陳艷娟

摘 要：隨著社會時代的發(fā)展以及經(jīng)濟水平的不斷提高，在人們?nèi)粘Ｉ钆c工業(yè)生產(chǎn)中，對電力能源的需求量也不斷增加，因此近年來我國電力基建工程數(shù)量及規(guī)模均呈現(xiàn)出明顯提升趨勢。而在電力基建工程建設中，檔案管理工作不容忽視，作為為工程建設提供數(shù)據(jù)支持與經(jīng)驗輔助的關鍵工作，一定要認真審視當前工作中存在的不足，并且積極采取規(guī)范化與標準化管理模式，助力電力企業(yè)的基建工程檔案管理工作朝著規(guī)范、合理、科學方向發(fā)展。

關鍵詞：電力基建工程;檔案管理;規(guī)范化與標準化

一、前言

電力基建檔案作為電力基建工程建設中所有資料的匯總，是整個工程的全貌縮影，能夠直接反映出電力基建工程的施工過程。對于基建檔案管理的主要工作內(nèi)容為資料形成、歸檔、積累、管理與利用等，并且在基建工程竣工之后需要以文字形式來呈現(xiàn)。然而從實際情況來看，電力基建工程檔案管理工作中涉及部門及人員眾多，管理內(nèi)容也錯綜復雜，倘若管理不規(guī)范或不合理，勢必會影響管理效果。基于此，本文將結(jié)合筆者工作經(jīng)驗，對規(guī)范化與標準化管理模式在電力基建工程檔案管理中的應用展開分析，希望能夠有效助力電力基建工程檔案管理工作水平的提高。

二、現(xiàn)階段電力基建工程檔案管理中存在的不足

對檔案管理的規(guī)范化與標準化管理模式進行探討，首先需要對現(xiàn)階段電力基建工程檔案管理工作現(xiàn)狀進行分析，找出其中存在的不足，具體來講體現(xiàn)在以下幾點。

（一）管理規(guī)范性不足

當前許多電力基建工程部門的檔案管理工作存在內(nèi)容不完整、不真實、不準確等規(guī)范性缺失的情況。例如，項目施工中簽訂的各類合同并未詳細注明日期、規(guī)格等重要參數(shù)，或是出現(xiàn)前后矛盾;施工單位來函編號缺失或是存在重復編號情況等。

（二）管理缺乏統(tǒng)一標準

現(xiàn)階段電力基建工程的檔案管理較為混亂，原因就在于缺乏統(tǒng)一標準，主要表現(xiàn)在業(yè)主、施工、監(jiān)理各個方面，而且即便是同一個項目，但是在設計變更單、技術交底文件、工程聯(lián)系單等各類表格中還存在格式差異問題，許多人員工作責任心不強導致大量不健全的簽字蓋章文件出現(xiàn)，甚至許多文件毫無依據(jù)且缺乏真實性。

（三）資料不完整

電力基建工程檔案管理工作中常常會發(fā)生資料丟失、遺漏、受損等情況，這些資料包括各種條件清單、施工設計圖紙、設計變更簽證等，原因就在于檔案管理工作制度存在不完善之處，導致專職人員工作責任心不強，很多時候為了方便就懶得溯源，所以出現(xiàn)各類檔案資料不完整的情況。

三、規(guī)范化與標準化管理模式在電力基建工程檔案管理中的應用策略

通過上述對現(xiàn)階段電力基建工程檔案管理中存在的不足進行分析可知，要想提高基建工程中檔案管理工作水平，一定要保證其規(guī)范性、合理性與科學性，才能契合電力基建工程的建設需求。所以，可嘗試應用規(guī)范化與標準化管理模式，認識到該檔案管理工作模式是未來電力基建工程的發(fā)展趨勢。具體來講，規(guī)范化與標準化管理模式在電力基建工程檔案管理工作中的應用體現(xiàn)主要集中在以下幾方面。

（一）項目前期文件檔案

電力基建工程項目的施工建設前期文件非常關鍵，這部分檔案資料主要是證明該工程項目的合法性，作為證據(jù)性文件，在收集與管理過程中有著一定的難度，所以應當采取規(guī)范化與標準化的管理模式予以管理，同時要配備專職人員進行檔案收集，對電力基建工程的調(diào)研、申報、審批的前期全過程資料進行匯總。項目前期文件有著時間周期長、經(jīng)手人員多等特點，作為檔案管理專職人員一定要保證各類資料的完整性，做到完整收集、及時歸檔。與此同時，檔案管理人員還需要對基建工程項目的實時進展充分了解，對各階段生成的各類文件資料進行保管，同時在歸檔過程中要按照一定標準進行劃分，比如按照時間、部門等去分檔。待前期工作完全結(jié)束中，要立足全局按照標準劃分歸檔，發(fā)現(xiàn)問題要趕在正式開工前糾正，保證項目前期文件檔案的規(guī)范化與標準化。

（二）招投標文件檔案

電力基建工程項目招投標工作牽涉到大量企業(yè)且需要開展復雜、系統(tǒng)的工作，所以該階段的檔案管理也需要高度重視，確保規(guī)范與標準。電力基建工程招投標階段需要歸檔的文件資料種類繁多，主要由招標文件、投標文件、澄清文件、評分文件、中標文件等，倘若檔案管理工作人員沒有按照標準對文件資料進行合理類別劃分，則很有可能造成簽字不規(guī)范、資料收集不完整等情況，進而直接影響后續(xù)電力基建工程的開展。所以，在電力基建工程招投標階段便要做好檔案保存與管理。作為檔案管理專職人員，要全程參與項目招投標工作，對具體基建工程項目情況深入了解，一切與該項目相關的資料要做到心里有底，特別是招投標中的細節(jié)部分，如文件簽字、功能表等，更要有序管理，并且要格外關注簽字、功能表等操作規(guī)范。倘若檔案管理工作人員因為特殊原因而無法全程參與招投標，則需要在招投標結(jié)束后第一時間與相關部門取得聯(lián)系，去獲取第一手文件資料，及時做好登記、分類與歸檔工作。

（三）施工設備文件資料

電力基建工程項目施工中需要用到大量設備，對于這部分設備的文件資料同樣需要檔案管理工作者加強管理。首先，專職人員需要與施工設備廠商保持密切溝通，對于工程項目采用的相關設備參數(shù)、規(guī)格、使用注意事項等信息充分了解，編制出規(guī)范化的設備采購臺賬，并且對機械設備訂購合同妥善保管;其次，電力基建工程施工設備進場之前要先進行檢測，此時檔案管理人員也要全程參與，將進場前的設備檢測信息進行收集，隨后對文件資料進行類別、等級的劃分，及時歸檔。如此一來，保證施工設備在采購與進場施工檢測中生成的各類文件資料實現(xiàn)規(guī)范化與標準化的管理。

（四）施工材料合同文件

在電力基建工程項目中，施工材料會對施工質(zhì)量形成直接影響，所以檔案管理人員在收集與保管相關文件資料時，還要與材料采購部門做好溝通，對施工所用材料的采購、運輸、現(xiàn)場檢測等相關信息全面掌握，主要收集的文件資料有材料采購合同、運輸物流清單、檢驗報告文件等，對這些文件進行細致核對與分類。同時，在收集過程中還要對所有合同文件中的簽字蓋章做好確認，驗證蓋章是否與規(guī)范相符以及合同內(nèi)容中是否存在紕漏、錯誤信息，發(fā)現(xiàn)問題要第一時間進行修正。唯有加強對施工材料合同文件檔案的規(guī)范化與標準化管理，才能全面提高電力基建工程項目的施工質(zhì)量，實現(xiàn)施工成本的縮減，助力項目經(jīng)濟效益與社會效益的提升。

（五）項目施工與安裝文件

為保證電力基建工程在竣工之后能夠順利交接，一定要對項目施工過程與各種設備安裝文件資料妥善保管，對于這部分文件資料同樣需要采取規(guī)范化與標準化管理模式，保證分檔合理性與完整性，做好日常檔案資料積累工作。在檔案收集、記錄等工作開展中，專職人員需要與相關部門協(xié)調(diào)配合，共同制定科學合理的管理制度。此外，檔案管理工作人員還需要在項目施工與設備安裝中扮演監(jiān)理角色，發(fā)揮監(jiān)管職能，對施工材料管理、質(zhì)量管控等環(huán)節(jié)做好監(jiān)督，一旦察覺有質(zhì)量不過關的情況要及時要求整改，保證所有施工檔案文件信息的規(guī)范化與標準化。

（六）竣工文件檔案

電力基建工程的竣工文件檔案同樣需要做好規(guī)范化與標準化管理，嚴格管理檔案的歸檔與移交上級工作，確保與電力基建工程項目進展保持同步，如此才能確保項目施工中所收集的資料檔案的完整性，避免出現(xiàn)檔案受損、遺失等情況，保證所有檔案資料齊全。待項目竣工之后，檔案管理人員還要協(xié)助相關單位一同編制竣工資料，以標準化的檔案資料為手續(xù)移交、監(jiān)理審查提供助力。

四、結(jié)語

綜上所述，在電力基建工程建設過程中，檔案管理工作質(zhì)量與效率會對工程質(zhì)量形成一定的影響，所以在具體檔案管理中需要想辦法提高其規(guī)范性、合理性與科學性。因此，筆者建議嘗試在項目施工前期、招投標、設備材料采購、合同管理、竣工文件管理等各個階段推行規(guī)范化與標準化管理模式，以此去提高檔案管理工作水平，保證電力基建工程項目圓滿竣工。筆者相信在規(guī)范化與標準化管理模式的加持下，不管是基建工程檔案管理工作水平還是電力企業(yè)的整體管理能力，均能實現(xiàn)跨越式提升，從而為人們帶來更優(yōu)質(zhì)的電力服務。

參考文獻：

[1]劉瀟.標準化管理下提升紙質(zhì)檔案和電子檔案相融合的策略[J].中國標準化，2019（14）：207-208.

[2]李淑蕓.規(guī)范化與標準化管理模式在電力基建工程檔案管理中的應用[J].辦公室業(yè)務，2018（21）：86.

[3]張林.企業(yè)檔案管理規(guī)范化中遇到的問題與解決思路[J].卷宗，2019（11）：86

[4]莫冰.電力基建工程項目檔案管理中 規(guī)范與標準化管理模式的應用解析[J].經(jīng)營者，2018（4）：181，183.

[5]王燕玲.電力基建檔案管理的前期控制措施[J].電力系統(tǒng)裝備，2018（11）：30-30，31.