周高菲

摘 要：人事檔案管理工作屬于人事管理工作中的一項重要內(nèi)容，隨著我國事業(yè)單位管理體制的不斷深化改革，為滿足當(dāng)前的時代要求，事業(yè)單位的人事檔案管理工作必須要不斷開拓新的思路，緊跟當(dāng)前的信息化發(fā)展潮流，通過不斷提升事業(yè)單位人事檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)要求，加強管理力度，來提高檔案管理的工作效率，努力推進事業(yè)單位的改革創(chuàng)新工作朝著持續(xù)長遠的方向發(fā)展。所以，本文以當(dāng)前的時代形勢為基礎(chǔ)，對目前我國各事業(yè)單位的檔案管理工作中所存在的問題進行總結(jié)分析，并提出相關(guān)改進舉措。

關(guān)鍵詞：新形勢;人事檔案管理;改進舉措

人事檔案管理工作主要包括對所屬部門內(nèi)部的員工開展一系列的選拔任用、培訓(xùn)教育、考核測評等工作，由此來完成單位制定的管理目標(biāo)。人事管理工作的主要目標(biāo)在于通過科學(xué)的管理方式、完善的管理制度，不斷調(diào)整優(yōu)化員工與部門、員工與上級、員工與各部門員工之間的有效溝通和交流方式，充分調(diào)動各部門員工的管理工作主動性和積極性，做好事業(yè)單位人力資源的綜合合理配置和利用工作，從而不斷培養(yǎng)和提升各部門管理工作人員的專業(yè)綜合能力和素質(zhì)，強化國家事業(yè)單位各部門人事檔案監(jiān)督管理工作的責(zé)任和效果。由于各單位人事檔案的收集和管理工作一直以來是推進國家人事管理工作過程中的一項重要的基礎(chǔ)性內(nèi)容，能夠?qū)θ耸鹿芾砉ぷ髻|(zhì)量產(chǎn)生直接影響。所以相關(guān)事業(yè)單位必須全面分析人事檔案管理工作中所存在的問題，并提出切實可行的改進方案，來提升人事檔案管理工作的效率。

一、新形勢下事業(yè)單位人事檔案管理工作中所存在的問題

1.1人事檔案管理制度存在缺陷。要想做好管理工作，就必須要制定一套切實可行的管理制度。從目前我國各事業(yè)單位的檔案管理工作的實際開展情況角度出發(fā)，其管理機制方面還存在較多漏洞。很多單位還在使用傳統(tǒng)的檔隨人走的管理模式，該管理方式陳舊單調(diào)，這顯然已經(jīng)不符合當(dāng)前的現(xiàn)代化時代要求，如今已經(jīng)發(fā)展到必須淘汰并更換的地步。而且在實際的檔案管理工作過程中，大部分專業(yè)設(shè)備的使用周期較長，進而導(dǎo)致人事檔案管理工作中的專業(yè)設(shè)備老舊落后，這些都是由于人事檔案管理機制存在缺陷而暴露出的問題。

1.2人事檔案管理認(rèn)識不足。目前我國部分單位已經(jīng)初步認(rèn)識到了人事檔案管理工作所具有的重要性，與此同時部分先進個人也已經(jīng)認(rèn)識到了檔案管理對于自身工作進步的價值導(dǎo)向。但是對于相關(guān)部門的負責(zé)人而言，對于人事檔案管理工作的認(rèn)識仍然存在一些誤區(qū)，他們單一的認(rèn)為做好檔案管理工作只需工作人員的檔案管理工作即可，沒有充分認(rèn)識到人事檔案管理工作與人力資源管理工作及單位人才選拔之間的密切聯(lián)系，由此大大降低了人事檔案管理工作所發(fā)揮出的價值，對于人事檔案管理工作所投入的資本也明顯不足。

1.3人事檔案管理能力較低?；谌耸聶n案管理工作對事業(yè)單位人事管理工作的重要意義，相關(guān)工作人員必須不斷提升自己的專業(yè)素養(yǎng)和綜合能力，才能推進事業(yè)單位管理工作的向前發(fā)展。尤其在當(dāng)前的時代背景下，大部分事業(yè)單位已經(jīng)開始使用信息化的技術(shù)手段來開展一系列人事檔案管理工作，對于工作的形式、要求、內(nèi)容等多方面都進行了創(chuàng)新，如果相關(guān)管理人員業(yè)務(wù)能力不強、鉆研精神不夠、專業(yè)素養(yǎng)沒有達到目前現(xiàn)在化的時代要求，導(dǎo)致檔案審核把關(guān)不嚴(yán)、流于形式，那么一定會對人事檔案管理工作造成非常不利的影響。

1.4人事檔案管理技術(shù)落后。目前我國各事業(yè)單位的人事檔案管理工作發(fā)展情況來看，信息化技術(shù)已經(jīng)開始逐步替代傳統(tǒng)的人工模式，現(xiàn)代化技術(shù)手段出現(xiàn)成效，但其應(yīng)用的范圍和深度還需要進一步加強，技術(shù)手段的類型也需要進一步豐富。如果部分事業(yè)單位仍然在沿用傳統(tǒng)的手工管理模式，導(dǎo)致先進技術(shù)手段無法深入到人事檔案管理工作中來，就可能加大在實際人事檔案管理工作中出現(xiàn)失誤的概率，會對其工作效率產(chǎn)生非常惡劣的影響。

二、事業(yè)單位檔案管理工作的改進意見

2.1 規(guī)范正確的檔案管理意識。事業(yè)單位的檔案管理工作所涉及范圍較廣，而且具有十分重要的價值，所以在進一步開展檔案管理工作之前，相關(guān)的工作人員一定首先要時刻樹立起正確的事業(yè)單位檔案管理的意識。事業(yè)單位檔案人員工作是所有的事業(yè)單位檔案管理人員工作的核心和主體，只有充分的重視才能做好檔案管理的工作，才能在日后的工作中真正做到自律、敬業(yè)、負責(zé)，避免在工作中出現(xiàn)檔案缺損、數(shù)據(jù)丟失的情況。樹立正確的檔案管理意識，不僅是檔案管理的專職員工需要做到的事情，部門負責(zé)人也需要高度重視并給予一定支持，單位領(lǐng)導(dǎo)層更要充分意識到檔案管理工作的重要性，尤其是對于財務(wù)檔案管理工作，它切實關(guān)系到全體工作人員的利益問題，所以必須確保財務(wù)工作的順利展開。

2.2 加快信息化建設(shè)步伐。使用信息化的技術(shù)手段是檔案管理工作的一個重要途徑，當(dāng)前的時代背景下，傳統(tǒng)單一的信息化檔案管理的模式已經(jīng)不能完全滿足國家和社會對于事業(yè)單位的檔案管理業(yè)務(wù)工作的重視和要求，所以進一步加快事業(yè)單位信息化的管理體系建設(shè)和發(fā)展步伐也是十分必要的。在事業(yè)單位中，管理部門需要積極吸取國內(nèi)外各種先進的技術(shù)手段，建立起方便快捷的檔案操作平臺，從而實現(xiàn)檔案的高效、便捷、全面管理，可以將檔案中的圖片資料以更加清晰的方式存檔，使檔案以電子和紙質(zhì)兩種形式保存，確保檔案的完整性和持久性，為檔案的查閱工作提供便利，加強檔案信息的傳播，從而提高檔案管理工作的效率。

2.3 重視檔案分類，加強基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。做好檔案的分類才能為檔案查閱工作縮短時間，提高工作效率。單位的人事檔案內(nèi)容繁瑣復(fù)雜且形式多樣，就要求相關(guān)管理人員要建立起一套規(guī)范科學(xué)的管理模式，從而減輕檔案錄入和保存的工作量。可以在保存紙質(zhì)檔案的同時建立起電子檔案庫，在操作系統(tǒng)中對電子檔案進行科學(xué)分類，之后對紙質(zhì)檔案進行編號，使紙質(zhì)有順序排列，并將電子檔案按照種類區(qū)分開來，標(biāo)注好相應(yīng)紙質(zhì)檔案的序號，為檔案提取工作提供便利。其次要重視基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)工作，在存放紙質(zhì)檔案時，其儲存空間必須避免潮濕，遠離易燃易爆物品，避免鋒利物品的靠近，同時還要減少對于紙質(zhì)檔案的調(diào)取翻閱，避免出現(xiàn)檔案缺損、資料丟失的情況。同樣在電子檔案儲存時，大多使用計算機等設(shè)備，所以要加強電子設(shè)備的安全性，加強對其管理力度，正確使用檔案系統(tǒng)，并具備自動修復(fù)數(shù)據(jù)的功能，避免出現(xiàn)因操作不當(dāng)而造成的資料缺損現(xiàn)象。

2.4 強化檔案管理方法。在當(dāng)前的時代背景下，不斷創(chuàng)新管理制度是改進優(yōu)化檔案管理工作的重要舉措。轉(zhuǎn)變之前傳統(tǒng)單調(diào)的檔案管理制度與方法，滿足發(fā)展潮流。檔案管理部門要建立完善的管理制度還要對相關(guān)負責(zé)人形成一定的約束。為了確保制度的有效落實，可以通過采取一定的獎懲措施，對單位有突出貢獻的工作人員進行獎勵，激勵其為單位更好的貢獻力量;對于不嚴(yán)格按照規(guī)章制度開展工作的員工進行相應(yīng)處罰，使其工作業(yè)績與薪資水平直接掛鉤。

2.5 加強檔案管理工作人員的綜合素養(yǎng)。加強檔案管理工作人員的綜合素養(yǎng)是符合當(dāng)前時代要求的必然舉措，要嚴(yán)格把控人員的入口關(guān)，切實選拔政治素養(yǎng)好、專業(yè)能力強、作風(fēng)優(yōu)良的人員進入到檔案工作的相關(guān)崗位上。相關(guān)人員要在思想層面上加強職業(yè)道德建設(shè)，以更高的道德標(biāo)準(zhǔn)來要求自己。事業(yè)單位還要加強宣傳力度以及自身員工的業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作，建立好定期、分級、分類的培訓(xùn)制度體系，對事業(yè)單位的檔案工作人員進行全方位、全覆蓋的培訓(xùn)。同時，建立明確的獎懲制度，保證檔案管理工作的高效開展。

結(jié)束語

綜上所述，目前我國事業(yè)單位的檔案管理工作中還存在著諸多問題，但根據(jù)不斷的深入探究，也為日后的管理工作指明了后續(xù)發(fā)展方向。從單位的負責(zé)人到具體檔案管理操作人員，都要規(guī)范檔案管理意識，以高度負責(zé)的態(tài)度、快準(zhǔn)嚴(yán)細的作風(fēng)，不斷將先進的信息化技術(shù)手段融入到檔案管理當(dāng)中，不斷提高檔案管理工作的效率，努力開創(chuàng)新時代人事檔案管理工作的新局面。

參考文獻

[1] 趙亮.新形勢下的事業(yè)單位檔案管理工作的創(chuàng)新路徑分析[J].科技風(fēng)，2020（15）：275.

[2] 李艷利.新形勢下機關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理存在的問題及對策[J].辦公室業(yè)務(wù)，2020（01）：147+149.

[3] 董曉聲.試論新形勢下事業(yè)單位檔案管理與創(chuàng)新[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（15）：76-77.