芮芳 陸曉鳴 繆琪

摘 要：納米真空互聯(lián)實(shí)驗(yàn)站檔案管理工作是工程建設(shè)過(guò)程中重要組成部分，因此加強(qiáng)檔案管理對(duì)于保障工程項(xiàng)目的順利發(fā)展以及后續(xù)檔案的利用十分必要。本文針對(duì)納米真空互聯(lián)實(shí)驗(yàn)站（小型驗(yàn)證裝置）檔案管理做出總結(jié)。

關(guān)鍵詞：檔案管理;納米真空互聯(lián)實(shí)驗(yàn)站;總結(jié)

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.27.023

1 納米真空互聯(lián)實(shí)驗(yàn)站項(xiàng)目概況

納米真空互聯(lián)實(shí)驗(yàn)站“小型驗(yàn)證裝置”是“納米科技真空互聯(lián)綜合實(shí)驗(yàn)裝置”總體項(xiàng)目的前期驗(yàn)證項(xiàng)目。納米科技真空互聯(lián)綜合實(shí)驗(yàn)裝置瞄準(zhǔn)申報(bào)國(guó)家重大科技基礎(chǔ)設(shè)施（簡(jiǎn)稱大科學(xué)裝置），規(guī)劃了500米長(zhǎng)的超高真空互聯(lián)管道，預(yù)計(jì)對(duì)接100多臺(tái)套大型真空設(shè)備，總概算18億人民幣。

在江蘇省、蘇州市、蘇州工業(yè)園區(qū)各級(jí)政府、以及中國(guó)科學(xué)院的大力支持下，于2014年立項(xiàng)，2016年破土動(dòng)工，并于2019年6月通過(guò)驗(yàn)收。實(shí)驗(yàn)站一期項(xiàng)目經(jīng)過(guò)5年的建設(shè)，完成了91米的超高真空互聯(lián)系統(tǒng)，對(duì)接20余臺(tái)大型設(shè)備，初步建成集材料生長(zhǎng)、器件工藝、測(cè)試分析于一體的小型驗(yàn)證研發(fā)平臺(tái)。

2 建立健全的管理機(jī)制，明確歸檔原則和流程

1）建立責(zé)任體系，落實(shí)檔案職責(zé)。納米真空互聯(lián)實(shí)驗(yàn)站工程建設(shè)在項(xiàng)目組織上實(shí)行所與工程項(xiàng)目共同管理，全所一盤棋，所的管理支撐部門根據(jù)項(xiàng)目要求投入并分擔(dān)工程相關(guān)工作，形成工程管理任務(wù)與職能管理專業(yè)的兩維矩陣。在這樣的組織框架下，建立起明確的責(zé)任制體系十分必要，將每份檔案材料的收集歸檔責(zé)任落實(shí)到人，使工程檔案參與人都明確各自的檔案職責(zé)，以此保證工程檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。

納米真空互聯(lián)實(shí)驗(yàn)站工程的檔案工作責(zé)任制體系于2017年初就基本建立起來(lái)工程副總指揮作為工程檔案負(fù)責(zé)人，參與并了解工程立項(xiàng)全過(guò)程的籌建納米真空互聯(lián)實(shí)驗(yàn)站規(guī)劃辦的負(fù)責(zé)人為顧問，協(xié)助指揮部抓前期管理檔案工作。工程辦公室是納米真空互聯(lián)實(shí)驗(yàn)站工程檔案管理的責(zé)任部門，負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)工程內(nèi)部的檔案工作及進(jìn)度。所綜合檔案室從檔案業(yè)務(wù)角度全力投入納米真空互聯(lián)實(shí)驗(yàn)站工程檔案工作，協(xié)助工程辦公室落實(shí)和推進(jìn)，同時(shí)考慮到本項(xiàng)目屬于所三期工程距離所距離較遠(yuǎn)且為了方便檔案收集及后續(xù)利用特設(shè)檔案管理點(diǎn)。定期指導(dǎo)、審核工程辦接收預(yù)立卷材料等，并及時(shí)對(duì)歸檔工作提出建設(shè)性的意見。各平臺(tái)、系統(tǒng)及設(shè)備管理層是工程檔案產(chǎn)生和預(yù)立卷的第一責(zé)任方，都確定了各級(jí)檔案責(zé)任人，形成檔案管理網(wǎng)絡(luò)，使檔案室能及時(shí)了解和跟蹤資料的收集情況，從歸檔角度及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)予以糾正。如此，在管理層面做到職責(zé)明確、層層推進(jìn)。

2）明確歸檔原則，制定清晰的歸檔流程。為了達(dá)到完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的檔案工作要求，實(shí)現(xiàn)工程與管理兩不誤的目標(biāo)，根納米真空互聯(lián)實(shí)驗(yàn)站的特點(diǎn)，明確了以下歸檔原則：

檔案資料收集與工程建設(shè)同步的原則：工程項(xiàng)目經(jīng)過(guò)前期調(diào)研、論證、地方立項(xiàng)、建設(shè)以及建成后的設(shè)備運(yùn)行、升級(jí)改造和后續(xù)各平臺(tái)的功能擴(kuò)展，為了檔案的系統(tǒng)和完整，歸檔工作必須做到同步開展。

工程檔案為技術(shù)人員使用的原則：檔案資料不僅是為了真實(shí)完整的記錄工程立項(xiàng)和建設(shè)歷程，更是今后運(yùn)行和后續(xù)建設(shè)的依據(jù)和參考，使歸檔的資料真正成為資源庫(kù)，為技術(shù)人員便捷、準(zhǔn)確地利用，是工程檔案工作的重要原則。

歸檔流程清晰，逐級(jí)管理的原則：納米真空互聯(lián)實(shí)驗(yàn)站工程設(shè)有3個(gè)平臺(tái)、6條真空管線、20多個(gè)系統(tǒng)，涉及多家參建參研單位和上百家供應(yīng)商，建立統(tǒng)一并且分級(jí)控制的管理體系、清晰明了的歸檔流程是確保檔案工作順利完成的前提。納米真空互聯(lián)實(shí)驗(yàn)站工程檔案工作由工程副總指揮統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，工程辦公室協(xié)調(diào)落實(shí);平臺(tái)和系統(tǒng)負(fù)責(zé)人為各自承擔(dān)部分的檔案負(fù)責(zé)人，負(fù)責(zé)工程檔案的收集、分類、組卷、整理、驗(yàn)收和移交;所綜合檔案室負(fù)責(zé)監(jiān)督、指導(dǎo)，接收符合歸檔條件的檔案。

3 制定完善的規(guī)章制度和技術(shù)規(guī)范

納米真空互聯(lián)實(shí)驗(yàn)站工程是由江蘇省、中國(guó)科學(xué)院、蘇州市和蘇州工業(yè)園區(qū)共同投資的工程項(xiàng)目，所以工程的檔案根據(jù)江蘇省檔案局、蘇州市檔案局、中國(guó)科學(xué)院辦公廳對(duì)國(guó)家重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案工作的要求，結(jié)合納米真空互聯(lián)實(shí)驗(yàn)站工程的專業(yè)特點(diǎn)，制定了一系列納米真空互聯(lián)實(shí)驗(yàn)站工程檔案管理規(guī)范，并在執(zhí)行過(guò)程中作進(jìn)一步的修改和完善。

1）建章立制，及時(shí)下達(dá)歸檔指導(dǎo)性文件。在研究和把握國(guó)家、中科院、蘇州市的檔案管理規(guī)章和規(guī)范的基礎(chǔ)上，通過(guò)學(xué)習(xí)兄弟單位的經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合工程自身的特點(diǎn)，制訂了完整系統(tǒng)的納米真空互聯(lián)實(shí)驗(yàn)站工程檔案管理制度。

2）準(zhǔn)確分類是做好工程歸檔的重要前提。納米真空互聯(lián)實(shí)驗(yàn)站工程包含了建安工程和工藝設(shè)備系統(tǒng)的安裝工程，因此在建設(shè)初期制訂準(zhǔn)確的檔案分類是歸檔的前提。只有保證分類合理，才有明晰的檢索入口，方便了檔案組卷，也便于后續(xù)檢索、利用。為此，工程辦檔案室人員學(xué)習(xí)相關(guān)的專業(yè)知識(shí)，熟悉納米真空互聯(lián)實(shí)驗(yàn)站各環(huán)節(jié)以及工藝設(shè)備的采購(gòu)、加工過(guò)程，為分類做準(zhǔn)備，力求做到準(zhǔn)確分類，過(guò)程資料不漏，不缺，為歸檔建立前提條件。納米真空互聯(lián)實(shí)驗(yàn)站的檔案分類中，檔案室多次征求了各平臺(tái)、各系統(tǒng)負(fù)責(zé)人的意見，最終形成了納米真空互聯(lián)實(shí)驗(yàn)站工程檔案的具體分類：工程檔案分為綜合管理、工藝設(shè)備、建安工程、聲像四大類，其中工藝設(shè)備再分為平臺(tái)、真空管道、公用設(shè)施三類。

4 扎實(shí)的保障和跟蹤措施，確保同步建檔

1）思想上重視、組織上保證工程檔案的完成。納米真空互聯(lián)實(shí)驗(yàn)站預(yù)研工程時(shí)期養(yǎng)成了高度重視工程檔案工作的意識(shí)，從工程領(lǐng)導(dǎo)到一線設(shè)備技術(shù)人員，納米真空互聯(lián)實(shí)驗(yàn)站工程隊(duì)伍形成了工程建設(shè)與資料歸檔同步的理念，在日常資料收集中務(wù)求全面，凡事做到各盡其責(zé)、各盡其力，協(xié)力保證檔案工作的順利推進(jìn)。所檔案室辦公室、資產(chǎn)處密切配合，形成健全的組織及業(yè)務(wù)體系，及時(shí)進(jìn)行檔案人員業(yè)務(wù)提高和充實(shí)，滿足工程檔案歸檔需要。

2）從管理源頭著手做好預(yù)立卷工作。在工程內(nèi)部，當(dāng)開工伊始檔案責(zé)任體系建立后，檔案室就將平臺(tái)、系統(tǒng)備需歸檔的預(yù)立卷盒送到各自責(zé)任人手里，并在盒內(nèi)放入歸檔范圍，要求按歸檔范圍形成預(yù)立卷。對(duì)建參研單位，在工藝設(shè)備部分，嚴(yán)格要求平臺(tái)、系統(tǒng)，在工藝設(shè)備招投標(biāo)、簽訂合同時(shí)將歸檔要求納入合同條款，做到工程設(shè)計(jì)、計(jì)算、調(diào)研、廠家加工的質(zhì)量跟蹤等過(guò)程與結(jié)果同時(shí)歸檔，并由工程辦在合同審核時(shí)嚴(yán)格把關(guān)。在建安和公用設(shè)施部分，開工前九江建檔規(guī)范及時(shí)轉(zhuǎn)達(dá)給先后進(jìn)場(chǎng)、施工、撤出的各參建企業(yè)，監(jiān)督參建企業(yè)的預(yù)立卷工作，真正做到完成一個(gè)階段的建設(shè)就將形成的材料及時(shí)收集整理，保證了工程建設(shè)與建檔同步。

3）按工程進(jìn)度跟蹤和推進(jìn)同步歸檔工作。檔案人員經(jīng)常到各系統(tǒng)了解資料歸檔進(jìn)展、目錄清單編制情況，使能及時(shí)補(bǔ)充和糾正，并在工程例會(huì)上通報(bào)檔案上交進(jìn)度情況。檔案工作重點(diǎn)則是進(jìn)行以三大平臺(tái)為主的工藝設(shè)備檔案整理、檢查、移交，同時(shí)完成了公用設(shè)施檔案組卷工作。到2019年工程竣工前后，全面開展檔案移交、組卷工作，完成了江蘇省驗(yàn)收前管理、工藝、建安、聲像全部檔案工作。

5 總結(jié)與體會(huì)

納米真空互聯(lián)實(shí)驗(yàn)站工程建立了健全的檔案工作責(zé)任制，制定了完善的檔案管理規(guī)章制度和規(guī)范，認(rèn)真落實(shí)檔案管理的各項(xiàng)保障措施，基本做到了檔案工作與工程建設(shè)同步進(jìn)行，按時(shí)間、高質(zhì)量地完成了工程檔案任務(wù)。納米真空互聯(lián)實(shí)驗(yàn)站工程及蘇州納米所領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作高度重視，各級(jí)部門協(xié)同努力，檔案人員愛崗敬業(yè)、認(rèn)真細(xì)致、責(zé)任心強(qiáng)，嚴(yán)格執(zhí)行檔案規(guī)章制度和規(guī)范。納米真空互聯(lián)實(shí)驗(yàn)站工程檔案分類準(zhǔn)確合理，案卷規(guī)范整齊，歸檔完整齊全、資料準(zhǔn)確真實(shí)、組卷系統(tǒng)配套，達(dá)到了真實(shí)反映和記錄納米真空互聯(lián)實(shí)驗(yàn)站工程全過(guò)程的要求，為今后運(yùn)行開放、升級(jí)改造和后續(xù)建設(shè)提供了可靠的依據(jù)。同時(shí)，納米真空互聯(lián)實(shí)驗(yàn)站工程在將在檔案信息化、電子聲像檔案方面積極探索，讓檔案更好地被準(zhǔn)確利用。

在工程檔案工作中，我們認(rèn)識(shí)到，工程建設(shè)并不是大科學(xué)裝置生命周期的全部，建設(shè)是為了今后更長(zhǎng)時(shí)期的運(yùn)行和應(yīng)用，工程檔案同樣也要服務(wù)于今后長(zhǎng)期運(yùn)行和升級(jí)改造，因此，工程檔案應(yīng)立足使用、便于利用，做到完整齊全、準(zhǔn)確真實(shí)、系統(tǒng)配套。