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環(huán)境監(jiān)測(cè)報(bào)告編寫規(guī)范與管理策略探究

2020-12-19 07:42:59

(瓦房店市環(huán)境監(jiān)測(cè)站,遼寧 大連 116300)

環(huán)境監(jiān)測(cè)報(bào)告可以分為兩類,一類是向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)遞送的環(huán)境監(jiān)測(cè)報(bào)告,這類報(bào)告的組成部分較多,包括例行監(jiān)測(cè)報(bào)表報(bào)告、各類環(huán)境要素的監(jiān)測(cè)成果表、污染事故調(diào)查監(jiān)測(cè)報(bào)告,為編寫季報(bào)和年報(bào)提供了具有可信度的數(shù)據(jù)和資料;另一類是向外界提供的監(jiān)測(cè)報(bào)告,包括技術(shù)仲裁、委托等報(bào)告[1]。環(huán)境監(jiān)測(cè)報(bào)告是從業(yè)人員工作內(nèi)容和工作成果的體現(xiàn),在很大程度上反映了一個(gè)環(huán)境監(jiān)測(cè)站的工作質(zhì)量。所以,不僅要確保監(jiān)測(cè)報(bào)告內(nèi)容的準(zhǔn)確性和完整性,而且需要將編寫格式規(guī)范化,體現(xiàn)出監(jiān)測(cè)報(bào)告的權(quán)威性和可靠性。

1 監(jiān)測(cè)報(bào)告的組成與格式

環(huán)境監(jiān)測(cè)報(bào)告是為社會(huì)提供的官方數(shù)據(jù),所以必須保證它的真實(shí)性、完整性、可靠性和權(quán)威性。因此對(duì)于委托監(jiān)測(cè)報(bào)告而言,一個(gè)規(guī)范化的編寫格式十分重要,應(yīng)滿足按以下要求。

1.1 封面

監(jiān)測(cè)報(bào)告封面的好壞直接影響到社會(huì)公眾對(duì)報(bào)告內(nèi)容的態(tài)度。因此,監(jiān)測(cè)報(bào)告封面不僅要做到整潔簡(jiǎn)練,而且要傳遞關(guān)于本報(bào)告的基本內(nèi)容[2]。因此封面應(yīng)該包括以下幾個(gè)內(nèi)容:①監(jiān)測(cè)報(bào)告的名稱,這是社會(huì)公眾初步判斷本報(bào)告主題的依據(jù)。②封面上應(yīng)該包括項(xiàng)目名稱、日期、委托單位和報(bào)告編制單位的全稱。③在報(bào)告封面,需要加蓋報(bào)告編制部門的專用公章,并且對(duì)于已經(jīng)獲得計(jì)量認(rèn)證的環(huán)境監(jiān)測(cè)站,應(yīng)加印CMA計(jì)量認(rèn)證標(biāo)志。

1.2 正文

正文主要包括兩個(gè)方面:(1)把該項(xiàng)目的負(fù)責(zé)人名單附在正文的第一頁,包括主要環(huán)境監(jiān)測(cè)的工作人員、監(jiān)測(cè)方案編制人員、監(jiān)測(cè)報(bào)告審核過程的簽發(fā)人員等,如要由技術(shù)負(fù)責(zé)人審核簽發(fā)一定加蓋業(yè)務(wù)專用章[3]。(2)監(jiān)測(cè)報(bào)告的主體內(nèi)容。為了有條理地將監(jiān)測(cè)報(bào)告呈現(xiàn)出來,將正文內(nèi)容規(guī)范為8個(gè)部分:①前言介紹此報(bào)告的監(jiān)測(cè)背景和原因。②委托單位和報(bào)告編制單位情況的介紹。③監(jiān)測(cè)依據(jù)和監(jiān)測(cè)流程工藝圖。④監(jiān)測(cè)方案要將監(jiān)測(cè)點(diǎn)的位置、監(jiān)測(cè)頻次、監(jiān)測(cè)方法和監(jiān)測(cè)儀器等闡述清楚。⑤評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)和監(jiān)測(cè)結(jié)果。闡述清楚國(guó)家制定的評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn),并將監(jiān)測(cè)結(jié)果客觀真實(shí)地編寫完全。⑥分析監(jiān)測(cè)結(jié)果,發(fā)現(xiàn)存留問題,提出解決建議。該部分內(nèi)容的重點(diǎn)是對(duì)監(jiān)測(cè)結(jié)果進(jìn)行分析,并對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題提出改進(jìn)措施。⑦監(jiān)測(cè)結(jié)論,是通過對(duì)監(jiān)測(cè)內(nèi)容的分析和評(píng)定最終得出的結(jié)論。⑧附加說明,監(jiān)測(cè)報(bào)告必須加蓋單位業(yè)務(wù)專用章,必須包含技術(shù)負(fù)責(zé)人的簽字,并且整篇監(jiān)測(cè)報(bào)告不可涂改,只要上述情況有一點(diǎn)不滿足,則該監(jiān)測(cè)報(bào)告無效。

2 監(jiān)測(cè)報(bào)告的編寫要求

監(jiān)測(cè)報(bào)告是事物客觀性的反映,應(yīng)該具備公正性和真實(shí)性,不得受到其他主觀因素的干預(yù)。在整理監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)時(shí),應(yīng)該嚴(yán)格遵循環(huán)境監(jiān)測(cè)站關(guān)于整理的規(guī)范要求,并進(jìn)行檢查復(fù)核,確保一手?jǐn)?shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。例如:正文內(nèi)容統(tǒng)一字體和大小,行距和段落間距統(tǒng)一,表格標(biāo)題置于表格正上方居中,圖畫標(biāo)題置于正下方居中等[4];編寫內(nèi)容的語言要簡(jiǎn)潔,將監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)、結(jié)果和結(jié)論有條理有邏輯地?cái)⑹銮宄?;監(jiān)測(cè)報(bào)告的結(jié)論要有理有據(jù),不得胡亂臆測(cè);負(fù)責(zé)人簽名必須使用黑色碳素筆或者黑色鋼筆進(jìn)行填寫,不得使用其他顏色和其他類型的筆;數(shù)據(jù)的單位名稱使用法定標(biāo)準(zhǔn)化的單位。

3 監(jiān)測(cè)報(bào)告的審批程序

監(jiān)測(cè)報(bào)告審批過程:校核、復(fù)核、審核三級(jí)程序?qū)訉舆f進(jìn),任何一層的程序都有必要性,不可跳過。

3.1 監(jiān)測(cè)原始記錄數(shù)據(jù)的審核

在監(jiān)測(cè)過程中,工作人員要按照要求保證監(jiān)測(cè)原始數(shù)據(jù)的真實(shí)性,并做好記錄,不得遺漏和錯(cuò)錄。待監(jiān)測(cè)過程結(jié)束后,需在提交的數(shù)據(jù)記錄上簽字,再將原始數(shù)據(jù)提交給負(fù)責(zé)校核工作的人,進(jìn)行數(shù)據(jù)校核。校核工作人員在完成對(duì)原始數(shù)據(jù)的校核后,將監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)再提交給質(zhì)控人員,并簽名。質(zhì)控人員需要分析數(shù)據(jù)是否處于受控狀態(tài),甄別出失控的數(shù)據(jù)后,退回給監(jiān)測(cè)工作人員讓其重新監(jiān)測(cè)。質(zhì)控人員再將數(shù)據(jù)送至項(xiàng)目負(fù)責(zé)人處進(jìn)行三級(jí)審核,保證最終數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性,最后將原始監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)上報(bào)綜合業(yè)務(wù)科室,該部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)報(bào)告數(shù)據(jù)的質(zhì)量。在上述過程中,需要負(fù)責(zé)人簽字的環(huán)節(jié)不可用個(gè)人章代替必須由負(fù)責(zé)人手寫簽字。

3.2 監(jiān)測(cè)報(bào)告的審核

監(jiān)測(cè)報(bào)告的審核也需要規(guī)范化的管理。綜合業(yè)務(wù)科室需要將審核合格的監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總,并開始讓工作人員著手編寫監(jiān)測(cè)報(bào)告。監(jiān)測(cè)報(bào)告完成后也需要經(jīng)過多級(jí)審核。首先,編寫人員完成監(jiān)測(cè)報(bào)告后,需要將其交給第二人進(jìn)行校核。然后,待校核完畢后,負(fù)責(zé)校核的工作人員將報(bào)告交給質(zhì)量保證負(fù)責(zé)人進(jìn)行復(fù)合,通過審核發(fā)現(xiàn)報(bào)告沒問題后,交給技術(shù)負(fù)責(zé)人進(jìn)行最后的審核簽發(fā)。最后,技術(shù)負(fù)責(zé)人確認(rèn)監(jiān)測(cè)報(bào)告內(nèi)容具備真實(shí)性、可靠性后,簽發(fā)監(jiān)測(cè)報(bào)告,并對(duì)監(jiān)測(cè)報(bào)告質(zhì)量負(fù)責(zé)。監(jiān)測(cè)報(bào)告審核過程的管理中,需要注意的是:報(bào)告必須經(jīng)過三級(jí)審核才有效,否則發(fā)出的報(bào)告要宣布無效,然后緊急收回。如果已經(jīng)對(duì)委托單位造成損失,那么環(huán)境監(jiān)測(cè)站需對(duì)造成的損失進(jìn)行補(bǔ)償。

3.3 監(jiān)測(cè)報(bào)告的發(fā)送

監(jiān)測(cè)報(bào)告的發(fā)送由綜合業(yè)務(wù)室統(tǒng)一負(fù)責(zé),遵照“一事一報(bào)”的原則[5]。發(fā)送完畢后,由發(fā)送人填寫“監(jiān)測(cè)報(bào)告發(fā)送登記表”。對(duì)于委托項(xiàng)目的監(jiān)測(cè)報(bào)告,環(huán)境監(jiān)測(cè)站僅允許發(fā)送給委托單位,其他任何單位沒有權(quán)利借閱。在對(duì)外發(fā)送監(jiān)測(cè)報(bào)告時(shí),要嚴(yán)格遵照?qǐng)?bào)告發(fā)送程序進(jìn)行發(fā)送。此外,無論是哪種形式的環(huán)境監(jiān)測(cè)報(bào)告,都要一式兩份:一份監(jiān)測(cè)報(bào)告發(fā)送給對(duì)方,另一份監(jiān)測(cè)報(bào)告存檔保留。

4 環(huán)境監(jiān)測(cè)報(bào)告的申訴、更改和保管

環(huán)境監(jiān)測(cè)站要做好報(bào)告的申訴、更改和儲(chǔ)存管理工作。委托單位在收到監(jiān)測(cè)報(bào)告后的10 d內(nèi)可以對(duì)監(jiān)測(cè)單位提起申訴,表明對(duì)監(jiān)測(cè)報(bào)告內(nèi)容存在異議;若超過申訴日期,監(jiān)測(cè)單位對(duì)異議申訴將不予受理。當(dāng)監(jiān)測(cè)單位受理委托單位的申訴后,需要迅速響應(yīng),組織相關(guān)技術(shù)負(fù)責(zé)人員對(duì)監(jiān)測(cè)報(bào)告復(fù)查并聽取各方的意見。經(jīng)過復(fù)查后,如果確實(shí)存在監(jiān)測(cè)失誤,那么應(yīng)該將原報(bào)告收回并對(duì)委托單位造成的損失進(jìn)行相應(yīng)的賠償。根據(jù)具體情節(jié)的嚴(yán)重程度,對(duì)直接責(zé)任人員給予相應(yīng)的處罰。如果經(jīng)過復(fù)查后,明確監(jiān)測(cè)報(bào)告不具有質(zhì)量問題,那么應(yīng)由技術(shù)負(fù)責(zé)人給予委托單位書面解釋。對(duì)于監(jiān)測(cè)報(bào)告的保管,應(yīng)該規(guī)范化保管,由專門負(fù)責(zé)的工作人員做好檔案歸檔、排序等工作,并且未經(jīng)過相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),不得向外界提供監(jiān)測(cè)報(bào)告。此外,要完善站內(nèi)人員借閱監(jiān)測(cè)報(bào)告的管理工作,做好借閱登記記錄,并限制站內(nèi)工作人員最長(zhǎng)的借閱時(shí)間,并做好其他相關(guān)手續(xù)的記錄。

5 結(jié)論

對(duì)外發(fā)布的環(huán)境監(jiān)測(cè)報(bào)告,體現(xiàn)了環(huán)境監(jiān)測(cè)站的工作質(zhì)量,保證其編寫的規(guī)范性,有助于提高監(jiān)測(cè)報(bào)告在環(huán)境執(zhí)法中的可靠性和權(quán)威性。所以,環(huán)境監(jiān)測(cè)站應(yīng)該參照上述編寫規(guī)范,在編寫監(jiān)測(cè)報(bào)告時(shí)做到以下幾點(diǎn):(1)確保報(bào)告封面整潔簡(jiǎn)練,能夠清晰直觀地向讀者傳遞出監(jiān)測(cè)單位和監(jiān)測(cè)時(shí)間。(2)做好監(jiān)測(cè)報(bào)告正文內(nèi)容,明確列出監(jiān)測(cè)項(xiàng)目的負(fù)責(zé)人員和監(jiān)測(cè)單位的地址、聯(lián)系方式等內(nèi)容。最后將正文內(nèi)容進(jìn)行有效的分類和布局,方便讀者的檢索。(3)監(jiān)測(cè)報(bào)告的審批過程一定要完善,任何一個(gè)審核程序都不能跳過。

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