李文征 羅楊瑞 楊冰

【摘? 要】現(xiàn)如今，隨著時代的進步與發(fā)展，企業(yè)已經充分實現(xiàn)了檔案的現(xiàn)代化管理與自動化辦公，這成為企業(yè)未來發(fā)展的重點方向。為了能夠進一步促進自動化辦公與現(xiàn)代化檔案管理，應推動企業(yè)文秘與檔案工作的一體化結合?；诖?，論文主要對企業(yè)文秘與檔案工作的一體化管理進行分析，以供參考。

【Abstract】Nowadays， with the progress and development of the times， enterprises have fully realized the modern management of archives and automatic office， which has become the key direction of the future development of enterprises. In order to further promote the automatic office and modern archives management， we should promote the integration of enterprise secretarial and archival work. Based on this， this paper mainly analyzes the integrated management of enterprise secretarial and archival work， for reference.

【關鍵詞】企業(yè);文秘;檔案;一體化管理

【Keywords】enterprise; secretary; archives; integrated management

【中圖分類號】C931.46;G271? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文獻標志碼】A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文章編號】1673-1069（2020）07-0051-02

1 引言

對于文秘與檔案工作一體化管理來說，其具體指的就是檔案工作與文秘工作的結合，從全局的角度出發(fā)，采用文檔一體化管理機制對公文制發(fā)、歸檔管理進行全過程管理，確保將所有工作內容進行一次性輸入以及多次性輸出，使公文從生產到未來運轉的每一個工作環(huán)節(jié)中，尤其是在公文向檔案轉化工作環(huán)節(jié)方面，能夠將檔案管理工作的要求凸顯出來，真正地形成一體化管理與一體化生成，確保文秘工作與檔案管理工作二者能夠共享，從而提高企業(yè)內文秘工作與檔案管理工作的效率。

2 文秘與檔案管理工作的關系與二者結合的重要性

2.1 文秘與檔案管理工作的關系

文秘工作與檔案管理工作無論是內容，還是特點都有所差異，一方面，對于文秘工作來說，其是根據企業(yè)經營與發(fā)展的實際規(guī)律，維持與保護各種文件之間存在的歷史性關聯(lián)，而后在根據不同文件之間產生的連鎖反應判斷其具體價值，將文件具有的真實面貌反映出來，從而為后續(xù)的檔案管理工作提供方便。另一方面，對于檔案管理工作來說，其與文秘工作之間屬于魚和水的關系，檔案管理工作是隨著文秘工作的出現(xiàn)而產生的，而且文秘工作的發(fā)展也能夠促進檔案管理工作的發(fā)展[1]，換而言之，文秘工作是檔案管理工作的前身，檔案管理工作也是文件管理工作的最終歸宿。根據檔案管理工作具有的規(guī)律，也可體現(xiàn)出文秘工作與檔案管理工作之間具有的關系，在企業(yè)中，文秘工作與檔案管理工作二者之間既相互聯(lián)系，又相互制約。

2.2 文秘工作與檔案管理工作一體化結合的重要性

文秘的工作性質會直接影響到檔案管理工作的效果，而且文秘工作的性質也是強化檔案管理工作的關鍵。具體來說，檔案管理工作與文秘工作之間的聯(lián)系非常密切，在檔案管理工作中，通過文秘工作能夠直接凸顯出檔案信息管理的重要性，而且在文秘工作中還涉及大量的文件材料，對這些文件材料進行批閱、歸檔以及整理會直接影響到實際的工作效率，同時文件資料也能夠對上級部門領導所傳達的精神進行貫徹與落實，并為相關工作人員的學習與進修提供信息，從而提高工作人員的工作能力與工作水平，為企業(yè)創(chuàng)造更多的經濟效益[2]。換而言之，文秘工作對檔案管理工作的開展有非常重要的作用，所以，應將檔案管理工作作為起點，采用規(guī)范化的管理方法與管理方式確保文秘工作能夠長遠發(fā)展。除此之外，檔案管理工作也可以確保文秘工作的全面性與科學性，而且檔案資料具有的準確性與科學性也是文秘工作準確、科學開展的前提與保障。因此，建立完善、健全的檔案管理工作體制是文秘工作開展的前提條件與必然要求，而且也是企業(yè)發(fā)展的重要管理手段與工作任務。

3 文秘工作與檔案管理工作存在的問題

3.1 格式、附件以及文種的使用不規(guī)范

企業(yè)中所使用的公文屬于一種規(guī)范性極強的應用文體，但是很多企業(yè)在進行公文的撰寫時，雖然撰寫的質量有所提高，但是依然存在很多不規(guī)范、不正規(guī)的地方。例如，一些公文“報告”和“請示”兩個文種混淆，有些文種應該使用“請示”，卻使用了“報告”這種形式，還有一些報告甚至將“報告與請示”兩種文種合二為一，將其稱作“請示報告”的同時，還存在“意見”“決定”不分，“通告”與“通知”混為一談等情況，這樣一來就會影響到公文的處理效果以及其作用的發(fā)揮。

3.2 處理程序不規(guī)范，版記不夠全面

在檔案管理部門與文秘部門中，版記是聯(lián)系二者的關鍵，這也是實現(xiàn)“一體化文檔管理”的關鍵，但是在很多企業(yè)實際的文秘管理中，經常存在不標明印發(fā)時間和印發(fā)部門、主題詞無抄發(fā)、抄送單位等情況，而這些不規(guī)范的情況或者問題都會影響到檔案管理工作的效率與效果。

3.3 字跡不清晰，資料不完善

有一些草擬的會議記錄、公文等字跡都不夠清晰，而且長時間儲存很容易出現(xiàn)字跡褪色的情況，同時，還有一些傳真文件、歸檔資料使用的是紙張與墨水記錄，而不是電子版的，時間一長就會使字體變得模糊不清，不利于文件資料的長期保存與利用，還有一些部門無法根據檔案的記錄范圍收集文件資料，僅僅只是將現(xiàn)有的文件進行整理與上交，無法實現(xiàn)文件資料的統(tǒng)一化管理。

4 實現(xiàn)文秘工作與檔案管理工作一體化的有效策略

4.1 創(chuàng)新文檔一體化的工作意識

雖然檔案管理工作與文秘工作的工作內容有所差異，而且二者的工作任務也不同，獨立性均比較強，但是因為檔案管理工作與文秘工作之間的關聯(lián)性比較強，所以，應將二者進行結合，形成一體化的管理形式。為了能夠實現(xiàn)這一目標，應強化企業(yè)的一體化工作意識，樹立檔案管理工作與文書處理工作一體化的指導思想，并將該思想應用到實際工作中，從而提高檔案管理工作與文秘工作的效率與效果。除此之外，應幫檔案管理工作人員與文秘工作人員樹立良好的觀念意識，使其能夠認識到“今天的文件就是明天的檔案”這一思想，意識到文秘與檔案管理工作一體化管理的重要性，根據文檔一體化的工作要求，處理好每一份公文。

4.2 提高文件整理工作的規(guī)范性

企業(yè)在開展文秘工作時，應根據企業(yè)內文件處理的要求與程序做好相關文件的記錄與登記，具體的記錄與登記內容包括文號、責任者、形成時間以及標題等，在整理文檔時，應將“卷”作為單位，這樣一來就可以將一年度或一季度的檔案作為“一卷”，并把這一時期內的內容抄寫在“一卷”中。同時，應在文件的上角位置標明文件的形式，如長期或永久保存的文件，需要從第一份文件進行編輯，而后再進行順序的記錄。除此之外，完成檔案信息資料的記錄后，應將其上交到檔案室內進行存檔，為了能夠更加方便地對檔案信息進行查詢，應每年編輯一個流水號，其中包括文件的所屬年度、全宗號以及文件的順序號，完成編號的記錄后，將編號輸入計算機中，使計算機內保存的文件與文件原件的內容相同，且一一對應，此外，每間隔特定的時間，需要將整理后的文件原件全部收集起來，再使用計算機對文件進行分類，根據書籍的不同分類打印目錄，從而為后續(xù)的檔案資料的查閱工作提供方便。

4.3 合理應用計算機技術

目前，信息技術已經得到了非常廣泛的應用，這也就說明，人們已經進入了信息時代，因此，在企業(yè)中，應將信息技術應用于檔案信息管理工作中?，F(xiàn)如今，很多企業(yè)中都已經建立了局域網，而通過建立文秘工作與檔案工作的一體化管理，可以將所有經過計算機記錄的文檔信息進行查詢[3]，同時也能夠利用互聯(lián)網建立線上溝通平臺，從而更加及時、快速地傳遞消息與接收消息，而且也可以打破空間與時間的限制，實現(xiàn)對圖像、文件以及聲音的綜合處理、利用和查詢，真正地實現(xiàn)資源的共享。

除此之外，實現(xiàn)文檔一體化管理，在進行文件查詢時，只需要在計算機輸入文號、標題、時間、主題詞等任意信息就可以準確地查詢到信息，從而快速將文件調出。在整理文件時，將文件的正文內容輸入計算機后，工作人員可以利用計算機直接查詢到所需文件，也能夠將文件直接打印出來，從而快速、準確地進行文件查閱。

5 結語

總而言之，文秘工作是開展檔案管理工作的前提條件，同時檔案管理工作也是文秘工作的延伸，因此，應實施檔案工作與文秘工作的一體化管理，從而提高文秘工作與檔案管理工作的效率，促進企業(yè)的發(fā)展。

【參考文獻】

【1】鄒金坊.初探辦公室文秘和檔案工作的高效兼顧[J].中外企業(yè)家，2019（24）：97.

【2】張志強.機關文秘人員素質與文書檔案管理研究[J].辦公室業(yè)務，2019（12）：97.

【3】周燕萍.互聯(lián)網時代做好文秘檔案管理工作的思路[J].辦公室業(yè)務，2019（06）：136.