郝 飛

“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”管理模式是指利用互聯(lián)網(wǎng)平臺及信息通信技術，使互聯(lián)網(wǎng)與檔案管理進行深度融合，提升檔案管理和檔案服務的水平，加速檔案管理現(xiàn)代化進程的檔案管理模式。在萬物互聯(lián)的互聯(lián)網(wǎng)時代產(chǎn)生了大量的數(shù)據(jù)信息，倘若僅依靠傳統(tǒng)的紙質(zhì)存儲媒介進行信息處理，既不太現(xiàn)實，又降低效率。而在檔案信息服務中引入和應用互聯(lián)網(wǎng)技術，創(chuàng)建“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”的新管理模式，既能實現(xiàn)檔案資源的共享，又能節(jié)約檔案管理的支出成本。當前，互聯(lián)網(wǎng)技術的快速發(fā)展，尤其是數(shù)據(jù)壓縮技術的進步，為檔案數(shù)據(jù)的存儲、傳輸和快速獲取提供了技術上的支持，同時也使得“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”管理模式的實現(xiàn)成為可能。

一、“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”管理模式面臨的問題

（一）檔案管理機制和服務機制不完善

第一，從管理機制因素來看，當前“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”公共服務建設缺乏政府主導，各檔案管理部門很大程度上處于自發(fā)狀態(tài)，容易造成“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”公共服務走向無序化的困境。究其原因，一是頂層設計不足，缺乏權威的國家政策的支持與指導，尤其是標準協(xié)調(diào)、數(shù)據(jù)共享等相關制度規(guī)范缺失，無統(tǒng)一的模板和標準可借鑒參考;二是檔案公共服務效果的評價機制未形成，尚無統(tǒng)一的衡量標準，特別是當今“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”模式興起，但檔案公共服務手段的創(chuàng)新、服務能力的提升以及可量化的指標評價體系等各方面都存在不盡如人意之處。第二，從服務機制因素來看，檔案管理工作雖然屬于公共服務事業(yè)的范疇，但受到傳統(tǒng)檔案管理思維的影響，加之檔案管理與經(jīng)濟效益關聯(lián)較小，致使政府的重視程度遠遠不夠，檔案公共化服務遠遠不能滿足當今時代需求。一是服務內(nèi)容單一，“互聯(lián)網(wǎng)+”的背景下，公眾對信息的需求日趨多元化，但很多檔案管理主體單位的“互聯(lián)網(wǎng)+檔案公共服務”平臺建設緩慢，檔案開放數(shù)量、種類嚴重不足;二是服務方式與途徑落后，不能與互聯(lián)網(wǎng)用戶實現(xiàn)精準匹配，目前檔案公共服務相關平臺的用戶體驗、資源共享、功能設置等方面針對性不強，缺乏“以人為本”的理念貫徹;三是陳舊化組織架構影響公共服務質(zhì)量，作為國家機關及事業(yè)單位框架內(nèi)的檔案管理各級部門間“信息壁壘”長期存在，很多單位對檔案資源共建通常是迫于壓力或是在原有管理手段嚴重阻礙工作時才被動參與，這對“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”公共服務的質(zhì)量與效益都造成了嚴重影響。

（二）檔案管理人才隊伍建設有待加強

第一，檔案管理人員服務理念缺乏，急需實現(xiàn)角色定位的轉換。在傳統(tǒng)的檔案信息服務體系中，檔案工作人員常常以管理者自居，“官本位”思想較為濃厚，這也導致在當今“互聯(lián)網(wǎng)+檔案公共服務”這一模式轉變中，檔案管理人員角色劃分不清，缺乏主動服務意識，當面對普通公眾時經(jīng)常會出現(xiàn)服務態(tài)度欠佳等現(xiàn)象，無法滿足現(xiàn)代社會對檔案信息的需求。這就要求在“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”的公共服務建設中，檔案管理人員應當轉變“官本位”的傳統(tǒng)理念，實現(xiàn)由“檔案管理者”向“檔案服務者”的轉換，堅持“以用戶為核心”，樹立通過自身努力提高用戶滿意度的觀念，有效提升服務效率。第二，檔案管理人員業(yè)務素質(zhì)有待提升。工欲善其事，必先利其器。檔案管理人員作為檔案工作的具體實施者，應當具備檔案管理的專業(yè)知識。但在實際工作中，檔案管理從業(yè)人員專業(yè)水平參差不齊，很多不具備檔案的專業(yè)背景和系統(tǒng)的知識結構，在檔案管理工作中的邏輯性和規(guī)范性不足，導致檔案分類和整理混亂等情況出現(xiàn)，這也導致查閱人員無法快速有效的找到真正想要的信息，甚至可能導致檔案的遺失以及重要信息的泄露。即便是具有一定專業(yè)背景的檔案管理人員，對現(xiàn)代化管理體系的運用意識與能力也較為欠缺，在面對“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”這一新課題時也不免一頭霧水，所謂檔案管理信息化多停留于表面上的問題處理，信息化開發(fā)程度較低，互聯(lián)網(wǎng)下的檔案管理的作用與價值難以充分有效地發(fā)揮。

（三）互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下檔案管理存在安全風險

第一，檔案信息網(wǎng)絡傳輸與利用中存在一定的安全隱患。比如計算機本身就存在病毒、木馬等諸多惡意代碼攻擊所帶來的安全威脅，這就容易造成檔案信息發(fā)生泄密或是檔案數(shù)據(jù)的丟失與損壞，破壞檔案重要的憑證性價值，個別不法分子也有可能通過先進的攻擊技術及網(wǎng)絡漏洞，竊取核心機密檔案或?qū)n案內(nèi)容進行篡改。如對這一問題不加強管理與控制，將嚴重影響我國“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”建設中的檔案信息安全管理水平的提高。第二，檔案管理軟硬件平臺存在安全風險。數(shù)字檔案的存儲設備通常是計算機或者各種網(wǎng)絡客戶端，但這些軟硬件平臺都具有易損壞、不穩(wěn)定的特性，加之管理系統(tǒng)的漏洞，一旦平臺發(fā)生技術故障，不但會影響檔案公共服務的效果，而且會對檔案安全構成威脅。另外，隨著電子信息技術高速發(fā)展，電子產(chǎn)品的淘汰周期短、更新?lián)Q代快，并且網(wǎng)絡管理和安全維護的專業(yè)性進一步增強，這些因素都為互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下的檔案信息管理及平臺維護帶來了許多挑戰(zhàn)。第三，篩選手段和監(jiān)管體系缺失導致檔案信息安全隱患。檔案共享信息投入互聯(lián)網(wǎng)時受保密要求、法律等因素的制約，通常會進行篩選，但在大數(shù)據(jù)時代面對龐大的檔案信息資源量，還缺少高端的篩選手段，檔案信息的篩選通常仍依靠人工，這就極易因管理人員、技術人員的能力與編程水平參差不齊而造成人工信息審核過程中的疏忽與遺漏，再加上缺少合理的網(wǎng)絡監(jiān)管體系，也容易導致濫用檔案或泄露重要信息，從而帶來檔案信息安全的巨大隱患，給社會經(jīng)濟與安全造成負面影響。

此外，“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”管理模式還面臨著例如很多單位檔案工作底子薄、人員少、經(jīng)費短缺、設備陳舊、基礎設施不完善等諸多現(xiàn)實問題，這些因素也制約了“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”模式的發(fā)展。

二、“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”管理模式的實施路徑

（一）加強檔案資源數(shù)字化建設

第一，加強檔案資源內(nèi)容的數(shù)字化建設。傳統(tǒng)檔案管理重在保存收藏，而往往忽視檔案的開發(fā)利用，許多重要的檔案內(nèi)容與歷史信息無法得到全面揭示。而互聯(lián)網(wǎng)時代強調(diào)信息的快速流通及有效利用，這就要求檔案內(nèi)容通過全面數(shù)據(jù)化實現(xiàn)無縫檢索，將檔案內(nèi)容轉換為電子數(shù)據(jù)，實現(xiàn)文字內(nèi)容全文識別以及照片、音像等多媒體數(shù)據(jù)無障礙檢索。第二，加強檔案資源保管的數(shù)字化建設。傳統(tǒng)的檔案保管因人力物力等方面的限制存在諸多弊端，“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”管理模式應當積極引進溫濕度自動監(jiān)控系統(tǒng)、視頻監(jiān)控系統(tǒng)以及電子標簽系統(tǒng)等人工智能與互聯(lián)網(wǎng)先進技術，探索更多更好的檔案保管模式，實現(xiàn)檔案管理的自動化與數(shù)據(jù)化。這里值得注意的是，數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)具有易失性和動態(tài)性，在對已經(jīng)特征化、清洗等處理過的基礎業(yè)務數(shù)據(jù)進行鑒定歸檔時，應當采用動態(tài)方式，通過聚類、分析和分類形成有價值的檔案信息并及時歸檔，同時也應根據(jù)實際情況適時銷毀統(tǒng)計類和日志類臨時數(shù)據(jù)，以保證檔案信息體系的有序性與完整性。第三，加強檔案資源利用的數(shù)字化建設。政府機構應當重視并主導檔案管理的現(xiàn)代化建設，促成各類專業(yè)檔案館以及各級檔案館的館藏數(shù)字化，并通過轉換程序整合數(shù)字化檔案資源，建立云存儲數(shù)據(jù)庫，這樣只需一定的權限即可查閱，大大提高檔案資料的利用效率。與此同時，檔案部門也可以對人員構成、利用偏好、服務時間等檔案利用者的各種利用行為數(shù)據(jù)進行精準記錄，并通過數(shù)據(jù)研究分析，探索研發(fā)更為完善的檔案服務模式，由此也可以建立檔案資料開發(fā)與利用的良性循環(huán)。

（二）加快組建專業(yè)化的檔案管理人才隊伍

“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”管理模式建設中，互聯(lián)網(wǎng)固然是其中必不可缺的因素，但互聯(lián)網(wǎng)僅僅是檔案管理的工具，而工具與技術的運用、操作及研發(fā)都需要人，管理人員才是開展工作的主體，互聯(lián)網(wǎng)與檔案管理的有機結合、現(xiàn)代信息技術的運用，以及檔案管理方式的持續(xù)改進都離不開人的參與。故此，應當說高素質(zhì)的檔案管理人才隊伍的培養(yǎng)與建設是“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”管理模式實現(xiàn)的關鍵環(huán)節(jié)。

第一，強化檔案管理人員的互聯(lián)網(wǎng)思維。隨著互聯(lián)網(wǎng)的高速發(fā)展，“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”模式對檔案工作者的知識結構以及信息素養(yǎng)都提出了越來越高的要求，這就需要檔案管理部門把精通互聯(lián)網(wǎng)技術作為重要指標納入到人才引進、崗位練兵以及日常的工作考核中去，強化檔案管理人員的互聯(lián)網(wǎng)思維，形成運用互聯(lián)網(wǎng)和信息技術管理檔案的新常態(tài)。第二，提高檔案管理人員的互聯(lián)網(wǎng)技術素養(yǎng)。檔案管理部門應當加強專業(yè)知識培訓，要求檔案管理人員非常熟悉檔案管理的基本業(yè)務，精通計算機軟硬件的操作使用、維護管理以及互聯(lián)網(wǎng)安全防范等方面相關的專業(yè)技術，還應當讓工作人員參與到整個“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”的數(shù)據(jù)庫建設過程中去，使其熟悉檔案數(shù)據(jù)庫運行過程，掌握互聯(lián)網(wǎng)檔案館的管理標準，如此方能在遇到技術問題時第一時間解決。第三，培養(yǎng)檔案管理人員的責任心和服務意識。檔案管理部門在對檔案管理人才隊伍進行優(yōu)化時，既要注重其工作技能的培養(yǎng)，又要加強思想政治工作，避免唯技術論，通過開展各種形式的思想教育活動，不斷提升工作人員的政治覺悟與職業(yè)道德素養(yǎng)，增強其責任感、使命感和服務意識，進一步強化其保密意識。

（三）強化檔案網(wǎng)絡安全維護和風險防范

“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”模式通過網(wǎng)絡進行檔案信息資源的管理，而互聯(lián)網(wǎng)是一個具有高度兼容性與開放性的平臺，故應切實加強網(wǎng)絡安全的維護，創(chuàng)建一套科學合理的檔案網(wǎng)絡體系。

第一，加強檔案網(wǎng)絡安全防護技術?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+檔案”的信息安全建設，除了配備完善的硬件系統(tǒng)以及建立健全相關法律法規(guī)標準外，還應當利用密鑰管理、電子簽名、數(shù)字認證、防火墻以及訪問權限等各種科學的技術手段進行自動管控，健全一整套安全防控體系，有效確保檔案的安全性。比如設置復雜的安全密碼，保證加密級檔案的安全性;安裝專業(yè)的殺毒軟件和“防火墻”，并采用入侵檢測技術，以保障網(wǎng)站的正常運行，并有效的抵御黑客的攻擊。第二，定期對檔案數(shù)據(jù)進行備份。為了避免因數(shù)據(jù)丟失及惡意篡改等網(wǎng)絡安全故障所造成的檔案數(shù)據(jù)丟失或篡改等風險對檔案管理工作的負面影響，保證檔案信息資源的安全性，應該定期對檔案數(shù)據(jù)進行備份。不過檔案信息資源數(shù)量通常較為龐大，因此數(shù)據(jù)備份工作也較為復雜，除了對數(shù)據(jù)庫和日志文件進行定期備份外，還應當引進互聯(lián)網(wǎng)先進技術與方法對數(shù)據(jù)進行實時備份，這樣當數(shù)據(jù)庫受到攻擊或損害時，能夠通過備份文件及時進行數(shù)據(jù)恢復，將檔案信息的被破壞程度降到最低。此外，還應注意加強對檔案網(wǎng)絡軟硬件的日常檢查，以及定期對網(wǎng)絡安全進行測試等。

綜上所述，在“互聯(lián)網(wǎng)+”大時代背景下，“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”管理模式勢在必行，對檔案管理者來說，這不僅僅是工作方式的改變，更是一種生存模式的變革。不過我們也應當認識到，“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”管理模式的構建是一個復雜的系統(tǒng)工程，除以上實施路徑外，還可采取諸如創(chuàng)新工作理念、提升檔案現(xiàn)代化管理意識，加強統(tǒng)一的檔案管理標準和規(guī)范建設，加快互聯(lián)網(wǎng)檔案服務平臺開發(fā)建設、推動檔案服務方式創(chuàng)新等措施，不斷完善和改進“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”管理模式，提升新時代檔案現(xiàn)代化管理工作的整體水平。

基金項目：本文為2020年度唐山市社會科學發(fā)展研究課題的研究成果（課題編號：TSSKL2020-011）

作者單位：唐山市人民醫(yī)院