文/濟(jì)寧市精神病防治院人力資源部 劉新陽(yáng)

檔案管理是醫(yī)院的主要管理工作之一，而醫(yī)院的檔案則主要記錄醫(yī)院的日常工作和發(fā)展建設(shè)過(guò)程，通過(guò)有效的管理可以方便人員進(jìn)行查詢，因此檔案管理是醫(yī)院的重要工作內(nèi)容。醫(yī)院通過(guò)建立起有序、合理的檔案管理體系，可以為相關(guān)的臨床醫(yī)師治療工作提供重要的參考依據(jù)，而且還能夠幫助醫(yī)師掌握疾病史、手術(shù)史等，從而方便我國(guó)對(duì)各類疾病和人口質(zhì)量等進(jìn)行有效統(tǒng)計(jì)和總結(jié)。然而現(xiàn)階段，醫(yī)院的檔案管理形式具有多樣化的特點(diǎn)，相關(guān)工作人員的任務(wù)量較重。雖然目前已有很多醫(yī)院加大了對(duì)檔案管理工作的重視，并采取了有效的對(duì)策，但仍有醫(yī)院的檔案管理工作存在一些問(wèn)題，而這些問(wèn)題的存在也影響了醫(yī)院的日常運(yùn)營(yíng)，不僅無(wú)法充分發(fā)揮出檔案管理在臨床治療中的作用，而且也使得檔案管理工作的難度在不斷增大，進(jìn)而加大了醫(yī)院的負(fù)擔(dān)。所以，醫(yī)院應(yīng)對(duì)自身的檔案管理工作進(jìn)行完善，并針對(duì)檔案管理工作存在的問(wèn)題進(jìn)行分析，從而找到明確的改進(jìn)思路，提高自身的檔案管理水平。

一、新醫(yī)改背景下完善醫(yī)院檔案管理工作的意義

醫(yī)院是維護(hù)人們身體健康和保護(hù)人民生命安全的重要機(jī)構(gòu)，因此醫(yī)院應(yīng)該保持良好的工作狀態(tài)，從而更好地保障人民群眾的健康。在醫(yī)院的日常工作當(dāng)中，檔案管理是十分重要的一項(xiàng)內(nèi)容。醫(yī)院不僅需要對(duì)患者做好相關(guān)的診療和護(hù)理工作，還需要將相關(guān)工作內(nèi)容進(jìn)行歸檔，并有效管理。通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的檔案管理工作，可以使醫(yī)院的工作效率和工作質(zhì)量得到明顯的提升。我們應(yīng)該明確醫(yī)院的檔案管理工作并非是獨(dú)立存在的，它對(duì)于醫(yī)院開展工作具有十分重要的意義，也對(duì)醫(yī)院開展醫(yī)療服務(wù)、后勤安排工作等具有重要的參考價(jià)值。在信息化時(shí)代，電子數(shù)據(jù)已經(jīng)逐步取代了醫(yī)院傳統(tǒng)的手工病例記錄，這使得醫(yī)療工作在開展過(guò)程中可以減少反復(fù)的手寫報(bào)告，并通過(guò)計(jì)算機(jī)來(lái)完成對(duì)病人的周期性觀察，這樣可以有效節(jié)約醫(yī)療人員的工作時(shí)間，并強(qiáng)化以醫(yī)療為中心的工作重心。而新醫(yī)改背景下，對(duì)醫(yī)院的檔案管理工作提出了更高的要求，需要相關(guān)負(fù)責(zé)人明確檔案管理涉及日常工作當(dāng)中的重要內(nèi)容，只有進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理工作，并提升檔案質(zhì)量，才能夠有效發(fā)揮出檔案自身的價(jià)值，并使其在醫(yī)學(xué)診療當(dāng)中發(fā)揮作用，緩解醫(yī)生的診療任務(wù)壓力，提升臨床的治療效果，并全面提高醫(yī)院的服務(wù)質(zhì)量。由此我們也可以看出，醫(yī)院檔案管理工作的完善，在新醫(yī)改背景下對(duì)醫(yī)院自身的發(fā)展具有十分重要的意義。

二、醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)狀

（一）對(duì)檔案管理工作的重視程度不夠。隨著醫(yī)療技術(shù)水平的不斷提升，多數(shù)醫(yī)院在開展檔案管理工作時(shí)往往會(huì)引進(jìn)一些全新的技術(shù)，并采取相應(yīng)的管理措施，從而使檔案管理工作的質(zhì)量得到明顯的提升。但仍有一些醫(yī)院在這一過(guò)程當(dāng)中，沒(méi)有對(duì)檔案管理工作產(chǎn)生足夠的重視，也沒(méi)有對(duì)其進(jìn)行精細(xì)化的管理，進(jìn)而導(dǎo)致檔案存檔等過(guò)程十分混亂。此外，有一些工作人員的專業(yè)素養(yǎng)相對(duì)較低，對(duì)檔案管理工作沒(méi)有產(chǎn)生足夠的重視，認(rèn)為該項(xiàng)工作的開展和醫(yī)院的整體運(yùn)營(yíng)不發(fā)生關(guān)系，進(jìn)而在工作當(dāng)中敷衍了事、態(tài)度懶散，沒(méi)有履行自身的職責(zé)，再加上缺少相關(guān)的管理人才，因此無(wú)法有效開展檔案管理工作。

（二）沒(méi)有制定出完善的檔案管理制度。在醫(yī)院檔案管理工作當(dāng)中，由于缺乏完善的檔案管理制度，進(jìn)而導(dǎo)致企業(yè)檔案管理工作在開展過(guò)程中存在相應(yīng)的問(wèn)題。由于目前一些醫(yī)院沒(méi)有完善自身的檔案管理制度，因此在對(duì)檔案進(jìn)行查閱時(shí)沒(méi)有明確相關(guān)的手續(xù)，進(jìn)而導(dǎo)致檔案管理工作當(dāng)中缺少監(jiān)管，容易導(dǎo)致重要的管理信息發(fā)生泄漏，進(jìn)而給醫(yī)院和患者帶來(lái)巨大的損失。同時(shí)由于管理制度的缺陷，也使得醫(yī)院的檔案管理工作人員在具體的工作中存在著職責(zé)分配不夠明確的問(wèn)題，而且還缺少檔案管理主體。多數(shù)醫(yī)院的檔案管理工作是由多個(gè)部門聯(lián)合完成的，由于部門之間缺乏有效的配合以及溝通交流，因此往往會(huì)導(dǎo)致檔案的歸檔不夠及時(shí)，記錄不夠準(zhǔn)確，從而降低了檔案管理工作的質(zhì)量。此外，還有一些醫(yī)院采用人工記錄的方式來(lái)進(jìn)行檔案錄入，而這種紙質(zhì)的檔案形式也使得檔案管理工作的保管具有較大的難度，而且在檔案的查詢和利用方面存在著一些不便。

（三）工作人員的專業(yè)素質(zhì)有待提高。多數(shù)醫(yī)院在自身的發(fā)展過(guò)程當(dāng)中，由于很多原因?qū)е聶n案管理工作不夠規(guī)范。而且由于受到傳統(tǒng)管理理念的影響，導(dǎo)致一些醫(yī)院缺少專業(yè)的檔案管理工作人員，這也使得其檔案管理工作不夠完善。首先，對(duì)于醫(yī)院已有的檔案管理工作人員來(lái)說(shuō)，其在進(jìn)行檔案管理工作前并不具備相關(guān)的專業(yè)知識(shí)，而且在開展工作的過(guò)程中，醫(yī)院沒(méi)有對(duì)其進(jìn)行相關(guān)的技能培訓(xùn)，進(jìn)而導(dǎo)致該部分人員在實(shí)際的工作當(dāng)中遇到許多困難，使檔案管理工作的效率有所降低，相關(guān)檔案資料的準(zhǔn)確性和可靠性受到影響。其次，還有一些工作人員對(duì)于檔案管理工作沒(méi)有產(chǎn)生足夠的重視，在工作中缺少責(zé)任感和使命感，沒(méi)有對(duì)工作做好相應(yīng)的規(guī)劃，而且也沒(méi)有主動(dòng)學(xué)習(xí)相關(guān)工作技能和掌握先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，從而使得檔案管理工作的開展無(wú)法有效發(fā)揮出自身的作用。

三、新醫(yī)改背景下醫(yī)院檔案管理工作的改進(jìn)思路

（一）制定完善的檔案管理制度。在新醫(yī)改背景下，醫(yī)院應(yīng)該完善自身的檔案管理工作，對(duì)此必須要制定完善的檔案管理制度。醫(yī)院應(yīng)通過(guò)明確檔案管理的主體以及相關(guān)的責(zé)任人，從而制定出檔案歸檔范圍，規(guī)范相關(guān)的管理行為，做好檔案的收集、整理和歸納等工作，并在檔案管理的過(guò)程中運(yùn)用電子備份、掃描錄入等方式來(lái)完善檔案的錄入內(nèi)容，科學(xué)地為其編制相關(guān)的目錄索引，再利用信息化技術(shù)對(duì)檔案資源進(jìn)行有效的數(shù)據(jù)化管理，從而提升檔案管理工作的質(zhì)量。同時(shí)，醫(yī)院通過(guò)制定完善的檔案管理制度，還能夠形成現(xiàn)代化管理的檔案管理工作體系，在明確責(zé)任主體的前提下，開展檔案管理的監(jiān)督工作，并通過(guò)考核責(zé)任主體來(lái)提升管理工作的責(zé)任意識(shí)，進(jìn)一步完善新醫(yī)改背景下的醫(yī)院檔案管理工作。

（二）加強(qiáng)醫(yī)院人才培養(yǎng)和招聘工作。在新醫(yī)改背景下，醫(yī)院為提升自身的工作質(zhì)量和發(fā)展水平，應(yīng)該對(duì)檔案管理工作加大重視，并做好人才的引進(jìn)和培養(yǎng)工作。首先在檔案館招聘的過(guò)程中，醫(yī)院可以將招聘門檻和入職待遇進(jìn)行適當(dāng)?shù)奶嵘?，從而吸引更多的?yōu)秀人才。而對(duì)于醫(yī)院目前已有的檔案管理工作人員，應(yīng)該定期對(duì)其進(jìn)行培訓(xùn)，并強(qiáng)化工作人員的思想認(rèn)識(shí)，使其了解到檔案管理工作的重要性，提高自身的認(rèn)知水平，并掌握相關(guān)的專業(yè)知識(shí)和專業(yè)技能。醫(yī)院應(yīng)在培訓(xùn)工作結(jié)束后，根據(jù)相關(guān)培訓(xùn)內(nèi)容來(lái)對(duì)管理工作人員進(jìn)行考核，而且還應(yīng)該健全自身的獎(jiǎng)懲機(jī)制，以此調(diào)動(dòng)其工作人員的積極性，激發(fā)人員的工作熱情，使其可以更好地參與到檔案管理工作當(dāng)中，全面提升業(yè)務(wù)水平，使醫(yī)院檔案管理工作更加規(guī)范化和科學(xué)化。

（三）醫(yī)院應(yīng)對(duì)檔案管理工作加大重視，并為其投入適當(dāng)?shù)馁Y金。醫(yī)院應(yīng)該加大對(duì)檔案管理工作的重視，不僅要在人才和管理制度方面對(duì)其進(jìn)行完善，還應(yīng)該加大對(duì)檔案管理工作的資金投入力度。對(duì)此醫(yī)院可以根據(jù)自身的實(shí)際情況，合理對(duì)檔案管理工作提供幫助，如在檔案管理工作的開展過(guò)程中，相關(guān)設(shè)備出現(xiàn)了老化等現(xiàn)象，醫(yī)院通過(guò)投入相應(yīng)的資金可以進(jìn)一步提升計(jì)算機(jī)系統(tǒng)。同時(shí)醫(yī)院的相關(guān)工作人員還應(yīng)定期對(duì)電腦運(yùn)行情況進(jìn)行檢查，并做好評(píng)估和維護(hù)，以此來(lái)確保檔案管理系統(tǒng)的有效運(yùn)行。醫(yī)院還應(yīng)引進(jìn)先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)和借鑒相關(guān)的成功經(jīng)驗(yàn)，以此來(lái)有效地完善自身的檔案管理工作。應(yīng)制定科學(xué)合理的檔案管理工作流程，從而有效緩解工作人員的壓力，提升檔案管理工作的質(zhì)量。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，檔案管理工作是醫(yī)院管理工作的重要內(nèi)容之一，而且對(duì)于醫(yī)院自身的發(fā)展具有十分重要的作用，為了能夠更好地適應(yīng)新醫(yī)療體制改革的不斷深入，醫(yī)院應(yīng)完善自身的檔案管理工作，使其更加具有規(guī)范性和科學(xué)性的優(yōu)勢(shì)，提升檔案管理工作的質(zhì)量。對(duì)此，醫(yī)院負(fù)責(zé)人應(yīng)正確認(rèn)識(shí)檔案管理工作的重要性，加大對(duì)檔案管理工作的重視，制定出完善的檔案管理制度，明確具體的管理流程，并提高相關(guān)檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)，在確保相關(guān)檔案信息安全的基礎(chǔ)上，促進(jìn)醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)代化建設(shè)，提升檔案管理水平，促進(jìn)醫(yī)療事業(yè)快速發(fā)展。