李文峰

【摘? 要】傳統(tǒng)的檔案管理效率較低，對(duì)檔案的分析與整理不夠，不利于發(fā)展。隨著時(shí)代的發(fā)展，信息及電子技術(shù)被迅速應(yīng)用到檔案管理中。由此，電子檔案應(yīng)運(yùn)而生。由于電子檔案具有機(jī)讀性、數(shù)字化性、信息存儲(chǔ)量大、占有空間小等特點(diǎn)，從而賦予了檔案工作新的特征和內(nèi)涵。

【關(guān)鍵詞】檔案;管理;電子化;應(yīng)用

一、電子檔案概述

電子檔案主要以數(shù)字編碼的方式將信息存儲(chǔ)于磁盤、磁帶和光介質(zhì)之中，同時(shí)，計(jì)算機(jī)能夠準(zhǔn)確識(shí)別并科學(xué)處理電子檔案中的信息，該信息以數(shù)字代碼序列完成網(wǎng)絡(luò)傳輸。如信息準(zhǔn)確地記錄于存儲(chǔ)載體后，則成為數(shù)字化信息，并具有較強(qiáng)的機(jī)讀性特征，存儲(chǔ)信息的數(shù)量較大，信息內(nèi)容尤為豐富。

二、電子檔案管理的特點(diǎn)

電子檔案管理模式的優(yōu)點(diǎn)如下所述：其一，管理便捷。電子檔案經(jīng)壓縮技術(shù)處理后，數(shù)據(jù)信息占用的空間較小，便于保存。其二，數(shù)據(jù)信息傳輸速率快。電子檔案的數(shù)據(jù)信息傳輸速率較快，便于查閱與調(diào)用。正是因?yàn)殡娮訖n案管理模式的這些優(yōu)點(diǎn)，使其受到企業(yè)的高度重視。但需要注意的是，電子檔案管理模式也存在一定的缺陷。隨著互聯(lián)網(wǎng)的快速普及，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境也越來越復(fù)雜，電子檔案中的數(shù)據(jù)信息極易因黑客攻擊或病毒侵襲而泄露。一旦數(shù)據(jù)信息泄露，就會(huì)給企業(yè)造成無法預(yù)估的損失。另外，電子檔案的加密程度直接決定了數(shù)據(jù)信息的安全程度。由于技術(shù)方面的限制，增加了數(shù)據(jù)信息的安全隱患。

三、檔案管理電子化應(yīng)用中注意的問題

（一）電子檔案的安全性問題

檔案信息的安全性主要涉及檔案信息載體安全性和傳輸安全性。載體安全性主要指存儲(chǔ)介質(zhì)對(duì)信息安全因素的影響。電子檔案通常以移動(dòng)硬盤、光盤為載體，這類載體成分比較復(fù)雜，性能有時(shí)不穩(wěn)定。而且對(duì)環(huán)境溫度、濕度、防機(jī)械損傷等條件要求較高，易損壞變質(zhì)，保存年限存在不確定性。傳輸安全性也就是網(wǎng)絡(luò)安全性，網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展使電子檔案在更大的范圍內(nèi)得到共享，同時(shí)，無孔不入的網(wǎng)絡(luò)黑客和防不勝防的計(jì)算機(jī)病毒也給電子檔案的管理帶來巨大的安全隱患。除此之外，電子文件很容易被刪改，且改后不留任何痕跡。

（二）紙質(zhì)檔案的處理問題

在多年的管理過程中形成各類紙質(zhì)檔案是最原始、最直接、最真實(shí)、最權(quán)威的記錄和依據(jù)，是彌足珍貴的資源。然而電子檔案的產(chǎn)生并非是紙質(zhì)檔案的消亡之日。不可能全面拋棄傳統(tǒng)檔案的運(yùn)行方式，因此絕對(duì)不可忽視傳統(tǒng)檔案工作的統(tǒng)籌安排，需要盡快實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案的數(shù)字化。使電子檔案和紙質(zhì)檔案盡快接軌。

（三）辦公自動(dòng)化與電子檔案管理無縫結(jié)合問題

在科技高速發(fā)展的今天，辦公自動(dòng)化逐步占主導(dǎo)地位，每天處理的公文數(shù)量急劇增加，雖然電子文件有逐漸替代紙質(zhì)文件的趨勢(shì)，但在現(xiàn)階段，文件的歸檔依然以紙質(zhì)文件為主。由于設(shè)計(jì)和開發(fā)人員手段不統(tǒng)一，使得電子檔案系統(tǒng)和辦公自動(dòng)化系統(tǒng)不能無縫結(jié)合，電子文件歸檔相對(duì)滯后，即使歸檔后文件的準(zhǔn)確性也無法保證。

（四）電子檔案管理工作人員知識(shí)結(jié)構(gòu)的問題

目前多數(shù)檔案管理工作人員知識(shí)結(jié)構(gòu)及知識(shí)更新速度跟不上科技的發(fā)展，面對(duì)新的需要顯得難以適應(yīng)、無所適從。電子檔案管理工作已成為一門集計(jì)算機(jī)科學(xué)與檔案學(xué)于一體的綜合性的學(xué)科。電子檔案管理人員除了要掌握檔案管理專業(yè)知識(shí)，還要不斷提高現(xiàn)代化管理技能，同時(shí)還要掌握其他相關(guān)學(xué)科的知識(shí)，這樣才能適應(yīng)檔案工作現(xiàn)代化需要，才能從根本上保證在電子時(shí)代人類活動(dòng)的真實(shí)記錄得以長(zhǎng)期保存。

四、檔案管理電子化應(yīng)用措施

（一）電子檔案的存儲(chǔ)及保管

電子檔案的存貯內(nèi)容具有不穩(wěn)定性，存儲(chǔ)介質(zhì)易受磁場(chǎng)、溫度、濕度、物理損環(huán)等因素影響，必須建造專用庫(kù)房、檔案柜存放電子檔案，配備專業(yè)電子檔案機(jī)房和較高的安全性的電腦設(shè)備。保持良好的溫度和濕度，并能滿足避光、防塵、防蟲、以及防機(jī)械磨損和強(qiáng)烈震動(dòng)等條件。同時(shí)做好電子檔案數(shù)據(jù)備份恢復(fù)工作。備份技術(shù)是一種安全策略，是確保電子檔案信息安全的一個(gè)非常重要的技術(shù)手段。

（二）加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)的安全管理

隨著互聯(lián)網(wǎng)的快速普及，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境也越來越復(fù)雜，電子檔案中的數(shù)據(jù)信息極易因黑客攻擊或病毒侵襲而泄露。一旦數(shù)據(jù)信息泄露，就會(huì)給單位造成無法預(yù)估的損失。另外，電子檔案的加密程度直接決定了數(shù)據(jù)信息的安全程度。通過驗(yàn)證用戶信息、輸入調(diào)閱口令和限制訪問、閱讀權(quán)限。安裝先進(jìn)的防毒殺毒軟件、建立防火墻來防止病毒和黑客對(duì)電子檔案的惡意破壞和篡改。積極采用密匙管理、數(shù)字式簽名等先進(jìn)技術(shù)手段，保證電子檔案管理網(wǎng)絡(luò)的正常運(yùn)行。同部門、不同人員的查閱權(quán)限，并對(duì)所利用的電子檔案進(jìn)行全程監(jiān)控并自動(dòng)記錄，防止電子檔案被篡改而造成不可挽回的損失。

（三）對(duì)文件進(jìn)行安全監(jiān)控

在一般電腦系統(tǒng)中，文件內(nèi)容若有任何改變，電腦并不會(huì)加以記錄，因此更改文件的動(dòng)作會(huì)不留痕跡，這使得事件發(fā)生后，追查毫無線索。因此要讓電腦詳細(xì)記錄在存取電子文件時(shí)候留下的所有異動(dòng)記錄。

（四）完成對(duì)紙質(zhì)檔案的數(shù)字化

紙質(zhì)檔案電子化可以改善檔案管理工作，才能盡快適應(yīng)信息時(shí)代的要求。因此需要盡快將現(xiàn)有紙質(zhì)檔案通過掃描實(shí)現(xiàn)原文件數(shù)字化，建立文件目錄和掃描后的電子文檔一一對(duì)應(yīng)關(guān)系。

（五）辦公自動(dòng)化系統(tǒng)和電子檔案無縫集成的開發(fā)工作應(yīng)用

使電子文件能及時(shí)歸檔，增強(qiáng)文件利用的時(shí)效性。要嚴(yán)把電子信息歸檔關(guān)，做好電子信息動(dòng)態(tài)管理，也即做好電子檔案的更改補(bǔ)充工作，實(shí)行動(dòng)態(tài)管理。不能將電子檔案管理停留在管好幾張光盤的初級(jí)階段。

（六）提高檔案工作人員綜合素質(zhì)

隨著信息化的發(fā)展，對(duì)檔案管理工作人員的要求也越來越高，要樹立檔案工作者的風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，提高政治素質(zhì)、職業(yè)道德水平，強(qiáng)化保密意識(shí)、加強(qiáng)對(duì)密碼、口令、機(jī)房安全管理及應(yīng)用軟件、數(shù)據(jù)庫(kù)管理的維護(hù)工作，系統(tǒng)掌握現(xiàn)代管理知識(shí)和檔案專業(yè)知識(shí)，努力優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu)，以適應(yīng)信息時(shí)代檔案工作的需要。

結(jié)束語

電子檔案的出現(xiàn)，給傳統(tǒng)檔案工作帶來了諸多的挑戰(zhàn)，但電子檔案的應(yīng)用也是勢(shì)在必行，大數(shù)據(jù)和信息化時(shí)代已經(jīng)成為主流發(fā)展趨勢(shì)，檔案工作要適應(yīng)不斷更新技術(shù)革命的挑戰(zhàn)，必須盡快加強(qiáng)對(duì)電子檔案管理應(yīng)用和探索，掌握現(xiàn)代化管理的有關(guān)知識(shí)和技術(shù)，以適應(yīng)檔案事業(yè)的發(fā)展要求。