文/中億豐建設(shè)集團(tuán)股份有限公司 錢麗銘

隨著傳統(tǒng)人力資源管理的不斷發(fā)展，企業(yè)從最初的高度模糊管理模式朝著精細(xì)化管理模式發(fā)展，其中人事檔案管理作為人力資源管理的核心和重要組成部分，在人力資源管理中發(fā)揮著重要作用。在不少企業(yè)中，對人事檔案管理缺乏重視，人事檔案價(jià)值無法體現(xiàn)，因此需要提高對人事檔案管理工作重要性認(rèn)識，對檔案管理工作進(jìn)行規(guī)范，使檔案管理制度不斷完善，并在企業(yè)員工入職、提拔及退休等關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)上充分發(fā)揮其價(jià)值和作用。

一、現(xiàn)代人力資源管理和人事檔案管理的聯(lián)系

人力資源管理主要針對人力資源的合理開發(fā)、配置、利用和生產(chǎn)進(jìn)行研究，使企業(yè)預(yù)期目標(biāo)得以實(shí)現(xiàn)，其中需要涉及的領(lǐng)域和學(xué)科包括了社會(huì)學(xué)、人類學(xué)、心理學(xué)以及管理學(xué)等，在企業(yè)的人員崗前培訓(xùn)、崗位規(guī)劃、選拔錄用，并對業(yè)績考核的計(jì)劃、協(xié)調(diào)、組織以及控制的活動(dòng)過程進(jìn)行組織和管理。

作為管理工作的重要核心，人是企業(yè)發(fā)展的重要基礎(chǔ)，也是管理的主客體。隨著市場競爭的日益激烈，其實(shí)質(zhì)也是人才的競爭，由于人才的流動(dòng)不斷加大，因此不少企業(yè)對人力資源管理越來越重視，甚至目前企業(yè)的人力資源管理水平直接影響和決定著企業(yè)未來的發(fā)展高度。

在人力資源管理中，人事檔案作為員工個(gè)人信息儲(chǔ)存的重要載體，能夠?yàn)槠髽I(yè)對員工進(jìn)行了解、考察、安置、錄用等提供重要參考依據(jù)。同時(shí)人事檔案也是企業(yè)檔案的重要組成部分，有利于人力資源管理各項(xiàng)職能的充分發(fā)揮，并進(jìn)一步促進(jìn)人力資源的有效開發(fā)和利用。主要體現(xiàn)在：人力資源內(nèi)在效力的充分發(fā)揮；人力資源的科學(xué)配置的有效推動(dòng)；科學(xué)預(yù)測人力資源等。因此人事檔案管理與人力資源管理需要同步發(fā)展，形成統(tǒng)一的整體。

二、加強(qiáng)人事檔案管理的重要性分析

企業(yè)在長期人事管理活動(dòng)中，通過對活動(dòng)過程進(jìn)行記錄，從而形成了人事檔案，對內(nèi)部員工的工作表現(xiàn)、工作技能、工作經(jīng)歷、德行、工作業(yè)績、學(xué)歷背景等進(jìn)行記錄和反映。加強(qiáng)人事檔案管理工作，有利于充分發(fā)揮檔案資料的信息服務(wù)和查詢等功能，為企業(yè)人才配置和規(guī)劃提供可靠的參考依據(jù)，對現(xiàn)代人力資源工作的有效開展起到促進(jìn)作用。目前不少企業(yè)單位為了使企業(yè)整體管理水平有效提高，對人事檔案加強(qiáng)管理和利用，對所有職工的工作能力、知識水平、年齡、個(gè)人素養(yǎng)、工作經(jīng)驗(yàn)等基本信息進(jìn)行了解和掌握，對人力資源進(jìn)行合理配置，使工作效率和質(zhì)量有效提高。另外加強(qiáng)人事檔案管理工作，能夠清楚掌握目前人力資源狀況，有利于人才的適時(shí)適度招聘與引進(jìn)，進(jìn)一步促進(jìn)企業(yè)發(fā)展。

三、現(xiàn)代人力資源管理中人事檔案管理存在的問題分析

（一）管理手段不足。不少企業(yè)由于各種因素的影響，如人事專員業(yè)務(wù)能力不足，檔案人員兼職多，職責(zé)松懈，對人事檔案管理缺乏足夠的專業(yè)知識積累，導(dǎo)致部分管理工作仍采用傳統(tǒng)手工模式，主要體現(xiàn)在職工的人事資料、信息等還采用紙質(zhì)材料進(jìn)行記錄，并用紙質(zhì)檔案袋進(jìn)行儲(chǔ)存和保管，在后期使用借閱時(shí)，在檔案室對其進(jìn)行查閱、審核等。但隨著企業(yè)的發(fā)展，以及紙質(zhì)資料長時(shí)間的存放會(huì)出現(xiàn)變黃、霉變、蟲蛀等情況，對檔案資料造成一定的損壞，或因人為因素等使檔案資料出現(xiàn)遺失、不完整等情況，使檔案管理的安全性和完善性受到極大影響，甚至?xí)o企業(yè)帶來無法估量的損失。

（二）綜合素質(zhì)較低。隨著信息化技術(shù)的發(fā)展，傳統(tǒng)檔案管理模式逐漸引入信息化技術(shù)，傳統(tǒng)的紙質(zhì)、音像等媒介手段、保存手段已由計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等所取代，紙質(zhì)資料也發(fā)展成電子數(shù)據(jù)。在人事檔案管理模式的改進(jìn)和發(fā)展中，一方面需要企業(yè)管理者轉(zhuǎn)變管理思路和理念，跟得上時(shí)代對檔案管理專業(yè)指導(dǎo)不斷創(chuàng)新的步伐；另一方面需要管理人員提高綜合素質(zhì)。目前不少企業(yè)的人事檔案工作人員采用兼職的方式，不僅相關(guān)檔案管理知識不足，而且相應(yīng)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)也極為缺乏，導(dǎo)致檔案工作人員無法適應(yīng)現(xiàn)代化人事檔案管理工作的開展需求。

（三）管理工作缺乏規(guī)范性。目前不少企業(yè)單位在人事檔案管理方面缺乏規(guī)范化，人員流動(dòng)變化較大，管理工作往往隨意性較強(qiáng)，同時(shí)由于對檔案軟硬件建設(shè)和配備、工作人員配置等缺乏重視，使人事檔案管理無法全面、客觀、真實(shí)地對企業(yè)單位內(nèi)部各崗位員工的真實(shí)活動(dòng)進(jìn)行反映和評價(jià)，導(dǎo)致其實(shí)用性、記錄性下降。

四、人事檔案管理工作的有效改進(jìn)策略

（一）建立完善人事檔案管理制度，在提拔、退休、入職等重要節(jié)點(diǎn)上進(jìn)行檔案專項(xiàng)核查。在人事檔案管理中，需要對管理制度進(jìn)行健全和完善，并建立查詢資料庫，有利于快速定位和查詢，操作更加簡單快捷，從而使檔案的分類存放和精準(zhǔn)查閱得以實(shí)現(xiàn)。其中需要將在職人員檔案與非在職人員檔案進(jìn)行分開管理，在職人員檔案應(yīng)對員工的入職、提拔等環(huán)節(jié)加強(qiáng)重視，在制度建設(shè)完善的基礎(chǔ)上，通過人事檔案管理力度的加強(qiáng)，使對人才的培養(yǎng)和選拔得到重視；非在職人員中需要對離職、退養(yǎng)病休、退休、去世等信息進(jìn)行細(xì)分，妥善保管。這類檔案很多會(huì)出現(xiàn)資料不全、重復(fù)補(bǔ)充的處境，降低了工作效率，相關(guān)檔案工作人員應(yīng)不斷提高自身專業(yè)知識及相應(yīng)的崗位服務(wù)理念，更好地適應(yīng)新形勢下檔案管理工作發(fā)展的需求。另外人事檔案管理工作應(yīng)對在職人員檔案和非在職人員檔案管理工作中的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)加強(qiáng)重點(diǎn)核查，進(jìn)行統(tǒng)一管理，并不斷創(chuàng)新和完善，有效提升人事檔案管理水平。

（二）人事檔案分類系統(tǒng)規(guī)范化?，F(xiàn)代人力資源管理工作在人事檔案內(nèi)容方式上與傳統(tǒng)人事管理存在著較大差異，要求檔案內(nèi)容盡可能完整、詳盡，有利于領(lǐng)導(dǎo)對員工各方面情況進(jìn)行全面了解和掌握。在信息內(nèi)容收集時(shí)，還需要對定量信息和定性信息進(jìn)行充分結(jié)合，提高人事檔案內(nèi)容的有效性和新穎性。在進(jìn)行人事檔案管理時(shí)，應(yīng)對已有信息盡可能保留，對相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行及時(shí)補(bǔ)充和更新，對無意義、多余的信息進(jìn)行刪除，并對有意義的信息及時(shí)進(jìn)行添加。通過檔案信息內(nèi)容的及時(shí)更新，能夠?qū)T工個(gè)人的思想水平及政治態(tài)度予以體現(xiàn)，同時(shí)還能對此人的學(xué)識、性格、工作能力、興趣等進(jìn)行綜合反映，對員工進(jìn)行工作業(yè)績、榮譽(yù)稱號、保險(xiǎn)、創(chuàng)造發(fā)明以及職稱評定等活動(dòng)中提供重要的參考依據(jù)。另外檔案內(nèi)容應(yīng)對定性與定量信息的有效結(jié)合加強(qiáng)重視，不斷提高人事檔案信息的操作性和規(guī)范化，為人力資源管理工作的有序開展提供便利。

（三）加快管理現(xiàn)代化進(jìn)程。目前我國企事業(yè)單位改革的持續(xù)深入，結(jié)構(gòu)不斷多樣化，傳統(tǒng)人事檔案管理模式已明顯出現(xiàn)不適應(yīng)性，因此信息化及現(xiàn)代化管理模式的引入勢在必行。為了有效避免手工處理方式中普遍存在的出錯(cuò)率高、查找資料不便等問題，需要加強(qiáng)信息化建設(shè)，對管理理念和管理模式進(jìn)行更新，使人事檔案管理的高效率與科學(xué)化得以實(shí)現(xiàn)。

在企業(yè)現(xiàn)代人力資源管理中，需要通過現(xiàn)代化技術(shù)手段的引入，使人事檔案管理能夠更好地滿足企業(yè)發(fā)展的實(shí)際需要，使人事檔案管理水平和效率大幅度提高。在企業(yè)人力資源管理系統(tǒng)中，首先硬件方面需要添加打印機(jī)、掃描儀、復(fù)印機(jī)、刻錄機(jī)等設(shè)備對傳統(tǒng)的辦公方式進(jìn)行有效補(bǔ)充，使用數(shù)據(jù)化實(shí)現(xiàn)自由轉(zhuǎn)換。同時(shí)從環(huán)境硬件出發(fā)，還需要對空調(diào)系統(tǒng)、去濕機(jī)、吸塵器、溫度計(jì)等設(shè)備進(jìn)行設(shè)置，使檔案管理環(huán)境始終保持理想狀態(tài)，確保紙質(zhì)資料儲(chǔ)存的安全性。在管理軟件方面，需要通過充分利用計(jì)算機(jī)軟件、智能化程序、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)、云存儲(chǔ)等先進(jìn)信息化技術(shù)，對電子信息系統(tǒng)進(jìn)行構(gòu)建，從而使整體技術(shù)建設(shè)效果有效提高。另外相關(guān)人員在進(jìn)行信息化操作時(shí)，依托各類計(jì)算機(jī)軟件，對檔案資料進(jìn)行分類、歸檔、立卷、使用等，同時(shí)結(jié)合檔案資料的數(shù)據(jù)庫建設(shè)，有效促進(jìn)人事檔案信息化建設(shè)的不斷升級。最后利用先進(jìn)技術(shù)的嚴(yán)謹(jǐn)性和科學(xué)性，通過計(jì)算機(jī)數(shù)字化存儲(chǔ)軟件程序的運(yùn)用，使檔案資料規(guī)范化調(diào)整得以實(shí)現(xiàn)，檔案資料使用時(shí)間與服務(wù)效果得以有效延長和提高。

（四）人事檔案的數(shù)字化與外包。目前不少企事業(yè)單位采取了人事檔案外包的方式進(jìn)行管理。由于外包公司作為從事數(shù)字化加工服務(wù)的專業(yè)公司，其服務(wù)人員具有專業(yè)技能和從業(yè)經(jīng)驗(yàn)，能夠確保檔案管理工作的高效性，能夠完成檔案數(shù)字化加工外包全過程的技術(shù)和管理工作，如：數(shù)據(jù)掛接、高清圖像制作、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、系統(tǒng)運(yùn)行與維護(hù)、備份等技術(shù)，使檔案部門缺乏數(shù)字化所需技術(shù)問題得以解決。由于公司性質(zhì)及管理體系等因素的影響，外包公司加工周期較短、工作效率較高，不僅能夠?yàn)闄n案工作人員進(jìn)行現(xiàn)場學(xué)習(xí)提供良好的機(jī)會(huì)，還能促進(jìn)工作人員對檔案數(shù)字化及其他相關(guān)技術(shù)的有效掌握，并使人員外出培訓(xùn)費(fèi)用及時(shí)間得以節(jié)約，為人事檔案全面數(shù)字化奠定良好的基礎(chǔ)。

五、結(jié)語

人事檔案管理在現(xiàn)代人力資源管理中的重要性日益凸現(xiàn)，同時(shí)人事檔案管理人員需要提高自身認(rèn)識，對工作理念進(jìn)行更新，加強(qiáng)現(xiàn)代化信息技術(shù)的運(yùn)用，對人事檔案管理制度進(jìn)行健全和完善，使人事檔案管理水平有效提升，進(jìn)一步促進(jìn)人力資源管理的良性發(fā)展。