金艷

摘要：加強(qiáng)公立醫(yī)院檔案建設(shè)，已成為現(xiàn)階段醫(yī)院管理研究的新課題。興化市人民醫(yī)院注重檔案建設(shè)，嘗試運(yùn)用SWOT分析法對(duì)檔案建設(shè)現(xiàn)狀進(jìn)行系統(tǒng)分析，提出不斷加強(qiáng)醫(yī)院檔案建設(shè)的四種戰(zhàn)略，即：SO戰(zhàn)略（依靠?jī)?nèi)部?jī)?yōu)勢(shì)，抓住外部機(jī)會(huì)）、WO戰(zhàn)略（利用外部機(jī)會(huì)，彌補(bǔ)內(nèi)部劣勢(shì)）、ST戰(zhàn)略（利用自身優(yōu)勢(shì)，避免外部威脅）和WT戰(zhàn)略（克服內(nèi)部弱點(diǎn)，避免外部威脅）。

關(guān)鍵詞：檔案建設(shè)；SWOT分析法；公立醫(yī)院

興化市人民醫(yī)院的前身是成立于1925年的德國(guó)教會(huì)醫(yī)院——興仁醫(yī)院，具有悠久歷史。解放后，經(jīng)過(guò)兩次興建遷移，培育厚植，目前已發(fā)展成為一所在全省縣級(jí)市醫(yī)院中領(lǐng)先的現(xiàn)代化綜合性三級(jí)醫(yī)院。1993年醫(yī)院建立了綜合檔案室，并順利通過(guò)揚(yáng)州市二級(jí)檔案管理驗(yàn)收，1996年順利通過(guò)了省級(jí)檔案管理驗(yàn)收，2007年按照新的星級(jí)標(biāo)準(zhǔn)，又通過(guò)了省一級(jí)三星達(dá)標(biāo)驗(yàn)收。醫(yī)院檔案作為醫(yī)院各項(xiàng)工作的歷史記錄，是一種重要、特殊的信息資源，可為臨床醫(yī)學(xué)提供相應(yīng)的依據(jù)[1]。興化市人民醫(yī)院運(yùn)用SWOT分析法對(duì)醫(yī)院檔案建設(shè)現(xiàn)狀進(jìn)行分析，并提出新形勢(shì)下加強(qiáng)醫(yī)院檔案建設(shè)工作的策略。

一、SWOT分析法

SWOT分析法是美國(guó)舊金山大學(xué)管理學(xué)教授韋里克（H·Weihrich）于20世紀(jì)80年代初提出的，是一種能夠較客觀而準(zhǔn)確地分析和研究一個(gè)單位現(xiàn)實(shí)情況的方法[2]。所謂SWOT分析，就是通過(guò)對(duì)組織的優(yōu)勢(shì)（Strength）、劣勢(shì)（Weakness）、機(jī)會(huì)（Opportunity）、威脅（Threat）的分析，運(yùn)用系統(tǒng)學(xué)原理，將其相互匹配，由此制定或修改組織的經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略，使組織目標(biāo)、管理意識(shí)、經(jīng)營(yíng)方法等適應(yīng)組織及其變化[3]。

二、新形勢(shì)下醫(yī)院檔案建設(shè)現(xiàn)狀的SWOT分析

新形勢(shì)下基于SWOT分析法的興化市人民醫(yī)院檔案建設(shè)現(xiàn)狀如下：

1.內(nèi)部?jī)?yōu)勢(shì)

（1）具有相對(duì)豐富的檔案原始材料

截至2020年5月，興化市人民醫(yī)院綜合檔案室室藏文書(shū)檔案1356卷、13786件，設(shè)備檔案588盒，基建檔案131盒，財(cái)務(wù)檔案13586冊(cè)，實(shí)物檔案146件，照片檔案3089張，人事檔案786份；按年編寫(xiě)了《全宗介紹》《組織沿革》《全引目錄》《案卷目錄》《院級(jí)領(lǐng)導(dǎo)干部一覽表》《內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)一覽表》《發(fā)文匯編》《大事記匯編》等專題匯編，隨著醫(yī)院發(fā)展和等級(jí)醫(yī)院評(píng)審的要求，檔案的類別和數(shù)量還會(huì)有較大增長(zhǎng)。

（2）形成相對(duì)完善的檔案管理制度

興化市人民醫(yī)院檔案室按照市檔案局業(yè)務(wù)要求，根據(jù)檔案工作要求和等級(jí)醫(yī)院評(píng)審需要，建立了醫(yī)院綜合檔案室的各項(xiàng)工作制度和考核制度。例如《興化市人民醫(yī)院綜合檔案室管理制度》《興化市人民醫(yī)院檔案整理歸檔制度》《興化市人民醫(yī)院文書(shū)、醫(yī)療業(yè)務(wù)、教學(xué)類檔案歸檔制度》《興化市人民醫(yī)院設(shè)備檔案歸檔制度》《興化市人民醫(yī)院檔案保密制度》《興化市人民醫(yī)院檔案借閱統(tǒng)計(jì)制度》《興化市人民醫(yī)院檔案鑒定銷毀制度》等。由于醫(yī)院搬遷不久，檔案室設(shè)備較新、環(huán)境較好。

2.內(nèi)部劣勢(shì)

（1）投入不足，信息化水平較低

信息化建設(shè)是整合檔案信息資源、提高檔案服務(wù)效率的重要手段。但由于檔案信息化管理軟硬件配置不到位、格式標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一、工作量大等原因，檔案信息化發(fā)展較為緩慢[4]。隨著電子政務(wù)的推廣，以影像資料形式保存的非紙質(zhì)檔案也越來(lái)越多，如何實(shí)現(xiàn)這些特殊載體檔案的長(zhǎng)期保存和有序有效管理，迫切需要探索和加強(qiáng)。[5]目前，興化市人民醫(yī)院檔案信息化水平較低，基本以紙質(zhì)版檔案為主。未對(duì)歷年的紙質(zhì)檔案進(jìn)行電子化建庫(kù)，缺少檔案利用管理系統(tǒng)，未能實(shí)現(xiàn)檔案的在線歸檔、網(wǎng)絡(luò)借閱等。在檔案利用方面技術(shù)手段缺乏，以人工檢索為主，效率低。原始檔案的利用率、周轉(zhuǎn)率低。

（2）檔案管理意識(shí)淡薄，缺乏專業(yè)的檔案管理人才

醫(yī)院現(xiàn)有職工1347人；專業(yè)技術(shù)人員1137人，高級(jí)技術(shù)人員223人；兼職教授12人，碩士生導(dǎo)師16人；碩士研究生121人，在讀博士4人?！夺t(yī)藥衛(wèi)生檔案管理暫行辦法》中明確規(guī)定，設(shè)檔案科室的，應(yīng)配備工作人員3—6人。但是，醫(yī)院檔案室目前只配備了兩名專職檔案工作人員（其中一名為退休返聘人員），人力資源配備明顯不足，并且因檔案工作人員年齡老化，未能系統(tǒng)了解和掌握信息知識(shí)與技術(shù)。醫(yī)院對(duì)檔案管理工作缺乏足夠的重視，未能深入認(rèn)識(shí)到檔案工作對(duì)醫(yī)院發(fā)展的促進(jìn)作用，檔案管理觀念淡薄，缺乏對(duì)檔案管理工作的設(shè)計(jì)和規(guī)劃，更沒(méi)有在醫(yī)院醫(yī)療信息化建設(shè)如火如荼的進(jìn)程中，注意到檔案信息化工作的短板。

（3）檔案管理體系不夠完善

醫(yī)院檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組以及檔案網(wǎng)絡(luò)化管理等的職能未發(fā)揮，未定期召開(kāi)領(lǐng)導(dǎo)小組會(huì)議研究檔案工作，檔案網(wǎng)絡(luò)化管理框架多年未調(diào)整，也未覆蓋至各科室。未成立檔案鑒定、銷毀等工作小組。

3.外部機(jī)會(huì)

（1）政策支持為醫(yī)院建設(shè)提供了指引

2014年，興化市人民醫(yī)院成功跨入三級(jí)醫(yī)院行列，實(shí)現(xiàn)了二晉三的突破，醫(yī)院發(fā)展邁入新時(shí)代。等級(jí)醫(yī)院評(píng)審細(xì)則對(duì)三級(jí)醫(yī)院檔案建設(shè)提出了更高的要求，醫(yī)院已于2018年12月順利接受等級(jí)醫(yī)院評(píng)審，被納入三級(jí)乙等醫(yī)院管理。醫(yī)院的發(fā)展平臺(tái)更廣闊，檔案建設(shè)與管理工作大有可為。

（2）信息化水平提升為醫(yī)院檔案建設(shè)提供了保障

5G、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、文書(shū)掃描、文檔OCR、網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)、客戶端BS架構(gòu)、服務(wù)器虛擬化等信息化技術(shù)的迅速發(fā)展，為醫(yī)院檔案信息化水平提升提供了可能和保障。隨著信息化整體水平的提高，存檔歸檔的醫(yī)院檔案內(nèi)容和形式趨向多樣化、豐富化，這更需要醫(yī)院對(duì)原有的品種單一的紙質(zhì)檔案進(jìn)行擴(kuò)展，以形成存儲(chǔ)音頻、視頻等多種類檔案的新時(shí)代綜合檔案室。

4.外部威脅

（1）存儲(chǔ)介質(zhì)存在不穩(wěn)定性

現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案在存儲(chǔ)、保管、利用的過(guò)程中，存在著很大的破損、缺失風(fēng)險(xiǎn)，易導(dǎo)致原始檔案的滅失，信息化建設(shè)過(guò)程中需要存儲(chǔ)介質(zhì)，而存儲(chǔ)介質(zhì)存在一定的不穩(wěn)定性，易導(dǎo)致信息泄露。

（2）檔案信息化建設(shè)與管理法律法規(guī)尚不健全

信息化技術(shù)發(fā)展迅速，但是相關(guān)法律法規(guī)的制定存在一定的滯后性，導(dǎo)致醫(yī)院檔案信息化建設(shè)與管理的各項(xiàng)規(guī)章制度相對(duì)滯后。

三、醫(yī)院檔案工作發(fā)展戰(zhàn)略與對(duì)策措施

基于以上分析，遵循“發(fā)揮優(yōu)勢(shì)，克服劣勢(shì)，把握機(jī)會(huì)，化解威脅，揚(yáng)長(zhǎng)避短，趨利避害”原則，基于SO戰(zhàn)略（依靠?jī)?nèi)部?jī)?yōu)勢(shì)，抓住外部機(jī)會(huì)）、WO戰(zhàn)略（利用外部機(jī)會(huì)，彌補(bǔ)內(nèi)部劣勢(shì)）、ST戰(zhàn)略（利用自身優(yōu)勢(shì)，避免外部威脅）和WT戰(zhàn)略（克服內(nèi)部弱點(diǎn)，避免外部威脅）四種戰(zhàn)略，興化市人民醫(yī)院對(duì)檔案建設(shè)與管理提出了對(duì)策措施。

1. SO戰(zhàn)略

SO戰(zhàn)略是在整個(gè)戰(zhàn)略分析中想要達(dá)到的最理想的態(tài)勢(shì)。要充分發(fā)揮醫(yī)院具有相對(duì)豐富的紙質(zhì)檔案、相對(duì)完善的檔案管理制度、檔案室設(shè)備較新、環(huán)境較好等內(nèi)部?jī)?yōu)勢(shì)，抓住政策支持、新醫(yī)改和等級(jí)醫(yī)院評(píng)審等機(jī)遇，利用信息化技術(shù)應(yīng)用完善等外部機(jī)會(huì)。興化市人民醫(yī)院逐步提升檔案信息化水平，為檔案室配備先進(jìn)的掃描設(shè)備，同時(shí)將前期紙質(zhì)檔案的電子化外包給業(yè)務(wù)公司，在醫(yī)院檔案工作人員的指引下，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化。在文字資料電子化存檔的同時(shí)，醫(yī)院印發(fā)了《興化市人民醫(yī)院關(guān)于進(jìn)一步規(guī)范公文收文辦理工作的通知》，要求各科室規(guī)范提供音頻、視頻、圖像等多媒體數(shù)據(jù)信息的記錄，通過(guò)升級(jí)檔案管理信息系統(tǒng)，大力推動(dòng)在線數(shù)據(jù)電子化自動(dòng)歸檔。為提高檔案人員的工作效率，避免重復(fù)勞動(dòng)，運(yùn)用檔案管理信息系統(tǒng)的云存儲(chǔ)功能提供快速、可靠的查詢等共享服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案利用效益最大化。

2. WO戰(zhàn)略

WO戰(zhàn)略是指在醫(yī)院檔案建設(shè)過(guò)程中，充分利用政策支持和等級(jí)醫(yī)院評(píng)審需要等外部機(jī)會(huì)，彌補(bǔ)檔案信息化水平較低、缺乏專業(yè)的檔案管理人才、管理意識(shí)不強(qiáng)等內(nèi)部劣勢(shì)。一是爭(zhēng)取資金支持。利用政府支持信息化進(jìn)程的外部機(jī)遇和等級(jí)醫(yī)院評(píng)審亟需信息化建設(shè)等情況，爭(zhēng)取更多的政府資金支持，醫(yī)院目前已獲得了院部的資金支持。二是引進(jìn)檔案專業(yè)管理人才。提請(qǐng)?jiān)侯I(lǐng)導(dǎo)重視檔案工作，積極上報(bào)年度檔案人才需求計(jì)劃，適當(dāng)引進(jìn)專業(yè)檔案管理人員，充實(shí)信息化從業(yè)人員到檔案管理人才隊(duì)伍中。目前，興化市人民醫(yī)院檔案室工作人員招聘已得到批準(zhǔn)，正在實(shí)施。三是未雨綢繆，高度重視檔案信息安全管理。大數(shù)據(jù)時(shí)代醫(yī)院檔案管理需要重視信息安全，既要具備完善的醫(yī)院檔案信息硬件設(shè)施，配備檔案掃描設(shè)備及電腦，又要強(qiáng)化醫(yī)院網(wǎng)絡(luò)及數(shù)據(jù)的安全保護(hù)，升級(jí)檔案管理信息系統(tǒng)。

3. ST戰(zhàn)略

ST戰(zhàn)略是指在現(xiàn)有的醫(yī)院檔案管理中，具有相對(duì)豐富的紙質(zhì)檔案、相對(duì)完善的檔案管理制度、檔案室設(shè)備較新、環(huán)境較好等自身優(yōu)勢(shì)，要避免原始檔案滅失、信息泄露等外部威脅。在日常檔案管理中，興化市人民醫(yī)院不斷健全檔案管理工作制度和必要的監(jiān)督機(jī)制，成立了醫(yī)院檔案鑒定、銷毀等工作小組，以制度約束檔案工作人員的行為。同時(shí)，嚴(yán)格執(zhí)行醫(yī)院現(xiàn)有的各項(xiàng)檔案管理制度，提高檔案管理者的安全防范意識(shí)，及時(shí)做好檔案的整理、歸檔、借閱的登記，檔案庫(kù)房嚴(yán)格按照“防高溫、防潮濕、防盜、防火、防霉菌、防光、防塵、防蟲(chóng)”的“八防”要求[6]，確保檔案實(shí)體完好無(wú)損，未發(fā)生涂改、丟失或擅自銷毀檔案等行為，保護(hù)好原始檔案的安全。

4. WT戰(zhàn)略

WT戰(zhàn)略是指在醫(yī)院檔案建設(shè)與管理的過(guò)程中，克服投入不足、檔案的信息化水平相對(duì)較低、對(duì)檔案管理的重視程度不足、人力資源配置不足、缺乏專業(yè)的檔案管理人才等內(nèi)部弱點(diǎn)，避免檔案信息泄露、相關(guān)法律法規(guī)相對(duì)滯后等威脅。興化市人民醫(yī)院將進(jìn)一步推進(jìn)檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)，通過(guò)更新升級(jí)檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)與全院各部門(mén)各項(xiàng)業(yè)務(wù)系統(tǒng)的互聯(lián)互通，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享；進(jìn)一步提高各種類型檔案的智能化、規(guī)范化管理程度，特別要加強(qiáng)對(duì)電子類、數(shù)碼影像類等新型檔案載體保存規(guī)范的研究探索，保障新型檔案保存的長(zhǎng)久性和安全性[7]；充分利用檔案信息資源，切實(shí)推進(jìn)院務(wù)公開(kāi)、黨務(wù)公開(kāi)等信息化工作，利用信息技術(shù)，發(fā)揮檔案對(duì)黨務(wù)、政務(wù)工作的指導(dǎo)作用。通過(guò)信息化技術(shù)工具的運(yùn)用實(shí)現(xiàn)檔案管理水平的提升，通過(guò)相關(guān)信息安全及隱私保護(hù)的培訓(xùn)增強(qiáng)醫(yī)院檔案信息的安全性。

在國(guó)家大力推進(jìn)縣級(jí)基層醫(yī)院綜合能力提升的大形勢(shì)下，興化市人民醫(yī)院面臨著巨大的發(fā)展機(jī)遇與挑戰(zhàn)。醫(yī)院的檔案管理工作必須適應(yīng)新時(shí)代的要求，更好地滿足醫(yī)院發(fā)展的需要，這要求醫(yī)院檔案管理者和相關(guān)從業(yè)人員轉(zhuǎn)變管理觀念，在進(jìn)一步完善醫(yī)院檔案制度的基礎(chǔ)上，切實(shí)做好統(tǒng)籌規(guī)劃，逐步推進(jìn)醫(yī)院檔案的信息化建設(shè)，切實(shí)提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，確保檔案管理工作有條不紊地進(jìn)行，推動(dòng)醫(yī)院快速、高效發(fā)展。

注釋與參考文獻(xiàn)

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