吳墀忠/寧波市軌道交通集團(tuán)有限公司

1 問(wèn)題的提出

城市軌道交通工程是重點(diǎn)工程，建設(shè)周期長(zhǎng)、參建單位多，文件來(lái)源復(fù)雜、形成數(shù)量龐大[1]，除了前期準(zhǔn)備階段文件、竣工驗(yàn)收文件主要由建設(shè)單位形成和收集外，勘察文件、設(shè)計(jì)文件、施工文件、設(shè)備文件、監(jiān)理文件以及各類咨詢服務(wù)合同的文件均由參建單位形成、收集和移交，檔案人員基本無(wú)法從源頭把控文件的內(nèi)容和數(shù)量[2]，檔案驗(yàn)收和接收時(shí)，如何判斷是否完整、準(zhǔn)確、齊全，是困擾建設(shè)單位檔案員最大的問(wèn)題。這是由于檔案工作面臨著“一少一多一投機(jī)”的不利局面?！耙簧佟敝附ㄔO(shè)單位檔案員少。建設(shè)單位檔案員配置一般僅能應(yīng)對(duì)日常收管用業(yè)務(wù)需要，檔案管理對(duì)于專業(yè)性的要求較高，檔案員既缺乏專業(yè)知識(shí)，也不具備合理的知識(shí)結(jié)構(gòu)[3]，更無(wú)法掌握現(xiàn)場(chǎng)情況和動(dòng)態(tài)變化，沒(méi)有條件判斷專業(yè)檔案是否完整、準(zhǔn)確、齊全?！耙欢唷敝笇I(yè)多、參建單位多。城市軌道交通工程的勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、供貨、咨詢服務(wù)等類型的承包人眾多，其中施工類承包人又分為土建、機(jī)電安裝、裝修等類別，而機(jī)電類承包人又分了通信、信號(hào)、供電等10多個(gè)專業(yè)。其復(fù)雜程度，從《城市軌道交通工程文件歸檔要求與檔案分類規(guī)范》（以下簡(jiǎn)稱《規(guī)范》）提供的類目設(shè)置可見(jiàn)一斑。“一投機(jī)”指城市軌道交通工程參建單位檔案審查把關(guān)的能力和態(tài)度。部分參建單位不重視檔案工作，不關(guān)心檔案質(zhì)量，不落實(shí)過(guò)程管控，期望建設(shè)單位檔案員能力不足或把關(guān)不嚴(yán)，僥幸把檔案交出去。

通過(guò)分析可以發(fā)現(xiàn)，檔案員與工程技術(shù)人員之間缺少一座“橋梁”，檔案與現(xiàn)場(chǎng)之間缺少一個(gè)“紐帶”。工程技術(shù)人員作為施工文件的形成者，并不關(guān)心檔案工作，也不清楚哪些文件應(yīng)該歸檔。參建單位的檔案員作為歸檔文件的接收、整理、移交者，建設(shè)單位的檔案員作為檔案的驗(yàn)收、接收者，他們不清楚現(xiàn)場(chǎng)的具體情況，以及文件的范圍和數(shù)量。檔案和現(xiàn)場(chǎng)之間缺少的橋梁和紐帶，正是雙方需求的結(jié)合點(diǎn)，也是具體的檔案編制依據(jù)。

為此，提出由工程有關(guān)監(jiān)管單位編制“歸檔文件清單”，明確檔案員和工程技術(shù)人員的職責(zé)界面。負(fù)有監(jiān)管職責(zé)的專業(yè)人員在工作完成后，根據(jù)實(shí)際列出歸檔文件清單，細(xì)化到具體的文件名稱和數(shù)量，甚至是文件編號(hào)，對(duì)檔案的完整、準(zhǔn)確、齊全負(fù)責(zé)。檔案員不需要熟悉專業(yè)內(nèi)容，不需要掌握現(xiàn)場(chǎng)情況，只需要對(duì)照清單核對(duì)文件的數(shù)量和質(zhì)量。參建單位檔案員根據(jù)清單收集整理檔案，建設(shè)單位檔案員根據(jù)清單驗(yàn)收、接收檔案，對(duì)檔案質(zhì)量負(fù)責(zé)。需要注意，清單應(yīng)由監(jiān)管單位簽發(fā)，由移交單位自行編制和簽發(fā)的“清單”不能作為檔案的編制依據(jù)。

2 利用清單加強(qiáng)檔案管理的探索

2.1 搭建清單框架

以寧波市軌道交通集團(tuán)有限公司（以下簡(jiǎn)稱“寧波軌道交通”）的施工檔案清單為例。寧波軌道交通編制了《軌道交通工程施工監(jiān)理檔案實(shí)施細(xì)則》（以下簡(jiǎn)稱《細(xì)則》），設(shè)計(jì)了一套規(guī)范嚴(yán)密的三級(jí)清單體系。

首先是類目清單。這是一級(jí)固定清單，只需要建設(shè)單位檔案員掌握。類目清單從建設(shè)項(xiàng)目一直細(xì)分到單位工程，其作用是在制度層面保證類目齊全無(wú)遺漏。《規(guī)范》將“單位工程”作為基本的歸檔單元，4.5條明確“應(yīng)在單位工程質(zhì)量驗(yàn)收通過(guò)后三個(gè)月內(nèi)，將相關(guān)工程文件向建設(shè)單位移交”[4]；附錄B、附錄C、附錄D提出具體的類目設(shè)置框架；表C.1《工程施工類類目設(shè)置表》特別注明按單位（子單位）工程劃分。寧波軌道交通執(zhí)行該要求，在《檔案分類方案及檔號(hào)編制規(guī)定》制度中將單位工程作為檔案類目設(shè)置的底層，在《細(xì)則》中明確施工檔案實(shí)行“按單位工程管理”的原則，其“收集、組卷、驗(yàn)收、移交等工作，均按單位工程實(shí)施”。其次是單位工程清單。這是二級(jí)清單，是由建設(shè)單位工程管理部門針對(duì)一個(gè)建設(shè)項(xiàng)目編制的單位工程名錄。這是可變清單，在建設(shè)過(guò)程中可調(diào)整，既作為編制檔號(hào)的依據(jù)，又保證單位工程齊全無(wú)遺漏。該清單由建設(shè)單位檔案員掌握。再次是歸檔文件清單。這是三級(jí)清單，是一個(gè)單位工程歸檔文件的執(zhí)行清單，一般由監(jiān)管單位根據(jù)單位工程的實(shí)際編制或簽發(fā)。《細(xì)則》將一個(gè)單位工程分為8個(gè)模塊，相應(yīng)確定了8個(gè)模塊的歸檔文件清單或清單表式。歸檔文件清單應(yīng)由施工單位歸檔，作為對(duì)應(yīng)模塊的首份歸檔文件，同時(shí)作為施工單位檔案員收集、編制施工檔案的依據(jù)，以及建設(shè)單位檔案員驗(yàn)收、接收檔案的依據(jù)。

上述三級(jí)清單框架中，類目清單劃分到單位工程，單位工程清單詳細(xì)列出建設(shè)項(xiàng)目單位工程名單，歸檔文件清單列出單位工程的具體歸檔文件，三級(jí)清單圍繞“單位工程”這個(gè)施工檔案的基本歸檔單元，構(gòu)建了嚴(yán)密的城市軌道交通工程施工檔案清單體系。類目清單由建設(shè)單位檔案部門在制度中確定，單位工程清單由建設(shè)單位工程管理部門確定，歸檔文件清單由監(jiān)管單位編制或簽發(fā)，并作為建設(shè)單位檔案員驗(yàn)收、接收工程檔案的依據(jù)，體現(xiàn)了“專業(yè)的工作由專業(yè)的人負(fù)責(zé)”思路。

2.2 編制歸檔文件清單

城市軌道交通單位工程的歸檔文件清單設(shè)計(jì)可以分兩步實(shí)施：第一步是劃分模塊，一個(gè)模塊對(duì)應(yīng)一個(gè)相對(duì)固定的監(jiān)管單位，即編制或簽發(fā)歸檔文件清單的責(zé)任主體；第二步是針對(duì)每個(gè)模塊，即每個(gè)監(jiān)管單位設(shè)計(jì)清單表式。《細(xì)則》將一個(gè)單位工程劃分為施工管理文件、測(cè)量監(jiān)測(cè)文件、材料質(zhì)量證明文件、施工記錄、施工試驗(yàn)檢驗(yàn)記錄、工程驗(yàn)收文件、竣工圖、聲像文件8個(gè)模塊，各個(gè)模塊都有其相對(duì)應(yīng)的責(zé)任主體。清單表式應(yīng)按模塊或監(jiān)管單位編制，盡可能實(shí)現(xiàn)一個(gè)監(jiān)管單位對(duì)應(yīng)一張表式。清單可以由施工單位填寫(xiě)，但應(yīng)由監(jiān)管單位簽發(fā)。這些表式經(jīng)監(jiān)管單位專業(yè)人員審核確認(rèn)后，涵蓋一個(gè)模塊應(yīng)歸檔文件的基本信息，包括歸檔文件的名稱、編號(hào)、數(shù)量，沒(méi)有任何歧義。針對(duì)一個(gè)單位工程的8個(gè)模塊，《細(xì)則》對(duì)其清單或清單表式有具體的規(guī)定。

一是作為通用模塊的施工管理文件模塊，各單位工程基本相同。《細(xì)則》直接在歸檔范圍表式中列明了歸檔文件清單，并將下列5張清單直接納入該模塊歸檔范圍。第一張清單是工程概況表，列明了單位工程的參建五方及責(zé)任人員、安全質(zhì)量監(jiān)督單位、工程規(guī)模及主要設(shè)計(jì)參數(shù)、開(kāi)竣工日期等信息，該表是施工用表，由建設(shè)單位工程管理人員簽發(fā)。第二張清單是工程分包一覽表，列明了單位工程經(jīng)審批的分包單位，以及主要的材料設(shè)備供應(yīng)單位，該表是施工用表，由施工單位編制、監(jiān)理單位簽發(fā)。第三張清單是工程單元?jiǎng)澐治募?，列明了單位工程分所屬的分部工程、分?xiàng)工程數(shù)量及名稱，這是核對(duì)“施工記錄”模塊歸檔文件的綱領(lǐng)性清單，該表是施工用表，由施工單位編制、監(jiān)理單位審核、建設(shè)單位工程管理人員簽發(fā)。第四張清單是施工圖清冊(cè)及版本說(shuō)明，列明了設(shè)計(jì)單位為單位工程繪制的圖紙冊(cè)數(shù)、每?jī)?cè)的圖紙頁(yè)數(shù)、每頁(yè)圖紙的圖號(hào)，只填寫(xiě)最終有效的圖紙，作廢的圖紙圖號(hào)不列入該清單，《細(xì)則》提供了表式，由設(shè)計(jì)單位編制簽發(fā)，作為單位工程竣工圖編制依據(jù)。第五張清單是單位工程設(shè)計(jì)變更一覽表，列明了單位工程設(shè)計(jì)變更文件編號(hào)和基本內(nèi)容，《細(xì)則》提供了表式，由設(shè)計(jì)單位編制簽發(fā)，也作為竣工圖編制的依據(jù)。二是測(cè)量監(jiān)測(cè)文件模塊?！都?xì)則》提供了測(cè)量文件統(tǒng)計(jì)表，明確了單位工程各類測(cè)量記錄的文件總份數(shù)、每份文件的編號(hào)。監(jiān)管單位有2家，分別是建設(shè)單位的測(cè)量控制中心和監(jiān)理單位，用同一張統(tǒng)計(jì)表，各自獨(dú)立編制簽發(fā)，施工單位按2家監(jiān)管單位簽發(fā)的統(tǒng)計(jì)表收集匯總測(cè)量文件。三是材料質(zhì)量證明模塊。采用原材料進(jìn)場(chǎng)檢驗(yàn)報(bào)告匯總表作為每類原材料的清單，該表是施工用表，施工單位為每一類原材料編制一張匯總表，由監(jiān)理單位簽發(fā)。四是施工記錄模塊。該模塊的清單采用兩層結(jié)構(gòu)，第一層是施工管理模塊中的工程單元?jiǎng)澐治募?，明確了該單位工程下的分部工程、分項(xiàng)工程的數(shù)量和名稱。第二層是分項(xiàng)工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄表，該表明確一個(gè)分項(xiàng)工程下的檢驗(yàn)批數(shù)量，即應(yīng)歸檔的施工記錄份數(shù)，作為該分項(xiàng)工程施工記錄的首份文件。該表是施工用表，由施工單位編制、監(jiān)理單位簽發(fā)。五是施工試驗(yàn)檢驗(yàn)記錄模塊。一般采用試驗(yàn)檢測(cè)報(bào)告匯總表作為每類試驗(yàn)檢驗(yàn)記錄的清單，還有其他的專用表式，如混凝土試塊試壓報(bào)告匯總表、砂漿強(qiáng)度匯總評(píng)定表等也視作清單。該表是施工用表，施工單位為每一類試驗(yàn)檢驗(yàn)編制匯總表，由監(jiān)理單位簽發(fā)。六是工程驗(yàn)收文件模塊。該模塊是通用模塊，各單位工程完全相同?！都?xì)則》直接在歸檔范圍表中列明了歸檔文件清單，檔案員照清單收集、驗(yàn)收和接收。七是竣工圖模塊。該模塊的清單就是施工管理文件模塊中提到的施工圖清冊(cè)及版本說(shuō)明、單位工程設(shè)計(jì)變更一覽表。八是聲像文件模塊。該模塊是通用模塊，《細(xì)則》在文字條款中直接明確了每個(gè)單位工程應(yīng)攝制的聲像文件內(nèi)容和數(shù)量。

3 結(jié)語(yǔ)

寧波軌道交通2016年3月前通車的3個(gè)項(xiàng)目沒(méi)有歸檔文件清單，之后通車的2個(gè)項(xiàng)目執(zhí)行了歸檔文件清單，對(duì)比效果明顯。以變更較多的竣工圖模塊為例說(shuō)明。前3個(gè)項(xiàng)目，一個(gè)單位工程交幾冊(cè)圖紙、每?jī)?cè)有幾頁(yè)圖紙、哪些圖紙作廢、變更是否在竣工圖中修改，這些信息檔案員很難把握，需要工程師反復(fù)核對(duì)。竣工圖驗(yàn)收和接收效率低，施工單位普遍在完工1年以上才完成檔案移交。后2個(gè)項(xiàng)目，全面推行由設(shè)計(jì)單位簽發(fā)的歸檔文件清單作為竣工圖編制和驗(yàn)收依據(jù)。一是施工圖清冊(cè)及版本說(shuō)明，明確一個(gè)單位工程最終有效圖紙清單，具體到有幾冊(cè)圖紙，每?jī)?cè)的圖名，每?jī)?cè)有幾頁(yè)有效圖紙，以及每頁(yè)有效圖紙的圖號(hào)；二是單位工程設(shè)計(jì)變更一覽表，列出了每一個(gè)變更的依據(jù)文件、變更內(nèi)容和被變更的圖紙圖號(hào)。檔案員據(jù)此核對(duì)單位工程的竣工圖和變更情況。專業(yè)的工作由專業(yè)的人負(fù)責(zé)，通過(guò)三級(jí)清單體系，特別是監(jiān)管單位簽發(fā)的歸檔文件清單，寧波軌道交通做到單位工程驗(yàn)收通過(guò)后3個(gè)月內(nèi)完成檔案移交，保證了檔案完整、準(zhǔn)確、齊全，實(shí)現(xiàn)了各方共贏。