彭婕

摘要：檔案管理是企業(yè)管理的重要內(nèi)容，2020版《檔案法》增設(shè)“檔案信息化建設(shè)”章節(jié)，要求企業(yè)重視檔案信息化建設(shè)。檔案信息化建設(shè)已經(jīng)成為檔案工作的重點(diǎn)和趨勢(shì)。本文通過(guò)探討企業(yè)檔案信息化建設(shè)的重要意義，采取理論與實(shí)踐結(jié)合的方式，提出建設(shè)一體化數(shù)字檔案管理平臺(tái)的理念，對(duì)于企業(yè)降本增效與管理提升有重要價(jià)值。

關(guān)鍵詞：檔案信息化建設(shè)；管理提升；電力企業(yè)

一、企業(yè)檔案信息化建設(shè)的重要意義

習(xí)近平總書(shū)記指出，“檔案工作是一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，經(jīng)驗(yàn)得以總結(jié)，規(guī)律得以認(rèn)識(shí)，歷史得以延續(xù)，各項(xiàng)事業(yè)得以發(fā)展，都離不開(kāi)檔案”。進(jìn)入新時(shí)代，全國(guó)各級(jí)檔案部門(mén)按照習(xí)近平總書(shū)記的指示精神，加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)建設(shè)，推動(dòng)檔案信息化建設(shè)，努力實(shí)現(xiàn)以信息化為核心的檔案管理現(xiàn)代化，不斷滿足人民群眾檔案需求，發(fā)揮檔案作用。

2016年，《全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》指出，“全國(guó)檔案事業(yè)到2020年的發(fā)展目標(biāo)是初步實(shí)現(xiàn)以信息化為核心的檔案管理現(xiàn)代化”。

2017年9月，國(guó)家檔案局印發(fā)了《企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)指南》，要求企業(yè)應(yīng)將數(shù)字檔案館（室）建設(shè)納入企業(yè)信息化建設(shè)規(guī)劃，做到同步規(guī)劃；應(yīng)根據(jù)現(xiàn)有條件有計(jì)劃、有步驟地建設(shè)企業(yè)數(shù)字檔案館（室）。

在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，將檔案信息轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)資產(chǎn)和知識(shí)資源，已經(jīng)成為新時(shí)期檔案管理工作一個(gè)必然的發(fā)展方向。因此對(duì)于企業(yè)而言，以數(shù)字檔案系統(tǒng)建設(shè)為基礎(chǔ)，建設(shè)形成統(tǒng)一的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，運(yùn)用先進(jìn)的數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)軟件提高對(duì)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用精度和深度，建立企業(yè)數(shù)字檔案館（室），使之成為企業(yè)檔案大數(shù)據(jù)的匯集、管理、組織和開(kāi)發(fā)利用中心，才能使檔案的信息價(jià)值成為企業(yè)發(fā)展的有力推手。

二、企業(yè)檔案信息化建設(shè)存在問(wèn)題

近年來(lái)，作為省級(jí)發(fā)電企業(yè)，公司十分重視檔案信息化建設(shè)，堅(jiān)持?jǐn)?shù)字化與信息化互動(dòng)并進(jìn)，持續(xù)推進(jìn)“存量數(shù)字化、增量電子化”，建設(shè)高效快捷的檔案管理和信息服務(wù)體系，加快實(shí)現(xiàn)檔案工作轉(zhuǎn)型升級(jí)。檔案管理規(guī)范化建設(shè)及信息系統(tǒng)建設(shè)都取得了長(zhǎng)足的發(fā)展和較好成績(jī)，公司本部及下屬多數(shù)企業(yè)已使用檔案管理軟件對(duì)檔案信息資源進(jìn)行了有效管理，但也存在重復(fù)建設(shè)、信息孤島、利用低效等突出問(wèn)題。

（一）重復(fù)建設(shè)導(dǎo)致采購(gòu)與維護(hù)成本較高

各下屬企業(yè)檔案管理水平及軟件應(yīng)用水平參差不齊，并且在信息化建設(shè)過(guò)程中，各公司檔案人員都需要花費(fèi)大量時(shí)間、精力定制需求，有的公司因?yàn)槿鄙賹?zhuān)職檔案人員，在檔案信息系統(tǒng)的建設(shè)和維護(hù)方面只能依賴服務(wù)外包，檔案系統(tǒng)利用水平較低，同時(shí)也存在一定的檔案數(shù)據(jù)安全隱患。

（二）信息孤島不利于資源共享和有效監(jiān)管

本部和下屬企業(yè)之間檔案信息系統(tǒng)互不相連，無(wú)法形成整個(gè)公司統(tǒng)一的檔案信息資源庫(kù)，在跨單位查詢方面，例如專(zhuān)題檔案的征集，只能借助傳統(tǒng)的線下審批模式，不利于檔案信息資源的共享；同時(shí)，上級(jí)對(duì)下級(jí)單位的檔案業(yè)務(wù)監(jiān)督管理也無(wú)法通過(guò)“一站式”查詢或在線目錄管理等方式實(shí)現(xiàn)，管理效率較低。

（三）歸集率低導(dǎo)致資源利用和開(kāi)發(fā)不足

部分下屬企業(yè)還存在將需要?dú)w檔的電子文件存儲(chǔ)在各個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)中，并未將電子文件集中歸檔到電子檔案管理系統(tǒng)中，檔案信息系統(tǒng)與其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)未實(shí)現(xiàn)互聯(lián)。只做業(yè)務(wù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)和備份，電子檔案管理系統(tǒng)只存目錄信息或是線下歸檔的材料，無(wú)法實(shí)現(xiàn)檔案的應(yīng)收盡收、應(yīng)歸盡歸，不利于檔案的長(zhǎng)久保存。

三、企業(yè)檔案信息化建設(shè)發(fā)展對(duì)策

按照使用能源類(lèi)型劃分，火電、水電、風(fēng)電等不同類(lèi)型的發(fā)電企業(yè)在檔案資源上有明顯不同，相同類(lèi)型發(fā)電企業(yè)在規(guī)劃、建設(shè)和投產(chǎn)等不同階段形成的工程檔案內(nèi)容也千差萬(wàn)別。但是，同為發(fā)電企業(yè)，在檔案管理的模式上，尤其是檔案的分類(lèi)和編號(hào)原則上具有很大的相似性。2013年2月施行的國(guó)家檔案局第10號(hào)令《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》，不僅為企業(yè)規(guī)范歸檔范圍、劃分保管期限提供了標(biāo)準(zhǔn)和依據(jù)，也為建設(shè)一體化數(shù)字檔案管理平臺(tái)提供了有力支撐。

在此基礎(chǔ)上，依據(jù)國(guó)家檔案局《企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)指南》，以先進(jìn)的檔案管理理念為指導(dǎo)，采用先進(jìn)的技術(shù)架構(gòu)和技術(shù)手段，建立一個(gè)覆蓋公司本部各部門(mén)、各下屬企業(yè)，與業(yè)務(wù)系統(tǒng)無(wú)縫集成，滿足檔案現(xiàn)代化管理，提供便捷利用服務(wù)的一體化數(shù)字檔案管理平臺(tái)，為檔案信息化管理提供強(qiáng)有力的技術(shù)支撐，實(shí)現(xiàn)檔案資源的“數(shù)字化”、檔案實(shí)體“虛擬化”、檔案管理“信息化”、信息傳遞“網(wǎng)絡(luò)化”和檔案利用“知識(shí)化”，應(yīng)該成為企業(yè)檔案管理的目標(biāo)模式，具體措施有以下幾點(diǎn)。

（一）實(shí)現(xiàn)檔案系統(tǒng)整體規(guī)劃，分步建設(shè)。集中統(tǒng)一采購(gòu)行業(yè)先進(jìn)的檔案系統(tǒng)軟件產(chǎn)品，新建區(qū)域管理集中的數(shù)字檔案系統(tǒng)，采取公司本部、下屬企業(yè)分級(jí)應(yīng)用，在檔案信息化基礎(chǔ)較好的單位先期試點(diǎn)，設(shè)計(jì)和實(shí)施數(shù)字檔案系統(tǒng)。

（二）實(shí)現(xiàn)檔案系統(tǒng)“一體化”。在分期開(kāi)發(fā)的基礎(chǔ)上，按照先本部、后下屬企業(yè)的順序，逐步覆蓋公司本部及下屬企業(yè)的檔案信息化系統(tǒng)，形成上下互聯(lián)互通、涵蓋全公司檔案資源一體化的、統(tǒng)一的檔案管理平臺(tái)，從而推動(dòng)全公司檔案工作規(guī)范化科學(xué)化，實(shí)現(xiàn)全公司范圍內(nèi)檔案資源充分整合和共享。

（三）實(shí)現(xiàn)檔案業(yè)務(wù)的智能化。應(yīng)用“大數(shù)據(jù)”技術(shù)，對(duì)于公司檔案資源進(jìn)行充分整合和深度挖掘，有效地促進(jìn)和提高下屬企業(yè)檔案業(yè)務(wù)（收集整理、科學(xué)保管、開(kāi)發(fā)利用、信息服務(wù)）規(guī)范化和自動(dòng)化程度，滿足各級(jí)企業(yè)檔案現(xiàn)代化管理的需要，提高檔案工作的效率。

（四）實(shí)現(xiàn)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)、基礎(chǔ)平臺(tái)的“全集成”。實(shí)現(xiàn)與其它業(yè)務(wù)系統(tǒng)的無(wú)縫集成，保證各種信息系統(tǒng)形成的電子文件實(shí)時(shí)歸檔、實(shí)時(shí)接收，從而真正實(shí)現(xiàn)文檔一體化和文件全生命周期管理；與基礎(chǔ)平臺(tái)統(tǒng)一身份認(rèn)證、單點(diǎn)登陸等系統(tǒng)的集成。與舊檔案系統(tǒng)順利過(guò)渡，確保檔案數(shù)據(jù)的完整無(wú)損遷移。

（五）實(shí)現(xiàn)檔案工作、業(yè)務(wù)過(guò)程及數(shù)據(jù)的全管控。通過(guò)檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)全公司范圍內(nèi)的檔案工作考核；通過(guò)上下一體化的檔案系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)上下級(jí)檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督；通過(guò)統(tǒng)一的平臺(tái)，及時(shí)發(fā)布檔案工作法律法規(guī)及相關(guān)規(guī)章制度，方便檔案人員及時(shí)了解和掌握；通過(guò)本部集中的數(shù)據(jù)目錄，可對(duì)全公司范圍內(nèi)的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)，確保檔案數(shù)據(jù)的安全。

（六）實(shí)現(xiàn)檔案資源及其它相關(guān)資源的全覆蓋。遵循“資源為先，標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，整體推進(jìn)，確保安全”的原則，統(tǒng)籌規(guī)劃，積極實(shí)施，建成后的數(shù)字檔案館（室）內(nèi)容不僅涵蓋原來(lái)的檔案信息資源，而且能夠進(jìn)一步擴(kuò)大到文件、資料、語(yǔ)音、視頻、圖形圖像等更為廣泛的領(lǐng)域，從而使檔案信息資源庫(kù)通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)聯(lián)接成超大規(guī)模的知識(shí)庫(kù)。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，無(wú)論是從國(guó)家法律法規(guī)層面，亦或從企業(yè)自身發(fā)展層面，還是從檔案事業(yè)本身發(fā)展的需要來(lái)說(shuō)，只有加快推進(jìn)檔案信息資源管理建設(shè)，加強(qiáng)整體管控，才能實(shí)現(xiàn)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，進(jìn)一步提高檔案的利用和共享水平，降低企業(yè)管理成本，為企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展提供有力的信息資源保障?！?/p>

參考文獻(xiàn)：

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作者簡(jiǎn)介：彭 婕（1982—），女，湖北武漢人，經(jīng)濟(jì)師，雙學(xué)士學(xué)位，本科，主要從事企業(yè)管理、商秘研究、檔案管理研究。