李吉麗

（黑龍江省交投高速公路運營管理有限公司哈佳分公司，黑龍江 哈爾濱 150400）

一、企業(yè)檔案管理工作的意義

企業(yè)檔案是企業(yè)在其整個生命周期中，在其全部活動中形成的全部檔案的總和。企業(yè)檔案包括計劃、統(tǒng)計、決議、記錄、報告、市場信息、經(jīng)營、產(chǎn)品銷售、固定資產(chǎn)、原材料采購、物資供應、財務(wù)管理、勞動工資、衛(wèi)生、人事等各方面的材料，真實反映企業(yè)的整個發(fā)展歷程[1]。企業(yè)檔案為企業(yè)的生產(chǎn)管理、經(jīng)營管理、人力資源管理、產(chǎn)品研發(fā)、財務(wù)管理提供詳細的數(shù)據(jù)、資料。企業(yè)領(lǐng)導層可以根據(jù)企業(yè)檔案，了解本企業(yè)每名人員的素質(zhì)、能力、品行，了解本企業(yè)的技術(shù)實力，從而做出正確、有效的決策，提高企業(yè)的管理水平。一流的企業(yè)靠文化，二流的企業(yè)靠管理，三流的企業(yè)靠業(yè)務(wù)，四流的企業(yè)靠投機。在建設(shè)企業(yè)文化方面，企業(yè)檔案也發(fā)揮著無可替代的作用。

二、當前企業(yè)檔案管理中存在的問題

（一）檔案管理制度不完善，管理水平薄弱

很多企業(yè)檔案管理制度與職責都十分模糊，沒有完善的檢查考核措施，同時也沒有將檔案管理與企業(yè)發(fā)展建設(shè)同步規(guī)劃、共同發(fā)展。大部分企業(yè)在近期與遠期規(guī)劃發(fā)展中，通常都會對企業(yè)規(guī)模、設(shè)備、專業(yè)技術(shù)人員以及人員結(jié)構(gòu)進行全面且詳細規(guī)劃，但是對檔案管理以及檔案設(shè)備的投入完全沒有融入到規(guī)劃范圍內(nèi)，導致檔案管理不能與企業(yè)共同發(fā)展，很多重要資源檔案收集不全面，造成企業(yè)檔案資料不完整，不系統(tǒng)。另外，由于管理混亂原因，很多重要檔案難以查找，進而使得檔案作用不能全面發(fā)揮。這種滯后的檔案管理方式會嚴重影響企業(yè)整體管理水平的提升，同時也會影響基礎(chǔ)技術(shù)水平的有效提升。

（二）檔案管理分散，缺少系統(tǒng)性規(guī)劃

企業(yè)在發(fā)展建設(shè)階段，其科研、生產(chǎn)、質(zhì)量控制以及人事管理等諸多方面都建立完善的管理制度和管理責任，但是檔案管理制度與相關(guān)職責卻并不健全，導致很多需要歸檔的檔案資料全都分散在各個科室和部門手中，部門與科室人員并不知道哪些檔案文件應該歸檔。另外已經(jīng)歸檔的檔案資料也不夠規(guī)范，借閱制度體系十分混亂，缺少必要的考核與監(jiān)督體系，嚴重阻礙企業(yè)檔案管理工作的有效開展。由于對檔案法規(guī)認識不足，沒有意識到檔案在企業(yè)發(fā)展中的重要作用，企業(yè)諸多部門只單一強調(diào)自身工作的特殊性，沒有考慮到檔案歸檔的意義，嚴重阻礙了檔案統(tǒng)一歸檔管理。還有部分工作人員沒有認識到重要會議資料和錄像等材料保存的重要性，在會議時沒有進行錄制和記錄，進而影響企業(yè)高效發(fā)展[2]。

三、企業(yè)檔案的科學管理模式構(gòu)建對策

（一）管理理念的精細化

任何一項工作的創(chuàng)新都需要以理念為出發(fā)點，這也是基本保障，所以，在企業(yè)檔案管理創(chuàng)新過程中，要將精細化理念創(chuàng)新放在首要位置，以此來保障檔案管理創(chuàng)新的有效實施。目前，企業(yè)檔案管理正在朝著知識化、網(wǎng)絡(luò)化以及社會化的方向發(fā)展，這也是企業(yè)檔案現(xiàn)代化管理理念的主要體現(xiàn)，同時也是檔案管理工作的延伸。企業(yè)需要在分析檔案管理理論與工作經(jīng)驗中尋找突破口，形成具有特色的檔案管理體系，總結(jié)過去的經(jīng)驗，尋找工作中存在的問題，同時分析未來發(fā)展趨勢，認識到檔案信息價值需要發(fā)揮檔案自身的作用。只有將檔案精細化整理，才能使其變成企業(yè)需要的信息，進而使檔案獲得有效利用。因此，在過程中需要加強檔案管理效率意識，發(fā)揮檔案的內(nèi)在價值。

（二）檔案信息資源精細化

建立企業(yè)局域網(wǎng)絡(luò)，這樣不僅能夠有效服務(wù)廣大用戶，還可以加強企業(yè)檔案資源的開發(fā)與利用，讓其更加系統(tǒng)化、合理化。隨著信息時代的快速發(fā)展，企業(yè)檔案信息變得十分零散且越來越復雜化。因此，必須要對這些檔案進行精細化管理，進一步打破企業(yè)部門之間各自為政問題，構(gòu)建完整的信息系統(tǒng)，實現(xiàn)一體化管理。這樣的方式不僅要實現(xiàn)資源共享，還需要實現(xiàn)資源互補，提升企業(yè)檔案的利用效率，避免出現(xiàn)不必要的浪費和重復，進而使得企業(yè)檔案信息開發(fā)與利用更加科學、合理[3]。

（三）檔案管理必須規(guī)范化、制度化

企業(yè)應當根據(jù)自身的具體情況，制定嚴格、完整的檔案管理制度。檔案管理人員則必須根據(jù)檔案管理制度，仔細收集各種文件、材料，確保檔案的完整性與有序性；若發(fā)現(xiàn)文件中存在著字跡潦草、錯別字等錯誤，必須責成有關(guān)人員進行糾正，從源頭上提高檔案質(zhì)量。檔案管理人員從企業(yè)內(nèi)部各部門、各科室收集到檔案后，必須將它們根據(jù)文書檔案、人事檔案、實物檔案、業(yè)務(wù)檔案、聲像檔案進行分類，而不能將它們混為一體。

結(jié)束語

在當前激烈的市場競爭中，信息資源是企業(yè)發(fā)展的主要動力，其中檔案是企業(yè)發(fā)展的積累，有著企業(yè)的精神與經(jīng)驗，是取之不盡的財富。在企業(yè)內(nèi)部管理中，檔案管理屬于重要環(huán)節(jié)。為提高企業(yè)工作效率，為促進企業(yè)長期可持續(xù)發(fā)展，提升企業(yè)的管理水平，建設(shè)企業(yè)文化，企業(yè)應當重視檔案管理，建立完善的檔案管理模式，做好檔案管理。