劉蕾

（天津北辰科技園區(qū)總公司，天津 300405）

一、電子信息檔案管理系統(tǒng)構(gòu)建所應(yīng)遵循的基本原則

（一）規(guī)范化。任何工作要想保持一個穩(wěn)定發(fā)展的狀態(tài)，都需要將其安全性、秩序性保障起來。電子信息檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)與一般的檔案管理工作有著較大的差異，互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的介入，使得系統(tǒng)很容易遭黑客攻擊，一些數(shù)據(jù)信息被刪減或修改。所以基于電子信息檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用的安全性、可靠性要求，需要在系統(tǒng)建設(shè)期間，分析可能會存在的安全隱患問題，確保每一個工作階段都能夠?qū)⒁?guī)范化標(biāo)準(zhǔn)推廣，管理質(zhì)量提升能夠給電子檔案應(yīng)用帶來積極的推進(jìn)作用。

（二）一體化。一體化指電子信息檔案統(tǒng)一管理階段，做好集成化的管理模式應(yīng)用，當(dāng)各種數(shù)據(jù)信息資源能夠協(xié)調(diào)性應(yīng)用，那么電子檔案的真實性、可靠性就有了良好保障。電子信息檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用期間會生成一個較為完成的生命周期，為了避免在管理階段遇到一些突發(fā)性問題，在電子信息檔案管理系統(tǒng)建設(shè)階段，應(yīng)探索管理周期設(shè)置要求，實現(xiàn)對電子檔案的有效性管理與應(yīng)用。

（三）自動化。自動化在電子信息檔案管理系統(tǒng)建設(shè)階段的要求，就是針對電子檔案的自動生成，檔案管理員通過系統(tǒng)應(yīng)用，對相應(yīng)的電子檔案數(shù)據(jù)信息進(jìn)行搜集、整理，經(jīng)過分類、整合之后能夠?qū)σ延械碾娮訖n案信息資源進(jìn)行深入的分析與研究，探索其本身的價值影響。整合過程中，將文件自動合成處理，為后續(xù)的利用提供便捷條件。

二、目前電子信息檔案管理中存在的安全問題

（一）電子信息檔案管理面臨硬件環(huán)境普遍不足

電子信息檔案管理必須有好的硬件環(huán)境作支撐，主要包括強大的數(shù)據(jù)庫服務(wù)器、應(yīng)用服務(wù)器、入侵檢測系統(tǒng)及防火墻系統(tǒng)等。由于現(xiàn)行的電子信息檔案普遍采用集中存儲的方式來存儲，隨著電子信息檔案的不斷增多，大量的數(shù)據(jù)存儲和查詢，容易造成系統(tǒng)的緩慢和崩潰。而入侵檢測系統(tǒng)及防火墻系統(tǒng)也相對滯后，都已經(jīng)無法滿足現(xiàn)行電子信息檔案的管理需求。

（二）電子信息檔案管理面臨網(wǎng)絡(luò)開放的威脅

電子信息檔案處在開放的信息環(huán)境中，它會因為計算機網(wǎng)絡(luò)分布的廣泛性、信息資源的共享性、信息通道的公用性等特點，使電子信息檔案被非法竊取、盜用以及內(nèi)容任意刪改、增減。同時網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)還隨時有可能遭到網(wǎng)絡(luò)病毒以及來自黑客的各種非法攻擊，給系統(tǒng)造成不穩(wěn)定或者導(dǎo)致崩潰，使電子信息檔案數(shù)據(jù)泄露和丟失，給電子信息檔案管理帶來不可彌補的后果。

（三）電子信息檔案管理中還面臨管理制度相對滯后、管理人員職業(yè)意識不強和信息安全知識匱乏等問題

由于電子信息檔案管理制度相對滯后，管理責(zé)任不明確，造成管理混亂以及數(shù)據(jù)丟失等，使電子信息檔案的利用率不高；更有些管理人員職業(yè)意識不強，管理上存在自我隨意、亂操作等情況，對系統(tǒng)用戶隨意刪減、添加，對登陸權(quán)限隨意更改，造成一些用戶隨意訪問、越權(quán)訪問管理系統(tǒng)，對信息檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行隨意查看、非法下載和使用；還有部分電子信息檔案管理人員信息安全知識匱乏，對信息技術(shù)掌握不足，已不能完全滿足和適應(yīng)當(dāng)前電子檔案管理工作的需要。

三、探索檔案館電子信息檔案管理系統(tǒng)設(shè)計

電子信息檔案相對于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案具備明顯的優(yōu)勢特點，需要從資料內(nèi)容、實效性兩個方面進(jìn)行分析研究，要求檔案管理員在實踐工作階段，做好對自身業(yè)務(wù)的拓展，需要將系統(tǒng)操作、系統(tǒng)模塊設(shè)置工作全面開展，具體從以下幾個方面展開分析：（1）系統(tǒng)架構(gòu)層應(yīng)用。系統(tǒng)各項業(yè)務(wù)控制管理，比方說在訪問數(shù)據(jù)信息統(tǒng)計方面，對這部分內(nèi)容進(jìn)行緩沖，這樣在系統(tǒng)應(yīng)用期間，檔案存儲與應(yīng)用期間的其他數(shù)據(jù)信息內(nèi)容的更新效果逐步增強。系統(tǒng)架構(gòu)層的應(yīng)用，能夠?qū)⒏黜椆ぷ鞣謱哟蔚拈_展。（2）系統(tǒng)操作層應(yīng)用。電子信息檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用期間，在設(shè)計方面人性化的操作界面設(shè)置是十分關(guān)鍵的，能夠滿足高效的系統(tǒng)應(yīng)用需求。檔案管理者需要做好對系統(tǒng)各個功能模塊的分配與完善，面對相應(yīng)的電子信息檔案的處理，能夠達(dá)到理想化的工作要求。（3）系統(tǒng)業(yè)務(wù)層應(yīng)用。檔案館檔案管理工作需要將業(yè)務(wù)流程統(tǒng)一設(shè)置，通過電子信息檔案管理系統(tǒng)的各項功能分工，將拆分工作依據(jù)電子信息檔案管理要求進(jìn)行，這樣就能將各項功能的配置效果逐步增強，在實踐階段各個模塊相互配合，提升檔案管理質(zhì)量。

四、電子信息檔案管理的有效方法

（一）構(gòu)建強大的信息安全防范體系

主要包括為電子信息檔案管理系統(tǒng)服務(wù)器和用戶終端安裝防毒軟件和防火墻系統(tǒng)以及對重要電子信息檔案進(jìn)行定期備份等。通過在服務(wù)端和用戶終端安裝殺毒軟件，能有效避免電子信息檔案在使用管理過程中，被病毒侵害以及被非法盜取、任意篡改等情況的發(fā)生，最大程度減少電子信息檔案管理工作的損失。然而，安裝強大的防火墻系統(tǒng)也十分必要，通過該系統(tǒng)能有效阻擋來自外部網(wǎng)絡(luò)的非法用戶對檔案管理系統(tǒng)的入侵及破壞，為電子信息檔案管理工作構(gòu)建又一道安全屏障。由于惡意病毒對電子信息檔案的破壞無處不在，所以對重要電子信息檔案進(jìn)行定期備份也相當(dāng)重要，通過定期備份，能極大降低信息數(shù)據(jù)由于系統(tǒng)崩潰而造成無法還原的現(xiàn)實，一般可選擇服務(wù)器備份及光碟或移動磁盤備份等形式。

（二）建立完善的電子信息檔案管理制度

根據(jù)國家對電子信息檔案管理的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合本單位實際，制定出適應(yīng)本單位的管理制度，從制度源頭保障電子信息檔案管理的安全。如：電子信息檔案管理工作流程、電子信息檔案管理工作人員職責(zé)、電子信息檔案利用制度、電子信息檔案備份制度以及電子信息檔案應(yīng)急安全防范措施等，通過制度的建立，讓每一個環(huán)節(jié)都有制度作保證，從而杜絕管理混亂、責(zé)任不明等情況，讓電子信息檔案管理更科學(xué)、更規(guī)范。

結(jié)束語

新時期的檔案管理工作結(jié)合價值影響需求、順應(yīng)社會時代發(fā)展需求，做好電子信息檔案管理系統(tǒng)建設(shè)，提升檔案應(yīng)用價值是十分關(guān)鍵的。顯然傳統(tǒng)的檔案管理工作已經(jīng)不能滿足社會發(fā)展目標(biāo)，需要檔案工作者探索全新的管理模式與方法，提升檔案的社會服務(wù)價值。