崔廣宇

(西安鐵路職業(yè)技術(shù)學(xué)院，陜西 西安 710026)

0 引言

隨著國(guó)家、省、市對(duì)高職院校放、管、扶系列文件的推廣實(shí)踐，在未來一段時(shí)間內(nèi)職業(yè)類院校將會(huì)進(jìn)入一個(gè)改革、發(fā)展的時(shí)期。這也就要求各個(gè)高職院校都要根據(jù)自身情況迎接這個(gè)時(shí)代的來臨。對(duì)于高職院校來說，信息化改革是必然的準(zhǔn)備工作之一。隨著學(xué)院各類高技術(shù)人才的引進(jìn)，教職工應(yīng)用計(jì)算機(jī)、手機(jī)的頻率越來越高，教職工自助辦理日常業(yè)務(wù)的技能基礎(chǔ)已經(jīng)形成。人事系統(tǒng)是單位信息化管理的核心系統(tǒng)，關(guān)系著整個(gè)學(xué)院信息化工作的成敗。人事系統(tǒng)的構(gòu)建不是人員信息數(shù)據(jù)化、檔案數(shù)據(jù)化等單純的資料數(shù)據(jù)化工作。要想真正實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)化管理，必須將人事工作流程及業(yè)務(wù)流程數(shù)據(jù)化，進(jìn)一步提高工作效率。

1 存在的問題

近年來，隨著科技的發(fā)展，教職工獲知各類信息的渠道日益增多，但數(shù)據(jù)中摻雜了一部分有誤信息，除了平日政策的咨詢答疑工作之外，數(shù)據(jù)的更新糾正占去了大量工作時(shí)間。教職工維權(quán)意識(shí)日益增強(qiáng)，職務(wù)職稱、工資待遇等信息查詢的數(shù)量隨之增長(zhǎng)。

當(dāng)前人事系統(tǒng)開發(fā)存在的問題是沒有便捷的政策解答通道，教職工對(duì)各級(jí)行政部門頒發(fā)的組織人事管理相關(guān)政策不清楚；沒有實(shí)時(shí)的服務(wù)系統(tǒng)，教職工難以及時(shí)獲知需要的人事信息；缺少自動(dòng)化的輔助工具，人事工作人員將大部分精力耗費(fèi)在了重復(fù)的答復(fù)工作中。因此，需有一個(gè)能夠與教職工進(jìn)行體系化、實(shí)時(shí)化、自動(dòng)化互動(dòng)的人力資源管理系統(tǒng)來支持相關(guān)工作。

目前，許多高校已經(jīng)對(duì)此類課題進(jìn)行了適合自身的系統(tǒng)研發(fā)，并且在實(shí)際應(yīng)用中也產(chǎn)生了很好的反響。據(jù)了解，許多院校都研發(fā)了與系統(tǒng)相對(duì)應(yīng)的手機(jī)APP，因辦事流程、辦理方式較為復(fù)雜，教職工日活量一直較少，使得系統(tǒng)難以正常運(yùn)轉(zhuǎn)。有些高校的前期數(shù)據(jù)流、業(yè)務(wù)流設(shè)置合理，同時(shí)從教職工實(shí)際出發(fā)，依托于微信、QQ等系統(tǒng)進(jìn)行通知與部分業(yè)務(wù)辦理，同時(shí)設(shè)置了線上線下一站式服務(wù)大廳，院校教職工對(duì)學(xué)校信息化成果的滿意度較高。因此，有必要在信息化管理系統(tǒng)構(gòu)建之前歸類整理工作內(nèi)容，研究日常工作流程，為系統(tǒng)辦公功能做好前期鋪墊[1]。

2 主要研究?jī)?nèi)容及預(yù)期目標(biāo)

(1)針對(duì)系統(tǒng)構(gòu)建中相關(guān)的業(yè)務(wù)流程、工作流程，為人事管理信息化系統(tǒng)做好業(yè)務(wù)流程、辦事流程的電子文檔整理說明工作。工作流程及業(yè)務(wù)流程的數(shù)據(jù)化不僅是將其工作業(yè)務(wù)內(nèi)容由紙質(zhì)版變成電子檔案，更應(yīng)有計(jì)劃地梳理業(yè)務(wù)內(nèi)容，將所涵蓋的業(yè)務(wù)內(nèi)容歸類。在流程數(shù)據(jù)化的同時(shí)形成封閉的邏輯線條，寫明邏輯規(guī)律下應(yīng)進(jìn)行的各種可能性工作，以便使用者除了能夠直觀地看到一項(xiàng)工作的發(fā)生、進(jìn)行、結(jié)束，也能看到工作產(chǎn)生意外時(shí)應(yīng)如何解決和在關(guān)鍵工作點(diǎn)應(yīng)注意的事項(xiàng)。

(2)對(duì)職工常見咨詢問題進(jìn)行整合，為網(wǎng)上政策解讀和智能回復(fù)做好前期數(shù)據(jù)支持?？偨Y(jié)發(fā)現(xiàn)，職工來訪咨詢中絕大部分是因?yàn)閷?duì)人事工作的流程不清楚，因等待時(shí)間過長(zhǎng)或工作內(nèi)容反復(fù)而產(chǎn)生的。因此，梳理業(yè)務(wù)流程、工作流程也是整理為職工辦理具體業(yè)務(wù)時(shí)的步驟、內(nèi)容及易錯(cuò)點(diǎn)等，使得系統(tǒng)建成后職工能夠理解支持人事工作。

(3)對(duì)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)再次進(jìn)行分析，形成常用信息表，根據(jù)需求為網(wǎng)絡(luò)實(shí)時(shí)信息查詢做好基礎(chǔ)數(shù)據(jù)支持。工作流程、業(yè)務(wù)流程要能在系統(tǒng)內(nèi)部良好地運(yùn)行，必須有正確的數(shù)據(jù)支持。因此，在工作流程中所需要調(diào)用的信息數(shù)據(jù)也要隨著流程數(shù)據(jù)化的推進(jìn)不斷校驗(yàn)和完善。

3 工作流程及業(yè)務(wù)流程的數(shù)據(jù)化步驟

3.1 調(diào)研分析

針對(duì)教職工需求進(jìn)行走訪調(diào)研，了解其對(duì)人事工作的咨詢需求，走訪已經(jīng)進(jìn)行系統(tǒng)開發(fā)的院校，相互交流。經(jīng)過調(diào)研了解，在工作流程及業(yè)務(wù)流程中，需要區(qū)分哪些類別的數(shù)據(jù)化情況是能夠降低工作煩瑣程度的，又有哪些類別的數(shù)據(jù)化情況僅重復(fù)了現(xiàn)有工作又有可能增加工作量的。

3.2 明確需求

進(jìn)行需求分析，確定需要進(jìn)一步研究的方向及內(nèi)容。分析調(diào)研結(jié)果，找出在不同情況下各類工作流程及業(yè)務(wù)流程的應(yīng)用方法。例如在校內(nèi)工資審批發(fā)放環(huán)節(jié)，將審批簽字的過程變成網(wǎng)上辦公模式，能夠省去經(jīng)辦人簽字蓋章的往返時(shí)間，節(jié)省了工作時(shí)間，也提高了工作效率(見圖1)。又如教職工招聘的環(huán)節(jié)較多，同時(shí)因其重要程度需要進(jìn)行留痕操作，對(duì)其進(jìn)行網(wǎng)上處理難以實(shí)現(xiàn)，但在此過程中，新進(jìn)教職工不清楚工作流程，不斷咨詢且不能良好地配合，有必要梳理流程、解釋答疑(見圖1)[2]。

圖1 工作流程及業(yè)務(wù)流程應(yīng)用圖例

3.3 整理歸類，完成圖表

按照不同需求類別進(jìn)行內(nèi)容的整理歸類，完成各科室日常業(yè)務(wù)流程內(nèi)容和流程圖，可將流程圖分類為業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)類、答疑解釋類、數(shù)據(jù)化操作類，同時(shí)可以根據(jù)以上類別制定網(wǎng)絡(luò)實(shí)時(shí)信息互動(dòng)的規(guī)則規(guī)范[3]。

業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)類主要涵蓋各科室工作業(yè)務(wù)的流程標(biāo)準(zhǔn)，這一類別的內(nèi)容可以讓經(jīng)辦人有據(jù)可依，在辦理的過程中不容易漏掉某些步驟，同時(shí)，可以讓來訪者、上下游同事更加了解整體的工作規(guī)劃及流程，有助于工作的順利開展。

答疑解釋類主要涵蓋各科室各類日常工作的辦理過程、在各個(gè)流程中牽涉的相關(guān)人員、需要進(jìn)行協(xié)作或需要提供的相關(guān)資料等內(nèi)容。這一類別的內(nèi)容能夠讓業(yè)務(wù)辦理的相關(guān)人員根據(jù)流程圖共同協(xié)作，省去了不必要的答疑解釋工作，也增強(qiáng)了工作協(xié)同能力，節(jié)省了業(yè)務(wù)辦理的耗時(shí)。

數(shù)據(jù)化操作類主要是能夠?qū)I(yè)務(wù)流程平移至網(wǎng)絡(luò)辦公的工作流程。這一類別的內(nèi)容主要是為系統(tǒng)業(yè)務(wù)模塊開發(fā)做好準(zhǔn)備，通過規(guī)范的業(yè)務(wù)流程圖，能夠更加直觀地加強(qiáng)系統(tǒng)開發(fā)者對(duì)工作業(yè)務(wù)內(nèi)容的理解，有助于提高系統(tǒng)開發(fā)和系統(tǒng)應(yīng)用的匹配度。

3.4 內(nèi)容優(yōu)化

對(duì)形成的各類資料在部門內(nèi)部進(jìn)行意見采集，對(duì)各科室內(nèi)容進(jìn)行校驗(yàn)與完善，進(jìn)一步優(yōu)化，按照其內(nèi)容進(jìn)行可行性論證，擇優(yōu)改劣。

3.5 結(jié)果應(yīng)用及完善

將各類流程圖配以相應(yīng)的文字解釋說明，繼而打印、張貼，在日常工作中應(yīng)用，并對(duì)應(yīng)補(bǔ)充和應(yīng)修改的內(nèi)容進(jìn)行修正。同時(shí)可以根據(jù)梳理好的數(shù)據(jù)化操作類流程圖進(jìn)行相關(guān)操作系統(tǒng)的開發(fā)，節(jié)省辦公時(shí)間，提高工作效率。

工作流程及業(yè)務(wù)流程的數(shù)據(jù)化是信息化的必經(jīng)之路，只有順利完成這一步，系統(tǒng)中的業(yè)務(wù)流程才能切實(shí)貼合單位的工作流程，數(shù)據(jù)流程才能順利推進(jìn)。對(duì)工作流程及業(yè)務(wù)流程的梳理也是對(duì)工作業(yè)務(wù)技能的一種固化過程，只有經(jīng)過這一過程，才能形成有用的工作知識(shí)，讓單位培養(yǎng)新人時(shí)更加規(guī)范、省時(shí)、省力。