韓晶晶
【摘要】本文對(duì)目前高校資產(chǎn)檔案管理存在的問題、信息化技術(shù)高校資產(chǎn)檔案管理系統(tǒng)的優(yōu)點(diǎn)、高校資產(chǎn)檔案管理系統(tǒng)的構(gòu)建方法進(jìn)行研究,探究如何利用信息化技術(shù)構(gòu)建高校資產(chǎn)檔案管理系統(tǒng)。
【關(guān)鍵詞】信息化技術(shù);高校資產(chǎn)檔案;檔案管理系統(tǒng)
經(jīng)過調(diào)查發(fā)現(xiàn),目前高校對(duì)于資產(chǎn)檔案管理仍然存在不足。很多管理環(huán)節(jié)仍采用人為管理的傳統(tǒng)方式進(jìn)行操作。這種陳舊的工作模式,無法適應(yīng)信息時(shí)代的要求,導(dǎo)致學(xué)校信息處理環(huán)節(jié)繁瑣,工作效率低下。為了解決傳統(tǒng)的管理模式帶來的問題,本文對(duì)于如何利用信息化技術(shù)構(gòu)建高校資產(chǎn)檔案管理系統(tǒng),進(jìn)行了多角度的思考研究,包括對(duì)高校系統(tǒng)性管理的具體分析,總結(jié)出現(xiàn)的問題,提出信息化高校資產(chǎn)檔案管理系統(tǒng)構(gòu)建方法等。為構(gòu)建各大高校的資產(chǎn)檔案管理系統(tǒng),作了詳細(xì)說明。
一、高校資產(chǎn)檔案管理系統(tǒng)分析
資產(chǎn)檔案本身屬于學(xué)校檔案的一部分。在建立高校資產(chǎn)檔案管理系統(tǒng)之前,首先,我們需要知道的是與之相關(guān)的檔案、資產(chǎn)兩個(gè)部門。根據(jù)系統(tǒng)性的分析,檔案、資產(chǎn)兩者都應(yīng)該作為系統(tǒng)主體。學(xué)院應(yīng)該確定參與系統(tǒng)的人員構(gòu)成與對(duì)應(yīng)的責(zé)任,將資產(chǎn)檔案管理人員與其工作對(duì)應(yīng)并分類,這是我們建立管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)。注意工作之間的聯(lián)系與區(qū)別,讓工作能夠有序而順暢進(jìn)行。其次,是對(duì)于子系統(tǒng)的規(guī)劃,注意主客體之間的協(xié)調(diào)關(guān)系。最后,根據(jù)學(xué)校的實(shí)際情況,確定系統(tǒng)與人員之間的關(guān)系,從全局的角度對(duì)高校資產(chǎn)檔案管理系統(tǒng)的發(fā)展進(jìn)行決策。
二、高校資產(chǎn)檔案管理存在的問題
傳統(tǒng)的高校資產(chǎn)檔案管理存在很多的問題,主要出現(xiàn)在資金、檔案、監(jiān)管這三方面。這些問題影響了學(xué)校的運(yùn)行,讓管理變得混亂,無法有效適應(yīng)越來越龐大的信息數(shù)據(jù)管理引發(fā)的新情況。
(一)在學(xué)校資金方面。不少學(xué)校只注重對(duì)于資金的吸引與投入,忽視了對(duì)于資金、資產(chǎn)的管理。對(duì)種類繁多的各種資產(chǎn)和用于不同學(xué)校設(shè)施建設(shè)的資金所需要記錄的信息,僅僅以人力通過記錄投資的金額、數(shù)量、型號(hào)等,就完成了對(duì)資產(chǎn)的管理。這種做法導(dǎo)致很多具體的資金運(yùn)作、設(shè)備損耗信息不能及時(shí)得到反饋,加大了學(xué)校的工作難度。
(二)在檔案管理方面。因?yàn)樾枰芾聿块T的層層審批,影響了相關(guān)工作的時(shí)間與工作的效率。在檔案查閱方面,存在借閱人不歸還檔案,或因?yàn)椴幌虢?jīng)歷審批的時(shí)間而延遲歸還檔案的現(xiàn)象。這些情況讓檔案信息無法得到妥善保存,容易丟失,并且很難重新記錄。在相關(guān)設(shè)備進(jìn)行維護(hù)的時(shí)候,無法及時(shí)將信息進(jìn)行反饋,導(dǎo)致設(shè)備無法進(jìn)行更換、修理等操作,影響工作的正常開展。
(三)缺乏有效的監(jiān)管手段。因?yàn)槭侨藶檫M(jìn)行資產(chǎn)檔案的管理,很多時(shí)候?qū)τ谌藛T的監(jiān)控不足,對(duì)于人員出于利益自行篡改數(shù)據(jù)的行為得不到有效的監(jiān)管。例如:教師的個(gè)人信息被有利害關(guān)系的管理人員篡改,導(dǎo)致某項(xiàng)工作的開展出現(xiàn)問題;資金被非法挪用后,被記錄人員修改,以達(dá)到隱瞞證據(jù)的目的等等。
三、高校資產(chǎn)檔案管理系統(tǒng)的優(yōu)點(diǎn)
信息化技術(shù)構(gòu)建的高校資產(chǎn)檔案管理系統(tǒng),是利用新時(shí)代的信息技術(shù)手段,由專業(yè)編程人員建立的信息化管理高校資產(chǎn)檔案的系統(tǒng)。
(一)管理機(jī)制方面的優(yōu)點(diǎn)。在管理機(jī)制方面,信息化管理相比傳統(tǒng)的人工管理更加安全與便利。一方面,在安全方面,傳統(tǒng)的管理模式信息記錄容易被人為損毀或者丟失。而信息化的管理系統(tǒng),則可以通過權(quán)限控制、信息備份冗余等手段有效減少傳統(tǒng)管理問題,最大程度避免造成的損失;另一方面,在建立相關(guān)資料信息數(shù)據(jù)庫時(shí),編程人員會(huì)將各類信息按照種類、資金來源、重要程度等因素分別排列。對(duì)于操作人員來說,查看、修改、刪除等操作更加方便。還可以建立多個(gè)數(shù)據(jù)庫,保證數(shù)據(jù)安全性,方便操作人員傳輸整理。學(xué)??沙闪?duì)應(yīng)的監(jiān)管部門,并賦予監(jiān)管部門賬號(hào)在系統(tǒng)中對(duì)應(yīng)的權(quán)限,確保管理人員監(jiān)控學(xué)校資產(chǎn)檔案的流向。
(二)高校資產(chǎn)檔案管理系統(tǒng)對(duì)管理人員的優(yōu)勢(shì)。在管理人員培訓(xùn)方面,因?yàn)橄到y(tǒng)的存在,操作難度降低,可以有效提升管理人員對(duì)各項(xiàng)數(shù)據(jù)的掌控與熟悉程度。另外,高校資產(chǎn)檔案管理系統(tǒng)對(duì)于管理人員自身的素質(zhì)也有較高的要求,需要管理人員對(duì)于高校資產(chǎn)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行學(xué)習(xí),讓專業(yè)的信息化知識(shí)進(jìn)入?yún)⒂?xùn)人員視野,從而進(jìn)一步加強(qiáng)了對(duì)于學(xué)校資產(chǎn)檔案信息的處理效率。
(三)信息化系統(tǒng)對(duì)于數(shù)據(jù)的記錄更加明確。在傳統(tǒng)的人力記錄方法中,因?yàn)槿鄙賹?duì)于信息的匯總處理,管理人員很難直接看到多種信息直接關(guān)聯(lián)。對(duì)于各類信息,不能明確將所有的信息整理并標(biāo)注,造成記錄信息不明確。而在信息化高校資產(chǎn)檔案管理系統(tǒng)中,我們可以將對(duì)應(yīng)的數(shù)據(jù)整理為數(shù)據(jù)表格,在記錄時(shí)很快就可查詢到具體對(duì)應(yīng)的數(shù)據(jù),并為其增加信息,或是在原本信息之上創(chuàng)建新的信息條目,讓記錄變得更加準(zhǔn)確、清楚。例如可以在一個(gè)學(xué)期結(jié)束的時(shí)候,找到學(xué)校設(shè)備的定期維護(hù)資金和對(duì)應(yīng)的設(shè)備編號(hào),管理人員通過對(duì)于后臺(tái)管理系統(tǒng)的操作,在原本的條目中添加學(xué)期設(shè)備損耗的條目,并建立新的數(shù)據(jù)庫表格,將數(shù)據(jù)傳輸給相關(guān)的監(jiān)管人員與領(lǐng)導(dǎo)層,讓需要的結(jié)果清晰展現(xiàn)出來。
四、高校資產(chǎn)檔案管理系統(tǒng)的構(gòu)建方法
(一)需求掌握與模型建立。在開始構(gòu)建高校資產(chǎn)檔案系統(tǒng)之前,需要考慮的是,各大高校自身對(duì)于開發(fā)設(shè)計(jì)資產(chǎn)檔案系統(tǒng)的需求。資產(chǎn)檔案管理系統(tǒng)是通過對(duì)資產(chǎn)檔案信息進(jìn)行收取、管理、匯總、分析并加以利用的信息技術(shù)系統(tǒng)。資產(chǎn)檔案管理系統(tǒng)可以添加多種演算功能,在構(gòu)建之前,需要了解的是用戶對(duì)于系統(tǒng)功能與業(yè)務(wù)方面的需求,再將各項(xiàng)需求整理構(gòu)建出高校資產(chǎn)檔案管理系統(tǒng)模型。例如,將各種類型的檔案分類作為模型的組件,對(duì)不同的組織設(shè)計(jì)不同的功能與權(quán)限,從設(shè)計(jì)上讓整個(gè)系統(tǒng)更加合理與人性化。建立數(shù)據(jù)庫模型,將各種組織都會(huì)用到的搜索結(jié)果以不同的條件進(jìn)行分類與權(quán)限管理。對(duì)整個(gè)系統(tǒng)做出詳細(xì)的規(guī)劃,以方便相關(guān)工作人員具體實(shí)施與系統(tǒng)搭建。
(二)常用的設(shè)計(jì)模塊。以目前常見的檔案系統(tǒng)為例,經(jīng)過分析對(duì)于高校資產(chǎn)檔案系統(tǒng)來說比較常用的模塊包括用戶管理系統(tǒng)模塊、學(xué)生信息管理系統(tǒng)模塊、資產(chǎn)管理系統(tǒng)模塊三種。1.用戶管理模塊。需要設(shè)計(jì)系統(tǒng)用戶注冊(cè)、登錄、注銷及權(quán)限管理功能。對(duì)于不同的用戶設(shè)計(jì)對(duì)應(yīng)的權(quán)限,防止用戶錄入修改超過自身權(quán)限的數(shù)據(jù),例如學(xué)生修改成績。2.學(xué)生信息管理系統(tǒng)。對(duì)于高校信息管理員來說,每當(dāng)新的學(xué)期開始,會(huì)有許多新入學(xué)的學(xué)生。這些學(xué)生的各種信息需要被登記在學(xué)生信息管理系統(tǒng)對(duì)應(yīng)的數(shù)據(jù)庫中。比如學(xué)生的姓名、性別、年齡、成績、班級(jí)信息等等,都需要在數(shù)據(jù)庫中能找到與之對(duì)應(yīng)的字段。在錄入時(shí),需要考慮使用系統(tǒng)的管理員身份,給予不同的權(quán)限。比如教師可以選擇學(xué)生的科目,并錄入學(xué)生的成績。相關(guān)招生人員可以錄入學(xué)生的具體個(gè)人信息。3.資產(chǎn)管理系統(tǒng)模塊。各大高校每年都會(huì)增加的許多新資產(chǎn),學(xué)校本身擁有的資產(chǎn)信息,也給管理人員造成很多負(fù)擔(dān)。所以,同樣需要設(shè)計(jì)對(duì)應(yīng)的模塊。資產(chǎn)管理系統(tǒng)模塊包括學(xué)校的房產(chǎn)、實(shí)驗(yàn)室儀器、采購等分類??梢愿鶕?jù)不同學(xué)校的具體情況進(jìn)行分類管理。而具體的功能則應(yīng)該包括入賬信息的記錄查詢功能、各種數(shù)據(jù)報(bào)表的生成、申請(qǐng)?zhí)峤弧Ⅱ?yàn)收與記錄、房產(chǎn)的位置面積信息添加等等。4.人員考核評(píng)估子系統(tǒng)模塊。對(duì)于學(xué)校管理人員來說,良好的培訓(xùn)、考核、工作評(píng)估的子系統(tǒng)的建立,可以有效對(duì)管理人員工作狀況進(jìn)行監(jiān)管。學(xué)??梢远〞r(shí)利用子系統(tǒng)的功能對(duì)管理人員進(jìn)行工作考查,如果發(fā)現(xiàn)問題,可以及時(shí)進(jìn)行處理,減少對(duì)資產(chǎn)造成的各種損失,提升檔案的安全性。
五、結(jié)語
為了解決傳統(tǒng)的管理模式帶來的問題,本文對(duì)于如何利用信息化技術(shù)構(gòu)建高校資產(chǎn)檔案管理系統(tǒng),做了多角度探究,從系統(tǒng)上分析各部門的關(guān)系??偨Y(jié)了傳統(tǒng)人力管理出現(xiàn)的問題,分析了信息化系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì),給出了相關(guān)建議與構(gòu)建資金檔案系統(tǒng)的方法。利用信息化技術(shù)可以更加高效地對(duì)資產(chǎn)檔案進(jìn)行管理,使數(shù)據(jù)的安全性得到提升。
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