吳暉霞

摘 要：隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的發(fā)展有了很大的提高，企業(yè)辦公管理系統(tǒng)應(yīng)用的知識(shí)也越來(lái)越高。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)已廣泛應(yīng)用于企業(yè)，可以提高整個(gè)企業(yè)的效率和可控性，有助于規(guī)范和改善現(xiàn)有的企業(yè)管理。降低辦公成本，改善管理執(zhí)行，提高管理競(jìng)爭(zhēng)力。本文介紹了辦公自動(dòng)化系統(tǒng)從設(shè)計(jì)到應(yīng)用的全過(guò)程，體現(xiàn)了辦公自動(dòng)化系統(tǒng)在企業(yè)中的作用。

關(guān)鍵詞：OA系統(tǒng);辦公自動(dòng)化;應(yīng)用

1引言

20世紀(jì)80年代初，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和計(jì)算機(jī)局域網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)逐漸興起。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)在企業(yè)中的應(yīng)用不僅解決了傳統(tǒng)辦公模式的低效問(wèn)題，而且實(shí)現(xiàn)了快速，全面的信息采集和處理，為內(nèi)部管理和重大決策提供了科學(xué)依據(jù)。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的功能和內(nèi)涵得到了進(jìn)一步的發(fā)展和完善，為未來(lái)的信息社會(huì)提供了一個(gè)高效，快速，智能的辦公環(huán)境。

2 OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)總體設(shè)計(jì)方案

2.1方案整體設(shè)計(jì)思路

辦公系統(tǒng)是LotusDomino系統(tǒng)支持平臺(tái)，提供系統(tǒng)安全服務(wù)和協(xié)作工作平臺(tái)數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)。系統(tǒng)使用B/S（瀏覽器/服務(wù)器）結(jié)構(gòu)。為了方便公司用戶和管理人員使用維護(hù)系統(tǒng)，支持公司總部，下屬單位和個(gè)人用戶建立多級(jí)定制門戶，并及時(shí)有效地發(fā)布信息還有助于獲取您需要的信息。

2.2辦公自動(dòng)化系統(tǒng)建設(shè)的特點(diǎn)

2.2.1完全采用瀏覽器的訪問(wèn)形式

瀏覽器/服務(wù)器架構(gòu)逐漸成為當(dāng)前信息化建設(shè)的默認(rèn)標(biāo)準(zhǔn)，這將降低系統(tǒng)使用和維護(hù)成本，滿足大多數(shù)人的使用習(xí)慣，并有效支持遠(yuǎn)程辦公和移動(dòng)辦公。

2.2.2根據(jù)需求靈活多變的系統(tǒng)部署能力

系統(tǒng)架構(gòu)使用基于多服務(wù)器和多應(yīng)用程序架構(gòu)的公平桌面系統(tǒng)框架。在此框架中，每個(gè)服務(wù)器和應(yīng)用程序節(jié)點(diǎn)是相互關(guān)聯(lián)的，而不是獨(dú)立的，并且它們可以通過(guò)框架的底部進(jìn)行通信和同步。

2.2.3靈活的多級(jí)系統(tǒng)管理

由于集團(tuán)人員眾多，組織復(fù)雜，調(diào)整相對(duì)頻繁，系統(tǒng)需要適應(yīng)企業(yè)管理的特點(diǎn)。系統(tǒng)不能限制注冊(cè)用戶的數(shù)量。系統(tǒng)支持下級(jí)單位經(jīng)理的管理權(quán)限下放，實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部的層級(jí)管理。

2.2.4框架加組件的體系架構(gòu)

辦公系統(tǒng)的構(gòu)建使用硬件和軟件（操作系統(tǒng)，數(shù)據(jù)庫(kù)等）。系統(tǒng)平臺(tái)開(kāi)發(fā)了一個(gè)開(kāi)放，易于擴(kuò)展的應(yīng)用系統(tǒng)框架。它包括用于特定應(yīng)用程序的通用功能和統(tǒng)一用戶界面，并提供標(biāo)準(zhǔn)接口和靈活的配置功能。用戶可以開(kāi)發(fā)自己的模塊，并且可以輕松地將模塊添加到整個(gè)框架中。通過(guò)簡(jiǎn)單的配置和部署，它可以適應(yīng)您自己的系統(tǒng)，易于擴(kuò)展，并確保原始系統(tǒng)的可重用性。

3 OA辦公自動(dòng)化在A企業(yè)中的應(yīng)用分析

由于缺乏員工的知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)，以及現(xiàn)有知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)的共享，公司無(wú)法迅速改進(jìn);溝通渠道不明確，溝通速度和效率降低，任務(wù)分配不明確，導(dǎo)致協(xié)作不足。員工之間缺乏反饋和領(lǐng)導(dǎo)。為了加強(qiáng)員工之間的溝通，共享各種資源，簡(jiǎn)化審批流程，企業(yè)通過(guò)電子郵件，短信，在線聯(lián)系等方式建立了知識(shí)共享和辦公協(xié)作平臺(tái)。

3.1 A公司辦公自動(dòng)化現(xiàn)狀

該公司成立于2005年6月，位于中國(guó)蘇州高新區(qū)。主要從事液晶模塊信號(hào)檢測(cè)系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)和生產(chǎn)，涉及檢測(cè)，設(shè)備，產(chǎn)品，智能和通訊五大領(lǐng)域。目前，公司辦公室管理的缺點(diǎn)主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：一是在工作安排和監(jiān)督方面，主要基于會(huì)議溝通，面對(duì)面安排，電話員工安排和報(bào)告等，嚴(yán)重浪費(fèi)工作?？s短時(shí)間，降低監(jiān)管效率。二是在審批工作中，手工交付工作報(bào)告，溝通，員工報(bào)告和文件仍然是主要方法，可能導(dǎo)致不合時(shí)宜和不完整的審批，內(nèi)部溝通不到位。三是在文檔管理領(lǐng)域，數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在各個(gè)職能部門中。當(dāng)需要來(lái)自其他部門的信息時(shí)，必須由其他部門閱讀，這會(huì)浪費(fèi)時(shí)間搜索紙質(zhì)文檔。同時(shí)，當(dāng)人們頻繁移動(dòng)時(shí)，也會(huì)導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失或存儲(chǔ)不完整。四是遠(yuǎn)程辦公，電子郵件和電話交互的成本仍然很高。公司采用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，主要用于內(nèi)部公共信息發(fā)布，電子郵件發(fā)送，部分報(bào)告，報(bào)告等，對(duì)提高辦公效率起到一定的作用。但是，從協(xié)調(diào)的角度來(lái)看，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)還沒(méi)有得到充分利用。無(wú)法實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化，符合信息控制和控制系統(tǒng)建設(shè)的要求。

3.2 OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)在A公司的應(yīng)用策略分析

A公司應(yīng)充分利用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的功能，實(shí)現(xiàn)協(xié)同辦公和移動(dòng)辦公。這些包括：

（1）合作工作。通過(guò)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的協(xié)同工作功能，建立相應(yīng)的工作流程，同時(shí)啟動(dòng)和管理協(xié)同事務(wù)。具體項(xiàng)目包括：個(gè)人設(shè)置，文件起草，代理事宜，提醒等。（2）文件管理。該功能主要包括官方文件的起草，分發(fā)和審批，以滿足官方文件發(fā)布，接收和文件管理的需要。（3）文件管理包括監(jiān)督和統(tǒng)計(jì)。使用此功能，您可以創(chuàng)建新郵件，收件箱，發(fā)件箱，草稿，垃圾郵件箱，并快速找到所需的郵件。（4）辦公自動(dòng)化系統(tǒng)可用于建立開(kāi)放的信息發(fā)布和通信平臺(tái)。通過(guò)公司的規(guī)章制度，可以發(fā)布電子公告，新聞信息，知識(shí)檔案等信息，有利于及時(shí)了解公司情況。實(shí)現(xiàn)及時(shí)交流，促進(jìn)公司發(fā)展。（5）準(zhǔn)備工作計(jì)劃。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)可以填寫工作計(jì)劃，讓部門和員工參與工作計(jì)劃。工作計(jì)劃的類型包括每周計(jì)劃，月度計(jì)劃和年度計(jì)劃，這些計(jì)劃可以實(shí)現(xiàn)工作計(jì)劃的整體管理。

3.3 OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)運(yùn)用效果分析

首先，該系統(tǒng)的廣泛使用繼續(xù)加強(qiáng)各部門雇員之間的聯(lián)系。該系列辦公界面易于使用，可以有效地為員工提供信息。在該系統(tǒng)的支持下，所有員工都可以參與辦公流程，了解企業(yè)各方面的發(fā)展，學(xué)習(xí)規(guī)章制度。它有助于管理者指導(dǎo)員工的日常行為，充分調(diào)動(dòng)他們的積極性，為公司的發(fā)展做出貢獻(xiàn)，提高公司的自動(dòng)化水平。有效管理合同和文件，促進(jìn)人力資源部門的有效整合，促進(jìn)跨部門溝通。大大節(jié)省人力和物力。

總之，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)不僅可以實(shí)現(xiàn)企業(yè)各部門之間的信息交流，還可以進(jìn)一步提高信息收集和組織的效率，合理化辦公，促進(jìn)企業(yè)管理部門的發(fā)展，提高水平。科學(xué)技術(shù)。全面管理，減少工作量，提高工作效率。但是，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的全面實(shí)施并非一步到位。它需要一個(gè)漫長(zhǎng)而復(fù)雜的過(guò)程，這需要公司總結(jié)實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，改進(jìn)相關(guān)系統(tǒng)，并最終實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化。

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