯(lián)動(dòng)各個(gè)部門(mén)的高層管理者，充分認(rèn)識(shí)到文書(shū)檔案管理活動(dòng)的戰(zhàn)略價(jià)值，最終能夠在各個(gè)部門(mén)內(nèi)部提供文書(shū)檔案管理的專項(xiàng)對(duì)接人員，也就可以在戰(zhàn)略層面營(yíng)造多部門(mén)共同參與的文書(shū)檔案管理模式。

（四）提高管理人員的專業(yè)素質(zhì)。鑒于當(dāng)前部分檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不高的問(wèn)題，在后續(xù)時(shí)間里也應(yīng)該能夠進(jìn)行專項(xiàng)的提升。一方面，國(guó)企可以適當(dāng)提高檔案管理人員的招收標(biāo)準(zhǔn)，通過(guò)外部市場(chǎng)環(huán)境吸收高素質(zhì)的人才。隨著我國(guó)各個(gè)高校不斷貫徹?cái)U(kuò)招戰(zhàn)略，當(dāng)前我國(guó)市場(chǎng)環(huán)境中的高素質(zhì)人才數(shù)量與比例都得到了較好的提升。對(duì)于國(guó)有企業(yè)來(lái)說(shuō)，適當(dāng)提高自身招收檔案人才的標(biāo)準(zhǔn)，也能夠比較融入復(fù)雜市場(chǎng)環(huán)境中獲得較高素質(zhì)的人才。在這個(gè)過(guò)程中，國(guó)企也要適當(dāng)擴(kuò)大檔案管理人員的招標(biāo)考察指標(biāo)，不僅僅要考量他們的專業(yè)能力和信息素養(yǎng)，同時(shí)還要著重分析他們的職業(yè)素養(yǎng)和道德水平，保證他們的綜合素質(zhì)能夠較好滿足崗位要求。另一方面，我國(guó)國(guó)企單位也可以在平時(shí)針對(duì)檔案管理人員進(jìn)行專項(xiàng)的培訓(xùn)教育活動(dòng)。在這個(gè)過(guò)程中，培訓(xùn)活動(dòng)可以集中解決檔案管理人員在平時(shí)參與工作過(guò)程中遇到的難題，使得文書(shū)檔案管理活動(dòng)可以突破各個(gè)障礙，提高自身效率。在培訓(xùn)教育活動(dòng)中，講師也可以考慮引入一些真實(shí)的檔案管理案例進(jìn)行分析，幫助檔案管理人員不斷累積實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)。對(duì)于國(guó)企來(lái)說(shuō)，在引入文書(shū)檔案管理新技術(shù)和新硬件設(shè)備的時(shí)候，都要適當(dāng)開(kāi)展一些培訓(xùn)教育活動(dòng)，保證檔案管理人員能夠?qū)@些新技術(shù)和新設(shè)備有較好的認(rèn)識(shí)，避免給后續(xù)文書(shū)檔案管理工作帶來(lái)不必要的阻礙。

四、結(jié)束語(yǔ)

綜合來(lái)看，我國(guó)很多國(guó)企文書(shū)檔案管理工作在當(dāng)前還存在一定的問(wèn)題，必須要在后續(xù)時(shí)間里充分引起重視。這也需要國(guó)企能夠充分重視文書(shū)檔案管理的戰(zhàn)略價(jià)值，同時(shí)還要順應(yīng)當(dāng)前時(shí)代氣息，積極融入各類信息化技術(shù)。在具體開(kāi)展文書(shū)檔案管理工作的時(shí)候，國(guó)企單位還應(yīng)該引入其他部門(mén)共同參與到管理活動(dòng)中，在內(nèi)部形成文書(shū)檔案管理的合力。對(duì)于檔案管理人員來(lái)說(shuō)，也應(yīng)該在后續(xù)時(shí)間里不斷提高自身的專業(yè)能力，更好符合新時(shí)期背景下文書(shū)檔案管理崗位的要求，使得文書(shū)檔案管理活動(dòng)能夠發(fā)揮較好的作用與價(jià)值。

【參考文獻(xiàn)】

[1]林麗君.新形勢(shì)下提高事業(yè)單位文書(shū)檔案管理工作效率的對(duì)策[J].東方企業(yè)文化，2019（02）：225.

[2]單軍.淺談如何提升企業(yè)辦公室文書(shū)檔案管理的效率[J].中外企業(yè)家，2017（28）：82+89.

[3]孫述剛.辦公室文書(shū)檔案管理效率的提升對(duì)策研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016（19）：114.