莊靜

【摘要】經(jīng)濟進步不但改變了人們的生活品質，同時也推動了整個社會科學水平的提升。信息技術是當前社會建設事業(yè)開展中經(jīng)常會用到的一種先進技術，不僅能夠提升生產(chǎn)工作的效率，還能提升數(shù)據(jù)信息的精度。檔案管理中合理融入數(shù)字化管理技術，不僅能夠提升檔案管理的效率，還能實現(xiàn)數(shù)據(jù)檢索的準確性。通過數(shù)字化技術在檔案管理工作中的應用分析，了解數(shù)字化技術應用的主要特征、檔案管理工作開展期間數(shù)字化管理技術應用的重要性，檔案管理工作開展期間的不足之處，制定檔案管理中數(shù)字化技術應用的有效措施，使數(shù)字化技術在檔案管理工作開展期間得到更好的應用。

【關鍵詞】檔案管理;數(shù)字化;不足;措施

檔案管理是企事業(yè)單位重要的基礎管理工作，其主要目的是能夠為企業(yè)的決策層提供更多的決策依據(jù)，從而及時做出正確的方案或舉措，指導企業(yè)能夠長效可持續(xù)建設的進程。數(shù)字化技術是當前社會建設工作開展中經(jīng)常會用到的一種先進技術，不僅能夠提升整體工作的效能，同時還能實現(xiàn)海量數(shù)據(jù)的收集、檢索、分析及應用，從而為決策層提供強大的數(shù)據(jù)支持。數(shù)字化技術是信息技術的分支，是利用先進的網(wǎng)絡與信息技術聯(lián)合使用的一種新型數(shù)據(jù)分析系統(tǒng)，利用當前大數(shù)據(jù)及云技術的結合應用，不僅能夠為企事業(yè)收集更多海量信息，還可以通過數(shù)字化技術強大的分析及統(tǒng)計性能，提取更多的有價值的信息，通過系統(tǒng)實現(xiàn)信息數(shù)據(jù)資源的共享服務，提升整個檔案管理數(shù)字化技術應用的水平。

一、數(shù)字化技術應用的主要特征

數(shù)字化技術是計算機系統(tǒng)重要的應用，伴著信息化技術在社會建設期間大量的應用，數(shù)字化技術已經(jīng)應用到了社會建設的各個領域，數(shù)字化技術具備較強的先進性特點，不僅能夠提升整體工作的效率，同時還能實現(xiàn)數(shù)據(jù)資源的實時共享服務，數(shù)字化技術還具備強大的數(shù)據(jù)檢索分析功能，能夠實現(xiàn)價值數(shù)據(jù)的快速分析、尋找。數(shù)字化技術應用主要的優(yōu)點在于：

（一）信息處理速度迅速。數(shù)字化技術最明顯的特點便是其出色的處理性能，數(shù)字化技術能夠快速的海量信息之中快速的檢索信息，并通過計算機強大的數(shù)據(jù)信息處理能力及快速的運算能力，實現(xiàn)價值信息的提取，利用強大的網(wǎng)絡共享及傳輸?shù)哪芰Γ粌H能夠實現(xiàn)提升整個檔案管理工作的效率，同時還能使信息處理的速度得到更好的保證，推動了整個檔案管理的數(shù)字化進程。

（二）借助虛擬化技術為介質。數(shù)字化技術主要通過信號的形式對數(shù)據(jù)進行處理、存取及傳輸。數(shù)據(jù)信息需要借助虛擬化的技術進行相關的作業(yè)，利用計算機虛擬技術，通過計算機的存取介質進行數(shù)據(jù)信息的存放，其中也包括服務器的磁盤及光盤等存儲介質，在進行資料查詢時可以通過計算機系統(tǒng)對數(shù)據(jù)信息進行提取及查閱。因此，數(shù)字化技術具備虛擬化技術的特征。

二、檔案管理工作開展期間數(shù)字化管理技術應用的重要性

（一）數(shù)字化技術應用能夠提升檔案管理的地位。檔案管理的主要目的是通過對真實數(shù)據(jù)進行記錄的形式，將有價值的信息進行存檔，為決策或者制定長遠的建設規(guī)劃提升強大的數(shù)據(jù)支持。尤其對于一些具有爭議性的問題進行查閱，提供可行的數(shù)據(jù)證據(jù)。無論是國家或者企事業(yè)單位，檔案管理工作開展對其對具有十分重要的意義，檔案管理既是歷史數(shù)據(jù)的追溯，同時也是對價值信息的存儲，對于整個企事業(yè)單位的長效建設具有重要的指導意義，甚至會對社會建設乃至整個國家建設起到積極的推動作用。但有些企事業(yè)單位對于檔案管理工作的開展未能給予足夠的重視，導致檔案管理工作的開展未能達到理想的效果，加強數(shù)字化管理工作的開展，利用數(shù)字化管理技術的實施，及時做好相關檔案的分類、編目、檢索等工作，能夠提升整個檔案管理工作實際的地位。

（二）數(shù)字化技術應用是時代必然產(chǎn)物。檔案主要的內(nèi)容是企事業(yè)單位在生產(chǎn)期間產(chǎn)生的一些資料，隨著社會不斷地進步，檔案管理的工作內(nèi)容也發(fā)生了一系列的改變，由傳統(tǒng)的紙質檔案為主逐漸地演變?yōu)殡娮訖n案。檔案存在的主要意義在于提升服務，信息技術的大量應用，不僅實現(xiàn)了無紙化辦公、電子文件應用、計算機等先進技術的應用，使數(shù)據(jù)信息的采集、存取及利用形成了一個有機的整體，使數(shù)據(jù)信息利用的價值得到了更好地提升，因此，時代更迭是技術進步的必然產(chǎn)物，信息及網(wǎng)絡技術的大量應用，不但改變了人們傳統(tǒng)的生活方式，同時也提升了整個社會的建設效率。

（三）數(shù)字化技術是管理人員專業(yè)化素質提升的重要保障。計算機技術的大量應用不僅改變了傳統(tǒng)工作的模式，也提升了檔案管理整體工作效能，要想及時跟進先進的技術應用，檔案管理工作人員需要及時學習先進的技術、確定管理工作開展的主旨目標，提升自身專業(yè)的業(yè)務素養(yǎng)，才能使檔案管理工作更好地開展。數(shù)字化技術的大量應用，對于管理人員的專業(yè)化素質提出了更高的要求，不僅需要建立專業(yè)的數(shù)據(jù)庫，同時還要對數(shù)據(jù)信息進行收集、整理、分析、檢索等功能的實現(xiàn)，同時還要及時做好相關的備份工作，才能使檔案管理工作的效率得到更好的保障。

三、檔案管理工作開展期間的不足之處

（一）缺乏有效的重視，師資力量不足。由于一些地區(qū)的管理者對于檔案管理工作未能給予足夠的重視，在檔案管理工作中投入的師資力量較少，導致檔案管理工作不能更好的開展，影響了整體的管理效果。在對資金進行預算時，對于檔案管理工作投入的資金比例較小，不僅阻礙了數(shù)字化技術的合理應用，同時由于師資力量投入較少、檔案管理人員的薪資待遇較低，直接影響了管理人員的工作熱情，因此，也使得檔案管理工作的效率短期不能得到更好地改善。

（二）檔案管理人員的專業(yè)化素質有待加強。檔案管理工作整體的人員構架較為穩(wěn)定，隨著科技水平的提升，檔案管理工作的性質也發(fā)生了一定的轉變，傳統(tǒng)的檔案管理理念與技術，已經(jīng)不能適應當前時代的進程。數(shù)字化技術的應用，對于管理者的信息技術能力也提出了更高的要求。而有些檔案管理人員年齡較大，具備較深的資歷，對于信息化技術應用知之甚少，而且不愿意接受先進技術的學習，導致檔案管理工作的效能低下，數(shù)字化技術應用對于專業(yè)化技術具有較高的要求，如果不能及時地進行思想轉化，勢必會影響了檔案管理工作的效能。

（三）數(shù)字化技術在檔案管理期間未能得到更好的應用。眾所周知，檔案管理工作具有一定的復雜性，不僅需要接觸大量的數(shù)據(jù)信息，同時，還要對數(shù)據(jù)信息進行相關的處理、分析、匯總、編檔等工作，由于檔案管理資料整體不健全，導致檔案管理工作在開展期間，資料整體的利用效能較低。數(shù)字化技術雖然能夠對大量的數(shù)據(jù)信息進行處理，但實際的情況是，一些企事業(yè)單位檔案管理工作期間，應用數(shù)字化技術開展檔案管理工作的時間較少，影響了整個數(shù)字化技術在檔案管理工作中的應用。

四、檔案管理中數(shù)字化技術應用的有效措施

（一）加大數(shù)字化技術在檔案查詢及檢索中的應用。數(shù)字化技術應用的主要目標是為了能夠實現(xiàn)數(shù)據(jù)的價值最大化，因此，數(shù)字化技術在檔案管理工作應用期間，要加大查詢及檢索功能的使用，利用關鍵詞開展相關資料的查詢服務，從而能夠找到資料的大概位置，應用數(shù)字化的技術針對數(shù)據(jù)庫開展檢索服務，不僅能夠防止數(shù)據(jù)信息的復雜性，使數(shù)據(jù)信息的檢索效率得到了更好的保證，也提升了整個檔案管理工作的效率，推動了整個檔案管理的信息化進程。

（二）加強對電子資料進行整理及收集。當前檔案管理工作開展期間，不僅會涉及較多的紙質資料，更會涉及較多的電子文檔及資料，應用數(shù)字化技術對電子信息中的圖片、視頻、聲音等一系列的資料進行收集并進行整理分類，利用專業(yè)的設施，一些紙質的資料轉換成電子資料，避免占用過大的空間，例如：利用掃描儀對重要的歷史檔案進行掃描進行存檔。與此同時，還要及時轉變傳統(tǒng)的管理模式，實現(xiàn)對電子資料的科學管理，不僅能夠提升整體的工作效能，同時也可以節(jié)省大量的時間。提升了整體工作的效率。

（三）創(chuàng)建數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)。數(shù)字化技術主要通過系統(tǒng)及先進的技術開展相關的作業(yè)，才能實現(xiàn)檔案管理的功能，檔案管理工作開展期間，檔案管理單位要結合本單位的實際情況、檔案管理工作的特點等綜合因素，創(chuàng)建符合自身的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，及時做好數(shù)據(jù)的收集及整理工作，使檔案管理的工作效率得到更好的保障，利用掃描儀及復印設備對材料進行備份、編目、檢索等相關操作，提升檔案資料的使用價值。

（四）云平臺及信息處理平臺的應用。云計算與數(shù)字化技術在當前社會事業(yè)建設期間具有重要的應用，檔案管理工作開展期間，要利用云計算針對用戶操作的特點，通過網(wǎng)絡進行海量數(shù)據(jù)的收集，通過信息處理平臺對數(shù)據(jù)信息進行分析、匯總、篩選、分類、共享等相關的服務，利用數(shù)據(jù)信息平臺實時對信息進行更新及傳遞，從而使信息數(shù)據(jù)的最大使用價值得以更好地展現(xiàn)。

五、結束語

綜上所述，通過數(shù)字化技術在檔案管理工作中的應用分析，認識到數(shù)字化技術應用的主要特征，檔案管理工作開展期間數(shù)字化管理技術應用的重要性：數(shù)字化技術應用能夠提升檔案管理的地位、數(shù)字化技術應用是時代必然產(chǎn)物、數(shù)字化技術是管理人員專業(yè)化素質提升的重要保障。分析檔案管理工作開展期間的不足之處：缺乏有效的重視，師資力量不足、檔案管理人員的專業(yè)化素質有待加強、數(shù)字化技術在檔案管理期間未能得到更好的應用。制定檔案管理中數(shù)字化技術應用的有效措施：加大數(shù)字化技術在檔案查詢及檢索中的應用、加強對電子資料進行整理及收集、創(chuàng)建數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)、云平臺及信息處理平臺的應用，使數(shù)字化技術在檔案管理中得到更好的應用。

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