■季文潔

/上海市黃浦區(qū)教育人才服務中心

一、前言

文書檔案是事業(yè)單位發(fā)展創(chuàng)新的重要依據(jù)，也是企業(yè)發(fā)展的記錄。提升相關工作效率和質(zhì)量不僅要從提高單位管理水平入手，還需要著手促進企業(yè)的現(xiàn)代化進程，將文書檔案管理工作不斷完善，最終達到促進企業(yè)持續(xù)創(chuàng)新發(fā)展的目的。

二、文書檔案管理的特點

文書檔案管理是事業(yè)單位運轉(zhuǎn)時形成的信息資源，主要包括會議材料、工作計劃等多種內(nèi)容和形式。事業(yè)單位文書檔案普遍具有較高的參考價值，對事業(yè)單位后續(xù)決策工作有重要幫助，其特點主要有以下幾個方面：

(一)綜合性

事業(yè)單位的文書檔案內(nèi)容豐富多樣，綜合性較強，資料中涵蓋的內(nèi)容不僅專業(yè)，且有黨務材料、人力資源等，因此管理工作需要由事業(yè)單位內(nèi)部構(gòu)建相對獨立的管理部門單獨整理，且文書檔案信息資料也要通過多個渠道獲得[1]。

(二)職業(yè)化

事業(yè)單位文書檔案通常偏向職業(yè)化，單位的日常運轉(zhuǎn)經(jīng)營產(chǎn)生的資料都需要進行統(tǒng)一管理。因此，文書檔案是事業(yè)單位經(jīng)營發(fā)展真實情況的具體體現(xiàn)，諸如單位長期發(fā)展計劃、黨建工作展開情況等，都與事業(yè)單位核心工作密切相關，具有較強職業(yè)性。

(三)保密性

事業(yè)單位的文書檔案不可避免的會涉及到一些核心內(nèi)容，不能公開展示，且內(nèi)部文書檔案主要作用于評價員工工作的參考，因此事業(yè)單位的文書檔案保密性較高，管理工作展開時需要加以注意，嚴格保管。

(四)階段性

事業(yè)單位運轉(zhuǎn)分為多個時期，因此產(chǎn)生的文書檔案階段性較強。隨時間發(fā)展，事業(yè)單位的文書檔案內(nèi)容越來越豐富，與單位各時期經(jīng)營狀況息息相關，為避免資料混亂，管理時應按照年份或階段將文書檔案按照順序整理，保障資料的連續(xù)性。

三、文書檔案管理存在的問題及創(chuàng)新途徑

(一)規(guī)范性不足

目前，事業(yè)單位的文書檔案管理工作仍舊較為隨意，許多事業(yè)單位并未建立規(guī)范化的文書檔案管理標準。直接體現(xiàn)主要是文書的目錄設置合理性不足，信息化文書檔案系統(tǒng)也不完善。產(chǎn)生此種情況主要是由于部分事業(yè)單位負責人對文書檔案相關管理工作重視程度不足，仍舊采用傳統(tǒng)的文書管理理念和方法開展相關工作。且文書檔案的管理工作是分布式，檔案信息的傳輸未形成準確理念支持相關工作，由此可見文書檔案管理規(guī)范性不足不僅會延緩事業(yè)單位文書檔案規(guī)范化管理，同時也會對事業(yè)單位整體管理工作的規(guī)范化造成不良影響。

為解決以上情況，事業(yè)單位決策人員和各部門員工需要提高對文書檔案管理工作的重視程度，領導應從自身出發(fā)，樹立強大的文書檔案管理意識，自上而下的引導事業(yè)單位全體員工重視文書檔案管理的相關工作。為提高相關工作的規(guī)范性，事業(yè)單位可以構(gòu)建嚴格的管理制度，在單位內(nèi)部進行宣傳，同時將工作制度和規(guī)范細節(jié)用員工接受程度高的方式進行宣傳，從根本上提升員工對相關工作的重視程度，主動配合文書檔案管理人員開展工作。

以某事業(yè)單位為例，該單位領導通過開會的方式向員工滲透事業(yè)單位文書檔案管理工作的重要性，表達自身對相關工作重視程度的同時潛移默化的對事業(yè)單位員工產(chǎn)生影響。同時，構(gòu)建了較為完善的規(guī)范化文書檔案管理制度，要求全體員工牢記并配合文書檔案管理部門工作。為提升員工對規(guī)章制度的了解程度，該事業(yè)單位領導還將規(guī)章制度編輯成公眾號要求員工熟記，切實提高了事業(yè)單位內(nèi)部的文書檔案管理規(guī)范度。

(二)檔案管理與實際文檔脫節(jié)

在事業(yè)單位的文書檔案管理當中，管理工作與實際的檔案連接不充分是普遍現(xiàn)象，具體體現(xiàn)為大部分事業(yè)單位缺乏專業(yè)的檔案管理人員，由部分員工身兼數(shù)職開展工作，其自身對于文書檔案管理的工作內(nèi)容并不完全了解，導致管理工作質(zhì)量得不到保障，事業(yè)單位的文書檔案實際價值無法發(fā)揮[2]。

為改變上述情況，事業(yè)單位文書檔案管理部門可以將相關工作的展開立足于紙張?zhí)幚淼幕A上，通常情況下事業(yè)單位的文書管理與文書間的工作關系密切。因此，事業(yè)單位必須促進兩者間的聯(lián)系，提高文書工作效率的同時保障文書檔案管理人員能夠完全理解文件內(nèi)容。相關工作展開時應注意，嚴格要求整個過程注重文書檔案管理的實際要求，以及文書檔案的材料收集與分類，同時規(guī)范記錄。除此之外，文書檔案管理人員還應在提交過程中，逐步加深自身對檔案內(nèi)容的理解，明確文書檔案的處理范圍，且為實現(xiàn)文件歸檔和文件標準，文書檔案管理人員也要保證文書工作與文檔管理完全銜接。

(三)檔案檢索質(zhì)量不高

在事業(yè)單位的文書檔案管理工作中，文件的檢索質(zhì)量關系到整個管理工作效率。當今計算機技術(shù)已經(jīng)在事業(yè)單位普及，文書檔案的檢索方式逐漸發(fā)展為兩種，一種為手動檢索，另一種為計算機檢索。但目前部分事業(yè)單位由于不擅長使用計算機檢索，因此主要還是使用手動檢索，導致文書檔案的檢索速度減慢，且計算機管理水平也始終得不到提升。

為切實保障文書檔案檢索質(zhì)量和文書檔案管理的創(chuàng)新，事業(yè)單位可以從以下方向著手：

一是詳細梳理檢查文書檔案，在文件歸檔管理中全面掌握文書檔案的方向和有效時間，并將相關信息記錄，方便后續(xù)工作展開。

二是要注意重新整理組織文書檔案，事業(yè)單位的文書檔案量大且內(nèi)容多有重復，為提高后續(xù)檢索效率，在文書檔案歸檔前，管理人員應先篩查內(nèi)容，將重復內(nèi)容進行簡化，同時將相同類型的文書檔案統(tǒng)一管理。

三是要將文書檔案管理工作細分，事業(yè)單位為保障文書檔案標準化，必須嚴格規(guī)定其規(guī)范性，管理人員在歸檔時應注意保障文書檔案的完整性、規(guī)范性以及連續(xù)性，提高后續(xù)檢索工作的效率。

(四)信息化管理模式運用不足

由于決策人員的不重視，目前大部分事業(yè)單位的文書檔案管理模式存在缺陷，主要表現(xiàn)為檔案管理人員本身并不理解該工作的價值和重要性。且文書檔案主要是為事業(yè)單位內(nèi)部員工服務，因此使用傳統(tǒng)的管理模式難以滿足單位內(nèi)部員工的實際需求，手工管理模式的質(zhì)量難以把控，一旦質(zhì)量下降，容易對文書檔案的對外價值產(chǎn)生影響。

為保障管理模式的有效運用，事業(yè)單位文書檔案管理工作應注意信息創(chuàng)新建設。隨著計算機技術(shù)的迅速發(fā)展普及，事業(yè)單位有必要加強文書檔案管理的信息化建設程度?？梢栽趯嶋H工作中利用大數(shù)據(jù)、計算機技術(shù)等對文書檔案管理工作進行優(yōu)化、存儲、檢索等工作進行優(yōu)化。當下事業(yè)單位的文書檔案存儲方式逐漸由紙質(zhì)文檔轉(zhuǎn)化為電子文檔，因此為與文檔資料的存儲方式一致，管理也應提高計算機技術(shù)的應用，充分利用網(wǎng)絡技術(shù)和檢索技術(shù)幫助文書檔案管理人員提高工作效率，同時質(zhì)量也能夠得到保障。且事業(yè)單位信息化文書檔案管理模式的應用，能夠促使文書檔案的保存更加穩(wěn)定，對管理儲存條件的限制也大幅減少。

(五)檔案管理人員素質(zhì)仍需提升

目前，部分事業(yè)單位的文書檔案管理部門沒有單獨設立，采用的管理方式主要是將文書檔案分配給各部門獨立管理，或指派員工兼任。但事業(yè)單位的文書管理工作復雜性和專業(yè)性高，非專業(yè)的工作人員兼任很難集中精力工作，且兼任員工一般不具備專業(yè)知識，因此事業(yè)單位的文書管理工作創(chuàng)新困難，相關的工作質(zhì)量和效率提升也會受到嚴重阻礙。

為幫助事業(yè)單位文書檔案管理工作創(chuàng)新發(fā)展，事業(yè)單位應注意幫助管理人員提升工作能力。由于文書檔案管理工作最終是由管理人員落實，因此創(chuàng)新的重擔也落在管理人員身上。

以某事業(yè)單位為例，該單位根據(jù)不同階段和類型的文書檔案管理要求有針對性的加強對管理人員能力的培訓，主要內(nèi)容包括，專業(yè)素養(yǎng)、職業(yè)道德、計算機應用等。該事業(yè)單位每季度組織全體文書檔案管理人員參與一次培訓，從多元化、多角度對相關工作展開分析，重點強調(diào)管理人員的信息素質(zhì)，培養(yǎng)方向以計算機應用為主要內(nèi)容，同時以加強文書檔案管理人員的服務意識為輔助，在培訓結(jié)束后及時開展每期一次的能力考核，提供公正的晉升機會，促進管理人員提高工作積極性。該事業(yè)單位的做法有效幫助文書檔案管理人員樹立了創(chuàng)新意識，真正為事業(yè)單位培養(yǎng)綜合型文書檔案管理人員起到了保障作用，切實達到了促進相關工作創(chuàng)新的目的[3]。

四、結(jié)語

綜上所述，事業(yè)單位的文書檔案管理工作時單位管理和發(fā)展體系中不可或缺的一部分，想使相關工作得到創(chuàng)新發(fā)展，需要從多個方面入手，多管齊下的開展工作，最終促使事業(yè)單位得到更好發(fā)展。